Entender tudo sobre produtividade no ambiente de trabalho pode te ajudar a ampliar sua vantagem competitiva em relação aos seus concorrentes, bem como criar mais benefícios para seus clientes.

Mas, o que é produtividade?

Produtividade é a relação entre a quantidade do que é produzido com relação aos insumos utilizados ou quantidade de tempo investido no processo.

Para extrair o melhor dos seus colaboradores, e criar um escritório produtivo, você pode implementar algumas dicas de produtividade no ambiente de trabalho, como:

  • manter os profissionais e as equipes motivados;
  • engajar mais os colaboradores;
  • monitorar a produtividade da equipe;
  • padronizar os processos do fluxo de trabalho;
  • investir em tecnologias que contribuam com mais produtividade;
  • estabelecer metas e um sistema de benefícios;
  • promover a comunicação interna da empresa;
  • estimular novas lideranças.

A tecnologia e a chegada de novos competidores no cenário mercadológico, como um todo, estimulam a competitividade. Todos querem uma fatia maior do seu segmento de atuação.

Para tanto, as empresas convivem cada vez mais com um discurso difícil de equilibrar: a produtividade sempre em ascensão, das equipes, em contraste com a redução de custos.

Para resumir tudo sobre produtividade, trata-se do bom e velho “fazer mais com menos”.

Só que, ao mesmo tempo, o objetivo é fazer isso sem reduzir o nível de excelência que as empresas já praticam.

Para compreender como extrair o melhor dos seus funcionários e transformar a produtividade em uma solução para o crescimento da organização, continue com esta leitura!

Ao longo dos próximos tópicos vamos explorar tudo sobre produtividade, desde seu conceito, vantagens e também as alternativas que as empresas têm para obter colaboradores comprometidos. Acompanhe!

Tudo sobre produtividade. O que o termo significa?

Produtividade é um termo há muito tempo explorado pelo setor de RH e os gestores de qualquer departamento.

Mas, em resumo, trata-se da relação entre a quantidade do que é produzido com relação aos insumos utilizados ou quantidade de tempo investido.

Só que é exatamente esse equilíbrio que tira o sono de muitos empreendedores e dos profissionais de Recursos Humanos.

Afinal de contas, todos querem produzir mais e com menos recursos utilizados no processo — com um pequeno diferencial: sem perder a qualidade.

E essa é uma verdade universal, da qual as empresas não escapam. Quer um exemplo simples?

As hamburguerias artesanais têm uma capacidade de produção muito inferior às grandes marcas de fast food. Só que a própria popularização desse novo mercado de hamburguerias mostra que a velocidade de atendimento pode ser menor, mas o sabor e o requinte no preparo (e na escolha de ingredientes) influenciam amplamente no resultado final.

Entra, aqui, a oferta de valor que as empresas têm a oferecer ao seu público-alvo.

Por isso, nem tudo sobre produtividade no ambiente de trabalho, é sobre rapidez e redução de custo.

O assunto é desafiador e demanda uma atenção contínua dos responsáveis pela produtividade da empresa.

Leia também: Desafios de RH em 2019: da retenção de talentos à automação

Diferença entre produção e produtividade

Acima, já destacamos um pouquinho dessa diferença entre produção e produtividade. Só que vale o reforço para diferenciá-los e aproximar-se um pouco mais do conhecimento em extrair produtividade dos colaboradores:

Produção

A produção é tida como a consequência do que foi produzido— talvez, até mesmo da produtividade de uma equipe.

Significa, portanto, que a produção consiste na média de produções em determinado intervalo de tempo.

Ajuda às empresas compreenderem, por exemplo, a sua capacidade de produção.

Produtividade

Aqui, a questão está em aumentar a capacidade de produção reduzindo, ao mesmo passo, o tempo de produção e os recursos utilizados.

Isso é feito por uma série de razões — como nos aprofundaremos adiante —, mas envolvem valores estratégicos para que a organização permaneça em ascensão no mercado.

Quais as vantagens de uma empresa produtiva?

Agora que sabemos o que é produtividade e a diferença entre produção e produtividade, que tal nos estendermos no assunto e entender o que a empresa ganha — quantitativa e qualitativamente — por meio do aumento de produtividade nos seus processos?

1. Menos uso de recursos para atingir o mesmo objetivo

Imagine que um dos profissionais da sua empresa chega com uma ideia que reduz pela metade o tempo de produção de suas soluções?

Assim, a sua marca passaria a produzir o dobro de produtos na mesma quantidade de tempo que levava para elaborar um só.

Dá para imaginar os ganhos com isso?

Algo que pode ser replicado de outras maneiras, como o uso racional de recursos para atingir o mesmo nível de qualidade da solução.

2. Reduz os custos de produção

Como resultado do tópico acima, a produtividade no ambiente de trabalho se traduz em menos custos operacionais.

Isso pode envolver os gastos com mão de obra, matéria-prima e também o tempo.

3. Expande a atuação no mercado

Empresas mais produtivas conseguem se planejar e garantir uma presença mais consolidada no mercado.

