Sistema Integrado

Sistema Integrado: conheça os benefícios para a sua empresa!

Foi-se o tempo em que os produtos analógicos e os processos manuais eram os grandes aliados do empreendedor. Hoje em dia, o sistema integrado é um dos principais elementos para gerar mobilidade, produtividade e precisão na tomada de decisão. 

Isso tudo — vale mencionar — apostando na redução de custos. Parece até mentira, né?

Acontece que um bom planejamento e alinhamento com a transformação digital fazem com que o seu empreendimento seja mais eficaz com um uso reduzido de recursos. Sem falar que qualifica ainda mais o trabalho de sua equipe, tornando-a cada vez mais analítica e menos dependente de tarefas burocráticas e repetitivas.

Vamos ver, então, o que é um sistema integrado, qual é a sua importância e quais benefícios você pode colher por meio desse tipo de investimento? É só seguir com a leitura deste post!

O que é um sistema integrado?

Sistema Integrado pode ser definido como um tipo de software — ou um conjunto deles — que criem um trabalho mais integrado entre os departamentos da empresa. Ou seja: em uma só solução, os setores podem acompanhar os processos de trabalho e evitar uma série de equívocos por conta disso.

Imagine as facilidades de saber, previamente, o quanto o setor de estoque tem de determinado produto antes de o setor de vendas compromissar-se com um grande contrato do qual, provavelmente, ele não poderia honrar se não confirmasse tal informação?

Nesse caso, portanto, vemos o sistema integrado como uma evolução natural daquilo que conhecíamos, exclusivamente, como sistema de gestão para uma área específica.

Qual é a diferença entre sistema integrado e ERP?

É comum associarmos os dois conceitos como se fossem a mesma coisa, embora existam muitas características que ajudem a diferenciar o sistema integrado do ERP — ainda que o objetivo e aplicação deles seja, basicamente, o mesmo.

Mas é fácil entender o que distingue-os. Por exemplo: o ERP (sigla para Enterprise Resource Planning ou, em tradução livre, que pode ser algo como Planejamento dos Recursos da Empresa) é usado para um tipo de ferramenta específica, concentrando as informações em uma base de dados. Assim, onde quer que o colaborador esteja, é possível monitorar cada ação efetuada na ferramenta, que atualiza-se em tempo real.

o sistema integrado não precisa ser, necessariamente, essa ferramenta única de integração, mas o meio de conexão com diferentes softwares. Como resultado, o esforço e investimento são menores porque você encontra uma solução capaz de unir os sistemas e otimizar todo o fluxo produtivo da sua empresa.

Quais são os benefícios de investir no sistema integrado?

Empresas buscam, hoje em dia, meios eficientes de agregar produtividade e redução de custos, paralelamente. E isso não é um absurdo, considerando que uma série de soluções digitais proporcionam esse equilíbrio de expectativas em um só produto.

Contudo, vale a pena entender o impacto que um sistema integrado pode causar positivamente na rotina dos seus funcionários. Pois é a partir dessas vantagens explicitadas que fica mais fácil o estímulo às transformações e o engajamento em adotar o sistema integrado.

Vamos ver, então, quais são os 4 principais benefícios em adotar esse tipo de produto no seu dia a dia corporativo?

1. Comunicação efetiva entre diferentes setores

Problemas de comunicação nas empresas tendem a ser prejudiciais de diferentes maneiras. Pode ocorrer a ociosidade de departamentos à espera do andamento de etapas anteriores do processo, desperdícios e prejuízos financeiros também em decorrência de todas as situações anteriormente citadas.

Com o sistema integrado, todos sabem as suas responsabilidades, prazos e o impacto de deixar as tarefas incompletas. A troca de informações é facilitada, também, garantindo que cada departamento organize-se para garantir um fluxo de trabalho coeso, harmônico e que não seja individualizado.

2. Produtividade para toda a empresa

Quando os dados coletados favorecem o conjunto, todos têm um meio de trabalho mais imune contra imprevistos. E, sem retrabalhos e desperdícios no processo de trabalho, é lógico presumir que a produtividade aumenta em todos os setores.

Especialmente, porque os dados coletados podem dizer muito não apenas do coletivo, como de cada setor, especificamente. A baixa produtividade de uma equipe pode estar atrasando todo o fluxo posterior e, com isso, a liderança tem as informações precisas para uma tomada de decisão ágil e assertiva.

O resultado disso é simples: menos imprevistos e uma cadeia produtiva mais e mais eficiente.

3. Monitoramento preciso das ações da empresa

O sistema integrado, como vimos, é uma excelente maneira de compor mais controle para toda a organização. E isso significa também todo o monitoramento de ações realizadas, conferindo precisão nos ajustes necessários e nos planejamentos para objetivos em curto, médio e longo prazo.

Por meio do monitoramento é possível identificar, rapidamente, as fontes de desperdício e, consequentemente, de prejuízos para a organização. É importante! Então, o mapeamento é feito e todo o trabalho é monitorado com mais facilidade. Como destacamos na introdução, essa integração de informações contribui para que todos saibam, exatamente, o que fazer e quando fazer.

