Time to fill é, em tradução literal, um termo que conceitua o tempo para preencher uma oportunidade dentro da empresa. É uma métrica relevante, pois permite que o RH compreenda o tempo, em média, que leva para iniciar e concluir uma nova contratação — o que pode ser constantemente aprimorado para ser mais veloz e eficaz.

Abriu uma nova oportunidade na sua empresa? Então não publique-a nos canais de comunicação, ainda! Antes, dedique alguns minutinhos para compreender a importância em monitorar o time to fill.

Acredite: vai fazer toda a diferença para você qualificar, continuamente, o processo seletivo na sua organização. Tudo porque essa métrica tem a ver com o tempo que os seus especialistas de recursos humanos levam da primeira etapa à conclusão de uma contratação.

Quer saber mais a respeito? Então, continue a leitura e passe a considerar o time to fill entre as suas principais métricas de RH!

O que é o time to fill?

A tradução do termo em inglês pode ser algo como “o tempo para preencher um cargo”. Na prática é isso mesmo que acontece.

O conceito reflete o período entre a aprovação de uma oportunidade de emprego na empresa e o “sim” do candidato selecionado pelo setor de RH.

Por si só, isso já ajuda a verificar o tempo médio que a sua empresa necessita para repor uma vaga. Se estamos falando de um cargo gerencial cuja reposição em curto prazo se faz imprescindível, um time to fill longo pode prejudicar a empresa, concorda?

Assim como um ciclo reduzido tem tudo para agregar mais valor à sua marca. Menos tempo para os especialistas de RH, uma experiência positiva para os candidatos e menos tempo com a produtividade baixa em decorrência de um eventual desfalque de colaboradores recém-demitidos.

Time to fill X time to hire

Convém destacar antes de prosseguirmos que o time to fill é constantemente confundido com outra métrica elementar de RH: o time to hire.

Tudo porque elas são similares — e até mesmo complementares —, mas estão longe de serem a mesma coisa. O time to hire, por exemplo, consiste exclusivamente no tempo em que o candidato escolhido, assim que finalizado o processo, foi contratado menos o número de dias desde a sua aplicação.

Como vimos, o time to fill engloba um período de tempo maior. Basicamente, todo o ciclo de uma nova admissão na empresa, o que, consequentemente, amplia os fatores a serem observados visando a sua constante qualificação.

Vale reforçar, entretanto, que ambos os conceitos são métricas fundamentais que podem fazer parte do seu relatório de RH!

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Importância do time to fill

A importância do time to fill está atrelada ao tempo investido em uma contratação. Como dissemos anteriormente, isso pode definir um preenchimento rápido do cargo vago ou garantir que a transição entre um colaborador demitido ou aposentado seja rápida e transcorra sem imprevistos.

Quando essa métrica é somada ao time to hire, por exemplo, é possível observar as etapas do processo seletivo que estão mais carentes e o quanto a descrição de cargo para uma oportunidade de emprego está alinhada ao perfil de profissionais que se candidatam às ofertas na sua organização.

Como calcular o índice de time to fill

Assim como a fórmula do time to hire é simples de calcular, o time to fill também não exige elevada perícia com os números. Confira abaixo como fazer o calcular o time to fill da sua empresa:

TIME TO FILL = número de dias entre a abertura do processo seletivo e o preenchimento do cargo em questão.

Simples, né? O que você pode fazer para agregar mais valores a esse índice é a criação de uma média geral de dias levados para as oportunidades da empresa. Depois, basta somar o time to fill de cada processo e dividir pelo número de oportunidades que estão sendo levadas em consideração.

Tenha em mente, também, a possibilidade de monitorar um time to fill para cada tipo de cargo ou departamento. Afinal de contas, algumas áreas podem demandar mais testes — e tempo, consequentemente — até a definição do candidato ideal. E isso pode interferir na precisão da métrica individualizada.

Como reduzir o time to fill da empresa

Time to fill: o que é e como monitorar esse indicador

Agora que já sabemos o que é e a importância do time to fill, vamos entender o que o setor de RH pode fazer para protagonizar uma redução gradual nesse intervalo de tempo? Siga, a seguir, as nossas dicas!

1 – Automatize processos

Softwares de gestão e também as redes sociais, entre outras ferramentas, podem automatizar uma série de tarefas que desgastam a sua equipe.

Com isso, por meio de dados pré-definidos, essas etapas são realizadas automaticamente, enquanto os seus profissionais podem se dedicar a tarefas mais analíticas — capazes de melhorar, inclusive, o poder de filtragem e seleção de candidatos.

Também é bom lembrar que essas ferramentas completas de gestão ajudam ativamente na construção de um banco de currículos que pode facilitar a busca pelo candidato ideal — imagine só, ter alguém que tem tudo a ver com a oportunidade já na sua base de currículos?

2 – Atualize o banco de currículos

Dica complementar: se você não atualiza constantemente o seu banco de talentos, você dificilmente vai encontrar bons candidatos por lá. Especialmente se o seu turnover é baixo. 

Por isso, procure sempre se informar a respeito da situação dos profissionais que a sua empresa realmente mantém os olhos atentos (o LinkedIn, por exemplo, é uma boa ferramenta para isso). Dessa maneira, diante de uma necessidade, você pode reduzir potencialmente o time to fill.

3 – Mapeie o perfil de todos os cargos

Cada oportunidade na empresa exige um perfil, certas habilidades e uma postura e comportamento específicos. Ao saber disso, o seu RH consegue montar uma descrição de emprego completa e ainda tem em mãos todas as informações para a realização de um processo de recrutamento impecável!

4 – Identifique etapas desnecessárias no processo seletivo

Todas as entrevistas necessitam de dinâmica? Todos os cargos demandam um teste de inglês, gramática e matemática?

Avalie todas as etapas do processo seletivo e descubra como otimizá-lo a ponto de não torná-lo excessivamente longo ou superficial. Esse é o segredo para identificar, rapidamente, os melhores candidatos para todas as oportunidades na sua empresa!

E, por fim, uma dica extra: as entrevistas presenciais são realmente necessárias? Por meio de entrevistas online, sua equipe — e o candidato — podem ter experiências mais positivas e rápidas para que a tomada de decisão e o time to fill, sejam menores!

Aposte no software de gestão para otimizar processos!

Tudo que a sua empresa precisa para ter um time to fill menor e um processo de seleção bem planejado é das ferramentas corretas para facilitar a rotina de trabalho do RH.

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  • reduzir o tempo nos seus processos de admissão de desligamento de funcionários;
  • ter um processo mais claro e seguro;
  • evitar penalizações, multas ou qualquer risco relacionado à questões legais e gestão de informação da empresa.

A Xerpa é a única que entrega uma experiência incrível e ainda resolve o problema real que o cliente tem. Fale com um especialista e descubra como reduzir 30% dos custos do seu RH.

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