Como fazer uma reunião produtiva em sua empresa?

Toda organização tem como um de seus principais objetivos aumentar, cada vez mais, sua produtividade. Portanto é fundamental buscar por elementos que tornem todos os processos do dia a dia muito mais ágeis, dinâmicos e eficientes. Um momento da rotina corporativa que exige isso é a reunião com a equipe.

As reuniões são imprescindíveis para que uma empresa funcione. Por meio delas, é possível melhorar a comunicação e o relacionamento interpessoal das equipes. Assim, garantir uma maior produtividade e eficiência nas tarefas desenvolvidas.

Uma reunião produtiva pode garantir o sucesso de uma empresa, pois ajuda os gestores a alinharem as equipes, definirem metas, manter todos informados, realizar planejamentos e criar estratégias importantes para os negócios. Para isso, fazer uma reunião produtiva é necessário:

  • planejar as pautas;
  • reservar o local previamente;
  • controlar a duração;
  • direcionar os conteúdos;
  • documentar a reunião.

No entanto, elas não devem acontecer apenas por ser um ritual tradicional da empresa ou demorar horas a fio. Quando não são bem planejadas, elas podem se tornar perda de tempo, tanto para a empresa, quanto para os funcionários, atrapalhando a produtividade da equipe.

Portanto, é necessário que as reuniões tenham foco, objetivos claros e prioridades para que os resultados esperados sejam alcançados.  

Como são conduzidas as reuniões em sua empresa? O momento é totalmente aproveitado e as metas estabelecidas são colocadas em prática? Continue a leitura deste post e saiba como realizar reuniões com pautas bem elaboradas para ver os resultados se concretizarem.

 

Qual a importância de planejar as reuniões de sua empresa?

Não basta uma mesa em uma sala para realizar uma reunião. Planejar e organizar a reunião é uma tarefa fundamental para sua mensagem seja transmitida com sucesso para os colaboradores. Caso contrário, elas passam a ser mal-vistas por todos.

Seus funcionários acham que elas parecem não ter fim? A falta de planejamento pode estar causando isso, o que prejudica o aproveitamento do momento, impedindo que saiam bons resultados da conversa.

Uma reunião produtiva deve seguir alguns passos para que a conversa não saia do controle e outros assuntos não colocados em pauta desvie o andamento da conversa.

É por meio de uma reunião bem estruturada, que sua empresa terá a oportunidade de estudar os assuntos mais relevantes para os negócios. É o momento, em que os colaboradores participantes poderão apresentar seu ponto de vista e sugestões de soluções.

Quando há um planejamento a ser seguido, a reunião é capaz de ampliar e fortalecer atitudes e comportamentos mais assertivos, promovendo mudanças entre os funcionários.

Além disso, é desenvolvida a confiança entre os integrantes, ressaltando a participação de cada um deles para que a empresa alcance suas metas e objetivos.

 

Quais ferramentas ajudam a garantir a eficiência nas reuniões?

Alguns métodos e ferramentas podem ser utilizados para se conduzir uma reunião produtiva. Confira quais são eles a seguir:

 

1. Cloud Computing

A Nuvem é uma excelente alternativa para tornar uma reunião produtiva. Por meio dela, é possível que os participantes tenham acesso aos documentos utilizados de forma online. Assim, podem contribuir ou fazer alterações em tempo real.

Portanto, Cloud computing pode otimizar as tarefas, ao permitir o compartilhamento e edição colaborativa dos documentos que servirão de fonte para discussões de pauta na reunião.

 

2. Agendas compartilhadas

Outra forma de otimizar uma reunião é evitar que ela seja remarcada diversas vezes por causa da indisponibilidade de algum participante. Para que elas sejam aproveitadas ao máximo e todos os profissionais relevantes participem, é necessário encontrar uma forma de conciliar o horário de todos.

Para que isso seja possível, o uso de uma solução de agendas compartilhadas é fundamental. Assim, é possível integrar os compromissos de todos para que as reuniões sejam agendadas nas datas e horários em que todos tenham disponibilidade.

