Como tirar o número do PIS para um novo funcionário?

O número do PIS é a identificação do trabalhador para a Previdência Social e Ministério do Trabalho e Emprego. Ele é usado para a identificação individual do trabalhador nos recolhimentos ao FGTS e INSS e o envio das obrigações mensais, como SEFIP e CAGED, e anuais, como a RAIS.

O cadastramento do PIS é obrigatório e deve ser feito pelo próprio empregador, quando o funcionário é contratado em seu primeiro emprego. Hoje existem quatro formas — segmentadas em três alternativas — para efetuar o cadastro do PIS: por meio da internet, diretamente em contato com uma agência do banco Caixa Econômica Federal ou por meio do cadastramento em lote.

Acontece que existe muita coisa por trás da burocracia sobre como tirar o número do PIS. Isso porque muitas pessoas ainda têm dúvidas quanto à sua importância e para que ele serve para o colaborador — questões que serão esclarecidas ao longo deste artigo. Acompanhe!

 

O que é e qual é a importância do PIS?

Em resumo, o PIS é a abreviatura para o Programa de Integração Social. Trata-se de uma contribuição tributária efetuada pelas empresas e que é destinada exclusivamente aos profissionais do setor privado.

A importância disso está diretamente associada ao financiamento de uma série de benefícios e direitos dos profissionais, como:

  • Seguro-desemprego;
  • Abonos;
  • Recolhimento do FGTS;
  • Prestação de informações para o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
  • Participação na receita das empresas, órgãos e entidades dos profissionais das classes pública e privada.

Para os colaboradores de um negócio do setor privado, o PIS atua tanto como um meio de identificação individual dos profissionais como uma senha para que essa pessoa tenha acesso aos fundos sob a responsabilidade da Caixa Econômica Federal. Casos do seguro-desemprego e do FGTS, por exemplo.

Vale destacar, ainda, que o empregador deve estar ciente se o colaborador possui — ou não — um número do PIS. Ele deve ser feito durante o primeiro emprego e é realizado por meio do DCN (que é a sigla para o Documento de Cadastramento do NIS — o Número de Identificação Social). E é aí que chegamos ao ponto central de nosso artigo: como tirar o número do PIS para um novo funcionário de sua empresa?

 

Como tirar o número do PIS para um novo funcionário?

Como destacado no início do artigo, muitos profissionais em início de carreira não sabem, ao certo, como tirar o número do PIS para um novo funcionário. E, abaixo, nós destacamos os principais meios para cumprir esse objetivo:

Através do Conectividade Social, com Certificado Digital ICP

É possível fazer o número de PIS de um funcionário através do site Conectividade Social da Caixa Econômica Federal. Se a sua empresa está enquadrada nos regimes tributários de Lucro Presumido ou Lucro Real, para acessar o Conectividade Social é necessário possuir o Certificado Digital padrão ICP-Brasil. O Certificado é emitido por qualquer autoridade certificadora credenciada junto ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação. Caso a sua empresa ainda não possua o Certificado, veja aqui como obtê-lo.

Ao acessar esse site, com o certificado digital plugado em seu computador, automaticamente será aberta uma janela para você selecionar o Certificado Digital da empresa em que o empregado será registrado. Dentro do site, o processo é muito simples: é só selecionar a opção Cadastro NIS e depois clicar em Incluir Pessoa Naturalpara que você possa acrescentar os colaboradores, um a um, no sistema.

Você vai precisar preencher, ainda, os dados pessoais do trabalhador, como:

  • CPF;
  • RG;
  • Nome dos pais;
  • Dados da Carteira de Trabalho.

Veja o manual da Caixa se quiser se familiarizar com o sistema antes de começar.

 

Através do Conectividade Social como usuário externo

As empresas optantes pelo regime tributário “Simples Nacional” não são obrigadas a terem o Certificado Digital ICP. Para utilizarem o portal Conectividade Social da Caixa, precisam solicitar uma autorização de Usuário Externo.

Para ser um Usuário Externo é preciso preencher o formulário FICUS/E – Ficha de Cadastramento de Usuário Externo. O formulário deve ser levado até uma agência da Caixa Econômica Federal para ser protocolado. Também é preciso apresentar os seguintes documentos:

  • Uma cópia de identidade e CPF do usuário que acessará o sistema pela empresa;
  • Uma cópia de procuração, quando o cadastramento realizado por procurador;
  • Documentos relativos à constituição da empresa e do representante legal.

No prazo de 5 dias úteis, a Caixa autoriza e libera o cadastramento de NIS/PIS da empresa via Conectividade Social. Lembrando que NIS e PIS são dois nomes dados para o mesmo número! A empresa terá uma senha para acesso do portal e fará o cadastro do funcionário da mesma forma como já detalhamos no item anterior.

 

Cadastramento em Lote

Através do Conectividade Social, é possível também solicitar o cadastramento em Lote. Quando há mais de um funcionário para ser cadastrado, essa é a opção mais prática e rápida. Para isso, você tem que gerar um arquivo no layout padrão da Caixa, seguindo as instruções desse documento.

