relatórios gerenciais

Quais são os 9 Relatórios Gerenciais mais importantes para um negócio?

Relatórios gerenciais são documentos oficiais que mensuram os resultados de uma micro ou pequena empresa, com o objetivo de auxiliar a tomada de decisões. Sua análise permite que os gestores tenham uma visão mais ampla do negócio e possam planejar estrategicamente suas operações e evitar a formação de dívidas, otimizar atividades operacionais e aumentar as chances de lucratividade.

Esse documento sempre teve papel fundamental para o desenvolvimento das organizações, no entanto, com as constantes oscilações no mercado e agora, a crise econômica gerada pela pandemia do novo coronavírus (COVID-19), os relatório gerenciais se tornaram ainda mais importantes.

Neste post vamos explorar de maneira mais aprofundada a função, importância e os 9 principais tipos de relatórios gerenciais usados no mercado. Continue acompanhando o post e conheça em detalhes o documento que podem transformar o futuro da sua empresa. Boa leitura!

O que são relatórios gerenciais?

Assim como dissemos, relatórios gerenciais são documentos estratégicos que guiam o desenvolvimento de micro e pequenas empresas. Por meio da análise criteriosa de seus resultados periódicos, as tomadas de decisões são facilitadas tornando as operações do negócio mais assertivas.

Esses relatórios gerenciais devem ser objetivos e contar com dados atualizados, relevantes e altamente confiáveis. Considerando que eles são capazes de traçar estratégias, que podem guiar o futuro de um negócio, tanto para o sucesso quanto para o fracasso, não há espaço para erros.

O documento ainda aponta as medidas necessárias para que o negócio não perca oportunidades de crescimento, não acumule dívidas, otimize suas atividades operacionais e potencialize a sua lucratividade.

Para garantir a sua qualidade, os gestores devem, antes de mais nada, estruturar um modelo a ser seguido. Desta forma, fica mais fácil e rápido identificar as informações essenciais, as metas, os períodos, setores, fornecedores, valores, dentre outros dados que devem estar presentes impreterivelmente no relatório.

Além disso, cada vez que um novo relatório for criado, o mesmo modelo pode ser usado para padronizar essa operação analítica e facilitar a leitura estratégica dos próximos estudos. 

Se você quiser algumas dicas de como manter a consistência de dados em relatórios estratégicos, recomendamos a leitura deste artigo aqui.

Qual o objetivo dos relatórios gerenciais?

Os relatórios gerenciais podem ser desenvolvidos para atender a diversas demandas estratégicas do negócio, tais como a situação financeira, as condições do planejamento orçamentário, o desempenho geral ou segmentado, a produtividade semestral ou anual, e assim por diante. 

O objetivo do documento deverá ser definidos pelas lideranças organizacionais, conforme as necessidades e demandas do negócio. 

Independentemente da finalidade, quando bem estruturado e analisado, o relatório gerencial estende dados conclusivos que facilitam a tomada de decisões gerais, tais como a necessidade de contratação ou demissão de funcionários, a satisfação e rentabilidade de colaboradores, performance de projetos, qualidade das movimentações financeiras, equilíbrio entre receita e despesa, e assim por diante. 

Muito mais do que indicar correções essenciais, os relatórios gerenciais apontam o estado de saúde da organização. Permitindo assim, que os planejamentos estratégicos ganhem precisão e a empresa otimize a sua atuação comercial. 

Quais são os tipos de relatórios gerenciais mais importantes para as organizações?

Agora que você já sabe o que são relatórios gerenciais e para que eles servem, vamos conhecer os 9 principais tipos usados no mercado para potencializar a análise e planejamento de uma organização.

1. Relatório de Fluxo de Caixa

O primeiro dos 9 tipos de relatórios gerenciais que vamos explorar neste post é o Relatório de Fluxo de Caixa. Este documento permite realizar reflexões a partir dos lançamentos financeiros do negócio.