 

3. Plataformas para organizar informações

Não é possível que uma reunião seja marcada para cada assunto importante a ser discutido. Portanto, é preciso que seja feitos encontros pontuais para tratar de vários pontos.

Para se ter uma reunião produtiva com diferentes assuntos, é preciso que as temáticas abordadas sejam devidamente organizadas e compartilhadas com todos.

Há diferentes plataformas onlines e móveis para isso, que funcionam como gerenciadoras de tarefas. Dessa forma, é possível organizar as informações e classificar os tópicos de acordo com sua prioridade. Assim, todos os profissionais chegarão preparados para a reunião.

 

4. Dispositivos para controlar o tempo

Como, na maioria das vezes, há diferentes pontos a serem discutidos na reunião, é essencial controlar o tempo gasto com cada assunto. É possível utilizar ferramentas que oferecem um controle maior sobre o período de duração de cada tópico.

Para isso, basta que, antes da reunião, seja definido um tempo específico para a abordagem de cada pauta, sobre o qual todos os participantes ficam cientes e se preparam com base nele.

 

5. Soluções para reuniões remotas

Graças às tecnologias existentes hoje, é possível fazer reuniões com participantes que estejam fora da empresa. É possível realizar áudio ou vídeoconferências, principalmente quando decisões importantes precisam ser tomadas rapidamente.

Essa é uma maneira muito eficaz de se realizar uma reunião produtiva, permitindo que os projetos sejam discutidos e as atividades que cada colaborador deve exercer sejam direcionadas, sem nenhum contratempo.

 

Como elaborar uma reunião produtiva?

Para que uma reunião seja produtiva e efetiva, é necessário seguir alguns passos fundamentais. Confira quais são eles:

 

1. Planejamento das pautas

Antes de mais nada é preciso estabelecer com antecedência os assuntos que serão tratados na reunião. Isso evita que o foco seja desviado para situações irrelevantes e assuntos importantes acabem ficando de lado.

 

2. Reserve o local da reunião previamente

Para se ter uma reunião produtiva, é preciso realizá-la em um lugar tranquilo, onde ninguém perca o foco com interrupções. Portanto, antes do dia do encontro, reserve uma sala que seja destinada a reuniões para que nenhum imprevisto aconteça.

 

3. Escolha os profissionais certos para participarem

Para que o encontro seja eficiente e produtivo, uma opção é convocar os líderes das equipes para participarem. Assim, é possível que eles repassem as informações para seus times, evitando que todos os colaboradores parem seus serviços ao mesmo tempo.

 

4. Controle o horário e duração da reunião

O melhor momento para se ter uma reunião produtiva, é no período da manhã. Normalmente, as pessoas estão mais descansadas e dispostas, tornando o encontro mais eficiente.

O tempo de duração é outro fator importante e deve ser respeitado. Portanto, é preciso planejar também o tempo estimado para que todos os pontos sejam abordados, sem que o foco seja perdido.

 

5. Direcione os conteúdos

Como o tempo é algo valioso, quando os participantes de modo geral começarem a expor suas ideias e opiniões, é necessário controlar a situação. Para isso, busque promover um bate papo com o conteúdo direcionado. Assim, evita-se perdas de tempo dos trabalhadores.

 

6. Documentar a reunião

Deixe um dos participantes da reunião responsável por redigir uma ata sobre tudo que foi abordado, bem como as novas metas que deverão ser colocadas em prática. Isso permitirá um maior controle sobre o grupo e se todos irão cumprir com seus novos objetivos.

 

Uma reunião produtiva é capaz de trazer maiores resultados para sua empresa. Ela garante que todos os participantes participem ativamente e tenham total acesso aos conteúdos que serão abordados. Assim, todos os colaboradores irão para o encontro mais preparados, conseguindo aproveitar ao máximo os assuntos abordados.

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