Sistema de folha de pagamento online

Sistema de folha de pagamento online: 8 razões para contratar

Você sabe o que é um sistema de folha de pagamento online? Já imaginou automatizar esse processo e com isso diminuir os gastos que sua empresa tem com RH e com a contabilidade?

A folha de pagamento consiste em uma lista que apresenta a remuneração que foi paga ao funcionário, transformando informações trabalhistas em dados contábeis.

A sua principal função é calcular o que cada pessoa da empresa tem que ganhar e o que deve ser descontado. Por isso, é preciso ter atenção para fazer os cálculos corretamente.

O grande problema é que muitas empresas ainda usam métodos antigos de emissão da folha de pagamento. Para facilitar o processo e tornar as rotinas do RH e do Departamento Pessoal mais simples, nosso objetivo com este artigo é mostrar opções de sistema de folha de pagamento online e as vantagens de automatizar esse processo. Confira!

8 razões para adotar um sistema de folha de pagamento online

1. Obter maior precisão dos dados

A folha de pagamento precisa conter os seguintes dados:

  • nome do funcionário;
  • cargo;
  • documentos de identificação;
  • especificações de pagamento;
  • bônus;
  • descontos (INSS, plano de saúde etc.);
  • salário-maternidade (no caso das mulheres);
  • licença e cotas do salário-família.

Com a automação, os dados apresentados são bem mais precisos, afinal, o responsável por calcular é bem mais passível de falha do que um sistema de folha de pagamento online.

Com um sistema, as informações são colocadas exatamente como devem ser.

Leia também: Automação de processos de RH: razões estratégicas pra adotar

2. Centralizar informações e dados

Como são muitas as informações presentes em uma folha de pagamento, quando o processo é feito de maneira tradicional o serviço se torna mais complicado. Isso porque o responsável terá que buscar dados em diversos locais.

Um exemplo de como a centralização é importante: uma empresa possui centenas de funcionários e todos os meses precisa emitir folhas de pagamento. No entanto, cada colaborador possui as suas especificidades. Ao conciliar os dados por meio de um sistema automatizado, as chances de erro são mínimas.

Aliás, os erros evitados por uma folha de pagamento online, diminui problemas jurídicos que podem ser causado por informações incorretas ou incompletas.

Isso porque a automação garante que todos os direitos dos funcionários serão assegurados, bem como evita reclamações e até mesmo processos legais decorrentes de falhas.

3. Ter mais agilidade

A agilidade é uma vantagem visível da automação da folha de pagamento online.

O gestor e os funcionários responsáveis pela emissão do documento se tornam mais produtivos. Isso porque, eles podem fazer a importação dos dados de sistemas como o ERP, tornando o processo muito mais rápido.

Precisa processar a admissão de um funcionário

Um colaborador agora ocupa cargo de gerência?

Com sistema de DP, isso ficará longe de ser um problema. Por meio dele, é possível processar com rapidez o pagamento dos colaboradores, bem como:

  • fazer o controle do plano de cargos e salários;
  • registar controle de ponto;
  • contabilizar descontos, entre outros.

Leia também: Guia: Como fazer controle de ponto e jornada de trabalho

4. Fazer um controle financeiro mais eficaz

Todos os meses, as organizações precisam fazer balanços de suas receitas, verificar os gargalos e possíveis melhorias a serem executadas. Com um sistema de folha de pagamento online, o trabalho se torna bem mais simples.

Um sistema online permite cálculos automáticos de Sefip (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) e Dirf (Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte), controlando as obrigações fiscais que precisam ser cumpridas.

Essa vantagem é visível principalmente no final do ano. Com a chegada dos recessos, os analisas de folha de pagamento precisam se organizar para entregar o trabalho todo a tempo. Assim fica fácil identificar falhas financeiras que possam prejudicar a empresa no futuro.

Aliás, os meses finais têm algumas especificidades. O 13.º é uma delas.

Por esse motivo, contar com uma solução que agilize o processo é essencial.

