Embora, muitas vezes, trabalhem em conjunto, engana-se quem acha que o Departamento Pessoal tem as mesmas funções e responsabilidades que o setor de Recursos Humanos.

Grosso modo, este último tem como papel fundamental fazer a seleção de colaboradores aptos para um determinado cargo. Já o DP tem a responsabilidade de gerenciar uma série de questões burocráticas relacionadas aos colaboradores.

Trata-se, assim, de um departamento que exige muita disciplina, organização e profissionais capacitados, pois tem a responsabilidade de gerenciar uma quantidade enorme de documentos.

Neste artigo, veremos mais detalhadamente quais são as atribuições do Departamento Pessoal. Continue lendo e confira agora!

O que é departamento pessoal?

O Departamento Pessoal é uma parte integrante importante do setor organizacional de quase todas as empresas. Isso porque essa é uma área especializada na gestão de funcionários da empresa.

O setor pessoal desempenha diversas funções importantes, tais como contratação, gestão de folha de pagamento, férias, jornada de trabalho, licenças médicas, faltas, atestados e muito mais.

De modo geral, o setor é encarregado de muitos dos trâmites burocráticos relacionados aos funcionários, garantindo uma melhor organização dos processos internos e o cumprimento de todos os deveres da empresa para com o funcionário e vice-versa.

Isso garante que sejam cumpridas todas as normas trabalhistas com agilidade e eficiência, permitindo que os colaboradores trabalhem sem preocupações.

Em empresas de pequeno porte, o Departamento Pessoal costuma se resumir ao contador da empresa, já nas de grande porte, pode haver um setor especializado e com diversos colaboradores capacitados apenas para essas funções.

Como surgiu o departamento pessoal?

O Departamento Pessoal existe, de forma mais rudimentar, desde o período da escravidão. Nessa época, os senhores da terra nomeavam funcionários para tomar conta dos escravos e para garantir que eles produzissem o máximo possível.

Depois do fim do regime escravagista, o modelo de regulação e organização do trabalho permaneceu. Os imigrantes italianos passaram a adotar um sistema no qual havia um supervisor responsável pela organização dos processos.

Anos depois, com o surgimento da estrutura empresarial, mas ainda sem uma  Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), os supervisores tinham um caderno para organizarem valores a serem recebidos pelos funcionários.

Esses funcionários eram chamados de “chefe de pessoal” e tinham funções similares às do profissionais do Departamento pessoal de hoje. Nessa época começou a surgir o departamento pessoal no modelo dos dias de hoje.

No entanto, foi somente com a aprovação da Lei 5.452 em 1943, a lei da CLT, que o Departamento Pessoal começou a tomar forma e ser mais especializado. Isso porque as empresas queriam se prevenir e evitar prejuízos por questões trabalhistas.

Qual a importância do departamento pessoal?

O Departamento Pessoal é, sem dúvidas, uma das estruturas mais importantes da empresa. Isso porque é ele que irá otimizar os processos burocráticos para que não seja gasto tempo e recursos demais em uma tarefa.

Além disso, é ele quem garante o cumprimento dos trâmites burocráticos, evitando problemas e dores de cabeça. Confira mais sobre a importância do setor pessoal a seguir, em detalhes:

 

Garantir cumprimento das leis trabalhistas

O Departamento Pessoal é muito importante, porque ele garante que as leis trabalhistas sejam seguidas de forma adequada e organizada.

Isso é muito positivo, pois previne gastos desnecessários provenientes do descumprimento das normas. Além disso, gera mais agilidade, uma vez que esses processos podem ser longos e exaustivos, se não forem realizados por pessoal especializado.

 

Organizar documentação dos colaboradores

Mesmo em empresas pequenas, é fato que existe muita informação importante ligada ao desempenho das funções dos colaboradores que deve ser guardada e categorizada. Por esse motivo o Departamento Pessoal é importante.

