3 maneiras de economizar usando controle de ponto digital

ponto digital

Que o controle de jornada é obrigação de toda empresa com mais de dez funcionários (segundo o artigo 74 da CLT), não é uma grande novidade para ninguém. Como a lei não especifica a maneira que o controle deve ser feito, a empresa tem diversas opções como o cartão de papel, planilhas e ponto eletrônico. A definição de qual o melhor método normalmente é feita de acordo com a conveniência para a empresa, mas será que sua escolha foi realmente a mais adequada?

Num mercado onde o trabalho tantas vezes não se prende mais a locais físicos, é incrível que tantas empresas ainda dependam de planilhas, controles manuais e controles de logins para gerenciar o tempo trabalhado de colaboradores que não se encontram fisicamente na empresa. Funcionários em “home office”, em cliente ou em treinamento externo ainda são um desafio para o RH. A negligência sobre estes casos pode, além de gerar custos altos de horas extras para a empresa, gerar custos ainda maiores devido a multas de fiscalização ou processos trabalhistas.

A tecnologia está aí para ajudar a resolver nossos problemas e ela tem uma excelente solução para garantir segurança e efetividade no controle de jornadas, mesmo de profissionais que quase não ficam no escritório.

O que é ponto digital?

O relógio de ponto eletrônico já é conhecido pela grande maioria das pessoas. É aquele que fica localizado na empresa, algumas vezes utilizado com o crachá, outras com a biometria, e deve emitir um comprovante para o colaborador do horário de entrada e saída, e em alguns casos, de intervalo também.

Quando falamos em controle de ponto digital, podemos pensar em biometria, ou em um sistema eletrônico digital, com processadores e lógica digital. Mas ele não é o único!

Hoje, vamos falar de um sistema digital de marcação de ponto feito por aplicativos, com ou sem a utilização de biometria. Por sua disponibilidade de acesso em computadores, tablets e smartphones, o ponto digital dispensa a necessidade de um local físico onde se marque o ponto. Pode ser utilizado em conjunto com o relógio de ponto eletrônico ou individualmente, quando aprovado por convenção coletiva e em acordo com as diretrizes impostas pelo Ministério do Trabalho, que constam na Portaria 1.510/2009. Entre suas funcionalidades, o aplicativo pode apresentar:

  • Gerenciador de tarefas;
  • Integração com catracas para liberação de acesso, que podem até receber configurações de horários permitidos para acesso de cada colaborador;
  • Leitor de impressões digitais ou códigos de barras;
  • Integração com câmeras para identificação de colaboradores, que pode até ter um banco de dados que armazene as fotos enviadas, com tentativas válidas e falhas para consulta futura;
  • Integração com GPS;
  • Alertas de proximidade do final da jornada.

Como o ponto digital pode ajudar sua empresa a economizar?

Evita horas extras

Com uma visão clara dos horários realizados pelos colaboradores, um apurado controle de ponto pode ajudar a prever quais os colaboradores que tem maior potencial de realizar horas extras. Indo ainda além desta previsão que já auxilia no gerenciamento das atividades, o ponto digital oferece funcionalidades que auxiliam na distribuição de tarefas e na promoção interna de equilíbrio entre vida saudável e pessoal de seus colaboradores, reduzindo as horas extras:

  • O gerenciador de tarefas permite a análise das atividades previstas e realizadas por cada colaborador. Com estas informações os gestores têm maior autonomia para entender quais tarefas vão demandar tempo extra do colaborador e podem assim, distribuí-las melhor entre sua equipe.
  • A configuração de alertas pode ser feita para avisar não apenas os colaboradores, mas também o RH e os gestores, que o final de sua jornada diária ou semanal está se aproximando. Desta forma os colaboradores são encorajados a encerrarem seus turnos no horário e assim conseguem um maior equilíbrio entre sua vida pessoal e profissional.

Reduz arredondamentos e erros de marcação

Depender de controles manuais e planilhas feitas pelos próprios colaboradores para marcação de suas jornadas pode causar erros e, diversas vezes, arredondamentos nos horários. Isso porque se o colaborador por algum motivo não fez a anotação no exato momento em que começou a trabalhar, pode acabar tentando fazer uma estimativa posterior que pode não ser precisa.

Às vezes, o colaborador pode acabar arredondando, já que foram só “6 minutinhos” a mais ou a menos. Mesmo em relógios de ponto, é razoavelmente comum que os colaboradores, até para não ter que voltar até o relógio depois, batam o ponto logo que chegam. Depois vão tomar um café, contar sobre o final de semana para os amigos, fazer a maquiagem e só depois de algum tempo vão, efetivamente começar a trabalhar. Ter uma ferramenta móvel que os lembre de realizar a marcação no horário correto, independente de onde estiverem, permite que o tempo de trabalho do colaborador seja rastreado corretamente, assim você paga exatamente o que ele trabalhou. Nem um segundo a mais, nem um segundo a menos; e pode apostar que isso vai trazer uma economia significativa para sua empresa!

Impede falsificações

Algumas vezes os colaboradores podem acabar pedindo para os colegas baterem ponto para eles ao prever que chegarão um pouco atrasados ou até mesmo por estarem fora da empresa, em trabalhos ou treinamentos externos.

Eventualmente, em casos em que a marcação de ponto é feita manualmente ou por planilha pelo próprio colaborador, horários irreais podem acabar sendo marcados para evitar problemas com gestores.

Funcionalidades como o GPS, a identificação por foto, ou por impressões digitais acabam com este tipo de problemas uma vez que permitem que a marcação seja feita online e com segurança. Desta forma a empresa inviabiliza registros falsos e evita custos desnecessários causados por eles.

Com tantas facilidades, além de economizar financeiramente, o ponto digital ainda economiza o tempo de profissionais de RH e gestores, dando-lhes acesso a informações mais elaboradas e precisas que permitem um melhor gerenciamento, não apenas das atividades dos colaboradores, mas também de suas próprias. Com as informações geradas, eles podem se focar em tomar decisões ao invés de produzir relatórios e analisar folhas de ponto. Para que perder tempo com coisas que a tecnologia consegue fazer, muitas vezes até com maior precisão e eficácia?

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