reunião on-line produtiva

Como tornar a reunião on-line produtiva?

Durante o período de home office, encontros virtuais passaram a ser a maneira mais eficiente de discutir assuntos importantes, tomar decisões estratégicas e manter as equipes profissionais alinhadas. Contudo, por ocorrerem em ambientes domésticos, cujas distrações são incontáveis, o rendimento dessas interações pode acabar sendo prejudicado.

Uma reunião on-line produtiva é aquela que cumpre com a pauta pré-estabelecida, envolve as pessoas certas, discute questões com inteligência comercial, permite que a troca argumentativa direcione a tomada de decisões, desenvolva estratégias transformadoras, otimize o tempo compartilhado, e assim por diante.

Se você quiser saber mais sobre os benefícios do trabalho remoto, recomendamos a leitura deste material aqui.

Agora, para entender mais sobre essa prática de comunicação virtual, continue acompanhando este post. Aprenda a tornar sua reunião on-line produtiva e assegurar que sua força de trabalho está caminhando ao seu lado. Boa leitura!

 O que é uma reunião on-line?

Reunião on-line, também conhecida como webmeeting, nada mais é do que a transmissão ao vivo de informações, por meio do suporte de uma plataforma digital.

Esse formato de interação pode ser empregado para reuniões corporativas, treinamento de equipes, demonstrações de produtos, congressos, palestras, seminários, leilões, eventos, coletiva de imprensa, dentre outros. 

O objetivo é reunir pessoas de diferentes locais, em qualquer lugar do mundo, para trocar informações e posicionamentos sobre assuntos específicos. No caso de trabalhadores remotos, essas reuniões ainda servem para incluí-lo e identificá-lo como membro da organização. 

Além de encurtar distâncias, as reuniões on-line ainda ganham tempo, permitindo que o desenvolvimento organizacional não seja barrado por bloqueios logísticos.

Quais os desafios de uma reunião on-line?

Embora os diversos recursos digitais disponíveis no mercado facilitem a comunicação remota entre pessoas, permitindo interações 24 horas por dia de qualquer lugar do mundo, reuniões on-line podem ser extremamente monótonas e improdutivas.

Com isso, o principal objetivo da interação se perde. A falta de interesse, foco, compromisso, atenção, dentre outros pode ser decisiva para as tomadas de decisão organizacional. Por isso, fazer reunião on-line pode ser um desafio. 

Para prender a atenção do colaborador, estimulá-lo intelectualmente, instigá-lo a interagir e expor seu posicionamentos, é essencial que as reuniões tenham um roteiro claro, tempo de começo e fim, assuntos definidos, interações dinâmicas e as pessoas certas. Por isso, para fazer um reunião on-line produtiva é preciso saber como conduzi-la.

Como fazer uma reunião on-line produtiva?

Com os diversos avanços tecnológicos, mudanças nas rotinas pessoais e profissionais de pessoas em todo planeta foram implantadas. As novidades apresentadas reforçaram a necessidade de soluções ágeis e efetivas para conduzir o cenário moderno. O webmeeting é um exemplo disso.

Cada vez mais utilizado por colaboradores de empresas das mais variadas áreas de atuação, o webmeeting é o marco de uma nova era da comunicação corporativa. Hoje já existem diversas plataformas que proporcionam essa interação, visando potencializar a produtividade das equipes profissionais e otimizar o tempo de trabalho.

Alguns exemplos para realizar uma reunião on-line produtiva são:

  • Hangouts;
  • Zoom;
  • Appear.in;
  • Google Meet;
  • Skype;
  • Meetime;
  • Messenger do Facebook;
  • WhatsApp;
  • Facetime.

Cada ferramenta possui suas vantagens e desvantagens, por isso é indispensável que os gestores realizem pesquisas criteriosas para conhecer e empregar aquelas que atendem as reais necessidades e demandas da organização.

Em outras palavras, não adianta pagar por ferramentas de reunião on-line populares ou indicadas por amigos se elas não estiverem de acordo com a realidade do seu negócio. A produtividade dessas interações também está diretamente ligada a escolha da ferramenta base.

Quais as principais dicas para tornar uma reunião on-line produtiva?

Agora que você já entendeu o que são reuniões on-line e como implementá-las, confira algumas dicas para melhorar a sua produtividade.

Checar antecipadamente os equipamentos e conexão com a internet

O primeiro passo para tornar uma reunião on-line produtiva é verificar antecipadamente os equipamentos eletrônicos que serão usado e as suas conexões com a internet.

Por mais básico que pareça, esse cuidado vale a pena ser mencionado porque qualquer falha pode invalidar toda reunião. Ou seja, um dos principais propósitos dessa tecnologia, que é a otimização do tempo, seria comprometida por um problema técnico que poderia ter sido corrigido antes do evento.

O ideal é que você faça essa averiguação com cerca de 60 minutos de antecedência, assim você poderá tomar qualquer providência caso algo esteja errado. Portanto, confira o microfone, a qualidade da imagem da câmera, a conexão com a internet (a banda larga empregada precisa suportar o tráfego de dados), iluminação do local, bateria do aparelho, e assim por diante.