Ele é capaz de deixar toda essa documentação em dia e pronta para acesso em caso de necessidade, permitindo que o funcionamento da empresa seja muito mais fluido.

Departamento Pessoal: o que é e o que faz o setor pessoal

Facilitar o contato com órgãos públicos

O Departamento Pessoal também é o setor que faz a intermediação entre a empresa e órgãos públicos, sendo capaz de manter a documentação em dia emitindo documentos e preenchendo formulários.

Dessa maneira, podemos dizer que o setor pessoal é importante para garantir que sua empresa estará fiscalizando o cumprimento de todas as normas necessárias e garantindo que não haja nenhum problema com os órgãos públicos locais.

Quais são as atribuições do Departamento Pessoal?

O Departamento Pessoal é responsável por assuntos referentes aos funcionários, garantindo que a organização esteja de acordo com as leis e, ainda, que tenham colaboradores satisfeitos com seus benefícios e direitos atendidos.

Seja qual for o tamanho da empresa, sempre existem muitos documentos relacionados aos seus colaboradores e procedimentos a serem acompanhados. Por isso, uma das atribuições é manter uma documentação organizada.

Voltamos a reforçar, aqui, que os profissionais dessa área são responsáveis por garantir que a empresa esteja agindo de acordo com as leis trabalhistas e previdenciárias, evitando, assim, possíveis processos.

Quais são as funções do Departamento Pessoal?

O Departamento Pessoal é um setor que agrega muitas funções, atendendo, assim, diversas demandas ligadas aos colaboradores. Conheça cada uma dessas funções em detalhes a seguir.

 

Atendimento aos colaboradores

O principal cliente do Departamento Pessoal são os colaboradores da empresa. Nesse sentido, o setor precisa ter profissionais com competências interpessoais bem desenvolvidas para que o relacionamento entre a empresa e os seus funcionários ocorra de maneira fluida.

Ao lidar com pessoas em um ambiente corporativo, faz-se necessário utilizar a maior quantidade possível de conhecimentos de etiqueta empresarial. Uma abordagem excessivamente técnica, por exemplo, pode repercutir como um mal atendimento, ainda que involuntariamente.

Departamento Pessoal: o que é e o que faz o setor pessoal

Podemos citar alguns hábitos importantes ao lidar com funcionários:

 

1. Ouça o colaborador

Atentar-se ao discurso do funcionário pode fazer toda a diferença para compreender situações mais específicas e fornecer informações importantes para resolução de problemas.

 

2. Demonstre empatia

Expresse com tranquilidade, na forma de discurso e ações, que você está comprometido a resolver da melhor forma possível as demandas do colaborador.

 

3. Seja consistente

Verifique as possíveis soluções e não hesite em solicitar ajuda ao gestor nos casos que suscitem dúvidas sobre procedimentos habituais. Adquira o hábito de transmitir uma informação ao funcionário somente quando estiver certo dela, e evite ao máximo dar respostas erradas ou incompletas para livrar-se de um colaborador.

 

4. Seja profissional

Mesmo se alguém lhe tratar mal, jamais atue de forma inadequada — tal postura é incompatível com o que faz o Departamento Pessoal. Se necessário, pense soluções apropriadas para impor limites diante de situações constrangedoras.

Feito isso, você verá que a relação com os funcionários com a empresa ficará bem mais positiva, ajudando a prevenir altos índices de turnover e outros problemas que podem diminuir o lucro e produtividade.

 

Representação da empresa junto aos órgãos oficiais

O DP também é responsável por toda a rotina fiscal relacionada aos funcionários. Ele emite e gerencia documentos como o Guia da Previdência, FGTS, declarações de CIPA e outros registros, além de atuar em conformidade junto aos Sindicatos e Justiça do Trabalho.

Assim, como já dissemos, garante que a empresa está em situação regular no que diz respeito aos tributos sociais e questões trabalhistas. Dessa maneira, é possível prevenir multas e processos relacionados ao descumprimento de normas.

