Guia: Como fazer controle de ponto e jornada de trabalho

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O que é jornada de trabalho e controle de ponto?

A jornada de trabalho é o tempo que o colaborador deve prestar serviço à empresa, normalmente definido em quantidades de horas por dia, por semana e por mês. A jornada de trabalho tem, por lei, o limite de 44 horas por semana ou 220 horas por mês.

No contrato de trabalho do colaborador, além da jornada em si, também é determinado o horário que o colaborador deve seguir. Este horário e eventuais horas extras feitas além do horário predefinido do colaborador são controlados e gerenciados através do controle de ponto.

Sendo assim, o controle de ponto nada mais é do que a marcação do horário efetivamente realizado pelo funcionário e esta marcação pode ser realizada de diversas formas, que vamos abordar mais para frente neste guia.

A legislação determina que “Para os estabelecimentos de mais de dez trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho, devendo haver pré-assinalação do período de repouso”, Lei 7.855 de 1989.

Apesar de não ser obrigatório para as empresas com menos de 10 funcionários, o registro de ponto é comumente realizado por grande parte das micro e pequenas empresas, uma vez que ajuda os empresários a terem controle sobre o que está acontecendo em seu negócio, avaliando a disponibilidade de seus colaboradores, e dando autonomia para que o pagamento dos mesmos seja correspondente ao tempo efetivamente trabalhado.

Com o controle de ponto, a empresa também se livra da responsabilidade pelas ações do colaborador em seu horário de trabalho, caso o mesmo não esteja efetivamente trabalhando.

Figura central nos debates sobre os limites de carga horária, o controle de ponto se tornou obrigatório a partir de 1989, com a publicação da Lei 7.855, que afirma que:

Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.

Em 2009, o Ministério do Trabalho publicou a Portaria 1.510, que regulamenta o uso do sistema eletrônico para controle de ponto, proibindo restrições à marcações, lançamentos automáticos e alterações dos dados registrados.

Determina também a emissão de comprovante de marcação, os requisitos dos programas para tratamento dos dados e os formatos de relatórios e arquivos que devem ser armazenados pelo empregador para apresentação aos fiscais do trabalho.

Em 2011, entrou em vigor a Portaria 373, que oferece ao empregador a opção de utilizar sistemas alternativos para o controle de ponto desde que estes sistemas cumpram com as determinações legais estabelecidas para o ponto eletrônico (não permitir restrição à marcação de ponto, lançamentos automáticos, alteração ou apagamento de lançamentos ou exigência de autorização prévia para marcação de horários diferentes da jornada) além de permitir a identificação de empregador e empregado, estar disponível no local de trabalho e possibilitar a extração eletrônica e impressa dos registros feitos pelos colaboradores.

As portarias em questão tornaram o controle eletrônico de ponto mais rígido e eficiente, eliminando possíveis distorções causadas por outros formatos de registro e que, historicamente, causaram conflitos entre companhias, seus funcionários, representantes sindicais e a fiscalização realizada pelo Ministério do trabalho.

 

Quais os tipos de controle de ponto e qual o melhor para minha empresa?

Ao longo das últimas décadas os métodos disponíveis para o controle de ponto evoluíram bastante, e hoje oferecem diversas opções para o empregador.

No momento de tomar a decisão de qual forma de controle de ponto é mais adequada para sua empresa, o número de empregados é um dos principais fatores que deve ser levado em conta, pois afeta diretamente a produtividade do RH e a relação individual de custo/benefício dos métodos disponíveis para cada empresa.

 

Manual

O registro manual de ponto é o mais antigo e também o mais utilizado pelas micro e pequenas empresas pela facilidade de registro, manutenção, controle e também pelo baixo custo de implantação e de processamento quando a empresa tem poucos colaboradores.

Para as empresas de grande porte, por outro lado, o processo se torna inviável uma vez que demandaria muito tempo e trabalho manual para processar as informações de ponto de todos os colaboradores. Apesar disso, sabe-se que em serviços públicos os métodos de registro e controle de ponto manual ainda são amplamente utilizados.

 

Livro de Ponto

Trata-se de um caderno de brochura e capa dura, devidamente identificado com sua função e objetivo, e com as folhas pré-pautadas de fábrica, prontas para o preenchimento com os dados dos funcionários e sua jornada de trabalho, com campos detalhados para cada informação e fácil preenchimento.