Com o arquivo gerado, ele deverá ser enviado pelo Conectividade Social. A caixa disponibiliza esse manual para o envio do arquivo. É fácil fazer o envio:

  • Acesse o portal e clique em Caixa Postal;
  • Clique em Nova mensagem;
  • Clique em Selecione o serviço;
  • Se a empresa tiver Certificado Digital padrão ICP, a opção Envio de arquivo cadastro NIS aparecerá automaticamente.

No caso de o empregador possuir certificado digital de Pessoa Física, pelo próprio Conectividade Social, deverá ser dada uma nova outorga para que a opção Envio de cadastro NIS fique disponível para ele.

 

Diretamente em uma agência da Caixa

Essa opção é para os empregadores Pessoa Física equiparados à empresa isenta de registro no CNPJ e que utilizam CEI para efetuar os recolhimentos de FGTS e INSS.

Nesse caso é necessário o preenchimento do formulário DCN – Documento de Cadastramento do NIS. Depois de preenchido esse formulário, basta ir até uma agência da Caixa Econômica Federal, levando o DCN e o comprovante de matrícula no CEI. Ao retirar a senha de atendimento, explique que deseja cadastrar o PIS de seu funcionário e você será encaminhado até a seção que realiza essa operação.

Se precisar de informações mais específicas ou quiser tirar alguma dúvida sobre as formas de cadastramento de NIS/PIS, você pode entrar em contato com o suporte da Caixa nos seguinte números:

  • Para a região de São Paulo (capital):  3004-1104;
  • Nas demais localidades: 0800 726 0104.

O importante é nunca deixar de cadastrar o número de PIS do funcionário. É um direito dele e uma  obrigação do empregador!

Além do PIS, quando um funcionário é contratado por uma empresa é necessário que ele entregue documentos e informações específicas. Confira aqui um passo a passo para reunir toda a documentação necessária e fazer a admissão do funcionário sem erros!

 

Como o colaborador consegue verificar o seu PIS?

Agora que já vimos a importância de como tirar o número do PIS para um novo funcionário, que tal nos aprofundarmos no tema? Afinal de contas, é importante que todos do Departamento Pessoal de sua empresa saibam também como orientar um profissional ou ex-colaborador a verificar o seu número do PIS, diante de eventuais necessidades.

Para facilitar ainda mais essa etapa do trabalho — e também para tornar mais ágil a pesquisa on-line de quem perdeu ou não sabe qual é o número do seu PIS — a seguir nós vamos destacar as alternativas mais práticas para encontrá-lo.

 

Cartão Cidadão

O Cartão Cidadão é emitido pela Caixa Econômica Federal e qualquer profissional que já tenha um número do PIS deve possuí-lo. Para os que sabem — ou tenham — o cartão, o número do PIS se encontra na parte frontal, junto com o nome e outros dados de identificação do usuário.

Quem ainda não tem o cartão, basta solicitar pelo telefone 0800-726-0207. Ou, se preferir, dirigir-se a qualquer agência da Caixa Econômica Federal.

 

Carteira de Trabalho

O número do PIS também deve estar destacado na Carteira de Trabalho — nos modelos recentes e também nos antigos:

  • Primeira página da Carteira de Trabalho, nos modelos mais novos;
  • Nas últimas páginas, em Anotações Gerais, nos modelos anteriores.

Caso você não tenha nenhum dos itens acima mencionados à mão, há outras maneiras.

 

Pesquisa no CNIS

A consulta on-line pode ser feita no site do Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS). Para isso, acesse o site do órgão, clique em Cidadão e, em seguida:

  • Clique em Inscrição — localizado na parte superior da tela;
  • Clique na opção Filiado, preencha os dados solicitados (o nome do filiado, sua data de nascimento e o número do CPF — além de digitar os caracteres que aparecerem na tela);
  • Clique em Continuar.

Na tela seguinte você vai saber qual é o número do PIS.

 

Pelo telefone

A opção é também bastante simples. Basta ter em mãos algumas informações pessoais para obtê-lo. Para isso, ligue na central de atendimento da Previdência Social (pelo número de telefone 135) e solicitar a opção 5 do menu. Alguém vai realizar a atualização de suas informações cadastradas e, em seguida, vai transmitir o número do PIS.

De modo alternativo, você pode entrar em contato, gratuitamente, com o atendimento da Caixa Econômica Federal pelo 0800 726 0207.

 

Documentos oficiais do colaborador

Por fim, existem diversos documentos profissionais que contêm o número do PIS, como:

  • Extrato do FGTS;
  • Termo de Homologação de Rescisão de Contrato;
  • Cartão Bolsa Família.

 

Viu como é fácil tirar o número do PIS para um novo funcionário e também orientá-lo diante de uma necessidade? Quer manter toda a sua equipe atualizada assim, e a par de muitas dicas para enriquecer a qualidade do seu trabalho? Então, continue navegando em nosso blog e fique sempre por dentro de nossas novidades em primeira mão!

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