A realização desses processos, além de regularizar a empresa e melhorar a relação com os órgãos públicos, é capaz de agilizar trâmites internos, economizando nos gastos com documentação dos trabalhadores.

 

Documentação dos funcionários

No momento em que é aprovado para trabalhar na empresa, o funcionário assina um contrato individual de trabalho. Nesses casos, é o Departamento Pessoal o responsável por elaborar os diferentes tipos de contrato de trabalho, tais como:

  • empregado: refere-se ao contrato de trabalho do tipo CLT, caracterizado pela pessoa física que presta serviços à pessoa jurídica, de forma não intermitente e mediante salário;
  • autônomo: refere-se a pessoas físicas que exercem atividades profissionais sem vínculo empregatício (ex: consultor de negócios);
  • temporário: conforme lei 6.017/74, o trabalho temporário se refere à contratação de um funcionário de empresa terceira, por período pré-determinado e sem vínculo empregatício.
  • estagiário: conforme lei 11.788/08, o contrato de estágio visa complementar a formação acadêmica por meio de atividade laboral supervisionada.

Como são documentações específicas e cheias de particularidades, o Departamento Pessoal tem a função de simplificar todos os processos, criando um processo de contratação mais fluído e rápido.

Além de elaborar e simplificar a confecção desses documentos, o funcionário do DP é responsável por arquivar e organizar toda essa papelada, já que esses documentos devem ser facilmente acessíveis em caso de necessidade.

 

Controle da frequência

O Departamento Pessoal não cumpre somente a função de garantir os benefícios e a documentação correta do trabalhador. Além disso, durante toda a trajetória do funcionário contratado, o setor também estará envolvido no controle e registro das atividades relacionadas à sua frequência de trabalho, tais como:

Inclusive, todos esses elementos são essenciais para a correta elaboração da folha de pagamento, como veremos mais adiante.

Além dos limites de carga horária de trabalho, a legislação determina que deve existir um padrão de horário fixo para orientar o período de entrada e saída do funcionário na empresa. Em função desse mecanismo, são calculadas as horas extras ou estabelecidas as escalas de banco de horas.

Ainda há outros cargos, conforme descritos no Art. 62 da CLT, em que há flexibilidade de horário — como as pessoas que trabalham em atividades externas e aqueles alocados nos cargos de média e alta gestão, tais como gerentes, diretores e chefes de departamento etc.

 

Folha de Pagamento

Também é responsabilidade do Departamento Pessoal intermediar o contato da empresa com vários órgãos públicos, fazendo o trabalho de emissão de guias e declarações que são muito importantes na elaboração da folha de pagamento.

Salários, benefícios, décimo terceiro e contribuições são algumas das questões relacionadas às folhas de pagamentos dos funcionários que também estão sob a responsabilidade de apuração do Departamento Pessoal.

Nesse processo, também devem ser organizados os pagamentos de taxas e tributos, observando o cumprimento adequado das obrigações relacionadas aos impostos locais e nacionais.

Após essa apuração, o documento é enviado à contabilidade, para compor os relatórios contábeis corporativos. Finalizando, assim, os trâmites financeiros relacionados ao processo de contratação.

Fique ciente de que é esse processo que consome boa parte da rotina de trabalho do Departamento Pessoal. Isso porque é um processo trabalhoso e deve ser muito bem organizado, principalmente se a empresa contar com um quadro extenso de colaboradores.

 

Licenças e férias

Informações relacionadas ao cumprimento da função do funcionário e suas necessidades pessoais, tais como licenças, atestados, afastamentos e acidentes de trabalho também são administrados pelo Departamento Pessoal.