Exibidos de maneira clara, dados como a diferença entre a previsão e os resultados mensais alcançados, a possibilidade de ter algum valor positivo parado, condições de antecipar custos, preparo do caixa para transações expressivas, e assim por diante, podem ser analisados para otimizar resultados.

Essencial por exibir a real situação financeira da empresa, esse relatório ainda permite que os gestores realizem investimentos com mais segurança e confiança.

2. Relatório de Vendas

Outro dos 9 tipos de relatórios gerenciais fundamentais para uma empresa é o Relatório de Vendas. Afinal, a sobrevivência de qualquer organização está diretamente ligada a sua capacidade comercial, seja de produtos ou serviços.

Embora cada empresa tenha um modelo de estruturação próprio, algumas informações devem estar presentes em qualquer relatório desse tipo, tais como a quantidade de peças ou atividades vendidas, o valor do ticket médio, o tempo de uma jornada de compra (período entre o primeiro contato com a empresa até a efetivação de consumo), e assim por diante.

A análise deste documento permite que os gestores acompanhem o desempenho de sua força de trabalho, identifiquem um padrão de comportamento para os clientes, conheçam o volume de vendas “redondas” (vendas finalizada sem devolução), dentre outros, com mais agilidade.

3. Relatório de Contas a Pagar

Toda e qualquer atividade exercida por uma empresa gera, inevitavelmente, uma conta, que deve ser paga para evitar situações prejudiciais. Justamente por isso, um controle rigoroso deve ser feito para assegurar a saúde financeira da organização.

O Relatório de Contas a Pagar é o documento que viabiliza essa administração, apontando dados como o destino e o valor de despesas fixas (aluguel, salários, encargos trabalhistas, etc.) e despesas variáveis (comissões, insumos, benefícios, etc.), quantidade de contas pendentes e quitadas, valor gasto com multas e taxas, quantidade de parcelas atreladas, datas de movimentação, e assim por diante.  

E com isso, permite que as lideranças façam comparações de eficiência gerencial e moldem a eficácia dos próximos pagamentos.

4. Relatório de Contas a Receber

Assim como o Relatório de Contas a Pagar, o Relatório de Contas a Receber também é um documento fundamental que orienta a saúde pecuniária de uma empresa. Contudo, ao contrário do anterior, o propósito deste documento é avaliar os recursos financeiros que ainda vão ser acrescidos ao negócio, conforme o seu planejamento

Por isso, considera informações como datas e valores a serem recebidos, possíveis descontos oferecidos, cobrança de juros e tarifas, quantidade de clientes pontuais, o número de contatos necessários para que o pagamento seja efetivado, dentre outros.

A análise de um Relatório de Contas a Receber permite planejar investimentos, controlar o fluxo de caixa, efetivar contratações, estruturar melhorias nos processos, otimizar as formas de pagamento e movimentação financeira geral, controlar incidência de inadimplência, e assim por diante.

5. Balanço Patrimonial – BP

Além de fundamental, o Relatório de Balanço Patrimonial é obrigatório em todo país; somente microempresas e empresários rurais estão isentos dessa demonstração financeira.

Um dos 9 relatórios gerenciais mais conhecidos, esse documento permite visualizar a real condição do patrimônio de uma organização. Um levantamento minucioso de balancetes é orquestrado para validar os saldos das contas empresariais e apresentar sua posição contábil, financeira e econômica.

Além disso, no BP, as contas atreladas deve estar identificadas conforme a sua natureza. São eles:

  • Ativos – bens e direitos;
  • Passivos – exigibilidades e obrigações;
  • Patrimônio líquido – a diferença entre os ativos e os passivos.

6. Orçamento Empresarial

Outro dos 9 tipos de relatórios gerenciais fundamentais para uma empresa é o de Orçamento Empresarial. Esse documento visa traçar estratégias para otimizar a lucratividade de um negócio. 

