O eSocial é uma incógnita ainda para muitos que trabalham com Departamento Pessoal. Com o objetivo de unificar todas as formas de envio de informações ao governo, foi criado um novo sistema que deverá se tornar obrigatório no início de 2018.
Com isso, diversos processos internos também terão que ser modificados. Não só o eSocial consolidará os dados, mas também obrigará a empresa a reportar determinadas informações com muito menos tempo de espera. Algumas informações que antes eram mensais, agora passam a ser semanais ou até diárias. Outras precisarão ser informadas em tempo real pelo sistema.
Para poder fazer esse fluxo de informações funcionar, você terá que adaptar o seu Departamento Pessoal e a sua empresa à esta nova realidade. Nós separamos aqui 8 processos que merecem atenção especial, para assim você já começar a organizar como você precisa agir nesses casos.
1. Cadastros de funcionários precisam estar completos
Como os dados são enviados via eSocial e precisam ser sempre enviados corretamente, será necessário ter certeza que durante a admissão você sempre tem as informações completas antes da data de início. Inclusive, os dados de dependentes ficam ainda mais importantes: como as informações serão mais fáceis de ser cruzadas, não deixe de marcar corretamente os dependentes no imposto de renda.
2. Esqueça o “Retroativo”
Com a frequência maior de envio de informações, o “jeitinho” vai se tornar bem mais complicado ou terá que deixar de existir em diversas situações. Por exemplo, admissões precisarão ser enviadas antes da data de admissão. Rescisões precisarão ser enviadas no mesmo prazo do pagamento – 1 dia para rescisão iniciada pela empresa e 10 dias para quando o empregado pede a rescisão. Alterações contratuais como aumento de salário ou troca de função também deverão ser informadas ao eSocial no momento que acontecerem.
Por último, modificações na folha de ponto ou adição de atestados e afastamentos também não poderão ser feitas retroativamente, forçando as empresas ainda mais a adotarem sistemas digitais de controle de ponto e softwares de gestão de folha de pagamento e RH.
3. Cuidado extra com pagamentos
É lei mas não custa lembrar: pague todos os encargos corretamente. Um exemplo: DSR, sigla para Descanso Semanal Remunerado, é um extra pago em relação às horas extras e o descanso semanal – como parte do salário normal considera o tempo livre, a empresa precisa pagar uma porcentagem a mais para contar como uma “hora extra” para o tempo livre.
Esse é um dos encargos que é mais comum não ser pago, justamente pela dificuldade de calcular e por ser tão específico. A partir do eSocial, vai ser muito mais fácil rastrear esse tipo de pagamento e se ele foi feito corretamente ou não. O pagamento também deverá ser sempre feito no prazo correto, pois irregularidades entre o recebido pelo colaborador e o pago pela sua empresa podem colocar todos na malha fina.
Pagamentos feitos com base em médias serão fiscalizados de perto, já que os valores serão reportados com detalhes.
Por último, o eSocial facilitará ainda mais o rastreamento de pagamentos feitos a funcionários que não foram contados como salário – os famosos “por fora” – e de adiantamentos sem comunicação de origem. Verifique se os encargos estão sendo pagos em todo tipo de remuneração que chega ao trabalhador.
4. Verifique como você trata as leis trabalhistas
Privilégios exclusivos de alguns, falta de equiparação salarial, remuneração incompatível com o CBO e horas extras que são sempre trabalhadas no mesmo horário todo mês são alguns dos problemas trabalhistas que ficarão escancarados para qualquer tipo de fiscalização uma vez que os sistemas estejam unificados. Se isso já é motivo para processo hoje, imagina quando ficar fácil de fiscalizar.
Mais uma vez, seja conservador e siga as leis trabalhistas à risca. Hoje pode parecer só um passivo trabalhista, mas amanhã pode virar uma multa automática.
5. Férias: regras deverão ser seguidas à risca
Como cada detalhe das férias deverá ser reportado em tempo real, junto do espelho de ponto e ausências todas bem documentadas, não será mais possível ter o controle solto que muitas empresas têm hoje de dividir férias em períodos diferentes dos permitidos, tirar férias mas continuar trabalhando ou emitir aviso de férias retroativo.
Comece desde já a fazer do jeito certo: dividir férias sempre só em casos excepcionais, não pode trabalhar durante as férias – nem mesmo ler emails! – e aviso de férias tem que ter no mínimo 30 dias de antecedência. Tenha atenção total às regras de férias desde o momento de marcá-las.
6. Estagiários agora entram nas documentações
Antes, só se precisava reportar qualquer informação sobre estagiários na DIRF. Agora, será necessário fazer um relato completo, inclusive tendo um gestor responsável. O controle que hoje muitas vezes é feito pela própria universidade e que varia muito em intensidade – algumas seguram com punho de ferro e outras mal leem os contratos – será feito pelo próprio eSocial.
7. Atestados ficarão mais importantes do que nunca
Como o eSocial também concentrará dados da Previdência Social e os dados dele serão usados para a liberação de benefícios, sua empresa terá que informar todo atestado acima de 3 dias de duração obrigatoriamente para o eSocial. Além disso, se vários atestados menores que 3 dias chegarem a somar 15 dias de ausência, você terá que informar estes também. Existem alguns motivos para isso acontecer e você pode ler mais detalhes a respeito neste link.
Como é bem mais complicado ficar escolhendo qual você informa e qual não informa, é melhor informar todos de uma vez. Esse informe também precisa ser feito sempre o quanto antes, para não ter problema com o espelho de ponto.
Muita coisa vai mudar! O que hoje muitas vezes gera rixas entre o DP e o resto da empresa porque parece que tudo “engessa” demais a empresa, num futuro próximo começará a gerar multas pesadas.
Como será obrigatório, tudo que podemos fazer é adaptar nossas empresas a esta nova realidade.
Excelente texto!