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Software de gestão: porque ele é muito importante para a sua empresa
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Software de gestão: porque ele é muito importante para a sua empresa

A internet mudou totalmente a rotina de trabalho nas empresas. Ela proporcionou maior mobilidade, acelerando processos e automatizando tarefas que antes ocupavam funcionários totalmente capacitados para o exercício de funções mais estratégicas.

As organizações já estão compreendendo esse processo de automatização e vêm tomando as providências necessárias para acompanhar essas transformações.

De acordo com dados divulgados pela ABES (Associação Brasileira de Empresas de Software), o Brasil é o 9° maior mercado de softwares e serviços de TI no mundo, e esse número tende a crescer.

Uma das plataformas mais usadas é o software de gestão, que ajuda a administrar a empresa como um todo.

Neste post, vamos falar um pouco sobre esses softwares e explicar porque eles são essenciais para o crescimento da sua organização. Acompanhe!

 

O que é um software de gestão?

Um sistema de gestão pode ser definido como um programa que ajuda a cuidar das atividades da empresa. Esses sistemas podem ser instalados diretamente no computador ou armazenados na nuvem.

O principal objetivo de um software de gestão é auxiliar em processos que antes tomavam um tempo precioso da equipe. Ao automatizar essas tarefas, a empresa consegue agilizar diversos trabalhos e aproveitar melhor todo o potencial de seus funcionários. Além desse,  existem vários outros benefícios que vamos esclarecer ao decorrer do texto!

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Quais são suas utilidades?

Alguns softwares atendem a um departamento da empresa, de maneira mais focada, outros integram diversas funcionalidades em um mesmo sistema. De forma geral, podemos dividi-los em três grandes grupos:

 

Enterprise Resource Planning (ERP)

O ERP e é praticamente uma evolução das planilhas de Excel, usado para fazer o controle contábil e fiscal da empresa. Ele integra informações de receitas, despesas e tributos, dando um panorama completo da saúde financeira da organização.

 

Customer Relationship Management (CRM)

O CRM armazena referências sobre os clientes, desde o cadastro de dados ao histórico de compras, incluindo registros de reclamações e atendimentos. Com essa plataforma, a equipe tem todas as informações necessárias para construir um bom relacionamento e melhorar o atendimento ao consumidor.

 

Recursos Humanos

O software de gestão de RH faz o processamento de dados dos funcionários das empresas:

Alguns softwares também dão suporte para toda a parte de gestão de pessoas, incluindo treinamentos, avaliações de desempenho, avaliações de clima organizacional, entre outras práticas.

 

Quais são os benefícios que um software de gestão oferece?

A contratação de um sistema de gestão oferece uma série de vantagens para a empresa. Podemos destacar:

 

Menor chance de erros

O registro de informações em documentos de texto e planilhas está sujeito a erros, não só na hora de inserir os dados. Algum problema na hora de salvar o arquivo pode provocar a perda de informações importantes.

O uso de um bom software de gestão auxilia nesse aspecto, organizando e agrupando informações, além de facilitar a conferência desses dados.

Outro aspecto importante é a diminuição do retrabalho, resultando em mais tempo para desenvolver novos projetos.

 

Melhor aproveitamento do capital humano

Ao diminuir a carga de trabalho, as equipes podem ser enxugadas ou melhor aproveitadas para exercer tarefas que realmente impactem no crescimento da empresa.

Sem serem sufocadas por um enorme volume de ocupações repetitivas, essas pessoas podem trazer novas soluções e contribuírem com a produtividade de maneira mais efetiva.

 

Redução de custos

A otimização de tarefas culmina na redução de custos para a empresa, que consegue realocar esses valores para outros investimentos, como treinamentos, pesquisas ou projetos de expansão.

Essa diminuição de gastos pode ter origem em diversas mudanças promovidas pela implantação do software, desde o uso do espaço físico até no melhor aproveitamento dos funcionários e redução de erros.

 

Controle de prazos

Um bom software de gestão dá uma visão completa de todos os processos corporativos. Com isso, é possível manter-se dentro dos prazos, tanto no pagamento dos tributos quanto nas demais obrigações da empresa.