Além do mais, ao conhecer quais são os sistemas de folha de pagamento mais usados e adotar um deles em seu negócio, é possível:

  • fazer cálculo das férias coletivas ou individuais;
  • controlar adiantamento, entre outros.

5. Gerar relatórios

Um sistema de DP gera uma infinidade de dados sobre várias questões importantes para as empresas:

  • impostos pagos;
  • ganhos per capita;
  • lançamentos anuais etc.

Se, por exemplo, forem solicitados os gastos mensais com vale-transporte e vale-refeição dos funcionários, o sistema permitirá a junção das informações necessárias sem dor de cabeça.

Ou seja, não será necessário recorrer a montanhas de papéis, nem fazer cálculos à mão e perder tempo com algo simples.

O sistema automático permite ainda puxar relatórios de todos os pagamentos realizados.

Se for preciso fazer cálculos com base no salário líquido, tudo estará presente nessa ficha financeira. Aliás, até o tipo de salário (constituído por participações, por exemplo), os aumentos graduais e as mudanças poderão ser acessados.

6. Obter o histórico de cada funcionário

Uma empresa que se preocupa com a gestão de qualidade precisa ter o máximo de informações possíveis sobre cada funcionário que presta serviços para ela.

Com um sistema de folha de pagamento online, reunir os dados necessários se torna bem mais simples. É possível saber sobre:

  • férias já tiradas;
  • licenças;
  • horários (folha de ponto integrada);
  • afastamentos;
  • ocorrências;
  • ajustes salariais, entre outros, de forma automática.

Tudo isso é fundamental para ajustes de conduta e estratégias por parte dos recursos humanos.

7. Processar folhas de pagamento para correção de erros

Algum imprevisto, como erro na folha de pagamento, pode acontecer e, como consequência, ser necessária a emissão de uma nova folha. Com a ajuda do sistema de folha de pagamento online, isso pode ser feito facilmente.

Se for preciso fazer um recálculo ou se ocorrer uma demissão, o departamento pessoal não precisará entrar em pânico tentando reunir todas as informações necessárias.

O sistema é capaz de memorizar e guardar informações por longos períodos.

Leia também: Folha de pagamento: conheça os impostos vinculados a esse documento

8. Facilitar auditorias internas e externas

As empresas de grande porte são obrigadas a passar por auditorias internas e externas, que consistem na análise das demonstrações contábeis.

Os auditores externos, por exemplo, precisam averiguar se o que foi apresentado corresponde ao patrimônio em poder da organização.

A posição financeira da empresa não pode conter nenhuma informação equivocada. Logo, é necessário apresentar cópias das folhas de pagamento dos funcionários, e isso só se torna menos dispendioso com uma estratégia adequada.

A maioria dos gestores tem uma rotina cheia de responsabilidades. Devido às exigências atuais com relação à burocracia, o desejo de todos é tornar as tarefas mais fáceis e organizadas. Por isso é tão importante contratar um sistema de folha de pagamento online, de qualidade para a organização.

Está em busca de uma plataforma de Recursos Humanos eficiente, que inclua um sistema de folha de pagamento online para sua empresa? Conheça a Xerpa, um software de RH completo que oferece, entre outras funcionalidades:

  • reduzir o tempo nos seus processos de admissão de desligamento de funcionários;
  • evitar penalizações, multas ou qualquer risco relacionados à questões legais e gestão de informação da empresa;
  • fazer acompanhamento de folha de ponto e folha de pagamento;
  • realizar o controle de férias e mais.

Xerpa é a única que entrega uma experiência incrível e ainda resolve o problema real que o cliente tem. Fale com um especialista e descubra como reduzir 30% dos custos do seu RH.

Powered by Rock Convert

Quer receber mais conteúdos como esse gratuitamente?

Cadastre-se para receber os nossos conteúdos por e-mail.

Email registrado com sucesso
Opa! E-mail inválido, verifique se o e-mail está correto.

1 Comentário

  1. Avatar

    Excelente material, amo muito ????

Fale o que você pensa

O seu endereço de e-mail não será publicado.