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Onboarding: como criar um processo de integração para recém-contratados?

O onboarding é o processo de integrar os colaboradores recém-contratados. Com isso, eles não perdem tempo, durante os primeiros dias na empresa, já inseridos na cultura organizacional, na sua rotina e nas principais responsabilidades do seu cargo. Para isso, é importante ter um planejamento em que o RH participa, ativamente, desse trabalho de aproximação dos profissionais com o dia a dia da organização.

Até por conta desse trabalho contínuo, integrar os colaboradores recém-contratados ao time pode ser um desafio para o RH

Entretanto, existem algumas práticas que tornam o processo de onboarding bem-sucedido e geram inúmeros benefícios para as empresas. Que tal aprender um pouco mais sobre o assunto?

Neste post, explicaremos esse conceito, elencaremos seus benefícios e listaremos um passo a passo para que você possa criar e implementar um processo de integração de sucesso em sua organização. Confira!

Afinal, o que é onboarding?

Onboarding é uma expressão da língua inglesa que pode ser traduzida como “embarcando”. Ela está associada ao processo de integração de colaboradores recém-contratados à empresa.

O processo é responsável por apresentar aos novos funcionários a cultura da empresa, seu código de ética, missão, visão, valores, seus processos e apresentar esses colaboradores ao time.

Esse procedimento tem um papel estratégico dentro das empresas e o RH é o setor responsável por executá-lo. Integrar os recém-chegados de forma efetiva pode gerar uma série de benefícios para os negócios, incluindo redução de custos e rotatividade.

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Quais os benefícios do onboarding?

Para que você consiga ter uma visão mais ampla e uma compreensão mais detalhada de como o onboarding pode ser útil para a empresa, elencamos alguns dos benefícios que esse processo pode gerar:

 

Motivação

Colaboradores que passam por um procedimento de integração bem estruturado, iniciam o trabalho mais motivados. Isso acontece porque a insegurança é deixada de lado e ela dá lugar ao anseio de contribuir com a empresa e com os colegas.

Desse modo, a importância de uma apresentação clara e motivadora sobre a cultura da empresa e seus valores fica ainda mais evidente, não é mesmo? Um colaborador motivado pode contagiar o time!

Um bom exemplo disso são os trabalhos de integração que reforçam a identidade cultural da empresa. Quando existe uma identificação e familiaridade de perfis, o profissional já se sente “em casa”, e com disposição de sobra para mostrar um bom trabalho desde os primeiros dias.

 

Integração

O onboarding é muito favorável para promover a integração do recém-contratado ao time

Uma boa maneira de fazer isso é realizando um encontro para apresentação dos novos colaboradores do mês e promovendo um momento de aproximação. Assim, o desconforto desaparece e o clima organizacional só se beneficia.

Tente quebrar o gelo, então, e fazer com que os seus colaboradores novos e os veteranos possam aprender mais sobre o outro desde o princípio.

 

Retenção de talentos

Talentos bem integrados e motivados que conhecem a cultura da empresa tendem a permanecer nela. Isso porque eles já iniciam seu trabalho compreendendo como a organização funciona e tendo clareza sobre o ambiente.

Funciona de maneira similar ao que dissemos no primeiro tópico. A primeira impressão, se mantida efetivamente ao longo de todo o ciclo entre o empregador e o empregado, vai servir como o início de uma relação duradoura.

Pense, por exemplo, em ações de engajamento que mantêm essa identificação ativa. O colaborador vai continuar sendo um profissional motivado, e interessado em construir a sua carreira internamente.

 

Redução da rotatividade

O onboarding permite ainda a redução do turnover, ou seja, da rotatividade dos funcionários. Um processo bem executado, do mesmo modo que retém talentos, reduz a evasão de colaboradores. 

Isso ocorre porque a empresa deixa claro para o recém-contratado o que ele encontrará no seu dia a dia de trabalho: os processos, a cultura e as métricas mais procuradas pelos especialistas de RH e gestores, entre outros.

Como resultado, a familiaridade com esses itens acima, bem como a identificação com eles, faz com que as pessoas não queiram sair da empresa. 

E, com a rotatividade baixa, o processo de integração do onboarding vai funcionar como um verdadeiro investimento de redução de custos e geração de valor para a organização.

 

Treinamento e capacitação

Outro benefício é o treinamento e capacitação dos novos colaboradores. Eles já entram na empresa sendo bem treinados e preparados para lidar com suas atividades do dia a dia. Investir nesse aspecto é prevenir erros futuros e garantir melhores resultados.