Com base nos pontos anteriormente citados, há como considerar a:

  • ampliação do alcance da marca para outros estados — ou países —;
  • atuar em mais mercados dentro de onde já atua;
  • se diferenciar da concorrência por oferecer preços mais atrativos.

4. Gera diferenciais competitivos

Isso já foi brevemente destacado no último tópico. Quando a empresa consegue extrair o melhor dos seus colaboradores, a produtividade é, em si, um diferencial e tanto.

Como resultado, muitas empresas vão ficar para trás, nessa disputa, por não saberem o que a sua marca faz, internamente, para obter resultados exclusivos e em constante evolução.

5. Aumenta o número de colaboradores na empresa

Aqui, imagine que a sua empresa passou a se diferenciar por obter mais produtividade de todas as equipes. Com o tempo e a resposta positiva do mercado, chega o momento de expandir.

E isso tudo está — direta ou indiretamente — ligado ao efeito de produtividade que se adquire com os recursos humanos ou propostas inovadoras que modifiquem o processo de trabalho.

Só que, antes de avaliarmos as maneiras para gerar mais produtividade dentro da empresa, vamos compreender quais são os obstáculos que impedem os seus colaboradores de serem mais produtivos?

O que afeta a produtividade dos funcionários?

Pressão interna e a falta de sono já foram identificados como alguns dos grandes vilões da produtividade corporativa. Isso foi veiculado em uma matéria do The New York Times.

Só que esses não são os únicos fatores que prejudicam a busca por mais produção, no dia a dia, com o uso reduzido de recursos.

Abaixo, destacamos esses dois e outros conflitos impactantes na produção corriqueira das organizações:

Leia também: O que é gestão de conflitos? Conheça as 4 etapas de resolução

Falta de sono

A privação do sono impacta diretamente na nossa concentração, disposição e comprometimento — qualidades que dizem tudo sobre produtividade.

Por isso, é fundamental analisar a qualidade do sono dos seus profissionais.

Por meio de treinamentos e capacitações de funcionários e campanhas de conscientização, é possível fazer com que eles mesmos avaliem as noites de sono e consigam investir em mudanças qualitativas nesse processo.

A média diária de horas dormidas, recomendadas por especialistas, gira em torno de 7 a 8 horas. Menos que isso, o corpo e a mente não têm o suficiente para recarregar as energias e manter o colaborador produtivo em sequência.

Pressão da gestão

Sabe as metas inatingíveis e a pressão contínua por resultados? Pois, então, isso costuma gerar um aspecto negativo na produtividade dos colaboradores.

Justamente, o efeito contrário proposto, já que as pessoas vão compreender rapidamente que não vão alcançar a meta proposta e que tampouco serão reconhecidos pelo esforço.

Consequentemente, a produtividade individual e coletiva é reduzida.

Ausência de uma atitude positiva

Pode parecer detalhe, mas pessoas pessimistas tendem a ser menos produtivas.

Mas é só observar os motivos para entender a verdade por trás disso: sem atitude positiva, nos deixamos afetar menos pelas coisas. Elas nos incomodam menos e, consequentemente, nos dedicamos menos a fazer aquilo que devemos fazer no dia a dia.

Por sua vez, a postura positiva e o semblante otimista são características de pessoas produtivas.

Convém avaliar como o RH da empresa pode participar desse processo de gerar mais bem-estar no ambiente de trabalho, para os seus profissionais e ser parte ativa nessa mudança de comportamento.

Falta de exercícios físicos

A produtividade está diretamente associada à nossa disposição. E muito dela é mantido a partir da prática regular de exercícios físicos.

Não à toa, empresas têm investido em ginásticas laborais — opção que ajuda também a combater as lesões por esforço repetitivo no ambiente de trabalho.

Outra medida seria a prática de benefícios flexíveis para os colaboradores e apostar em convênios com academias. Vale a pena estimular os exercícios físicos dos colaboradores.

Você pode conhecer mais sobre o assunto no artigo; “Benefícios diferenciados para motivar seus funcionários

Priorização em tarefas fáceis

Colaboradores que optam por realizar as tarefas fáceis, e deixam as mais complexas para depois (ou para os outros) interferem com a produtividade da empresa.

Afinal de contas, o tempo poderia ser melhor administrado para que ambas as atividades fossem realizadas, e com a mais difícil sendo priorizada.

Cabe, aqui, a figura do líder para delegar e acompanhar a produtividade no ambiente de trabalho, de cada membro da sua equipe.

A indecisão presente em cada um de nós

Por fim, pessoas indecisas costumam ter um rendimento baixo em produtividade. Algo que se explica facilmente, já que as decisões tardam em ser tomadas.

Sem falar que isso é altamente prejudicial para uma pessoa, que tende a consumir toda a sua energia em uma batalha contra si mesma.

Como aumentar a produtividade no ambiente de trabalho?

No tópico anterior deste guia com tudo sobre produtividade, já destacamos algumas alternativas que podem ajudar a desobstruir os problemas mais frequentes com a produtividade.

Acontece que existem muitos outros métodos que podem ser aplicados, independentemente do nível de satisfação dos gestores com a atual produtividade de suas respectivas equipes.