Vale reforçar o exemplo do setor de estoque que apontamos anteriormente. Um sistema integrado favorece o trabalho de todos e promove melhorias múltiplas no trabalho.

4. Redução de custos

Você já deve ter calculado, com base nos benefícios anteriores, que o sistema integrado também se converte em uma fonte ampla de redução de custos para a empresa. Afinal, a partir de mais eficiência, produtividade e controle sobre as operações, a redução de custos é uma consequência lógica e imediata.

É importante considerar o quanto esse tipo de solução agrega à rotina da empresa para calcular, com precisão, os benefícios que vão surgir com o tempo de uso do sistema integrado. Mais informações — e a efetiva troca das mesmas — entre as equipes e um aprofundamento e sinergia maiores, que só têm a valorizar a empresa como um todo.

Quais são os custos de investir em um sistema integrado?

Embora seja mais um benefício do sistema integrado, o seu baixo investimento pode ser esmiuçado com mais detalhes. E isso, por consequência, garante a você mais informações de qualidade para certificar-se de que se trata de um bom investimento e uma solução adequada para o seu negócio.

Mas, em geral, vale adiantar que o sistema integrado é oferecido de múltiplas maneiras, como:

  • soluções específicas;
  • planos de contratação;
  • funcionalidades e recursos;
  • modelos de negócio;
  • valores.

Existem até mesmo modelos gratuitos de sistema integrado. Entretanto, é importante saber exatamente qual é a necessidade da sua empresa para a realização de uma pesquisa precisa e focada nas características que você busca para o seu negócio. E isso tudo interfere nos custos do investimento.

Veja, então, quais são os fatores que devem constar em seu planejamento a fim de garantir um rápido e assertivo investimento nesse tipo de solução!

Implementação

É de se imaginar que o sistema integrado não é uma solução que se implemente da noite para o dia, certo? Entretanto, convém analisar o período estipulado pela empresa para que a ação seja realizada de maneira rápida, eficiente e que agregue todo o suporte necessário durante a transição e utilização do sistema integrado.

Vale destacar, ainda, que esse tipo de investimento (quando bem-feito) só tem a agregar valores para os seus funcionários. O trabalho é mais leve, efetivo e eles deixam de realizar tarefas mecânicas e repetitivas para cuidarem de suas atividades de maneira mais analítica e estratégica.

E isso gera uma série de vantagens para valorizar a sua marca, sabia? Para saber mais a respeito do assunto, aproveite para conferir, depois, nosso artigo que explora as vantagens em trabalhar a retenção de talentos dentro das organizações!

Modelo de negócio

Normalmente, os sistemas integrados são oferecidos em diferentes modelos de negócio, sendo que os mais comuns são por meio de pagamento único (conferindo uma licença vitalícia para o usuário) ou a partir de uma assinatura que gera pagamentos mensais. 

Para a sua empresa, é importante aprender o quanto cada um desses modelos vai impactar positivamente o negócio, bem como o que cada um desses modelos oferece para o seu negócio. Afinal, são questões que vão agregar custos ao seu investimento.

Treinamento

Da mesma maneira que a implementação exige atenção por parte da empresa, certifique-se de que vai existir também um treinamento para tornar a transição ainda mais efetiva e livre de imprevistos.

Esse tipo de diferencial cria um relacionamento mais duradouro com a empresa, pois é um bom indício de que ela entende as suas necessidades e oferece a solução para garantir total conveniência para os clientes.

Sem falar que o treinamento é realizado por quem realmente entende da solução de sistema integrado. Assim, todos aprendem com facilidade, tiram as dúvidas e podem começar o trabalho o quanto antes. É muito mais benéfico contar com alguém que compartilhe o conhecimento.

Manutenção e suporte

São questões tão relevantes quanto o treinamento em si. De nada adianta o investimento baixo em um sistema integrado se a companhia não oferece, posteriormente, um bom suporte técnico aos clientes.

Pois não basta vender a solução e seguir para o próximo cliente. Dúvidas surgem, bem como problemas. E é importante ter uma empresa que garanta todos os cuidados que você e toda a sua equipe desejam e necessitam.

Personalização

Por meio da customização as soluções digitais se adaptam ainda mais às suas necessidades, carências e objetivos. Por isso, certifique-se de que o seu sistema integrado favorito pode ser personalizado de acordo com as características do seu negócio — e não inverso.

Vale destacar, ainda, outro ponto relevante que é a frequência de atualizações da solução. Principalmente, porque uma empresa que garante atualizações constantes demonstra preocupação em garantir que o seu negócio permaneça usufruindo dos melhores recursos e benefícios que o sistema integrado tem a oferecer.

No entanto, isso tudo deve ser pensado para que os custos estejam dentro do seu orçamento e que os diferenciais da companhia agrega, de fato, ao desenvolvimento da sua organização ao investir em um sistema integrado.

 

Que tal, então, você dar um passo adiante agora que já sabe quais são os benefícios de investir nesse tipo de tecnologia? Para isso, compartilhe o post nas suas redes sociais e marque os colegas que também vão adorar conhecer os recursos e conveniências do sistema integrado!

 

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