Essa função ajuda a manter a conformidade da corporação e evita a cobrança de multas e  problemas com a Receita Federal.

 

Integração de dados

A implantação do software facilita a integração de dados de diversos setores da empresa, ou até de filiais distantes geograficamente uma da outra.

A organização dessas informações é essencial na hora de fechar um balanço anual e até mesmo para traçar a nova estratégia corporativa, que pode ser prejudicada com o grande volume de dados provenientes de diversas fontes.

Com o software, essas informações ficam reunidas em um só banco de dados, passível de consulta a qualquer momento.

 

Otimização de espaço

O armazenamento de documentos importantes toma um grande espaço físico da empresa. Esse espaço pode ser usado para estender setores ou até mesmo para abrigar novas máquinas.

Essa utilização sai caro: além da ocupação, há todo um cuidado para a preservação correta desses arquivos — controle de pragas, proteção contra variações de temperatura — e tempo gasto com a organização desses papéis, entre outras práticas.

Guardar todas essas informações em um software, além de aumentar a proteção de dados, libera o espaço físico para outras utilizações.

 

Melhora da integração entre setores

Com o armazenamento dos dados em um só sistema, os gestores responsáveis por diversas áreas da empresa conseguem alinhar ideias e ter uma comunicação mais integrada. Desta forma, as tomadas de decisões e as mudanças internas para o desenvolvimento da organização, como um todo, serão facilitadas.

 

O que um bom software de gestão deve conter?

Há diversos tipos de softwares de gestão no mercado, mas uma plataforma de qualidade e que realmente facilite os processos corporativos deve atender aos seguintes requisitos:

 

Fácil implementação

Muitas vezes, o uso de um software de gestão pode sobrecarregar a equipe de TI por ter uma implementação complicada, ocupar muito espaço na máquina ou exigir treinamento específico para seu uso.

Para evitar esses problemas, busque soluções fáceis de instalar e com interface intuitiva. A facilidade no manuseio do software vai se traduzir em tempo livre para que a equipe resolva outras questões mais importantes.

 

Acesso mobile

Esse aspecto faz toda a diferença para empresas com funcionários que trabalham de maneira remota, ou com diversas filiais. O acesso por dispositivo mobile conta pontos a favor na hora de contratar o software de gestão ideal.

Atualmente resolvemos vários problemas com a ajuda de smartphones, porque não estender isso para a gestão da organização?

Opte por soluções que possam ser acessadas por meio de login e senha. Porém, é importante que sejam compatíveis para desktops, laptops, tablets e celulares.

 

Segurança

A segurança das informações armazenadas no software é fundamental para proteger sua empresa, seja em um sistema local ou em uma plataforma armazenada na nuvem. Confirme se o software tem chaves de segurança, criptografia de dados, ou outro sistema que garanta o sigilo e proteção das referências ali armazenadas.

 

Flexibilidade

Um bom software deve ser facilmente adaptável às necessidades da sua empresa. Um empreendimento com 20 funcionários com certeza tem demandas distintas de uma multinacional com milhares de empregados.

É importante que a ferramenta seja facilmente customizável, para que o gestor consiga adaptar as funções e tornar a plataforma realmente útil e prática.

 

Painéis de controle intuitivos

A aplicação de uma plataforma de tecnologia deve ser sempre voltada para deixar o trabalho mais simples e rápido. Por isso, a visualização dos dados armazenados deve ser rápida e de fácil compreensão.

Um painel de controle eficiente é aquele no qual o profissional consegue localizar o que precisa de maneira rápida e clara, sem confusões ou consulta a diversas telas ao mesmo tempo.

 

Como escolher o software de gestão ideal para a minha empresa?

Adotar a solução ideal para a sua empresa pode não ser uma tarefa fácil. Para ajudar nisso, separamos alguns aspectos que devem ser levados em consideração para a escolha. São eles:

 

Entenda as necessidades da organização

Antes de decidir o software que você vai contratar, perceba quais são as principais dificuldades da empresa e como essa ferramenta pode ajudar a solucioná-las. Perceber as lacunas é o ponto de partida para definir qual software deve ser implementado.

