Integrar os colaboradores recém-contratados ao time pode ser um desafio para o RH. Entretanto, existem algumas práticas que tornam o processo de onboarding bem-sucedido e geram inúmeros benefícios. Quer saber quais são os materiais indispensáveis do kit de integração para novos colaboradores? Continue lendo!

 

O que é onboarding?

Onboarding é uma expressão da língua inglesa que pode ser traduzida como “embarcando”. Ela está associada ao processo de integração de colaboradores recém-contratados à empresa.

O processo é responsável por apresentar aos novos funcionários a cultura da empresa, código de ética, missão, visão, valores, processos e apresentar esses colaboradores ao time.

Ele tem um papel estratégico dentro das empresas e o RH é o setor responsável por executá-lo.

Integrar os recém-chegados de forma efetiva pode gerar uma série de benefícios para os negócios, incluindo redução de custos e rotatividade.

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Kit de integração para novos colaboradores: lista de materiais

1. Mensagem de boas-vindas

Esse é o primeiro item do kit de boas vindas para novos colaboradores, e um bastante fundamental.

Em muitas empresas, o novo funcionário recebe uma mensagem padrão que é assinada pelo presidente da companhia, pelo diretor da área correspondente ou, no caso das empresas menores, essa apresentação fica por conta do gestor da equipe no qual esse novo funcionário irá trabalhar.

É importante que o tom da mensagem seja otimista e informal.

No conteúdo, pode-se destacar pontos importantes da cultura da empresa ou simplesmente votos de felicidade para o novo desafio.

Se a empresa tiver alguns itens personalizados, essa é a hora de apresentar ao novo colaborador:

Documentos informativos e guias

Inclua no kit de integração para novos colaboradores o básico que os novos contratados devem conhecer sobre sua empresa e seu pessoal.

Forneça informações que ajudem os novos funcionários a se habituar em seu novo espaço de trabalho e evite que eles façam perguntas desconfortáveis ou óbvias. Veja algumas sugestões:

  1. Manual do funcionário;
  2. Formulários de RH , como:
    • Contrato de emprego;
    • Formulários de benefícios;
    • Formulário de contato de emergência;
    • Acordos de confidencialidade;
    • Reconhecimento de políticas da empresa;
    • Agendas para o primeiro dia do novo contratado e a primeira semana de trabalho.
  3. Organograma;
  4. Mapa do escritório;
  5. Um diretório de funcionários, incluindo os de cada funcionário:
    • Número de telefone;
    • E-mail;
    • Nome de usuário no aplicativo de mensagens da empresa.
  6.  Um guia com pontos de acesso locais, incluindo nas proximidades:
    • Cafés;
    • Restaurantes.

Esses materiais do kit boas vindas da empresa ajudam o funcionário no novo ambiente de trabalho e informam sobre sua nova função e sobre a empresa.

Esses materiais podem ser entregues antes de sua data de início para mostrar que a empresa está animada para a sua chegada. Ou, pode ser entregue no primeiro dia de trabalho, deixando os materiais em em sua mesa.

 

2. Apresentação da empresa

Essa é uma etapa fundamental do acolhimento do novo funcionário que consiste em familiarizar o recém-contratado.

Isso ocorrerá tanto com o espaço físico, no qual ele irá trabalhar, quanto com a empresa, os seus valores e demais informações sobre a situação dos negócios. E, é claro, a posição dele dentro da corporação.

O Recursos Humanos deve também contar um pouco da história da empresa, das motivações dos fundadores e das dificuldades enfrentadas, aumentando o engajamento emocional do novo funcionário com a empresa.

Como parte do kit de integração para novos colaboradores, pode ser feita uma apresentação da empresa com um tour do departamento de Recursos Humanos junto ao novo funcionário.

O “tour” pela empresa deve começar com uma apresentação às pessoas com quem o colaborador irá trabalhar diretamente e ao escritório ou mesa onde ele irá ficar.

Posteriormente, é fundamental mostrar o ambiente e os pontos de importantes do local, como os banheiros, a copa e a sala de reuniões.

Também é interessante que ele seja apresentado a todos os departamentos e aos colegas de outras áreas.

 

3. Produtos e serviços oferecidos pela empresa

Um dos papéis que podem ser executado pelo departamento de Recursos Humanos no kit de integração para novos colaboradores, é criar uma apresentação/portfólio com uma descrição completa para fornecer ao novo funcionário.  

Esse é um item importante, que as vezes, as empresas acabam não dando muito importante e focando apenas na área/serviço que o colaborador irá atuar.

Mas, um panorama geral sobre a empresa, pode gerar uma grande admiração do novo funcionário. Dê uma visão geral sobre os serviços e produtos oferecidos pela empresa.

O RH também pode solicitar para a área do Produto ou Vendas fazer essa apresentação ao novo colaborador. Isso incentivará um contato maior com outras áreas, logo nos primeiros dias.

 

4. Políticas e procedimentos internos

Não espere que o novo funcionário descubra apenas no dia a dia qual é a política e os procedimento internos, como por exemplo, código de vestimenta da empresa, ou a política de emenda de feriados.

Como é o uso da geladeira? Que horas o escritório abre? Como é o uso do estacionamento? São várias regras que você deve comunicar.

Crie um documento claro e descritivo de todas as políticas e procedimentos internos e distribua isso logo no processo de integração. Faça uma apresentação desse documento e tire todas as dúvidas que surgirem.

 

5. Descritivo das funções do novo funcionário

É sempre bom documentar no kit de integração para novos colaboradores a descrição de cargo do novo funcionário.

Tendo esse documento como “apoio”, o novo funcionário poderá, nos primeiros dias, consultar esse documento diversas vezes para alinhar tudo que ele está aprendendo com o que se espera dele.

Deixar isso transparente motiva e aumenta a sua produtividade.

Investir em pessoas é uma das fontes de investimento mais importantes para que uma empresa seja bem-sucedida.

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Onboarding bem sucedido!

Quando o onboarding é realizado corretamente, ele gera:

  • maiores níveis de engajamento e motivação;
  • maior comprometimento organizacional;
  • ajuda a melhorar a performance dos novos colaboradores;
  • menos estresse tanto para os funcionários atuais quanto para os novos, durante o período de adaptação dos recém-contratados.

Por fim, entendemos que a integração de funcionários é uma atividade que deve fazer parte da rotina de todas as empresas.

Lembre-se que seu principal objetivo é fazer com que o novo funcionário se sinta à vontade e bem recebido por sua empresa.

O kit de integração para novos colaboradores descritos acima, são uma forma de apoiar e tirar dúvidas que podem surgir do dia a dia do novo funcionário.

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