Abaixo, vamos mostrar algumas dicas de produtividade para que você perceba a facilidade em praticá-las, para obter as vantagens que havíamos citado anteriormente. São elas:

Trabalhe a motivação dos seus profissionais

A motivação é um elemento indissociável da produtividade. Quanto mais motivada, uma equipe, mais empenhada ela está em alcançar os resultados estipulados.

Vale observar que esse aspecto, no entanto, reflete uma série de outros fatores, já que a desmotivação pode acontecer por diversas razões, como:

  • falta de feedbacks ou avaliações injustas;
  • conflitos — com a gestão ou outros membros da equipe;
  • metas inatingíveis;
  • falta de comunicação interna entre o líder e os seus subordinados;
  • má gestão;
  • falta de reconhecimento;
  • ausência de um plano de carreira.

Entre outras situações que impactam na motivação de um colaborador e, logo em seguida, se espalham para a sua produtividade.

Engaje os seus colaboradores

Pesquisa feita pela Aon Hewitt aponta que as empresas que visam o engajamento e a motivação dos seus colaboradores são 78% mais produtivas.

Ou seja: investir na qualidade de vida no trabalho é uma atitude que traz retorno para as empresas.

Nesse sentido, é importante avaliar:

  • a cultura organizacional da empresa;
  • o alinhamento do perfil dos seus colaboradores com ela;
  • a presença de líderes que consigam equilibrar esses fatores no dia a dia.

Isso significa um ambiente de trabalho mais:

  • inspirador;
  • coletivo;
  • colaborativo.

A motivação e o engajamento puxam a produtividade. E todos saem beneficiados com isso.

Monitore a produtividade da equipe

Tenha em mão as métricas de RH que dizem tudo sobre produtividade, para te ajudar na avaliação de cada equipe.

Elas são providenciais para entender, acima de tudo, quais problemas podem estar interferindo em resultados mais promissores.

Essa análise pode evoluir para uma tomada de decisão mais ágil e assertiva para gerar mais produtividade internamente.

Invista em tecnologia para aumentar a produtividade no ambiente de trabalho

Que tal considerar também o investimento em novas tecnologias para facilitar o trabalho da sua equipe?

Como destacamos, no início deste artigo, em vez de exigir mais trabalho dos colaboradores pode ser uma ótima alternativa o olhar estratégico para as inovações do mercado.

Uma das dicas de produtividade, pode ser a contratação de um software de automação de gestão, que tende a:

  • absorver as tarefas mecânicas e repetitivas;
  • facilitam a organização e o compartilhamento de informações;
  • tornam as equipes mais produtivas.

Simples assim: especialmente, em uma época na qual os colaboradores millennials são a maioria da força de trabalho atual.

Acostumados à tecnologia, eles podem fazer a diferença quando munidos de boas soluções para empreenderem os seus trabalhos.

Como manter os funcionários produtivos?

Agora que já vimos quase tudo sobre produtividade, que tal complementarmos esse assunto com algumas dicas mais pontuais?

A seguir, vamos apresentar algumas dicas de produtividade que podem ser aplicadas individualmente, com cada colaborador, para extrair o melhor de cada um. Confira:

  1. estimule a produtividade compreendendo os diferenciais e pontos de desenvolvimento de cada colaborador;
  2. aprenda a orientar cada profissional a trabalhar esses pontos de melhoria;
  3. aprimore o processo de comunicação interna da empresa, para que cada trabalhador entenda o seu papel e o que é esperado dele;
  4. invista no treinamento e capacitação de funcionários — por meio de treinamentos, workshops ou mesmo auxílio para a realização de cursos;
  5. estimule novas lideranças;
  6. ofereça benefícios por metas — ou mesmo um pacote de benefícios, para que a motivação seja aliada da produtividade de suas equipes;
  7. faça avaliações periódicas e acompanhe a evolução de cada profissional.

Leia também: 15 vantagens da avaliação de desempenho: não tem como fugir!

Seguindo essas dicas de produtividade, a sua empresa tem muito mais chances de compor um quadro de funcionários:

  • comprometidos;
  • motivados;
  • dispostos;
  • produtivos.

Vale ressaltar o impacto que o setor de RH tem nessas mudanças e no acompanhamento dos resultados.

A produtividade é, sim, uma parte elementar do dia a dia corporativo dos profissionais de Recursos Humanos, e eles devem ser íntimos de tudo sobre produtividade, que apresentamos ao longo deste post!

Para que essa afinidade comece agora mesmo, gostaríamos de convidar você para ler outro artigo nosso, que aponta as 10 dicas de ouro para aumentar a produtividade em sua empresa! Boas inspirações!

Para fazer um acompanhamento ainda mais profissional dos principais indicadores de RH, como a produtividade, você pode contar com o auxílio da tecnologia.

Xerpa é um software para RH, com um sistema que atua na otimização de processos como:

  • overview;
  • admissão e demissão;
  • contratação;
  • holeries;
  • controle de férias e mais.

Além de ser uma forma simples de melhorar a produtividade no trabalho, ainda reduz 30% dos custos do seu RH.

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