 

Faça um levantamento dos fornecedores

Sabendo do que sua corporação precisa, busque pelos fornecedores que oferecem as ferramentas capazes de suprir essas demandas. Você pode pesquisar na internet ou entrar em contato com empresas parceiras para buscar indicações.

Também vale a pena checar a lista de clientes atendidos que os fornecedores costumam disponibilizar no site e se possível, entrar em contato com essas empresas. Ter nessa relação organizações reconhecidas no mercado indica uma credibilidade maior do fornecedor. Isso aumenta as chances de que o produto ajude a resolver os problemas da organização.

 

Calcule a relação custo-benefício

O uso de um software é um verdadeiro investimento. Considere o valor a ser cobrado! Cheque se está dentro do orçamento e relacione esses gastos às economias e benefícios oferecidos.

Alguns sistemas são mais indicados para empresas de menor porte, outros atendem melhor às demandas de grandes corporações. Verifique todos esses aspectos na hora de decidir pelo software de gestão ideal.

 

Solicite uma demonstração

Boa parte dos softwares de gestão oferece um período grátis ou um versão demonstração do programa. Assim, é possível que você experimente e avalie se é a ferramenta ideal para a empresa. Não deixe de aproveitar essa oportunidade antes de fechar contrato.

 

Avalie o suporte oferecido

O surgimento de dúvidas e alguns problemas durante as primeiras semanas de uso do software é absolutamente normal. Confira se o fornecedor oferece esse suporte e a qualidade desse atendimento.

 

Envolva os demais líderes na decisão

Quando se trata de uma plataforma com serviços que afetam outros setores, como financeiro e RH, por exemplo, inclua os líderes desses departamentos no processo de escolha. Assim, é possível entender o que é indispensável e implementar uma ferramenta que será útil a todos. Isso dispensa a substituição a curto prazo – o que é extremamente desagradável.

Conte também com a participação das pessoas do departamento comercial e de TI para essa tomada de decisão.

 

Como o software de gestão pode ajudar o RH?

O Recursos Humanos tem agora uma nova responsabilidade. Antes, o departamento tinha obrigações voltadas ao departamento pessoal e todas as burocracias que envolvem essa atividade. Esse tipo de trabalho consumia muito tempo dos funcionários, impossibilitando que os mesmos participassem de outras atividades.

Atualmente, os profissionais do setor atuam como braço direito na tomada de decisões, atuando de forma estratégica dentro da empresa. Por meio da aplicação de avaliações de desempenho, esses profissionais têm uma visão clara do quadro de funcionários atual e colaboram para o desenvolvimento de competências que consequentemente leva ao aumento da produtividade e o alcance das metas corporativas.

 

Função do software de gestão na transição para o RH estratégico

O software de gestão tem um papel fundamental nessa mudança. Ele automatiza as tarefas de DP e liberando os profissionais para assumirem as atividades voltadas à gestão de pessoas. Com isso, eles conseguem indicar mudanças, dar sugestões sobre realocação de empregados, necessidade de demissões ou de contratações, entre outros aspectos.

Aliás, a seleção de pessoas também sofre os impactos positivos de um software de gestão.

Sem o excesso de trabalho, o RH consegue coletar e avaliar informações sobre os funcionários com melhor desempenho, traçando o perfil ideal para contratação que alie as competências técnicas com a adequação ao fit cultural da empresa. Melhores contratações não só aumentam os índices de produtividade, como diminuem o turnover e diminuem os custos corporativos.

A partir da implantação de um sistema de gerenciamento, o Recursos Humanos tem todas as informações de funcionários reunidas e cadastradas em um único sistema, ajudando a manter conformidade da empresa e facilitando a prestação de contas.

 

A contratação de um software de gestão eficiente impacta a empresa como um todo: funcionários, líderes, Recursos Humanos e financeiro. As consequências são positivas e conduzem a um crescimento mais sólido, com maior organização das informações e clareza nos processos.

Aproveite e confira o artigo que explica com mais detalhes como escolher uma plataforma de gestão.

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