Com a integração de novos colaboradores — e também no desenvolvimento de suas equipes —, o onboarding na empresa blinda-a de problemas imprevistos.

Quer um exemplo? O treinamento vai gerar maior facilidade nos processos de integração. Juntos, os profissionais vão simular situações em que eles vão responder conforme os seus instintos e habilidades, mas também da maneira que a gestão já trabalha.

E isso reduz ao máximo os problemas e obstáculos de resolução das atividades.

Qual a função do RH no onboarding?

O RH é o setor que mais contribui com a implementação do onboarding. Afinal de contas, são os seus especialistas quem recrutam os profissionais a partir do perfil indicado para cada cargo na organização.

Além disso, a integração do RH é fundamental para facilitar o processo de absorção dos recém-contratados. Sendo uma área que conhece todos os departamentos, o fluxo de trabalho e as necessidades de cada um, é o lugar ideal para concentrar todo o trabalho.

Quais são as etapas do onboarding?

Falaremos, adiante, da estratégia mais eficaz para implementar o onboarding. No entanto, vale conhecer antecipadamente as etapas do onboarding. Desta forma, o seu processo de integração de novos colaboradores já pode ser analisado antes mesmo de entender como chegar a um trabalho eficiente. 

Confira, a seguir, as etapas de um onboarding para a empresa:

  • pré-chegada, que é o envio de e-mail preparando o futuro colaborador da empresa;
  • introdução e orientação, que é a informação sobre a cultura da empresa, as expectativas para o cargo, o que é esperado do profissional etc.;
  • assimilação, que é o trabalho de alinhar com o recém-contratado todo o material de onboarding utilizado;
  • integração e contribuição, que consistem em ações de onboarding para aproximar os novos colaboradores de suas atividades, e também dos seus colegas e situações em potencial que serão trabalhadas;
  • mapeamento e planejamento, que consiste no trabalho do RH em conhecer, especificamente, as particularidades de cada cargo na empresa para criar uma estratégia (e um cronograma de onboarding) consistente e personalizável;
  • implementação, que é a parte prática trabalhada entre o setor de RH e também a gestão;
  • acompanhamento, que consiste em observar os sucessos e os pontos de melhoria na sua metodologia de onboarding.

Vamos ver como esse trabalho pode ser aplicado na prática?

Como implementar onboarding?

Para implementar um processo de onboarding de sucesso, é importante estruturar o procedimento de forma cuidadosa e estratégica. Para facilitar esse trabalho, criamos um passo a passo que pode ajudar você.

 

1. Defina o objetivo

Antes de criar seu projeto, você precisa definir o objetivo desse processo. Será engajar esse novo colaborador? Será capacitá-lo para desempenhar determinada função? Será uma ação de retenção de talentos? Tendo isso em mente, será possível avançar para os próximos passos.

Se o objetivo é a facilidade na integração do profissional, o processo de onboarding deve seguir os passos que citamos anteriormente, que vão se estender desde a finalização do processo seletivo até o profissional estar plenamente integrado.

 

2. Baseie-se nos 4 Cs

O procedimento contempla quatro níveis, conhecidos como 4Cs: conformidade, clarificação, cultura e conexão. Esses níveis guiarão o processo de integração e torná-lo mais efetivo e claro. Entenda cada um deles um pouco melhor:

  • conformidade: na base dessa pirâmide está a conformidade, que é o primeiro nível de onboarding e engloba o ensino de processos, regras, código de ética e demais políticas da empresa;
  • clarificação: associada à compreensão dos novos colaboradores a respeito da função, a clarificação também tem a função de alinhar as expectativas entre organização e funcionário;
  • cultura: nesse nível, a empresa deve apresentar sua cultura e seus valores ao recém-contrado, deixando claro como é o clima organizacional e indicando normas de conduta;
  • conexão: essa etapa está ligada às relações interpessoais do novo colaborador. Aqui, é importante fazer as devidas apresentações e integrá-lo ao time.

Em geral, essas são as etapas do onboarding que você pode usar, aqui, e que atuam como verdadeiras ferramentas para você construir um cronograma de integração impecável.

 

3. Monte um cronograma

Ter um cronograma de onboarding para o processo de integração é essencial. Nele, é importante definir quais atividades serão executadas e em quais dias. 

Por exemplo: no primeiro dia, o novo colaborador assistirá aos vídeos de segurança, apresentação de regras e conhecerá os processos. Já no segundo dia, ele deverá compreender quais as expectativas da empresa e quais são suas métricas de desempenho.

