Setor pessoal: quais suas funções e importância para as empresas?

Setor pessoal é o departamento responsável pelo quadro de funcionários de uma empresa e por garantir as melhores condições para que estes trabalhem.

Os profissionais do setor pessoal cuidam dos assuntos referentes aos demais colaboradores. Isso abrange, desde a sua contratação, pagamento de salários, férias, licenças, transporte, desligamento, entre outros.

Toda corporação precisa ter uma equipe focada nessa área para que seja rentável e lucrativa. Um bom setor pessoal é fundamental para que uma empresa funcione corretamente e possa crescer, destacando-se no mercado.

Muitas vezes, o setor pessoal acaba sendo confundido com o recursos humanos. No entanto, possui funções muito diferentes dentro da administração de uma empresa.

 

Diferença entre o Recursos Humanos e o Setor Pessoal

O RH é responsável pela valorização e motivação dos funcionários, gerenciando os relacionamentos profissionais dentro do ambiente de trabalho. Enquanto isso, setor pessoal administra as questões burocráticas da empresa e sua equipe, relativas a legislação trabalhista e a previdência.

Essa área é crucial para o desenvolvimento de qualquer empresa. Apenas quando todas as rotinas trabalhistas são executadas corretamente é que uma empresa poderá se desenvolver, seguindo todas as leis.

É para isso que existe o departamento pessoal. Que cuida da administração de toda a burocracia e garante que a empresa esteja cumprindo todas as normas trabalhistas. Essa não é uma tarefa fácil. Portanto, é fundamental contar com uma equipe bem alinhada.

Quer aprender mais sobre esse setor e sua importância para os negócios? Continue com a gente. Boa leitura!

 

O que é Setor Pessoal?

Setor pessoal ou departamento pessoal (DP) é a área da empresa especializada na gestão de funcionários e de todas as suas documentações.

Por meio do controle de todas as questões burocráticas envolvidas no processo trabalhista, esse departamento garante que a empresa esteja cumprindo com todos os deveres legais relacionados aos seus funcionários. Dessa forma, é possível proporcionar maior agilidade e eficiência para as empresas.

O setor também realiza o intermédio entre a empresa e os órgãos públicos, realizando o trabalho de emissão de guias e declarações necessárias para manter a organização regularizada. Dessa forma, a empresa consegue cumprir todas as normas e leis, evitando possíveis processos trabalhistas.

Em pequenas empresas, as funções do DP podem acabar sendo desempenhadas por contabilidades terceirizadas por falta de investimentos. Para as organizações de médio porte, a situação não é muito diferente. Muitas vezes, as funções são delegadas ao RH ou até mesmo aos donos da empresa.

Normalmente, apenas nas grandes empresas é que a divisão de tarefas relacionadas ao RH e ao DP são devidamente separadas e reconhecidas.

No entanto, independente do tamanho da organização, há sempre um grande volume de documentos para cada funcionário que precisam ser monitorados. Portanto, é preciso contar com um setor pessoal especializado e boas estratégias de gestão para se obter os melhores resultados.

 

Principais rotinas do Setor Pessoal

O setor pessoal deve garantir aos funcionários que a empresa em que trabalham é um local organizado e estruturado, oferecendo auxílio sempre que necessário.

Além disso, é responsável por realizar a integração de novos colaboradores após a admissão por meio de treinamentos, supervisão e esclarecimento de dúvidas.

Os funcionários do DP devem controlar a presença de cada colaborador no ambiente de trabalho, assim como realizar os cálculos de salários, impostos, das folhas de pagamento e acordos com a legislação trabalhista.

Como você pode ver, é responsável por diversas questões burocráticas da empresa e, por isso, possui uma série de tarefas e rotinas. Saiba quais são a seguir:

 

1. Processos de admissão

O DP auxilia o RH na contratação de novos funcionários, preparando a documentação necessária para se efetivar esse processo. É ele que garante o registro adequado na carteira de trabalho dos novatos, a elaboração do contrato de trabalho, além dos formulários de exames médicos, entre outros.

Assim, o preparo de toda a documentação exigida em uma admissão é responsabilidade do setor pessoal. Ele irá acompanhar a situação de cada funcionário desde sua admissão até a rescisão de seu contrato.

 

2. Fiscalização do ponto

É por meio do ponto de entrada e saída que uma empresa controla a jornada diária de trabalho, as pausas e faltas de seus funcionários.

O ponto comprova cada momento em que um funcionário esteve presente e ausente, portanto deve ser constantemente fiscalizado. É o DP que realiza essa função. Ele garante que o sistema utilizado pela empresa esteja funcionando corretamente, além de realizar as manutenções necessárias.

 

3. Inscrição no PIS/FGTS

Como o setor pessoal cuida das burocracias da empresa, cabe a ele cadastrar cada novo funcionário no Programa de Integração Social (PIS) e realizar o cálculo do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).

A partir da execução dessa tarefa, é que os valores são repassados para o setor financeiro, que irá realizar os depósitos e garantir que a empresa cumpra com as leis trabalhistas.