Por existirem alguns modelos padrão produzidos em massa por fabricantes diversos, sua disponibilidade também é um ponto positivo, já que ele é facilmente encontrado em papelarias, lojas de material de escritório e até em algumas redes de supermercados.

Entre as opções disponíveis, ele é o que exige o menor valor de investimento e dispensa manutenções periódicas ou outros acessórios adicionais, como um cartão de identificação para cada funcionário.

Como não há um modelo único a ser seguido, as empresas têm liberdade para adaptar a diagramação às suas necessidades, inclusive com algumas delas desenvolvendo seus próprios modelos de livro de ponto.

Usado principalmente por empresas que pagam seus funcionários por hora, assim como escolas, por exemplo, o livro de ponto ajuda na flexibilidade na marcação, que pode ser feita mesmo posteriormente à realização do trabalho.

Durante décadas, inclusive – antes do surgimento do Ponto Eletrônico – o Livro Ponto era a única opção viável para controlar a jornada dos profissionais que não estavam presentes fisicamente na empresa.

Entretanto, por ser 100% manuscrito, o Livro de Ponto apresenta algumas limitações. Em ambientes com muitos funcionários,  seu preenchimento pode tomar muito tempo e gerar filas. Além disso, quão maior for a equipe, maior será a quantidade de dados a serem gerenciados manualmente pelo RH.

A probabilidade de rasuras também é grande, o que muitas vezes pode resultar na perda de uma página inteira do livro, que precisará ser reescrita por completo. Por fim, o armazenamento dos Livros de Ponto ao longo do tempo também pode ser um problema devido ao espaço físico ocupado por eles.

Além disso, como o preenchimento das informações cabe aos funcionários, é importante que haja uma constante supervisão para garantir que todas as informações documentadas estejam sempre correspondentes à jornada de trabalho efetivamente realizada.

 

Anotação manual em cartões de ponto

O cartão de ponto pode ser uma ficha de papel-cartão que pode ser comprada em papelarias, também usada pelo relógio cartográfico, ou pode ser uma ficha desenvolvida pelo empregador, em excel, por exemplo, onde o colaborador pode preencher manualmente as informações do horário realizado em cada dia.

Há diversas variações para anotações manuais em cartões de ponto e podemos até mesmo considerar planilhas feitas em computador com os horários realizados impressos, desde que com a assinatura do colaborador e de seu gestor.

 

Mecânico

Relógio Cartográfico

Este é o mecanismo de controle de ponto que deu nome à expressão “bater o ponto”. Criado no início do século XX, o Relógio Cartográfico é um sistema mecânico que sincroniza a hora exata com o registro de entrada do funcionário.

A marcação é feita em uma ficha de papel-cartão individual, normalmente disposta em um painel ao lado do equipamento. Este é o equipamento mais conhecido pelo público em geral, por seu amplo uso em fábricas retratadas em filmes, séries e até desenhos animados.

Conforme o modelo, a máquina perfura o cartão ou pode transcrever, carimbar ou imprimir o horário, registrando o início, pausa para o almoço e fim do expediente.

O Relógio Cartográfico era muito utilizado por empresas de grande e médio porte, que contam com escalas fixas de trabalho. Ele não requer grandes investimentos em termos de aquisição e se mostra um equipamento confiável, com pouca demanda de manutenção.  As versões modernas já contam com componentes eletrônicos que melhoram o rendimento e a precisão.

Para os profissionais de Recursos Humanos, a organização das informações de frequência dos empregados ainda é feita de maneira individual e analógica, mas dependendo do modelo das fichas, as horas extras podem ser marcadas no verso ou em um campo à parte, facilitando a contabilidade.

O uso do Relógio Cartográfico exige a conscientização de toda a equipe. Como as marcações nos cartões são mecanizadas e em tempo real, é importante que todos tenham a disciplina de cumprir com a sua parte de forma adequada e no horário indicado, evitando conflitos e discrepâncias entre o período trabalhado e o registro do ponto.