O setor recebe esses arquivos, os integra com a folha de pagamento e administra o contato com órgãos públicos. As licenças mais comuns são:

  • licença maternidade: benefício pago pela Previdência Social, por ocasião do parto, para mães que exerçam atividade remunerada;
  • serviço militar obrigatório: o afastamento do funcionário convocado a prestar serviço às Forças Armadas não constitui motivo para alteração ou rescisão do contrato de trabalho por parte do empregador. Portanto, o contrato fica suspenso até que lhe seja ocorrida a dispensa do serviço militar.

Além disso, todo mundo ama tirar boas férias e descansar, não é mesmo? Por isso, esse processo deve ser muito bem organizado e planejado com estratégia para não prejudicar a empresa ou os colaboradores.

Assim, outra função do setor é acompanhar as férias dos funcionários, documentando os registros necessários e tendo o controle de quando cada colaborador deve gozar de férias, além de garantir que os períodos estipulados estão sendo corretamente cumpridos.

Qual a estrutura do Departamento pessoal?

A estrutura do Departamento Pessoal pode ser mais ou menos complexa, dependendo da quantidade de funcionários que a empresa possui. No entanto, a estrutura padrão desse setor se divide em:

  • admissão;
  • compensação;
  • desligamento.

Conheça a fundo cada uma das partes do Departamento Pessoal a seguir.

 

Admissão

O setor de admissão é encarregado de cuidar de todo processo de contratação e integração do novo colaborador, seguindo todos os parâmetros administrativos e normas jurídicas. Ele precisa garantir que tudo esteja organizado corretamente e tem início desde o processo de recrutamento e seleção.

 

Compensação

Nessa parte do Departamento Pessoal são tratadas todas as questões relacionadas ao cumprimento das obrigações do funcionário em seu tempo na empresa, bem como na organização dos benefícios aos quais os colaboradores têm direito.

Algumas das atribuições que são relacionadas a essa parte do processo são:

  • controle de frequência;
  • pagamento de salários e benefícios;
  • elaboração da folha de pagamento;
  • cálculo de tributos;
  • entre outros.

 

Desligamento

A divisão de desligamento do Departamento Pessoal tem por atribuição cuidar de todo processo de desligamento e finalização do contrato de trabalho.

Nesse processo estão inclusos todos os trâmites ligado a órgãos oficiais, tais como o Sindicato, Justiça do Trabalho, DRT, entre outros que fazem parte da rotina de cumprimento de normas.

As funções dessa parte do setor vai desde o momento da demissão até a quitação completa do contrato de trabalho.

Quem são os profissionais do departamento pessoal?

O Departamento Pessoal é um setor que pode contar com uma grande quantidade de funcionários, principalmente se a empresa for de grande porte. Por isso, o número e o tipo de colaboradores dependerá bastante do tamanho geral de seu negócio.

No entanto, há certos profissionais que fazem parte da estrutura padrão do Departamento Pessoal. Confira alguns deles:

 

Analista de Recrutamento e Seleção

Esse profissional faz parte do setor de admissão e tem o papel de determinar e coordenar todas as atividades ligadas ao processo de contratação de novos funcionários.

O analista é responsável por assessorar os diversos setores da empresa na hora da busca por novos funcionários, analisando necessidades e planejando as funções para cada cargo.

Departamento Pessoal: o que é e o que faz o setor pessoal

Além disso, ele tem como responsabilidade criar avaliações e os respectivos laudos relacionados a essas avaliações durante o processo de contratação, bem como a realização de entrevistas.

 

Assistente de recrutamento e seleção

Já o assistente é quem realiza as tarefas mais práticas ligadas ao recrutamento e seleção, tendo um caráter mais otimizador, porém burocrático no processo.

É ele que dá informações sobre o processo seletivo aos candidatos e também quem organiza os eventos da seleção, marcando datas.

Além disso, o assistente de recrutamento e seleção tem como sua responsabilidade organizar currículos e aplicar provas e testes aos candidatos durante o processo de recrutamento e seleção.

 

Analista de administração de pessoal

Esse funcionário tem a função de orientar os diferentes setores da empresa sobre questões trabalhistas. Além disso, o analista de administração de pessoal mantém a relação dos funcionários em ordem e de acordo com as normas.