Busque um ambiente silencioso e isolado

Para assegurar uma reunião on-line produtiva é importante que você esteja em um ambiente silencioso e adequado

As mudanças nas políticas de trabalho, que empregam o home office como medida emergencial devido a pandemia do Covid-19 ou trabalho remoto para algumas organizações mais modernas, traz desafios como encontrar esse local. Filhos, familiares, bagunça, dentre outras distrações, podem prejudicar a sua interação e a compreensão dos demais participantes.

Desta forma, procure notificar as pessoas que moram com você de que uma reunião de trabalho será realizada, a colaboração deles será necessária. Assim, além de melhorar a qualidade do diálogo e argumentações, você ainda passa uma impressão positiva para a empresa.

Fuja das distrações

Seguindo a lógica da dica anterior, para ter uma reunião on-line produtiva, você deve fugir de distrações. Mesmo que você não esteja em uma reunião presencial, o seu foco deve ser o mesmo para que o conteúdo abordado seja bem aproveitado.

Dessa maneira, evite usar o celular, as redes sociais ou o próprio computador para realizar outras tarefas durante a reunião. Embora isso possa parecer evidente, muitas pessoas acabam pecando nesse aspecto.

Crie uma pauta listando o que deve ser tratado na reunião

Verificado o equipamento e definido um local adequado, é hora de criar uma pauta de assuntos para garantir uma conversa, durante a reunião on-line, produtiva. Fazer anotações sobre os assuntos e revê-las antes da reunião também pode ajudar.

Ao agendar uma reunião on-line, lembre-se de perguntar aos participantes se eles possuem assuntos a serem acrescentados no documento. Defina uma data limite para o envio dessas informações e organize a pauta, buscando dar dinamismo e coerência a discussão.

Compartilhe essa pauta com os demais profissionais que participarão desse encontro. Além de servir de check list para o andamento da discussão, a pauta ainda serve para direcionar o foco da conversa. 

Priorize reuniões curtas

Como dissemos anteriormente, uma reunião on-line pode se tornar monótona, desinteressante e improdutiva, por isso é importante considerar o comportamento humano.

Quando passamos muito tempo em uma mesma posição ou participamos de conversas longas que não se desenvolvem, o nosso foco e atenção se dispersam. Portanto, priorize a realização de reuniões curtas.

Para assegurar uma reunião on-line produtiva, os públicos envolvidos precisam estar atentos para acompanhar as temáticas abordadas.

Vista-se adequadamente

Outra dica importante para tornar uma reunião on-line produtiva é a questão da vestimenta. Para evitar qualquer tipo de gafe ou inadequação, avalie criteriosamente a roupa que pretende usar no dia da reunião

Mesmo que você esteja em casa, o cuidado com a imagem que você passa é indispensável. Além disso, se atente a sua postura e comportamento durante a reunião. Lembre-se de que mesmo em home-office, essa reunião é oficial.

Comece a reunião garantindo que todos possam se ver e ouvir

Seguindo a mesma lógica da primeira dica, é essencial para tornar uma reunião on-line produtiva que os equipamento técnicos estejam funcionando adequadamente, e isso não é exclusivo pra você. Todos os participantes devem estar devidamente equipados.

Antes da reunião, envie uma mensagem aos participantes pedindo que eles também verifiquem o status do próprio equipamento com antecedência de uma hora. Antes de começar efetivamente a conversa, verifique se todos estão te ouvindo e te enxergando bem.

Respeite a vez de fala de cada um

Outra dica importante é respeitar a vez de fala do outro. Numa conversa que envolvam muitas pessoas, ainda mais remotamente, é natural que algumas falas se sobreponham. 

Contudo, essa ansiedade de apresentar uma contra argumentação pode comprometer a compreensão de um ponto de vista ou todo um raciocínio. Por isso, é fundamental que os participantes respeitam a finalização de uma pontuação para então, se posicionar.

Uma forma de reforçar esse controle é por meio de um mediador. Um participante se posiciona para conduzir a conversa e as ordens de fala, de maneira tranquila, respeitosa e proveitosa.

Tenha uma ata de reuniões

Por fim, nossa última dica para assegurar uma reunião on-line produtiva é ter uma ata. Toda reunião, seja ela on-line ou presencial, precisa ser documentada para assegurar as decisões firmadas em conjunto. E é para isso que serve a ata.

Esse documento deve conter não só os resultados, mas também toda pauta discutida, de maneira organizada, concentrada e responsável.

Finalizado o registro, o responsável deve enviar essa ata a todos que participaram da reunião, como uma forma de lembrá-los dos acordos firmados.

Portanto, para fazer uma reunião on-line produtiva, é preciso que alguns cuidados sejam tomados. De nada adianta realizar várias reuniões por dia se o seu conteúdo não está sendo aproveitado para desenvolver o negócio ou capacitar a força de trabalho.

Essas dicas podem ajudar a sua equipe a se concentrar e tirar o melhor proveito dos debates. E ainda, podem otimizar um dos principais recursos de qualquer organização: o tempo.

 

Gostou do post? Conta pra gente aqui nos comentários como estão sendo feitas as reuniões on-line da sua empresa!

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