Dentre os desafios de escolher o Relógio Cartográfico como ferramenta para o registro de ponto, temos o grande volume de informações a serem organizadas dentro de um prazo limitado (e muitas vezes curto) pela equipe de Recursos Humanos, além da necessidade de uma constante supervisão para evitar fraudes, como um colega marcar o cartão de outro.

Por outro lado, os benefícios em termos de disciplina, pontualidade e a precisão deste tipo de aparelho fazem com ele ainda seja usado em larga escala em companhias dos mais variados segmentos.

 

Eletrônico

O ponto eletrônico é um equipamento usado para registrar e medir de forma eletrônica a jornada de trabalho dos colaboradores. A legislação que regula seu uso é bastante rígida com relação à tecnologia de segurança que deve ser utilizada pelos desenvolvedores autorizados.

Os registros com as informações de todos os funcionários devem ser armazenadas de maneira inviolável e permitir exclusivamente a visualização dos arquivos. O registro eletrônico agiliza o processo de manutenção do ponto e arquivamento do histórico de cada funcionário.  

Essas informações podem ser fundamentais no momento de interrupção do vínculo empregatício e podem ser usadas como evidências em processos trabalhistas.

Os fabricantes deste tipo de equipamento investem em diversas pontes de acesso aos dados registrados.  Aplicativos, plataformas online e envios de dados via rede privada ou pela internet garantem um fluxo constante e confiável das informações.

Segundo as Portarias 1510 e 373, estes dados devem ser armazenados em um formato digital específico, não editável e prontos para a impressão ou envio imediato aos órgãos de fiscalização.

Outra exigência legal das portarias 1510 e 373 para o controle de ponto eletrônico é a impressão de um recibo para conferência por parte dos funcionários, garantindo a transparência no registro das informações.

Uma prática comum nas empresas que optam por registros de ponto eletrônicos é a implantação do sistema diretamente na entrada da empresa. Por ser um local de passagem obrigatória, esta atitude evita esquecimentos por parte da equipe e torna o ato de bater o ponto como algo quase natural na rotina de trabalho.

A seleção do equipamento adequado e do fornecedor que cumpra rigorosamente as determinações legais é de extrema importância uma vez que o descumprimento das normas pode acarretar em punições e multas.

É recomendado pesquisar as referências dos produtos, dos fabricantes e suas certificações antes de efetuar o pedido. Também é importante se atentar ao serviço de garantia, atualização dos softwares e manutenção oferecidos por cada empresa.

 

Relógio com identificação de código de barras

O registro de ponto com a utilização de leitura de código de barras faz uso de um feixe laser para ler um código de barras normalmente registrado no crachá de identificação do colaborador e funciona como aqueles leitores de preços utilizados em supermercados.

O código de barras, neste caso, nada mais é que a representação gráfica que identifica o funcionário. De certa forma, podemos ver neste relógio de ponto a evolução do método cartográfico, com a diferença de que as anotações neste caso não são feitas no crachá e sim através dele, em um sistema que registra as informações para posterior controle e averiguação.

A disponibilidade automática dos dados ao RH é a maior vantagem que o equipamento traz às empresas. A contagem manual, além de dispendiosa, sempre é passível de erros. A agilidade de ter todas as informações de forma virtual permite uma análise muito mais eficiente e objetiva e a administração dos dados por parte do departamento pessoal ou financeiro.

Pode parecer pouco, mas quando pensamos em grandes corporações com milhares de funcionários, a tecnologia substitui o trabalho manual com excelência e aumenta a produtividade.  Mesmo para as pequenas e médias empresas, que não têm tantos empregados, essa opção é viável por otimizar a produtividade do RH.

O ponto de maior atenção desta tecnologia é a manutenção dos cartões de identificação. Como eles estão em constante uso e acompanham os colaboradores o tempo todo, é natural o desgaste da impressão do código de barras ao longo do tempo, prejudicando ou impedindo a leitura.

Medidas simples como a distribuição de capas protetoras, porém, podem minimizar a questão, mas de qualquer forma, o ônus da tecnologia faz com que todo investimento seja válido e se traduza em retorno quase que imediato.

Apesar de exigir um investimento inicial maior por parte da empresa, a tecnologia de código de barras minimiza as chances de fraude no controle de ponto e traz uma eficiência de gestão que faz juz ao seu custo de implantação e é indicada para todo tipo de empresa.

