Gestão na folha de pagamento: reduza processos manuais na sua empresa

A gestão assertiva da folha de pagamento é fundamental para obter o controle das transações financeiras referentes às verbas devidas aos colaboradores. Quando a gestão na folha de pagamento é feita de forma inadequada, pode ocasionar inclusive problemas legais para empresa.

Neste post, falaremos sobre algumas falhas que são cometidas em relação à folha de pagamento e sobre quais são as formas de evitar esse tipo de problema. Vamos falar, ainda, sobre a otimização da rotina de setor de recursos humanos para torná-lo mais produtivo e estratégico.

Quais os erros mais comuns de gestão na folha de pagamentos?

Elaborar a folha de pagamentos é uma tarefa que requer bastante cuidado. Além de impactar na receita da empresa, as informações precisam estar corretas para evitar prejuízos e desgastes ao trabalhador. É preciso saber realizar cálculos trabalhistas, e também estar atento a legislação vigente.

Devido à complexidade, existem erros muitos comuns na gestão da folha de pagamentos. As principais falhas estão relacionadas aos erros de cálculos trabalhistas, pagamentos, descontos indevidos, colocação de categoria e enquadramento funcional de maneira incorreta. Além disso, a falta de conhecimento das novas leis trabalhistas e normas válidas também são erros comuns entre as empresas nos dias de hoje.

Quais os problemas ocasionados por falhas na folha de pagamentos?

Em casos de falhas na gestão da folha, pode ocorrer problemas internos devido à insatisfação do colaborador nas situações em que tenha algum valor descontado de forma indevida, além de contratempos caso ele não receba um benefício de forma adequada.

Pode ocorrer, também, penalizações legais, processos trabalhistas e pagamento de multas nos casos em que a falha ferir alguma norma, convenções, acordos coletivos de trabalho ou a Consolidação das Leis de Trabalho (CLT).

O que deve constar na folha de pagamentos?

Primeiro, é fundamental pontuar que a elaboração da folha de pagamento não é opcional: a empresa é obrigada a fazer o documento mensalmente, de acordo com o Decreto nº 3.048, de 06 de maio de 1999.

O documento deve ser confeccionado com as seguintes informações:

  • nome do colaborador;
  • descrição de cargo, função ou serviço prestado;
  • valor referente à remuneração;
  • valores referentes às diárias, ajudas de custos, entre outros;
  • descontos legais;
  • quota de salário-família atribuídas ao colaborador.

O que fazer para deixar a gestão de pagamentos mais assertiva?

Nos casos em que a folha é feita de forma manual, por meio de planilhas Excel, por exemplo, a chance de ocorrer falhas é enorme. Por isso, para evitar esse tipo de erro, a empresa pode adotar algumas medidas simples, como:

  • planejamento das rotinas de recursos humanos, onde sejam estabelecidos prazos para a execução das tarefas;
  • conhecimento acerca da legislação trabalhista e tributária;
  • controle efetivo das horas trabalhadas. O controle de ponto eletrônico pode ser utilizado para automatizar esse processo;
  • uso de soluções tecnológicas para facilitar os processos dentro do setor de RH, e consequentemente reduzir a ocorrência de erros.

Como automatizar a gestão da folha de pagamentos?

Atualmente existem várias soluções tecnológicas que podem ser utilizadas como aliadas do RH para facilitar a gestão de pessoas, controle de ponto e de folha de pagamento. É interessante que a empresa opte, no entanto, por soluções que reúnam todos os dados e documentos num único local para facilitar o controle, reduzir riscos e otimizar a rotina do departamento.

Com a utilização de um sistema de automação, a equipe de RH terá mais tempo para desenvolver a parte estratégica, enquanto o sistema se responsabiliza pela parte operacional da folha de pagamento. Esse tipo de ferramenta atualiza sempre que houver mudanças na situação de algum colaborador e realizam backups para evitar a perda de dados em casos de problemas com o computador ou rede da empresa.

Como escolher a melhor opção de automação da folha de pagamentos?

Existem várias soluções no mercado que possibilitam a automação da rotina de RH. Entretanto, a empresa precisa considerar alguns fatores antes de definir a solução, sendo eles:

1. Tipo de solução

É preciso atentar-se para as particularidades do seu negócio e avaliar a opção por uma solução tecnológica ou que integre todas as rotinas de RH, que gere maior segurança e produtividade.

2. Funcionamento do sistema

É imprescindível observar se o sistema requer ou não a instalação de um servidor fixo para funcionar. O ideal é que a solução seja online, ou seja, não exija instalação, com o objetivo de evitar a ocupação de muitos espaços.

3. Inserção de dados e usabilidade

A inserção de dados deve ser realizada de forma rápida e simples. Em relação à usabilidade, essa é a hora de observar a facilidade de aprendizado da ferramenta: de nada adianta uma solução complicada quando a ideia é otimizar o trabalho.

4. Emissão de relatórios e documentos

Analisar a forma como os dados são fornecidos é outro fator importante, pois não adianta nada ter uma solução caso não seja possível acompanhar as alterações dentro da empresa. Os relatórios precisam ser completos, mas fáceis de serem decifrados e analisados.

5. Benefícios extras

Além da automação, é preciso observar se a atualização dos dados ocorre em tempo real para agilizar os procedimentos internos e se por meio da solução é possível estreitar a relação com os colaboradores.

6. Armazenamento

O ideal é optar por soluções que armazenam os dados em nuvem para garantir maior segurança, além da possibilidade de acesso remoto às informações. Nesses casos, é possível consultar as informações de qualquer computador e/ou dispositivos móveis com acesso à internet.

7. Certificação e suporte

Fique atento às certificações técnicas de eficiência e qualidade da solução. Além disso, ao considerar utilizar uma nova solução, é preciso observar o tipo de suporte oferecido pela empresa. Ou seja, considerar os serviços fornecidos de pós-venda como treinamento, correção de falhas, processo de atualização do software, entre outros.

Agora que você já sabe que é possível melhorar os processos de gestão de sua folha de pagamentos, é hora de dizer adeus aos processos manuais de cálculos trabalhistas, não é mesmo? Afinal, automatizar o RH é o primeiro passo para tornar sua equipe mais estratégica e evitar problemas com a legislação trabalhista.

Que tal conhecer um pouco mais sobre os processos de automação de gestão na folha de pagamento? Confira o site da Xerpa e fique por dentro de todas as novidades da área!

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