 

4. Determine os KPIs de cada cargo

Pré-definir os indicadores-chave de performance (KPI) de cada cargo é importante para alinhar junto ao colaborador as expectativas da organização. Desse modo, ficará mais claro quais metas ele deve atingir e quais resultados deve gerar.

Imagine a facilidade de explorar isso durante o processo de recrutamento ou mesmo antes de esse colaborador ter o seu primeiro dia de trabalho?

Com base nessas informações antecipadas, o funcionário já começa o trabalho não apenas reativo às suas atividades, mas compreendendo o seu papel-chave por meio do cumprimento dessas metas.

 

5. Documente todo o processo

Documentação é fundamental em toda criação de processos. Afinal, é a esse documento que a empresa recorrerá na hora da execução e ele ajudará a manter um padrão de qualidade. Garanta que o processo esteja claro e bem documentado.

Para isso, convém ter um software de gestão que facilite a visualização das métricas, bem como o relatório de desempenho. Consequentemente, a avaliação do setor de RH é mais assertiva e rápida.

 

6. Compartilhe com os gestores

Em seguida, é preciso compartilhar essa documentação e os procedimentos com os gestores de cada setor e com colaboradores responsáveis pela execução do processo de integração. Será muito útil ter os líderes contribuindo com o onboarding dos novos contratados.

 

7. Acompanhe a execução

Além de criar e implementar o onboarding, acompanhar seu desempenho é uma parte importante do sucesso dessa metodologia. Verificar se os feedbacks estão sendo positivos e os resultados estão de acordo com o esperado, ajudará o RH a promover melhorias sempre que necessário.

Como fazer um onboarding digital?

De maneira complementar, é possível aprender como fazer um onboarding digital, agilizando ainda mais o processo de integração. E, é claro, minimizar o trabalho burocrático do seu setor de RH.

Confira abaixo as nossas dicas sobre o assunto:

  • desburocratize o processo de onboarding. Use vídeos e outros materiais (visuais, gráficos ou de leitura) que possam fazer o que um profissional faria por meio de discursos;
  • desenvolva materiais para cada tipo de cargo na empresa. Isso reduz o trabalho dos seus profissionais e agrega mais dinamismo a todo o processo;
  • gerencie a expectativa das pessoas. Lembre-se de criar identificação e familiarização com todas as suas etapas do onboarding;
  • tenha plataformas que integrem os dados gerados pelos profissionais. Assim, fica mais fácil visualizar quais ações de onboarding estão surtindo o efeito esperado e quais podem ser melhoradas.

Quer ver como algumas empresas têm trabalhado com esse tipo de proposta de onboarding assertiva?

Quais empresas inspiram com suas estratégias de onboarding?

No mercado, muitas empresas podem nos ensinar a respeito do onboarding e como criar um processo de integração único. Sem falar em outras possibilidades, como o treinamento qualificado para reduzir os erros internos. Vamos ver algumas inspirações?

  • o LinkedIn torna o primeiro dia do colaborador mais especial. Para isso, o primeiro dia é recheado de surpresas, com um caderno e um livro que explicam as melhores práticas para desempenhar um papel fundamental dentro da empresa;
  • o Facebook também investe em onboarding com um treinamento de seis semanas aprofundando-se nos papéis desempenhados, internamente, e também na cultura organizacional da rede social mais usada no mundo;
  • a Apple também trabalha com um onboarding diferenciado, oferecendo produtos da marca para o usuário assimilar, completamente, a identidade da empresa em suas próprias soluções;
  • a gigante tecnológica Google também reserva algumas horas, do primeiro dia do colaborador, para explorar toda a sua identidade, e como o perfil do colaborador se encaixa nessa imensa engrenagem corporativa;
  • a Thermo Fisher Scientific reduziu o processo de um semestre inteiro de treinamento com uma solução de onboarding que ajuda, rapidamente, na integração dos novos funcionários. Isso acabou com os erros rapidamente, no dia a dia;
  • a Spark Digital reduziu os erros dos colaboradores, com um dos softwares utilizados, com um onboarding que acompanhou a todos na realização de suas atividades. Assim, identificou-se os erros e dificuldades, minimizando-os por meio de um treinamento personalizado.

Viu como o onboarding do RH é uma tarefa indispensável, e em múltiplas frentes, para o desenvolvimento da sua empresa?

Para compor uma ação completamente alinhada com os seus objetivos e necessidades, aproveite para ler, também, nossas nossas dicas com um guia completo de integração para novos colaboradores!

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