Além disso, é esse colaborador que é responsável por calcular tributos, taxas, admissões rescisões, benefícios, férias e muitas outras atividades. E o principal: ele faz controle da folha de pagamento.

 

Assistente de administração de pessoal

Esse funcionário tem tarefas mais práticas dentro da rotina do Departamento Pessoal. Ele é responsável pelo cumprimento de prazos das normas e outras determinações legais. Além de ser quem mantém cadastros atualizados e realizar controle de descontos na folha de pagamento.

 

Analista de salários e benefícios

Esse funcionário administra os salários e benefícios dos colaboradores, fazendo o controle do que cada um deve receber, criando planilhas e mandando os relatórios para o setor de contabilidade.

Qual é o perfil e habilidades do profissional de DP?

O Departamento Pessoal é, sem dúvidas, uma das principais áreas da empresas atualmente. No entanto, para ele ser um setor lucrativo e eficiente, é necessário ter profissionais com o perfil e habilidades adequadas ao cargo.

Então, uma necessidade básica de um profissional do departamento pessoal é ter uma postura motivadora, já que ele precisa atuar como fonte de inspiração aos demais colaboradores da empresa.

Ao se posicionar de forma proativa, esse profissional é capaz de inspirar credibilidade no desempenho de suas funções, assim, ele será bastante eficaz na relação com outros funcionários e durante o processo de recrutamento e seleção.

Outra necessidade dos funcionários desse setor é desenvolver boas habilidades de comunicação, uma vez que você estará sempre em contato com outros setores e com potenciais funcionários, além de órgãos públicos e outras empresas.

Isso também é importante, porque os profissionais do Departamento Pessoal devem:

  • repassar as informações aos colaboradores;
  • compreender os objetivos da empresa e alinhá-los às normas;
  • esclarecer dúvidas de candidatos, colaboradores e gestores;

Além disso, a habilidade de dar feedbacks é um diferencial no perfil desse colaborador, uma vez que eles são frequentemente necessários e devem ser dados de forma a não gerar desconfortos e conflitos.

Uma habilidade importante é de um profissional do Departamento Pessoal é a empatia, já que é necessário lidar com diversas questões sensíveis ligadas à vida dos colaboradores.

Por fim, outras habilidades que podem ser valiosas são:

  • paciência;
  • organização;
  • capacidade de ouvir;
  • saber reconhecer os próprios erros;
  • trabalhar em grupo;
  • entre outras.

Como otimizar as atividades do departamento pessoal?

Para um Departamento Pessoal ser produtivo e bem organizado, é necessário que algumas práticas sejam adotadas. Abaixo, você encontrará algumas dicas para otimizar as atividades desse setor:

 

Use softwares e ferramentas de gestão

Para gerenciar um departamento pessoal de forma rápida, prática e organizada, é necessário adotar algumas ferramentas para simplificar esse processo.

Algumas das opções de ferramentas de gestão úteis podem ser bem básicas, englobando processos e conhecimentos gerais de áreas das ciências humanas que servem para agilizar processos.

No entanto, há também outras ferramentas de gestão: as tecnológicas. Essas estão muito em alta atualmente, pois tornam os processos muito mais dinâmicos e automatizados.

Departamento Pessoal: o que é e o que faz o setor pessoal

Uma delas é o software de gestão. Esse tipo de programa gere diversos índices do Departamento Pessoal, sendo capaz de apresentar um compilado de dados em gráficos, tabelas, formulários e muitos outros.

Além disso, esse softwares podem otimizar e automatizar tarefas dispendiosas, como relatórios sobre salários e calendários, tornando o trabalho muito mais eficiente.

 

Realize a organização e padronização de arquivos

Os documentos, dentro do setor de Departamento Pessoal, são materiais extremamente valiosos. Por isso, eles devem ser cuidados e preservados de forma contínua e adequada.

