Internalização x terceirização de folha de pagamento: o que é melhor?

folha de pagamento

Terceirizar ou internalizar a elaboração da folha de pagamento? Essa é uma dúvida recorrente de muitos empreendedores, principalmente quando os negócios estão crescendo e o número de funcionários está aumentando.

A decisão sobre terceirizar ou não baseia-se na maximização de três principais áreas: Recursos, Pessoas e Processos. Quando uma organização é capaz de concentrar seus esforços em seu core business e longe de tarefas que podem ser terceirizadas por fornecedores especializados, o potencial de melhoria e eficiência dos processos é visível. Mas tudo deve ser feito com planejamento ou, em outras palavras, “o feitiço vira contra o feiticeiro”.

Muitos gestores aderem à terceirização pelo simples fato de reduzir custos com funcionários. Com isso, enxugam o quadro de colaboradores de maneira insensata, o que pode ser muito catastrófico para os negócios, conduzindo à perda de conhecimento, “expertise”, desmoralizando a força de trabalho e aumentando a exposição ao risco.

Terceirizar ou internalizar: os dois lados da moeda

A terceirização permite às organizações reduzir a “quantidade” de atividades e operações não estratégicas para atender as necessidades de mudança e adaptação dos negócios. Assim, aspectos associados à folha de pagamento, benefícios, recrutamento e treinamento são mais propensos a serem terceirizados. Áreas mais vulneráveis, que incluem políticas de estratégia, desenvolvimento de liderança e gestão interna tendem a ser mantidas internamente.

Por outro lado, não terceirizar, mas sim internalizar a folha de pagamento pode ser um grande passo na evolução dos negócios, permitindo que gestores conheçam seus processos como um todo e realizem investimentos que posicione a empresa de forma mais eficiente.

Sistemas de gestão e plataformas em nuvem vêm assumindo um importante papel nesse processo, desburocratizam tarefas complexas, aliviando a carga administrativa de papéis e possibilitando que os funcionários possam aplicar suas habilidades e experiências em tarefas mais intensivas de conhecimento do próprio trabalho.

Além disso, empresas não precisam terceirizar totalmente o departamento pessoal. Podem ser estabelecidas parcerias com fornecedores externos que podem, portanto, oferecer processos automatizados, um maior nível de conhecimento especializado e experiência focada na folha de pagamento que as organizações podem optar por não ter internamente.

Qual o papel da folha de pagamento dentro das organizações?

Todas as empresas que mantêm relações trabalhistas devem, obrigatoriamente, elaborar a folha de pagamento. Nela são registradas todas as informações relacionadas ao financeiro do colaborador, como férias, 13º salário, bonificações, prêmios e outros proventos ou descontos que dizem respeito ao período trabalhado.

Por muito tempo, profissionais responsáveis pelos cálculos da folha de pagamento tiveram que elaborá-la manualmente, o que exigia conhecimento específico sobre as leis trabalhistas e previdenciárias e uma constante atualização da área.

A gestão da folha de pagamento é um dos aspectos mais complexos da contabilidade de pequenas e médias empresas, já que se trata de um trabalho cheio de detalhes, onde diversos aspectos circunstanciais e fiscais requerem máxima atenção e confidencialidade.

No entanto, com os avanços da tecnologia, empreendedores podem investir em softwares de gestão. Isso oferece a possibilidade de gerenciar a folha de pagamento internamente, com uma gama de opções flexíveis, customizadas e de forma integrada aos diversos setores da empresa. Assim, a folha de pagamento pode ter uma interface direta ao registro de ponto e ser elaborada automaticamente, levando em consideração informações geradas em tempo real sobre a jornada de trabalho do funcionário, atrasos, horários de almoço, entre outros fatos do dia a dia.

Como administrar a folha de pagamento de forma eficiente?

A folha de pagamento pode ser tornar bastante complexa dependendo do porte da empresa e do número de funcionários, não comportando mais procedimentos manuais. Uma folha de pagamento desorganizada ou mal gerenciada pode bagunçar as finanças e fazer com que a empresa não atraia e nem retenha os melhores profissionais. Além disso, pode levar a atrasos nos pagamentos dos salários aos funcionários, gerando multas e passivos.