 

Biometria

A tecnologia de leitura de impressões digitais, ou biometria, se tornou muito popular nos últimos dez anos por oferecer uma forma simples e extremamente segura de identificação.  Presente na proteção de aparelhos celulares e laptops de última geração, com o passar do tempo, seu custo de implantação diminuiu e ela passou a figurar em cada vez mais áreas.

E foi o passo a seguir e o atual estágio de evolução dos equipamentos de registro de ponto. A segurança e versatilidade deste tipo de equipamento faz com que ele seja adotado em larga escala, em empresas de todos os tamanhos e vertentes de negócio.

Diminuindo ainda mais a possibilidade de erros, desgaste ou fraudes, o controle de ponto por biometria se utiliza das lições de seus antecessores, e através da tecnologia facilita a supervisão, a gestão de dados registrados na memória dos equipamentos e encaminhados aos setores competentes, e ainda elimina a necessidade de marcadores adicionais quando utilizada corretamente, evitando custos com material gráfico, espaco físico para armazenamento à longo prazo, substituição de crachás ou outras formas individuais de identificação.

O modelo de Relógio de Ponto com identificação por biometria também deve respeitar todas as especificações técnicas das Portarias 1510 e 373.

 

Ponto Digital

Quando falamos em controle de ponto digital, normalmente a primeira coisa que vem à mente é o ponto biométrico, mas o ponto digital na realidade se refere à marcação digital da jornada de trabalho através de aplicativos.

Nesta modalidade de controle, não há a necessidade de um local físico para se marcar o ponto, e o registro da jornada pode ser feito de qualquer lugar através de computadores, tablets ou até mesmo smartphones, o que resolve de uma vez por todas a dificuldade de gestão das horas de colaboradores externos ou em home office.

É claro que o ponto digital deve ser aprovado por convenção coletiva para ser utilizado e deve ser configurado de acordo com as diretrizes impostas pelo Ministério do Trabalho, que constam na Portaria 1.510/2009 e 373.

Uma das principais vantagens do aplicativo é que ele pode apresentar funcionalidades como:

  • Gerenciador de tarefas;
  • Integração com catracas para liberação de acesso, que podem até receber configurações de horários permitidos para acesso de cada colaborador;
  • Leitor de impressões digitais ou códigos de barras;
  • Integração com câmeras para identificação de colaboradores, que pode até ter um banco de dados que armazene as fotos enviadas, com tentativas válidas e falhas para consulta futura;
  • Integração com GPS;
  • Alertas de proximidade do final da jornada.

 

É possível economizar tendo um controle de ponto efetivo?

Um controle de ponto efetivo pode ajudar o RH a evitar erros e falsificações nas marcações, reduzir horas extras causadas por arredondamentos e ainda fornecer informações precisas aos gestores que permitam que eles tenham um melhor controle sobre as tarefas realizadas e possam distribuí-las de maneira a evitar horas extras desnecessárias.

O ponto digital, por exemplo, que pode fornecer funcionalidades como o gerenciador de tarefas, consegue gerar informações precisas sobre o tempo que está sendo utilizado em cada tarefa, o que dá esta autonomia para os gestores de reorganizarem as atividades e trabalharem com mais consciência na busca pelo equilíbrio entre vida pessoal e profissional de seus colaboradores, além de estruturar melhor os planos de carreiras.

Ele ajuda ainda a manter o controle sobre o horário efetivamente trabalhado, diferente das marcações manuais e evita erros que podem ser causados pelo processamento humano das informações de ponto, assim como reduz erros de marcação, que ocorrem comumente nas outras formas de controle de ponto.

A própria biometria, ou até mesmo a integração com câmeras de identificação e com gps, que são opções de algumas das ferramentas de ponto digital, ajudam a prevenir fraudes ou tentativas de fraudes que às vezes acontecem por parte dos funcionários.

Claro que as empresas devem analisar sua quantidade de funcionários para determinar qual a melhor forma de controlar a jornada de seus colaboradores, mas com certeza o ponto digital parece ser uma ferramenta que vem trazer a solução definitiva para os problemas encontrados no controle de ponto e prometem bastante economia para as empresas.

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