Você sabe a diferença entre regime de caixa e de competência?

Regime de caixa e competência

Se você trabalha com contabilidade, os termos regime de caixa e de competência não devem ser novos para você, mas se você trabalha na área de Departamento Pessoal, ou mesmo de gestão empresarial, estes são alguns dos termos que costumam confundir.

Vamos falar um pouco sobre contabilidade

Em contabilidade, todos os valores que entram e saem da empresa são considerados lançamentos ou eventos. Regime de caixa e de competência são métodos complementares utilizados para realizar lançamentos contábeis e financeiros e analisá-los.

O regime de competência registra o lançamento no momento em que o evento acontece e utiliza o DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) para demonstrar estes lançamentos, enquanto o regime de caixa registra o lançamento apenas quando é feita a transação financeira referente ao evento e utiliza o fluxo de caixa para demonstrar os lançamentos.

Supondo-se que a empresa tenha feito uma venda de R$ 5.000,00 parcelados em 5 vezes, mas o cliente atrasou os pagamentos e pagou tudo junto no último mês:

  • No regime de competência este valor seria registrado da seguinte forma:

Mês 1

Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5
R$ 1.000,00 R$ 1.000,00 R$ 1.000,00 R$ 1.000,00 R$ 1.000,00
  •  Já no regime de caixa o valor seria registrado conforme a seguir:

  Mês 1  

  Mês 2     Mês 3   Mês 4   Mês 5
R$ 5.000,00

Enquanto o regime de competência oferece ao administrador uma visão melhor sobre os resultados da empresa de uma ótica mais contábil, o regime de caixa fornece uma visão da saúde financeira da empresa. Sendo assim, é importante que o administrador tenha a visão de seus negócios tanto sob a ótica de regime de caixa quanto sob a de regime de competência.

Normalmente a contabilização dos eventos de despesas e receitas é feita pelo regime de competência, que reconhece conceitos como depreciação e amortização, apesar de a contabilização pelo regime de caixa ter aspectos positivos para a empresa no sentido de que os tributos acabam ficando mais diluídos entre os períodos, além de o método para sua apuração ser mais simples já que leva em conta os valores que efetivamente entraram e saíram no mês.

Como isso se aplica à folha de pagamento?

Como na folha de pagamento é um pouco mais difícil identificar o momento da entrada de valores, então vamos tratar dos conceitos de regime de caixa e competência especificamente na folha de pagamento.

O regime de competência se refere ao salário que é contabilizado dentro do mesmo mês em que o serviço do colaborador foi prestado à empresa (mesmo que o pagamento da folha seja no mês seguinte da competência). Geralmente neste método o salário é pago no dia 15 e no dia 30 do mês corrente.

Já no regime de caixa o salário é contabilizado exatamente da mesma forma em que é feito o pagamento. Como muitas empresas pagam seus salários no 5º dia útil, então a contabilização normalmente é no mês seguinte ao mês em que o colaborador trabalhou ou parte no mês trabalhado e parte no mês seguinte, caso haja adiantamento de salário.

Em ambos os casos o salário pode ser pago até o 5º dia útil do mês seguinte ao mês de referência, respeitando-se os prazos de pagamento estabelecidos nos acordos coletivos (alguns acordos coletivos determinam que o salário tenha que ser pago sempre dentro do mês) e CLT. Há empresas que preferem pagar seus salários no 5º dia útil ao invés de no último dia útil do mês, pois isso aumenta o prazo que a empresa tem para fechar sua folha e assim evitar que lançamentos devidos fiquem fora da folha. Ao mesmo tempo, antecipar e pagar no dia 30 facilita o cálculo do imposto de renda e pode encaixar melhor na estratégia contábil da empresa.

