Como tirar o número do PIS para um novo funcionário?

O número do PIS é a identificação do trabalhador para a Previdência Social e Ministério do Trabalho e Emprego. Ele é usado para a identificação individual do trabalhador nos recolhimentos ao FGTS e INSS e o envio das obrigações mensais, como SEFIP e CAGED, e anuais, como a RAIS.

O cadastramento do PIS é obrigatório e deve ser feito pelo próprio empregador, quando o funcionário é contratado em seu primeiro emprego. Hoje existem três formas de efetuar o cadastro do PIS:  através da internet, através de uma agência do Banco Caixa Econômica Federal ou através do cadastramento em lote.

Vamos explicar cada uma delas:

Através do Conectividade Social com Certificado Digital ICP

É possível fazer o número de PIS de um funcionário através do site Conectividade Social da Caixa. Se a sua empresa está enquadrada nos regimes tributários de Lucro Presumido ou Lucro Real, para acessar o Conectividade Social é necessário possuir o Certificado Digital padrão ICP-Brasil. O Certificado é emitido por qualquer autoridade certificadora credenciada junto ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação. Caso a sua empresa ainda não possua o Certificado, veja aqui como obtê-lo.

Ao acessar esse site com o certificado digital plugado em seu computador, automaticamente abrirá uma janela para você selecionar o Certificado Digital da empresa em que o empregado será registrado. Dentro do site, o processo é muito simples. É só selecionar a opção Cadastro NIS e depois clicar em Incluir Pessoa Natural, para incluir os colaboradores um a um no sistema.

Você vai precisar incluir dados pessoais do trabalhador, como CPF, RG, nome dos pais, e também dados da Carteira de Trabalho. Veja o manual da Caixa se quiser se familiarizar com o sistema antes de começar.

Através do Conectividade Social como usuário externo

As empresas optantes pelo regime tributário “Simples Nacional” não são obrigadas a terem o Certificado Digital ICP. Para utilizarem o portal Conectividade Social da Caixa, precisam solicitar uma autorização de Usuário Externo.

Para ser um Usuário Externo é preciso preencher o formulário FICUS/E – Ficha de Cadastramento de Usuário Externo. O formulário deve ser levado até uma agência da Caixa Econômica Federal para ser protocolado. Também é preciso apresentar os seguintes documentos:

  • uma cópia de identidade e CPF do usuário que acessará o sistema pela empresa;
  • uma cópia de procuração, quando o cadastramento realizado por procurador;
  • documentos relativos à constituição da empresa e do representante legal.

No prazo de 5 dias úteis, a Caixa autoriza e libera o cadastramento de NIS/PIS da empresa via Conectividade Social. Lembrando que NIS e PIS são dois nomes dados para o mesmo número! A empresa terá uma senha para acesso do portal e fará o cadastro do funcionário da mesma forma como já detalhamos no item anterior.

Cadastramento em Lote

Através do Conectividade Social, é possível também solicitar o cadastramento em Lote. Quando há mais de um funcionário para ser cadastrado, essa é a opção mais prática e rápida. Para isso, você tem que gerar um arquivo no layout padrão da Caixa, seguindo as instruções desse documento.

Com o arquivo gerado, ele deverá ser enviado pelo Conectividade Social. A caixa disponibiliza esse manual para o envio do arquivo. É fácil fazer o envio:

  • Acesse o portal e clique em Caixa Postal.
  • Clique em Nova mensagem
  • Clique em Selecione o serviço.
  • Se a empresa tiver Certificado Digital padrão ICP, a opção Envio de arquivo cadastro NIS aparecerá automaticamente.

No caso de o empregador possuir certificado digital de Pessoa Física, pelo próprio Conectividade Social deverá ser dada uma nova outorga para que a opção Envio de cadastro NIS fique disponível para ele.

Diretamente em uma agência da Caixa

Essa opção é para os empregadores Pessoa Física equiparados à empresa isenta de registro no CNPJ e que utilizam CEI para efetuar os recolhimentos de FGTS e INSS.

Nesse caso é necessário o preenchimento do formulário DCN – Documento de Cadastramento do NIS. Depois de preenchido esse formulário, basta ir até uma agência da Caixa Econômica Federal, levando o DCN e o comprovante de matrícula no CEI. Ao retirar a senha de atendimento, explique que deseja cadastrar o PIS de seu funcionário e você será encaminhado até a seção que realiza essa operação.

Se precisar de informações mais específicas ou quiser tirar alguma dúvida sobre as formas de cadastramento de NIS/PIS, você pode entrar em contato com o suporte da Caixa nos seguinte números:

Para a região de São Paulo (capital):  3004-1104

Nas demais localidades: 0800 726 0104

O importante é nunca deixar de cadastrar o número de PIS do funcionário. É um direito dele e uma  obrigação do empregador!

Além do PIS, quando um funcionário é contratado por uma empresa é necessário que ele entregue documentos e informações específicas. Confira aqui um passo a passo para reunir toda a documentação necessária e fazer a admissão do funcionário sem erros!

(Visited 1 times, 1 visits today)

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *