O que é Departamento Pessoal?

Embora, muitas vezes, trabalhem em conjunto, engana-se quem acha que o Departamento Pessoal tem as mesmas funções e responsabilidades que o setor de Recursos Humanos.

Grosso modo, este último tem como papel fundamental fazer a seleção de colaboradores aptos para um determinado cargo. Já o DP tem a responsabilidade de gerenciar uma série de questões burocráticas relacionadas aos colaboradores.

Trata-se, assim, de um departamento que exige muita disciplina, organização e profissionais capacitados, pois tem a responsabilidade de gerenciar uma quantidade enorme de documentos relacionados a contratos, rescisões, folhas de ponto e muitos outros.

Neste artigo, veremos mais detalhadamente quais são as atribuições do Departamento Pessoal. Continue lendo e confira agora!

 

As atribuições gerais do Departamento Pessoal

O Departamento Pessoal é um setor integrante da estrutura organizacional da empresa. Ele é responsável por assuntos referentes aos funcionários, garantindo que a organização esteja de acordo com as leis e, ainda, que tenham colaboradores satisfeitos — o que, consequentemente, gera mais lucros ao negócio.

Seja qual for o tamanho da empresa, sempre existem muitos documentos relacionados aos seus colaboradores e procedimentos a serem acompanhados. Por esse motivo é tão importante ter um setor especializado para lidar com essas atividades.

Os profissionais dessa área são responsáveis por garantir que a empresa esteja agindo de acordo com as leis trabalhistas e previdenciárias, evitando, assim, possíveis processos.

 

As funções do Departamento Pessoal

Atendimento aos colaboradores

O principal cliente do Departamento Pessoal são os colaborares da empresa. Nesse sentido, o setor precisa ter profissionais com competências interpessoais bem desenvolvidas para que o relacionamento entre a empresa e os seus funcionários ocorra de maneira fluida.

Ao lidar com pessoas em um ambiente corporativo, faz-se necessário utilizar a maior quantidade possível de conhecimentos de etiqueta empresarial. Uma abordagem excessivamente técnica, por exemplo, pode repercutir como um mal atendimento, ainda que involuntariamente.

Podemos citar alguns hábitos importantes ao lidar com funcionários:

  • ouça o colaborador: atentar-se ao discurso do funcionário pode fazer toda a diferença para compreender situações mais específicas e fornecer informações importantes para resolução de problemas;
  • demonstre empatia: expresse com tranquilidade, na forma de discurso e ações, que você está comprometido a resolver da melhor forma possível as demandas do colaborador;
  • seja consistente: verifique as possíveis soluções e não hesite em solicitar ajuda ao gestor nos casos que suscitem dúvidas sobre procedimentos habituais. Adquira o hábito de transmitir uma informação ao funcionário somente quando estiver certo dela, e evite ao máximo dar respostas erradas ou incompletas para livrar-se de um colaborador;
  • seja profissional: mesmo se alguém lhe tratar mal, jamais atue de forma inadequada — tal postura é incompatível com as funções do Departamento Pessoal. Se necessário, pense soluções apropriadas para impor limites diante de situações constrangedoras.

 

Representação da empresa junto aos órgãos oficiais

O DP também é responsável por toda a rotina fiscal relacionada aos funcionários. Ele emite e gerencia documentos como o Guia da Previdência, FGTS, declarações de CIPA e outros registros, além de atuar em conformidade junto aos Sindicatos e Justiça do Trabalho.

Assim, como já dissemos, garante que a empresa está em situação regular no que diz respeito aos tributos sociais e questões trabalhistas.

 

Documentação dos funcionários

No momento em que é aprovado para trabalhar na empresa, o funcionário assina um contrato individual de trabalho. Pois é o Departamento Pessoal o responsável por elaborar os diferentes tipos de contrato de trabalho, tais como:

  • empregado: refere-se ao contrato de trabalho do tipo CLT, caracterizado pela pessoa física que presta serviços à pessoa jurídica, de forma não intermitente e mediante salário;
  • autônomo: refere-se a pessoas físicas que exercem atividades profissionais sem vínculo empregatício (ex: consultor de negócios);
  • temporário: conforme lei 6.017/74, o trabalho temporário se refere à contratação de um funcionário de empresa terceira, por período pré-determinado e sem vínculo empregatício.
  • estagiário: conforme lei 11.788/08, o contrato de estágio visa complementar a formação acadêmica por meio de atividade laboral supervisionada.

 

Controle da frequência

Durante toda a trajetória do funcionário contratado, o setor também estará envolvido no controle e registro das atividades relacionadas à sua frequência de trabalho, tais como:

Inclusive, todos esses elementos são essenciais para a correta elaboração da folha de pagamento, como veremos mais adiante.

Além dos limites de carga horária de trabalho, a legislação determina que deve existir um padrão de horário fixo para orientar o período de entrada e saída do funcionário na empresa. Em função desse mecanismo, são calculadas as horas extras ou estabelecidas as escalas de banco de horas.

Ainda há outros cargos, conforme descritos no Art. 62 da CLT, em que há flexibilidade de horário — como as pessoas que trabalham em atividades externas e aqueles alocados nos cargos de média e alta gestão, tais como gerentes, diretores e chefes de departamento.

 

Folha de Pagamento

Também é responsabilidade do Departamento Pessoal intermediar o contato da empresa com vários órgãos públicos, fazendo o trabalho de emissão de guias e declarações que são muito importantes na elaboração da folha de pagamento.

Salários, benefícios, taxas, impostos, décimo terceiro e contribuições são algumas das questões relacionadas às folhas de pagamentos dos funcionários. Após essa apuração, o documento é enviado à contabilidade, para compor os relatórios contábeis corporativos.

 

Licenças e férias

Licenças, atestados, afastamentos e acidentes de trabalho também são administrados pelo Departamento Pessoal, que recebe esses arquivos, os integra com a folha de pagamento e administra o contato com órgãos públicos. As licenças mais comuns são:

  • licença maternidade: benefício pago pela Previdência Social, por ocasião do parto, para mães que exerçam atividade remunerada;
  • serviço militar obrigatório: o afastamento do funcionário convocado a prestar serviço as Forças Armadas não constitui motivo para alteração ou rescisão do contrato de trabalho por parte do empregador. Portanto, o contrato fica suspenso até que lhe seja ocorrida a dispensa do serviço militar.

Uma outra função é acompanhar as férias dos funcionários, documentando os registros necessários e tendo o controle de quando cada colaborador deve gozar de férias, além de garantir que os períodos estipulados estão sendo corretamente cumpridos.

 

Por fim, diante de tudo isso, podemos entender como é importante ter um bom Departamento Pessoal dentro de uma empresa. Investir em um setor de qualidade e com bons funcionários é garantir que corporação tenha melhorias constantes em sua gestão de pessoas, e sempre em conformidade com as leis e políticas corporativas.

Então, gostou do nosso artigo? Agora, convidamos você a assinar a nossa newsletter, para receber em primeira mão os melhores conteúdos com informações relevantes para o crescimento da sua empresa!

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *