XML da NF

XML da NF eletrônica: qual a importância do arquivo para o empresa?

Quem trabalha com a emissão de documentos fiscais sabe que o XML da NF-e (Nota Fiscal eletrônica) é um dos arquivos mais importantes de um negócio. Embora  criado em 2005, ainda existem muitas dúvidas em relação a esse documento.

De maneira resumida, o arquivo XML da NF eletrônica é o conteúdo digital da própria Nota Fiscal (NF). Ou seja, a própria NF-e. Criado sob um padrão nacional de escrituração, esse arquivo é disponibilizado para consulta e armazenamento eletrônico em todo país. 

Desta maneira, o empresário brasileiro que já organiza suas operações comerciais on-line pode assegurar que elas estejam todas em ordem por meio deste único documento.

Para tirar todas as suas dúvidas sobre o arquivo XML da NF eletrônica, continue acompanhando este post. Preparamos o passo a passo de como emiti-lo gratuitamente e com segurança. Boa leitura!

O que é o arquivo XML da NF eletrônica?

Assim como dissemos, o arquivo  XML da NF eletrônica é a versão digital da própria  NF-e emitida nas vendas de produtos. Ou seja, é o documento que comprova a efetivação de uma operação comercial.

Diferente da NF tradicional, ele não acompanha a mercadoria vendido. Portanto, é  responsabilidade do fornecedor disponibilizar o arquivo digital para o cliente. 

A sua sigla XML significa “eXtensible Markup Language” ou em uma tradução direta, Linguagem Extensível de Marcação, que é basicamente um formato de arquivo universal usado para codificar diferentes tipos de documentos, de maneira organizada. 

Para a NF, o arquivo obedece a um modelo específico de escrituração fiscal brasileiro, podendo ser utilizado de maneira análoga em todo país.

Muitos o confundem com o DANFe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), que é o documento simplificado da nota. Este, embora seja entregue impresso junto com o produto, mas tem validade fiscal e nem contábil. Portanto, não se trata do mesma documento. 

Leia também: DANFE online: aprenda o que é e como emiti-lo.

É importante pontuar também que, por determinação da Legislação Tributária, o arquivo XML da NF eletrônica deve ser guardado por um período de 5 anos e apresentado caso seja solicitado pela Receita Federal para uma auditoria. 

Para que serve o XML da NF eletrônica?

Por ser um documento formal de operações de venda, o XML da NF eletrônica funciona como um comprovante legal para requisições de garantia, troca ou devolução de compras. 

O consumidor pode, portanto, usá-lo como documento fiscal e ainda emprega-lo na dedução de despesas de sua declaração de Imposto de Renda (IR).

Já os empresários, utilizam o arquivo XML da NF eletrônica para otimizar o controle do seu faturamento, impostos pagos, vendas realizadas, dentre outros, além de acioná-lo como prova de regularidade em casos de fiscalização.

Com ele, órgãos públicos fiscalizam o recolhimento de tributos com mais eficiência, as empresas organizam suas operações fiscais e contábeis com mais facilidade e os clientes ganham praticidade.

O que consta em um arquivo XML da NF eletrônica?

O arquivo XML da NF eletrônica armazena todos os dados presentes em uma NF, portanto conta com:

Dados da NF-e

As informações da Nota Fiscal eletrônica englobam o número sequencial, série, modelo, data de emissão e data de entrada/saída das mercadorias.

Dados do emitente da NF-e

Os dados do emitente da Nota Fiscal eletrônica referem-se ao nome/razão social, CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica), inscrição estadual, código do município e endereço.

Dados do destinatário

Já os dados do destinatário podem ser entendidos por nome/razão social, endereço, CNPJ e inscrição estadual.

Dados dos produtos

Os dados do produto consideram a sua descrição, NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), quantidade, unidade comercial, quantidade e valor unitário.

Dados dos impostos diretos

As informações dos impostos diretos contemplam a base de cálculo, valor dos produtos, valor do frete e do seguro, substituição tributária, ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados), PIS (Programa de Integração Social) e Cofins (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social).

Dados de transporte

Já os dados de transporte, apresentam o nome do transportador, CNPJ, endereço, placas do veículo, quantidade de volumes, peso bruto, peso líquido.

