7 vantagens da digitalização de documentos nas empresas

Vantagens da digitalização de documentos

A revolução 4.0 chegou trazendo praticidades tecnológicas e por isso o trabalho se torna mais eficaz e assertivo. Entre os benefícios, temos a redução de papel nas empresas e as demais vantagens da digitalização de documentos.

Quem não acompanha a tecnologia perde em competitividade e desempenho, além de ficar para trás no tempo.

Um bom exemplo de se viver fora dessa revolução é o volume de documentos físicos que algumas empresas geram, pois têm dificuldade de reduzir a papelada.

Startups não desenvolvem tecnologia no papel, ao contrário, a maioria das soluções é produzida em aplicativos e softwares, que não só ajudam na organização das companhias, como também geram inteligência, integração e bancos de dados.

Pode não parecer num primeiro momento, mas usar documentos físicos no dia a dia resulta em diversas desvantagens para as empresas, seja de pequeno, médio ou grande porte.

Os principais prejuízos do acúmulo e dependência de documentos impressos numa organização são:

  • gastos excessivos com a manutenção de equipamentos, como impressoras e consumo de materiais de escritório;
  • desperdício de tempo e espaço físico, prejudicado pela gestão ineficiente e onerosa de arquivos;
  • impacto ambiental negativo.

Para acabar com esses prejuízos e melhorar a produtividade no trabalho é preciso tomar providências para a redução de papel nas empresas, diminuindo a quantidade de material físico que se gera e acumula.

Esse comportamento irá melhorar os processos internos da empresa e poderá torná-la mais competitiva. Veja na prática as vantagens da digitalização de documentos.

7 vantagens da digitalização de documentos para empresas

1. Redução de gastos

A primeira das vantagens da digitalização de documentos é a redução de gastos desnecessários.

Na ponta do lápis uma companhia tem um custo muito alto e baixa eficiência por se trabalhar com xerox, remessas de cartas, fotocópias e até mesmo post its.

Outra questão é que recursos valiosos como o tempo, a eletricidade, mão de obra vão embora numa simples impressão.

Ao adotar a redução de papel nas empresas tem-se uma diminuição significativa dos custos operacionais do negócio.

Isso não significa que se deve parar de usar sua fotocopiadora. Você deve otimizar processos e serviços que podem ser feito a um custo muitíssimo menor através de um gerenciador de documentos virtual.

Leia mais: Custos da empresa: como reduzir sem perder a qualidade do serviço?

2. Otimização do tempo

Tempo é dinheiro!

Diminuir o consumo de xerox no ambiente corporativo resulta em mais eficiência e processos intuitivos e ágeis, o que na prática significa lucro.

O tempo gasto cuidando da gestão e localização de registros físicos é um desperdício de produtividade de um funcionário que poderia estar trabalhando em questões estratégicas para o negócio.

A otimização do tempo precisa ser primordial em qualquer organização que quer se manter num mercado competitivo e cada vez mais jovem e dinâmico.

No entanto, as barreiras que os documentos impressos colocam no dia a dia comprometem o cumprimento de prazos, muitas vezes gerando retrabalho e perda desnecessária de tempo.

Mais uma entre as vantagens da digitalização de documentos é permitir uma rotina mais fluida, orgânica e produtiva.

3. Redução da burocracia

Processos burocráticos são os maiores entraves na rotina de uma empresa. Muitos desses são externos à companhia, como relações com o governo ou outras instituições, mas na maioria das vezes a burocracia é criada – e alimentada – dentro da própria instituição e os funcionários podem não perceber.

O RH tradicional trabalha com exageros burocráticos com movimentos lentos e cansativos que não conferem nenhuma dinâmica à prática.

Por anos, o RH se estruturou desta forma, deixando até mesmo mind set do profissional de Recursos Humanos travado em mecanismos lentos.

O novo papel dos Recursos Humanos nas organizações é quebrar essas barreiras, buscando meios de flexibilizar seu trabalho, adaptando-se às situações do cotidiano e encontrando soluções simples, rápidas e eficientes com foco em resultado e competitividade.

4. Banco de dados

Gerar um banco de dados confiável – e até mesmo um Big Data – é um diferencial das empresas que dominam o seu segmento de mercado, e este com certeza é o melhor investimento qualquer companhia pode fazer para o seu crescimento e inteligência.

Os bancos de dados concentram todas as informações referentes a um determinado produto ou pessoa. Se aplicada a estratégia correta é possível criar o cruzamento de dados ricos que podem prover insights aos gestores.

Eles mostram a situação de seus clientes, funcionários e mercado de diversos ângulos.

Além disso, a facilidade para se buscar informações é infinitamente maior.

Mas, é impossível construir essa ferramenta com a inteligência e dinamismo necessários por meio de documentos impressos.

5. Distribuição de informações

Outra entre as vantagens da digitalização de documentos é a melhora na comunicação interna.

Os sistemas e aplicativos de gestão permite uma distribuição da informação mais eficiente.

Com um software apropriado, é possível até mesmo mudar a dinâmica entre o RH e funcionários, diminuindo a quantidade de bilhetes e tornando a comunicação mais atrativa.

Além disso, ajuda na distribuição de informações até mesmo com parceiros e clientes. Com registros digitalizados ou vias eletrônicas será mais rápido o envio de uma remessa.

6. Facilidade de acesso

A facilidade de acesso aos arquivos também é uma das grandes vantagens da digitalização de documentos.

A tecnologia permite que documentos sejam armazenados na nuvem e compartilhados apenas com pessoas autorizadas. Nesse armazenamento também é possível criar pastas específicas e segmentar os itens bem como o acesso a eles.

7. Reduzir a papelada aumenta o espaço físico

As paredes com infindáveis prateleiras, grandes armários para arquivos e caixas estão em processo de extinção.

A redução de papel nas empresas e a escolha pelo uso de arquivos digitalizados e um software de gestão permitirá um aumento considerável do espaço físico da empresa.

Isso também resulta em economia financeira, uma vez que se a companhia aluga salas, ela poderá usar um espaço menor e consequentemente mais barato!

Como vimos existem muitas vantagens da digitalização de documentos e redução de papel das empresas. Esse é um grande e importante passo para um negócio se desenvolver de forma mais inteligente e ágil.

Para responder a essa demanda do mercado existem softwares de gestão de documentos, pessoas, finanças e RH. O valor dos sistemas de gestão está no controle, segurança e simplicidade da plataforma, além, é claro, da inteligência por trás do processo.

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