8 razões pelas quais você deve automatizar a folha de pagamento

automatizar folha de pagamento

A folha de pagamento consiste em uma lista da remuneração que foi paga ao funcionário, transformando informações trabalhistas em dados contábeis. A sua principal função é calcular o que cada pessoa da empresa tem que ganhar e o que tem que descontar. Por isso, é preciso ter atenção para fazer os cálculos corretamente.

O grande problema é que muitas empresas ainda usam métodos antigos de emissão da folha. Para facilitar o processo e tornar as rotinas do RH e do Departamento Pessoal mais simples, o artigo de hoje mostrará as vantagens de automatizar esse processo. Confira!

1. Obter maior precisão dos dados

A folha de pagamento precisa conter os seguintes dados: nome do funcionário, cargo, documentos de identificação, especificações de pagamento, bônus, descontos (INSS, plano de saúde etc.), salário-maternidade (no caso das mulheres), licença e cotas do salário-família.

Com a automatização, os dados apresentados são bem mais precisos. O responsável por calcular é bem mais passível de falha do que um sistema automatizado. Com um sistema de folha de pagamento, as informações são colocadas exatamente como devem ser.

2. Centralizar informações e dados

Como são muitas as informações presentes em uma folha de pagamento, quando o processo é feito de maneira tradicional o serviço se torna mais complicado. Isso porque o responsável terá que buscar dados em diversos locais.

Um exemplo de como a centralização é importante: uma empresa possui centenas de funcionários e todos os meses precisa emitir folhas de pagamento. No entanto, cada colaborador possui as suas especificidades. Ao conciliar os dados por meio de um sistema automatizado, as chances de erro são mínimas.

Aliás, isso evita problemas jurídicos por causa de informações incorretas ou incompletas. Isso porque a automatização garante que todos os direitos serão assegurados, bem como evita reclamações e até mesmo processos legais decorrentes de falhas.

3. Ter mais agilidade

A agilidade é uma vantagem visível da automatização da folha de pagamento. O gestor e os funcionários responsáveis pela emissão do documento se tornam mais produtivos. Eles podem fazer a importação dos dados de sistemas como o ERP, o que torna o processo mais rápido.

Algum funcionário precisa ser admitido? Um colaborador agora ocupa cargo de gerência? Com sistema de DP, isso ficará longe de ser um problema. Por meio dele, é possível processar com rapidez o pagamento dos colaboradores, bem como fazer o controle do plano de cargos e salários, descontos, entre outros.

4. Fazer um controle financeiro mais eficaz

Todos os meses, as organizações precisam fazer balanços de suas receitas, verificar os gargalos e possíveis melhorias a serem executadas. Com uma folha de pagamento automatizada, o trabalho se torna bem mais simples.

Um sistema online permite cálculos automáticos de Sefip (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) e Dirf (Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte), controlando as obrigações fiscais que precisam ser cumpridas.

Essa vantagem é visível principalmente no final do ano. Com a chegada dos recessos, os responsáveis pela folha de pagamento precisam se organizar para entregar o trabalho todo a tempo. Assim fica fácil identificar falhas financeiras que possam prejudicar a empresa no futuro.

Aliás, os meses finais têm algumas especificidades. O 13.º é uma delas. Por esse motivo, contar com uma solução que agilize o processo é essencial. Além do mais, com o programa é possível fazer cálculo das férias coletivas ou individuais, adiantamento, entre outros.

5. Gerar relatórios

Um sistema de DP gera uma infinidade de dados sobre várias questões importantes para as empresas: impostos pagos, ganhos per capita, lançamentos anuais etc.

Se, por exemplo, forem solicitados os gastos mensais com vale-transporte e vale-refeição dos funcionários, o programa permitirá a junção das informações necessárias sem dor de cabeça. Ou seja, não será necessário recorrer a montanhas de papéis, fazer cálculos à mão e perder tempo com algo simples.

O sistema automático permite ainda puxar relatórios de todos os pagamentos realizados. Se for preciso fazer cálculos com base no salário líquido, tudo estará presente nessa ficha financeira. Aliás, até o tipo de salário (constituído por participações, por exemplo), os aumentos graduais e as mudanças poderão ser acessados.

6. Obter o histórico de cada funcionário

Uma empresa que se preocupa com a gestão de qualidade precisa ter o máximo de informações possíveis sobre cada funcionário que presta serviços para ela. Com uma folha de pagamento informatizada, reunir os dados necessários se torna bem mais simples.

É possível saber sobre as férias já tiradas, licenças, horários (folha de ponto integrada), afastamentos, ocorrências, ajustes salariais, entre outros, de forma automática. Tudo isso é fundamental para ajustes de conduta e estratégias por parte dos recursos humanos.

7. Processar folhas de pagamento para correção de erros

Algum imprevisto pode acontecer e, como consequência, ser necessária a emissão de uma nova folha de pagamento. Com a ajuda do sistema informatizado, isso pode ser feito facilmente.

Se for preciso fazer um recálculo ou se ocorrer uma demissão, o departamento pessoal não precisará entrar em pânico tentando reunir todas as informações necessárias. O sistema de DP é capaz de memorizar e guardar informações por longos períodos.

8. Facilitar auditorias internas e externas

As empresas de grande porte são obrigadas a passar por auditorias internas e externas, que consistem na análise das demonstrações contábeis. Os auditores externos, por exemplo, precisam averiguar se o que foi apresentado corresponde ao patrimônio em poder da organização.

A posição financeira da empresa não pode conter nenhuma informação equivocada. Logo, é necessário apresentar cópias das folhas de pagamento dos funcionários, e isso só se torna menos dispendioso com uma estratégia adequada.

A maioria dos gestores tem uma rotina cheia de responsabilidades. Devido às exigências atuais com relação à burocracia, o desejo de todos é tornar as tarefas mais fáceis e organizadas. Por isso é tão importante contratar um sistema de qualidade para a empresa.

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