Quais as 8 principais rotinas do departamento pessoal?

Nenhum negócio é capaz de crescer com tranquilidade sem garantir o cumprimento dos direitos e deveres de seus funcionários. Para isso, é preciso que as rotinas do departamento pessoal estejam bem definidas e organizadas. O primeiro ponto de atenção é não confundi-lo com a área de Recursos Humanos. Muita gente pensa que os dois são sinônimos, mas, na verdade, são setores com funções distintas que trabalham em parceria.

O RH desempenha tarefas relacionadas à atração, desenvolvimento e retenção de talentos, com foco nas competências e habilidades dos funcionários. Já o departamento pessoal é responsável por atender a todas as demandas burocráticas que envolvem a manutenção do time de colaboradores.

Essas atividades exigem grande responsabilidade, além de conhecimentos sobre leis trabalhistas e administração. Para te ajudar a conhecer mais a fundo as funções do setor, listamos abaixo as 8 principais rotinas do departamento pessoal dentro das organizações. Confira!

1. Organização dos processos seletivos

seleção de novos profissionais é uma das maiores responsabilidades do departamento pessoal. Os primeiros passos nessa rotina são a definição do perfil desejado e a abertura da vaga. É preciso definir se o recrutamento será interno ou externo, atribuições do cargo, pacote de remuneração e canais para anúncio da posição em aberto.

Depois, é feita a coordenação de todas as etapas do processo seletivo: triagem de currículos, aplicação de testes, dinâmicas de grupo, entrevistas com o RH e conversas com os gestores.

É de extrema importância que tudo seja feito com muito cuidado e em conjunto com o departamento de RH. Bons processos de recrutamento são fundamentais para o sucesso da empresa, já que o capital humano é a principal ferramenta de qualquer negócio.

 

2. Admissão de funcionários

A admissão de novos funcionários envolve muita burocracia e trâmites legais, e é papel do departamento pessoal cuidar para que tudo saia da melhor forma possível. A parte mais importante desse processo é o registro trabalhista.

É necessário que a carteira de trabalho seja assinada de acordo com o que manda a lei, com muita atenção para não errar em dados como salário, cargo e tempo de contrato (se houver). Deixar de registrar o funcionário, nem pensar! Isso mantém a empresa de acordo com a lei e evita problemas com a Justiça do Trabalho.

Outras rotinas do departamento pessoal na admissão de funcionários são o encaminhamento para o exame admissional, inclusão no relógio de ponto, entrega do crachá e integração do novato. Todas elas auxiliam na rápida adaptação do colaborador em seu novo ambiente de trabalho, deixando-o tranquilo para exercer sua função e entregar os resultados esperados.

 

3. Demissões e desligamentos

O departamento pessoal também cuida das demissões e desligamentos. Sempre que elas acontecem, o funcionário em questão deve procurar o setor para encaminhar a documentação necessária. Assim como nas admissões, é importante que as leis sejam cumpridas no processo. As principais tarefas são a homologação trabalhista, exame demissional e pagamento das verbas rescisórias.

Quando é o funcionário que pede para ser desligado, é interessante consultar os motivos de sua saída. Dessa forma, é possível traçar um planejamento interno para organizar melhorias e aumentar a retenção de talentos no futuro.

 

4. Acompanhamento da legislação trabalhista

Os profissionais do departamento pessoal precisam ter conhecimento profundo das leis trabalhistas, principalmente sobre a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Depois da reforma trabalhista de 2017, é fundamental acompanhar as alterações na legislação, a fim de manter a empresa atualizada em relação aos acordos e tipos de contratos permitidos. Só assim será possível garantir que os direitos e deveres dos funcionários estão sendo devidamente cumpridos, evitando ações nos tribunais.

Em casos inevitáveis de processos trabalhistas, outro papel do departamento pessoal é representar a empresa na Justiça do Trabalho, defendendo os interesses do empregador. Porém, o melhor a se fazer é se prevenir para minimizar esse tipo de situação e, assim, economizar tempo e dinheiro.

 

5. Folha de pagamento

A administração da folha de pagamento é um dos processos mensais mais trabalhosos do departamento pessoal. Nessa rotina, é feito o controle e cálculo dos pagamentos dos salários e benefícios de toda a equipe. É um trabalho minucioso que requer muita atenção, já que qualquer erro pode representar prejuízo tanto para a empresa quanto para o empregado, como no caso de descontos indevidos, por exemplo.

 

6. Controle de Horários

Controlar os horários dos funcionários é mais uma atividade rotineira no departamento pessoal. Isso é feito por meio dos dados do relógio de ponto ou timesheet de cada colaborador, dependendo do método usado pela empresa.

Além de conferir se os funcionários estão cumprindo o tempo de trabalho combinado em contrato, esse controle também é útil para calcular as horas extras ou faltantes do trabalhador. A partir disso, é possível programar as devidas compensações financeiras ou acréscimos no banco de horas.

 

7. Agendamento de férias

planejamento das férias dos funcionários requer um bom trabalho de logística e muita atenção. As datas devem atender tanto às necessidades da empresa quanto às do colaborador. Por um lado, é preciso organizar o calendário para que as equipes não fiquem defasadas, e também para que não aconteçam ausências durante a execução de projetos importantes. Por outro, o período das férias precisa ser compatível com os planos do trabalhador.

Também é essencial ficar de olho nos vencimentos das férias de cada funcionário. Por lei, elas devem ser concedidas nos 12 meses subsequentes ao ano trabalhado, mas antes que vença o segundo período aquisitivo. Ou seja, ninguém pode trabalhar por 24 meses seguidos.

Hoje, existem muitos softwares e aplicativos que automatizam o agendamento de férias e auxiliam o departamento pessoal com todos esses detalhes. O uso da tecnologia é uma excelente alternativa para otimizar o processo e facilitar o dia a dia do setor.

 

8. Controle de impostos, taxas e contribuições

Uma das obrigações legais do empregador para com seus funcionários é manter todos os encargos trabalhistas quitados em dia. Por isso, uma das rotinas do departamento pessoal é a gestão das parcelas de FGTS e outras taxas.

Esse controle garante tranquilidade à empresa, que se mantém dentro da lei e com seus impostos pagos. Já o trabalhador, sabendo que não precisa se preocupar com esses detalhes, se sente valorizado e fica com foco apenas em desempenhar suas funções dentro da organização.

Outro papel relacionado a contribuições e impostos é o contato direto com os representados sindicais de cada categoria. Com isso, é possível acompanhar as convenções coletivas e repassar aos funcionários a cobrança do imposto anual referente às suas áreas de atuação.

Essas foram as nossas dicas sobre as 8 principais rotinas do departamento pessoal. Agora que já sabe quais são elas e a sua importância, esperamos que essas informações possam ajudar você a lidar da melhor forma possível com as responsabilidades do setor.

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