Então, é necessário um processo de organização adequado, adotando uma lógica compreensível pelos colaboradores do departamento e padronizada.

Essa organização deve abranger aspectos como:

  • formatação dos arquivos;
  • categorização e classificação de documentos;
  • padronização de rotinas de uso;
  • métodos de conservação;
  • entre outros.

Mas, principalmente, é importante criar procedimentos de controle, para que haja o registro da entrada e saída de documentos. Isso evita extravios de documento e a responsabilização incorreta de culpados pela perda. Além disso, há muito mais agilidade no processo.

 

Acompanhe as tendências e atualize metodologias

O Departamento Pessoal é um setor que deve sempre buscar melhorar. Por mais eficaz que ele seja, é possível deixar o trabalho ainda melhor. Isso porque essa é uma área em constante modernização.

Por esse motivo, o DP da sua empresa deve acompanhar as tendências da área e buscar incorporar aquilo que pode ser útil a sua rotina de trabalho, como novos métodos, softwares e técnicas de organização e recrutamento.

Ao atualizar as metodologias, você economiza bastante e aumenta a produtividade da empresa, além de deixar o trabalho mais dinâmico e prazeroso!

Outro ponto importante é sempre ficar de olho na concorrência e saber quais estão sendo as práticas aplicadas. Assim, você não ficará para trás quando o assunto é inovação.

 

Tenha um olhar para otimização de processos

É preciso ter um olhar para a otimização de processos, sempre buscando adicionar algo novo e deixar o funcionamento do Departamento Pessoal melhor.

Avaliar a rotina e os processos com frequência, identificando-se seus pontos fortes e fracos, ajuda a perceber onde está sendo desperdiçado tempo e, principalmente, recursos.

Outra vantagem de ter um olhar sempre atento para a otimização é ser capaz de perceber quando um processo que era adequado passa a ser deficiente, devido a mudança de circunstâncias.

O que é departamento pessoal online?

Agora que você já sabe o que é Departamento Pessoal e toda rotina desse setor, conheça a sua versão moderna: o departamento pessoal online. Essa versão é ainda mais otimizada, pois ajuda na praticidade e automatização de rotinas do DP.

A chegada da tecnologia afetou quase todas as áreas do conhecimento. Então, o setor de Departamento Pessoal não poderia ficar de fora, não é mesmo?

Por isso, foi criada uma estrutura desse setor baseada em processos onlines, que trabalham com otimização, automatização e com uso de ferramentas e softwares online.

 

Quais as vantagens do departamento pessoal online?

Essas ferramentas podem substituir ou agilizar processos tediosos e dispendiosos que fazem parte do Departamento Pessoal, tais como:

  • produção de gráficos, formulários e planilhas;
  • controle de folha de pagamento;
  • controle de faltas e banco de horas;
  • cálculo de taxas, salários e benefícios;
  • controle e agenda de férias dos colaboradores;
  • e muitas outras tarefas.

De cara, já é possível perceber que os processos ficarão muito mais rápidos com essa otimização, não é mesmo?

Além de agilizar o trabalho, o departamento pessoal online tem a vantagem de permitir um maior controle das informações, uma diminuição de erros, atualização de dados constante e um aumento da produtividade.

E vale ressaltar que automatizar os processos não significa eliminar os colaboradores do setor, muito pelo contrário, os funcionários serão necessários para gerir e configurar essas ferramentas. Isso fará com que eles desfrutem de um trabalho muito menos tedioso!

Departamento Pessoal: o que é e o que faz o setor pessoal

 

Por fim, diante de todas essas informações, fica claro como é importante ter um Departamento Pessoal bem estruturado e com profissionais capacitados.

Isso porque investir em um setor de qualidade e com bons funcionários é garantir que corporação tenha melhorias constantes em sua gestão de pessoas, e sempre em conformidade com as leis e políticas corporativas.

 

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