Integrar bem os funcionários faz toda a diferença. Entenda por que e saiba como fazer isso!

Está mais do que na hora da sua empresa investir pesado para aprimorar esse momento importante na carreira dos seus colaboradores

Já se foi o tempo em que o funcionário chega no seu primeiro dia de trabalho, entra em uma “sala de admissão” e passa algumas horas vendo vídeos institucionais antigos e preenchendo uma papelada sem fim. Aquela rotina de assinar papéis, ir atrás de documentos – quem nunca ouviu aquele “onde encontro o número do meu PIS?” – falar com o RH, fazer testes antiquados no computador e, depois, sentar em seu cubículo em silêncio enquanto aguarda o “pessoal da TI” liberar seu login para começar o trabalho ficou no passado.

A boa integração de um colaborador ao seu novo ambiente de trabalho, especialmente após sua admissão, mas também durante todo o período em que ele trabalhar na empresa, melhora a produtividade e reduz o chamado turnover, ou a saída de funcionários. Grandes empresas já começaram a perceber a importância de um bom processo, que pode demandar tempo, mas reduz a rotatividade nos primeiros dias dos novos empregados, segundo matéria da EXAME.

Fazer com que o colaborador se sinta bem-vindo e continue se sentindo em um ambiente agradável reforça o trabalho em equipe, reduz o número de faltas, melhora o clima organizacional e até a imagem da empresa. Enfim, não faltam motivos – você pode ler mais aqui – para se investir em um bom processo de integração.

O que não fazer

Confira alguns dos principais erros cometidos pelas empresas durante o processo de admissão, que podem ser facilmente evitados, segundo a Catho:

  • Realizar um trabalho de integração incompleto;
  • Não deixar claro o papel do profissional dentro da organização;
  • Não comunicar adequadamente o ingresso do novo funcionário;
  • Não comunicar de forma clara o código de valores da empresa.

A maior parte desses erros pode ser evitada ao se automatizar e modernizar o processo de admissão dos funcionários. Menos papelada, mais informações e formulários online. Evita o desperdício de papel, a perda de documentos e facilita o acesso do funcionário a informações importantes sobre a empresa e o novo cargo a ser exercido por ele. Boa comunicação é a chave.

Então, como integrar quem acabou de chegar?

Algumas medidas simples de integração podem fazer toda a diferença para o funcionário recém-contratado e evitar o famoso “climão” no futuro, como por exemplo a distribuição de informações sobre a cultura da empresa – de preferência online! Enviar para o colaborador um manual de políticas e normas internas deixa claro para ele o que é esperado dos funcionários da empresa e qual o código de valores do local onde ele está trabalhando.

Uma medida menos comum, mas extremamente interessante: já pensou em enviar também um organograma funcional da empresa? O ideal é apresentar o novo funcionário pessoalmente pelo menos para a equipe com quem ele vai trabalhar de maneira mais próxima, mas é importante que ele conheça também os demais colaboradores, chefes, gerentes etc.

Outlook, Word, Excel e todos esses programas estilo “pacote Office” e similares já são velhos conhecidos do público, mas você já chegou em uma empresa nova e ouviu nomes antes completamente desconhecidos? Um mapa de sistemas pode ajudar o novo funcionário a se integrar de maneira mais rápida e sem constrangimentos. Sua empresa usa o Slack para se comunicar? Usa o Trello para fazer boards? Tem um comunicador interno, uma plataforma específica para e-mails? Não faça com que seu novo funcionário passe dias perdido juntando coragem para fazer uma pergunta que parece “boba”. Se antecipe a esses momentos e ofereça informações necessárias para que ele se integre sem dificuldades.

Tudo isso pode ser feito além daquele processo básico de documentação, organização do local de trabalho, fornecimento de e-mails, senhas e crachás. Vale repetir, porém, que o processo “básico” hoje é feito de maneira muito mais eficiente por vias automatizadas e digitais.

Trabalho em equipe

A importante tarefa de integração não é somente do RH. Toda a equipe deve estar envolvida no processo e nada substitui o contato pessoal. Nem que seja aquela boa e velha reunião, por mais atarefada que seja sua equipe, para se apresentar o novo membro dela. Uma coisa é fato: esses minutos gastos para apresentação pessoal fazem toda a diferença no futuro do novo (e dos antigos) funcionários da empresa.

Como dar um passo além para garantir a integração do funcionário recém admitido? Como manter a tão importante cultura das boas-vindas na sua empresa? Além das maneiras citadas, todas as atividades em grupo ajudam a integrar seu time. Uma empresa com um bom clima organizacional oferece continuamente treinamentos para seus funcionários, sessões de brainstorming para discussão de ideias coletivamente e reuniões. Do lado mais “divertido” da moeda, é possível organizar happy hours com seus colaboradores, comemoração de resultados alcançados e até comemorações de promoções e aniversários.

Lembre-se: “é necessário realizar um programa estruturado de comunicação interna, com canais, instrumentos e ações importantes para dar maior visibilidade aos objetivos organizacionais”, como disse o analista Vinicius Gouveia, da Fundação Vanzolini, para a Catho. Você e a sua empresa podem contar com a Xerpa para isso.

Faça a integração de uma melhor forma com a Xerpa

O modo como fazemos as coisas está mudando. Revolucione a admissão e integração dos seus funcionários com as ferramentas oferecidas pela Xerpa. Chega de burocracia e papelada: o próprio funcionário tira foto dos seus documentos e preenche o formulário online. Com um design simples e intuitivo, fica claro cada etapa que deve ser seguida e nada fica faltando.

Para evitar aquela admissão impessoal, a ferramenta de admissões online ainda permite que você dê as boas-vindas ao seu funcionário da sua maneira – inclusive usando vídeos. E sabe aquela longa lista de e-mails intermináveis entre o RH e o seu novo funcionário? Pode dar adeus a isso também. Com a ferramenta da Xerpa o colaborador pode entrar em um chat e tirar todas as suas dúvidas de maneira fácil e rápida.

A ferramenta de admissões online da Xerpa ainda faz integração com os outros sistemas oferecido pela empresa, como o seu sistema de folha de pagamento.

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