Quando bem gerenciada, a folha de pagamento passa a ser um importante instrumento de gestão. Ela evita dores de cabeça com cálculos errados ou que não atendam a legislação, garantindo o crescimento sustentável dos negócios.

Pensando nisso, elaboramos algumas dicas de administrar a folha de pagamento de forma eficiente. Vejamos:

1. Automatize o cálculo da folha de pagamento

Utilizar a tecnologia como aliada é uma vantagem competitiva. Inúmeros sistemas possibilitam realizar o cálculo dos salários integrados diretamente aos dados do relógio ponto, o que facilita que informações como horários de trabalho, faltas e atrasos sejam computadas automaticamente no fechamento da folha de pagamento.

Assim, os funcionários responsáveis pelo cálculo não precisam se preocupar em conferir manualmente os horários de entrada e saída, as faltas, os horários de almoço ou quaisquer outras informações da rotina do colaborador, uma vez que ao utilizar um software integrado tudo é feito de forma rápida, prática e eficiente, eliminando erros com a computação de horas e lançamentos.

2. Provisione o 13º salário e as férias

Apesar dos benefícios do 13º salário e férias serem obrigatórios e estarem previstos em lei, muitos empreendedores são pegos de surpresa na hora de ter que realizar o pagamento. Para não cair nesse tipo de armadilha, é fundamental fazer um provisionamento das férias e 13º salário.

Assim, durante todo o exercício social, a empresa se planeja e reserva certa quantia para não desequilibrar as finanças. Isso possibilita que o pagamento dos benefícios aos funcionários seja realizado dentro da data limite.

3. Controle as horas de perto

Para que realmente o cálculo da folha de pagamento seja realizado com precisão e os proventos e descontos sejam efetuados de forma eficiente, é fundamental ter um registro das horas que cada funcionário trabalhou durante todo o mês.

Os pontos eletrônicos são opções extremamente eficientes para calcular automaticamente as horas trabalhadas, horas extras, faltas, atrasos e outros fatores que interferem diretamente na folha.

Com a automatização do registro da jornada de trabalho do funcionário é possível uma elaboração correta da folha de pagamento, levando em consideração a atualização constante da legislação em vigor e possibilitando um gerenciamento eficiente dos custos com pessoal.

Terceirizar ou internalizar: qual a melhor escolha?

A pergunta que não quer calar: internalizar ou terceirizar a folha de pagamento? A resposta é simples: depende. A empresa precisa avaliar os prós e contras e contrabalancear nas necessidades do negócio, no momento e o que está acontecendo no mercado e na cultura organizacional. Apenas com uma boa avaliação, o gestor poderá decidir qual a melhor opção que se enquadra ao seu negócio.

Antes de qualquer decisão é preciso entender o que é terceirização e internalização da folha de pagamento. Acompanhe!

O que é terceirização da folha de pagamento?

Muitas empresas estão recorrendo ao chamado “outsourcing” ou terceirização, uma estratégia que utiliza serviços de profissionais ou outras empresas especializadas em determinados setores, processos ou atividades.

Ao aderir pela terceirização a empresa passa o direcionamento do foco da organização ao seu core business, principalmente terceirizando atividades operacionais que são custosas e trabalhosas.

A terceirização da folha de pagamento é cada vez mais comum entre as empresas que desejam melhorar a gestão dos processos. Assim, simplifica a rotina do departamento pessoal, que envolvia complexos e demorados procedimentos — incluindo processamentos, cálculos, atualização da legislação trabalhista e previdenciária —, assegurando que a folha de pagamento seja elaborada de forma mais eficiente.

Caso você nunca tenha pensado no assunto ou esteja em dúvida sobre esse assunto, levantamos os 3 principais motivos para terceirizar a folha de pagamento:

1. Serviço especializado

Quando se opta pela especialização, a empresa contratada traz uma equipe altamente especializada na elaboração das folhas de pagamento. Isso significa que profissionais especializados e qualificados estarão atuando no controle dos registros e remunerações, benefícios e descontos de cada colaborador, diminuindo consideravelmente os erros que poderiam acontecer nesses documentos.