 

4. Entrega de benefícios

O departamento pessoal deve cuidar para que todos os funcionários recebam devidamente seus benefícios mensais, como vale-transporte e cesta básica. Além de gerenciar quais são os colaboradores que têm direito aos benefícios ou quando devem ser suspensos.

 

5. Folha de pagamento

A folha de pagamento de uma empresa exige grande cuidado, pois envolve diversos fatores, como o salário, benefícios, décimo terceiro, além dos recolhimento de taxas, como imposto de renda, contribuição sindical, INSS e FGTS.

Por isso, é função do setor pessoal gerenciá-la para garantir que os cálculos de cada colaborador seja realizado de forma correta.

 

6. Gerenciamento de férias e licenças

O DP deve ainda controlar as licenças, atestados, férias e outros afastamentos de alguém da equipe. É ele que administra os documentos necessários para cada caso, integrando-os com a folha de pagamento e realizando o contato com os órgãos públicos necessários.

Além disso, o setor deve acompanhar as datas e prazos das férias de todos os colaboradores, para garantir que estejam sendo cumpridos e que toda a papelada esteja assinada.

 

7. Fornecimento de dados a órgãos oficiais

Algumas informações de cunho social dos trabalhadores da empresa precisam ser repassadas às entidades governamentais por  causa de programadas relacionados ao mercado de trabalho.

O recolhimento desses dados é feito por meio de sistemas oficiais, como eSocial, CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), entre outros.

É necessário que o DP realize o preenchimento de todas as informações requeridas e as encaminhe conforme solicitado para que a situação da empresa seja regular.

 

Como aprimorar as atividades do DP?

Manter o setor pessoal de sua empresa funcionando corretamente é primordial para que todos os outros departamentos da empresa tenham sucesso. Por isso, a organização deve ter alguns cuidados com seu DP que suas atividades sejam bem-sucedidas.

Além de infraestrutura e recursos para realizar suas tarefas com eficiência, é importante que esses profissionais possam contar com o aprimoramento de suas habilidades e com as melhorias e técnicas para otimizar seu trabalho.

Confira algumas dicas para ajudar sua empresa nessa missão:

 

1. Padronização de arquivos

O setor pessoal lida, o tempo todo, com inúmeras informações importantes, as quais exigem o máximo de cuidado e devem ser preservadas. Caso algum documento seja perdido ou esquecido, a empresa pode ter sérios problemas legais.

Assim, é necessário que a empresa adote padrões específicos para que sua equipe lide e organize todos os dados corporativos. Para isso, é preciso criar diretrizes que  abranjam a formatação dos arquivos, sua classificação e rotinas de uso, além de como devem ser conservadas e outros aspectos.

Além disso, o DP deve definir procedimentos de controle, como realizar o registro de entrada e saída de documentos de seu setor, para que todos os arquivos internos sejam mantidos em ordem.

 

2. Utilização de ferramentas de gestão

Para controlar todo o fluxo de informações desse setor, diversas tecnologias de gestão podem ser grandes aliadas. A empresa deve, então, buscar por aquela ferramenta que melhor atenda às suas demandas e possa auxiliar o setor pessoal em suas tarefas.

Há diferentes softwares de gestão no mercado que podem receber e armazenar as informações do DP, além de cruzar dados dos funcionários e disponibilizar relatórios intuitivos, gráficos, tabelas e outros recursos visuais.

Dessa forma, é possível automatizar diversas tarefas manuais, como emissão de folhas de pagamentos, liberando os profissionais desse setor para realizarem atividades mais importantes para os negócios.

 

3. Modernização de metodologias

O ambiente de trabalho tem passado por diferentes transformações e o departamento pessoal deve ser capaz de acompanhá-las.  

Por isso, os responsáveis pelo setor devem se manter atualizados, buscando por novas ideias, práticas atuais, tecnologias e outros recursos modernos que podem ajudar no desempenho de sua rotina.

 

4. Otimização de processos

O setor pessoal não é diferente dos outros departamentos de uma empresa, precisam passar por avaliações constantes.

Assim, por meio de feedbacks periódicos, é possível analisar o desempenho do DP e identificar os pontos fortes e fracos da área.

 

5. Incorporação de ajustes

Ajustes sempre são necessários, pois os colaboradores incorporam novos hábitos o tempo todo. No entanto, isso não acontece de uma hora para outra. Por isso, a melhor forma de adequar novas rotinas é ajustando-as aos poucos.

Dessa forma, novos processos e ferramentas devem ser incorporados por partes para que práticas menos eficazes possam ser substituídas.

 

Ficou claro a importância do setor pessoal para seus negócios? Esse setor é o principal responsável por controlar as documentações de seu empreendimento, evitando possíveis dores de cabeça legais. Portanto, é necessário contar com profissionais dedicados e motivados para executar essas tarefas com sucesso.

E então, ainda tem alguma dúvida sobre o assunto? Confira 5 passos para organizar o DP de sua empresa!

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