Para isso, os gestores devem considerar informações como a previsão de receitas e despesas da empresa, possíveis fontes de renda (vendas, rendimentos e empréstimos), os custos (fixos e variáveis), demandas (reformas, equipamentos, etc.), metas financeiras, e assim por diante.

A sua análise é feita com base nos números anteriores da empresa. Ou seja, é considerado os últimos 3 meses e/ou o mesmo período de anos anteriores.

7. Demonstração do Resultado do Exercício – DRE

Este é um relatório gerencial que também contempla valores analíticos contábeis. O seu objetivo é detalhar os resultados líquidos do exercício em determinado período, ou seja, a lucratividade da empresa. 

Esse detalhamento pode ser realizado a partir da verificação de dados específicos como receita, custos e despesas gerais. Para assim, analisar a saúde financeira do negócio, identificando se lucros ou prejuízos são mais frequentes, e estruturar planos corretivos caso seja necessário.

Além disso, o DRE é uma poderosa ferramenta para que os gestores possam definir o futuro da empresa através de investimentos e parcerias.

8. Relatório de Satisfação do Cliente

Outro dos 9 tipos de relatórios gerenciais fundamentais para uma empresa é o Relatório de Satisfação do Cliente. Esse documento mede não só a contemplação, mas a lealdade dos consumidores de uma organização.

Com ele, o gestor pode detectar possíveis falhas em seus processos operacionais e cadeia de produção, pautados pela opinião de um elemento essencial para o sucesso empresarial: o cliente.

Além disso, esse tipo de relatório gerencial é uma das metodologias mais utilizadas para este modelo de relatório é o NPS (Net Promoter Score). 

9. Relatório de Satisfação dos Funcionários

Por fim, o último tipo de relatório gerencial que vamos explorar no artigo é o de Satisfação dos Funcionários. Como o mercado de trabalho está cada dia mais competitivo, manter a contemplação do principal instrumento de valor de qualquer empresa, os colaboradores, é indispensável para atrair e reter talentos diferenciados. 

O Relatório de Satisfação dos Funcionários deve avaliar dados como relacionamento interpessoal entre colegas, supervisores, setores; benefícios; salário; condições de trabalho; clima organizacional; dentre outros.

Evidentemente, nem sempre é possível atender a todas as expectativas dos funcionários, mas esse documento permite identificar falhas expressivas e corrigi-las de maneira precisa e ágil para favorecer essa relação. Desta forma, a organização mantém uma equipe mais motivada e a produtividade é assegurada.

Como produzir relatórios gerenciais eficientes?

Para ajudar a sua empresa a estruturar relatórios gerenciais com eficiência e presteza, separamos algumas dicas especiais. Confira a seguir!

  • relatórios gerenciais devem ser objetivos para facilitar a análise e agilizar o processo de tomada de decisões;
  • o propósito do relatório é a primeira questão a ser trabalhada no processo de elaboração. O objetivo deve estar muito bem definido para evitar confusões;
  • a escolha dos dados usados no relatório deve ser feita criteriosamente. Apenas informações relevantes e altamente confiáveis devem ser usadas;
  • estruturar um modelo para os relatórios gerenciais é fundamental para agregar um padrão funcional e eficiente a futuras análises;
  • selecionar os responsáveis por cada etapa do processo de elaboração dos relatórios é importante para manter o controle operacional e assegurar que todos os fatores de qualidade sejam cumpridos;
  • é preciso ter critérios para a escolha dos indicadores de desempenho. Uso dos KPIs (Key Performance Indicator) mais apropriados às reais necessidades analíticas torna o relatório mais consistente e objetivo;
  • a apresentação do relatório deve ser feita de forma inteligente e estratégica, considerando o público-alvo, o volume de dados, sequência de informações, importância dos resultados, formato, linguagem, horário, etc.

Portanto, os relatórios gerenciais são essenciais para a manutenção e o crescimento das organização. Além de agregar precisão e agilidade à tomada de decisões, esses documentos ainda asseguram a segurança e a saúde organizacional. 

 

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