Algumas diferenças importantes entre os dois regimes são relativas ao pagamento das férias e do 13º, por exemplo. No regime de caixa, o valor pago pelas férias será registrado quando gerado o recibo de férias, e mesmo que o período ocupe dois meses diferentes, será integralmente registrado na despesa do primeiro mês, ou seja, no momento do seu pagamento. Já no regime de competência essa despesa já terá sido provisionada antes, registrando mensalmente 1/12 do valor em modelo de provisão de férias, restando apenas dar baixa da provisão de salário, do FGTS e do INSS.

O mesmo ocorre no caso do 13º salário: o regime de caixa efetua a despesa no momento de gerar o recibo, enquanto no regime de competência essa despesa já estará registrada em forma da Provisão do 13º Salário, no valor de 1/12  do salário.

No regime de competência, é vantajoso para as empresas utilizarem férias coletivas. Nesse mês, será dado baixa nas férias, logo não será contabilizado o salário na competência, tendo como vantagem que a empresa não terá que pagar os encargos do funcionário.

O regime mais utilizado para folha de pagamento é o de competência, suportado pela CLT (art. 459) e regras de apuração tributárias e previdenciárias (Decreto nº 3.048/1999, art. 225).

Para a apuração do Imposto de Renda, faz diferença qual regime eu estou utilizando na contabilização da folha de pagamento?

A apuração do Imposto de Renda é sempre feita em regime de caixa (o que significa que o imposto de renda deve ser sempre pago sobre o valor de folha que foi efetivamente pago no mês corrente), independente de a empresa contabilizar sua folha em regime de caixa ou de competência. Por isso, há diferenças consideráveis na apuração do imposto de renda em cada uma destas formas:

  • Quando a folha é em regime de competência (totalmente contabilizada dentro do mês), o Imposto de Renda apurado é referente ao mês de competência e será pago no mês subseqüente.
  • Quando a folha é em regime de caixa, o Imposto de Renda é apurado sobre o valor que foi efetivamente pago no mês. 

Exemplos:

  • Salário de janeiro pago em fevereiro: O Imposto de renda apurado em fevereiro para pagamento em março será referente ao salário de janeiro (que foi pago em fevereiro).
  • Salário de janeiro pago em fevereiro juntamente com adiantamento de fevereiro: O Imposto de renda será apurado sobre o adiantamento de fevereiro + saldo de salário de janeiro (valor que efetivamente foi pago em fevereiro).

O Regime de Competência e o eSocial

O eSocial reforça que para a apuração de obrigações trabalhistas (CLT, art. 459), tributárias e previdenciárias (Decreto nº 3.048/1999, art. 225)  observa-se o regime de competência, ou seja, todos os lançamentos contábeis na folha devem se referir ao mês em que foram gerados.

É comum hoje que, para atender os prazos previstos em legislação vigente, as empresas façam a apuração do controle de freqüência em períodos diferentes do mês, por exemplo, o período de apuração do ponto seria do dia 16 ao dia 15 de cada mês, ou do dia 21 ao dia 20 de cada mês, ao invés de considerar o mês completo (do dia 01 ao dia 31) para o fechamento da folha de ponto. Com isso, horas extras, adicionais, comissões, acabam por vezes sendo pagos um período de mais 30 dias após o evento, assim como faltas injustificadas e atrasos acabam sendo descontados após este mesmo período.

Embora seja um procedimento muito utilizado, compreensível, e até então aceitável, é irregular e passível de multa administrativa, uma vez que não respeita os conceitos de regime de competência. Com a implantação do eSocial este tipo de abordagem precisará ser completamente eliminada.

Esta é só uma das mudanças que o eSocial vai trazer para o cotidiano dos profissionais de Departamento Pessoal. Para se manter atualizado sobre as novidades, acompanhe nossa seção do eSocial. Visite também a página oficial do eSocial!

Muitas outras mudanças e ajustes serão necessários com a chegada do eSocial. A Xerpa está aqui para te ajudar a cuidar do seu DP, para você  ter tudo organizado e sem problemas.

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