2. Redução de custos

A terceirização da folha de pagamento pode ser relativamente mais barata do que manter os serviços dentro da empresa. Ou seja, o processamento mensal das folhas de pagamento demanda que a organização invista na contratação de certos funcionários ou tenha um departamento específico para gerir a folha de pagamento.

Com a terceirização, isso não é necessário: a empresa contratada possui uma equipe específica para atuar nesse tipo de operação, além de oferecer maior segurança quanto a ocorrência de eventuais multas e reclamações trabalhistas por erros de lançamentos.

Entre os principais serviços que podem ser terceirizados se destacam:

Obrigações mensais

  • Admissão e demissão de colaboradores;
  • Anotação nas carteiras de trabalho e cadastramento no PIS;
  • Cálculo das Folhas de Pagamento e Adiantamento;
  • Emissões de Demonstrativos de Pagamentos;
  • Preparar e emitir as guias de Encargos Sociais — INSS, FGTS, IRPF, Contribuições Sindicais e outros;
  • Preparar e emitir os avisos e recibos de férias;
  • Acompanhamento periódico dos exames médicos e afastamentos.

Obrigações anuais

  • Acompanhamento das Convenções Coletivas dos sindicatos e cálculos dos reajustes salariais;
  • Cálculo do 13º Salário;
  • Preparação e entrega dos relatórios DIRF e RAIS;
  • Emissões dos Informes de Rendimentos para Declaração do Imposto de Renda.

3. Aumento da eficiência na gestão dos recursos humanos

Ao adquirir serviços terceirizados para sanar as necessidades das tarefas rotineiras e não estratégicas, a empresa obtém não apenas a redução de custos, mas também passa a direcionar maior atenção na gestão de outras questões essenciais relacionadas aos recursos humanos – tais como a formulação de políticas estratégicas, desenvolvimento de lideranças e gerenciamento de mudanças.

O que é internalização da folha de pagamento?

A internalização, também conhecida como “insourcing”, é um processo inverso da estratégia de terceirização. Nesse caso, a empresa passa a investir nos seus processos internos para alcançar uma melhor eficiência dos colaboradores e das tarefas executadas.

No início das operações, é comum que algumas atividades e processos — como a folha de pagamento — acabem sendo terceirizadas. Com isso, o gestor passa a ter acesso a um recurso especializado de forma mais econômica. Além disso, com o grande número de informações que obrigatoriamente precisam ser enviadas mensalmente e a complexa legislação trabalhista e previdenciária, a terceirização passa a ser uma ótima opção, já que de início dificulta a gestão pelos próprios empresários, que geralmente não possuem conhecimento básico sobre tais processos.

Conforme a empresa cresce, os empreendedores passam a sentir a necessidade de ter um maior controle das operações e ter acesso mais ágil e rápido as informações gerenciais. Nesse momento, o ganho de sinergia entre as áreas de RH, Contabilidade e Financeiro é maior do que a vantagem de terceirizar.

Ao internalizar, o gestor pode ter profissionais especializados na elaboração da folha de pagamento, o que, entre outros fatores, contribui para um maior controle dos dados e maior frequência de reportes, aumentando assim a assertividade nas tomadas de decisão.

A internalização da folha de pagamento também possibilita investir em tecnologia para gerir todo o fluxo de informações, seja da folha de pagamento bem como integrada aos mais diversos setores.

Contratar ou adquirir um sistema de gestão pode ser uma excelente solução para facilitar processos rotineiros, além de reunir as informações e tornar a tomada de decisão menos complexa.

Entre as vantagens de adotar um sistema para gerenciar a própria folha de pagamento se destacam:

1. Solução integrada

Softwares de gestão são modulares, ou seja: cada setor, área ou processo é um módulo e que interagem entre si. Assim, produzem as informações especificas dentro dos departamentos enquanto mantêm uma interface com os demais setores da companhia, dispensando a criação de um arquivo para integração com outros sistemas por exemplo.

Ao gerar a folha de pagamento, a contabilidade passa a ter todas as informações referentes aos valores, impostos e demais dados e o setor financeiro pode realizar os pagamentos automaticamente, uma vez que passa a ter acesso direto ao valor de cada salário. Isso diminui erros, falhas e retrabalho, otimizando o tempo de execução e gerando mais segurança nas informações.