Informações adicionais

É possível acessar também informações complementares de interesse do contribuinte .

Como conseguir o XML da NF eletrônica?

Agora que você já entendeu o que é o XML da NF eletrônica, para que ele serve e quais informações ele apresenta, veja agora o passo a passo de como conseguir esse documento.

O arquivo pode ser gerado de forma gratuita e diretamente do Sefaz, software da Secretaria da Fazenda, desde que devidamente autorizado ou credenciado pela instituição. Entenda a seguir. 

Passo 1: Instalar um certificado digital

O certificado digital (e-CNPJ) é um documento eletrônico responsável pela identificação do usuário (pessoa física ou jurídica) que solicita acesso ao arquivo XML da NF eletrônica. Ou seja, funciona como uma assinatura digital.

Ele corresponde ao CNPJ convencional, por isso é indispensável para gerar o documento de forma segura e autenticar a NF. Para adquirir tal certificado, é preciso solicitá-lo junto a uma entidade autorizada do governo e credenciada ao ICP-Brasil.

Passo 2: Acessar o Portal Nacional da Sefaz

Tendo o e-CNPJ instalado, o próximo passo é acessar o portal nacional da Sefaz, por meio de um dos endereços: www.nfe.fazenda.gov.br ou www.cte.fazenda.gov.br.

Feito isso, basta clicar em “Consultar NF-e Completa” e informar a chave de acesso da nota fiscal eletrônica (código de 44 números presente na DANFEs). Essa chave é necessária para acessar quaisquer dados de serviço ou produto no site oficial da Fazenda.

Passo 3: Fazer o download no arquivo XML

Liberado o acesso, basta clicar em “Download do documento”.

Neste momento, o“certificado do cliente” é solicitado pelo sistema, que nada mais é do que o seu certificado digital. Por isso, a instalação do arquivo no navegador é necessária para finalizar o processo. Em casos apropriados, o arquivo baixado já estará no formato XML. 

Passo 4: Abrir o arquivo XML

Os arquivos XML são codificados com texto simples, por isso podem ser acessados por qualquer programa de edição de texto (como o “bloco de notas” no Windows e “editor de texto” no Mac), navegador de internet, Microsoft Excel, dentre outros. 

Quais as principais dicas para gerenciar o XML da NF eletrônica?

Confira três dicas especiais para otimizar o gerenciamento dos arquivos XML da NF eletrônica.

Opte por usar um emissor de NF-e próprio

Além do emissor gratuito oferecido pela Sefaz, as empresas também tem a opção de usar um software próprio de emissão, que esteja, preferencialmente, integrado ao seu sistema de gestão organizacional. 

Isso significa que as operações contábeis e financeiras podem ser, expressivamente, favorecidas. Além disso, o envio das Nota Fiscal para os clientes pode ser personalizado e facilitado.   

Empregue a automação

Opte por emissores de NF-e que contem com funções de automação. Alguns sistemas já permitem a emissão de notas e o download automático de todas os documentos emitidos contra um CNPJ específico. 

Desta forma, facilitando e agilizando as operações fiscais do negócio .

Realize backup frequentemente

Como o arquivo XML da NF eletrônica deve ser guardada por 5 anos, a realização de backups é essencial. 

Neste caso, o armazenamento em nuvem é a opção mais segura e confiável. Lembre-se também de manter sempre uma cópia de segurança.

Portanto, podemos concluir que gerenciar os arquivos XML da NF eletrônica de maneira adequada é importante para manter as operações comerciais da empresa organizadas e em conformidade com a lei.

Além disso, é a forma mais inteligente de se preparar para qualquer solicitação, esperada ou não, da Receita Federal.

 

Aproveitando a imersão no assunto, confira também esse outro artigo que destrincha, em detalhes, o funcionamento da emissão de nota fiscal eletrônica!

Quer receber mais conteúdos como esse gratuitamente?

Cadastre-se para receber os nossos conteúdos por e-mail.

Email registrado com sucesso
Opa! E-mail inválido, verifique se o e-mail está correto.

Fale o que você pensa

O seu endereço de e-mail não será publicado.