2. Processamento agrupado

Processos manuais ou vários sistemas descentralizados correm o risco de não gerar informações com precisão e podem levar a erros, atrasos de contabilização da folha de pagamento e, consequentemente, atrasos, o que pode gerar multas e outras penalidades.

Com um sistema de gestão integrada é possível processar a folha de pagamento de várias filiais ou sucursais ao mesmo tempo, além do cálculo automático, gerando as obrigações acessórias necessárias, como RAIS, DIRF, SEFIP e CAGED.

Com um sistema de gestão, o empreendedor passa a ter mais controle das obrigações fiscais da sua empresa, assim como oferece uma visão real do quanto está sendo gasto com mão de obra.

3. Pagamento automatizado

Com um sistema online os pagamentos dos funcionários podem ser realizados automaticamente. Com isso, problemas de atrasos ou erros no cálculo passam a ser evitados (ou eliminados) e o gestor tem maior controle do que está sendo pago, uma vez que as informações podem ser acessadas em tempo real e de qualquer dispositivo, possibilitando conferir holerites,relatórios de gastos, entre outros.

4. Processamento rápido

Uma das grandes vantagens de aderir a uma solução interna de gestão da folha de pagamento é o processamento rápido dos pagamentos. Remunerações, 13º salário, férias, relatórios admissionais e outras rotinas passam a ser processadas de forma ágil e rápida.

Com as novas regras do eSocial, a implementação de um sistema de gestão integrado da folha de pagamento evita que a empresa caia nas armadilhas de não fazer lançamentos nos vencimentos, como de novos funcionários depois do fechamento do mês, o que pode comprometer seriamente seu funcionamento.

Terceirizar ou internalizar: prós e contras

É preciso contrabalancear os prós e contras entre terceirizar e internalizar para que o empreendedor possa fazer a escolha mais adequada para seu negócio. Pensando nisso, elaboramos algumas opções que podem ser vantajosas, como outras nem tanto. Vejamos:

Terceirização da Folha de pagamento

Prós

  • Deixando todo o processo de elaboração, emissão e gestão da folha de pagamento nas mãos de fornecedores especializados, o gestor passa a ter mais tempo para investir em processos, tarefas e rotinas de maior prioridade;
  • Um especialista ou equipe multidisciplinar que atua especificamente na elaboração da folha de pagamento passa a estar constantemente atualizado sobre as mudanças na legislação e peculiaridades da folha, o que pode antecipar problemas fiscais futuros;
  • Com a terceirização, menos pessoas envolvidas dentro da empresa precisarão conhecer as informações contidas no documento, o que pode reduzir melindres internos, uma vez que se trata de dados confidenciais

Contras

  • Os custos de uma terceirização podem ser maiores que investimentos aplicados numa gestão interna da folha de pagamento que, muitas vezes, uma pequena empresa não pode arcar;
  • Pode implicar em perda de controle de um dos elementos mais importantes da empresa, em termos de negócios e em relação à confiabilidade das informações;
  • A comunicação entre a empresa e o fornecedor terceirizado precisa ser eficiente. Ou seja, requer processos muito bem definidos e ágeis para que não haja problemas de comunicação que possam incorrer em erros. Por exemplo, notificar em tempo quase real quando uma pessoa é demitida, sofreu acidente de trabalho, entrou em férias, etc.;
  • O gestor passa a não ter acesso direto à folha de pagamento. Isso torna mais difícil uma análise estratégica ou verificar algo ou alterar alguma informação com agilidade;
  • É preciso estabelecer um prazo para que o contratante feche a folha de pagamento e a data de pagamento dos seus funcionários, considerando um tempo adicional.

Internalização da folha de pagamento

Prós

  • Em geral, a gestão da folha de pagamento dentro de casa costuma ser bem mais em conta, uma vez que o empreendedor economiza com taxas de terceiros e outros custos recorrentes;
  • A gestão da folha de pagamento internalizada pode ser integrada a um software de gestão, agilizando a entrada de dados e mantendo uma interface com outros setores da organização, como contabilidade, financeiro, etc;
  • É possível ter uma visão geral das finanças em tempo real, além de ter um maior controle, já que as informações confidenciais não estarão de posse de terceiros;
  • A internalização da folha de pagamento permite controlar a quantidade de tempo gasta em todo o processo e, consequentemente, monitorar os custos envolvidos;
  • Se o software de gestão é baseado em nuvem (cloud), é possível acessar todos os dados sempre que quiser e for preciso, bastando um usuário e senha e acesso à internet.

Contras

  • Os funcionários que tiverem acesso ao software de folha de pagamento devem ser muito bem treinados para entender todo o processo de funcionamento e ter consciência da importância em gerir com sigilo as informações contidas ali;
  •  O gestor precisa dedicar um bom tempo para analisar as opções de software do mercado e escolher aquela que é, de fato, mais adequada ao seu modelo de negócio;
  • É preciso contar com pessoas com as habilidades certas na equipe, que possam gerenciar o software e que se atualizem quanto às mudanças de legislação pertinentes à gestão da folha.

Antes de terceirizar verifique

  • Se a empresa terceirizada oferece todos os serviços que a diferencie dos processos internos de elaboração da folha de pagamento ou se apenas processa a folha de pagamento. Além disso, verifique se tem apoio a soluções de RH em nível estratégico e se oferece valor agregado, como relatórios gerenciais — não deixe de checar o histórico do fornecedor;
  • Se possui uma equipe multidisciplinar que possa sanar eventuais dúvidas, como advogados trabalhistas, especialistas em recursos humanos, equipe de tecnologia, contadores, entre outros;
  • Se utiliza ferramentas tecnológicas que ofereça suporte aos processos e gerenciamentos aos colaboradores;
  • Que tenha soluções integradas, como diagnóstico de gestão de pessoas, políticas de contratação/remuneração/cargos e salários, participação de lucros (PLR), gestão de competências e habilidades;
  • Que tenha suporte para gerenciar a contratação e programa de benefícios corporativos, como vale-alimentação, vale-transporte, assistência médica, entre outros;
  • Que tenha um modelo de comunicação com a empresa eficiente. Os prazos de execução e entrega devem ser rigorosamente seguidos e monitorados entre as empresas para que todas as obrigações sejam cumpridas no prazo.

Antes de internalizar verifique

  • A empresa está disposta a investir numa gestão eficiente de folha de pagamento, o que inclui sistemas de automação e otimização, treinamento de funcionários e demais questões que são peças-chave;
  • A empresa está disposta a alterar a cultura da organização e investir na padronização e integração dos processos por meio da aderência a softwares de gestão;
  • A empresa tem recursos para investir numa boa estrutura de TI?
  • A empresa está crescendo e o número de funcionários está aumentando: é viável investir numa equipe de RH maior, automatizando e otimizando os processos ou é melhor terceirizar a folha de pagamento e focar em áreas mais estratégicas?

Conclusão

Gestores que gastam muito tempo com aspectos operacionais, como a folha de pagamento, acabam perdendo o foco na atividade principal da empresa, reduzindo assim a eficiência operacional das suas atividades mais importantes, como o planejamento e administração do seu próprio negócio.

A medida que as regras trabalhistas e previdenciárias da folha de pagamento se adaptam, manter o conhecimento interno para controlar todas essas mudanças pode se tornar algo complexo e muito caro, quando isto acontece, é um sinal de que o empresário precisa pensar se é mais vantajoso terceirizar ou investir na internalização.

O fator crucial na adaptação destas mudanças no processo de elaboração e gerenciamento da folha de pagamento está na aderência a ferramentas e tecnologias que levem a organização a um patamar mais sólido em termos de gestão de capital humano.

Contar com uma consultoria especializada em folha de pagamento e legislação trabalhista e previdenciária pode ajudar, e muito, na migração ou expansão da empresa para um novo patamar, economizando tempo nos ajustes, dinheiro nas mudanças e evitando possíveis dores de cabeça.

E aí, já se decidiu quanto à terceirização ou internalização da folha de pagamento? Ficou com dúvida ou quer compartilhar alguma experiência conosco? Deixe seu comentário nos campos abaixo!

 

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