7 motivos que farão você tirar a papelada da sua empresa imediatamente

A Revolução 4.0 chegou com praticidades tecnológicas e por isso o trabalho se tornou mais eficaz e assertivo. Quem não acompanha essa onda perde em competitividade e desempenho, além de ficar para trás no tempo. Um bom exemplo de se viver fora dessa revolução é o volume de documentos físicos que as empresas geram, pois têm dificuldade de reduzir a papelada.

Startups não desenvolvem tecnologia no papel, antes, a maioria das soluções é produzida em aplicativos e softwares, que não só ajudam na organização das companhias, como também geram inteligência, integração e bancos de dados – valiosa ferramenta.

Pode não parecer num primeiro momento, afinal estamos habituados a isso, mas usar documentos físicos no dia a dia resulta em diversas desvantagens para as empresas, seja de pequeno, médio e principalmente grande porte.

Os principais prejuízos do acúmulo e dependência de impressos numa organização são os gastos excessivos em manutenção dos equipamentos e consumo de materiais de escritório; desperdício de tempo e espaço físico prejudicado pela gestão ineficiente e onerosa de arquivos; além do impacto ambiental negativo.

Assim, para acabar com esses prejuízos e otimizar o trabalho é preciso diminuir a quantidade de material físico que se gera e acumula. Isso irá melhorar os processos internos da empresa poderá torná-la mais competitiva. Veja na prática as vantagens de se diminuir a quantidade de papel:

 

1. Redução de gastos

Na ponta do lápis uma companhia tem um custo muito alto e baixa eficiência por se trabalhar com xerox, remessas de cartas, fotocópias e até mesmo post its. E muitas vezes o material é gasto de forma desnecessária, o que não justifica o gasto.

Outra questão é que recursos valiosos como o tempo, a eletricidade, mão de obra vão embora numa simples impressão. Por se reduzir a papelada e a manutenção frequente dos equipamentos que vêm com ela, tem-se uma diminuição significativa dos custos operacionais.

Isso não significa que se deve parar de usar sua fotocopiadora. Antes, otimizar um serviço que pode ser feito a um custo muitíssimo menor através de um gerenciador de documentos virtual.

 

2. Otimização do tempo

Tempo é dinheiro, é o que muitos dizem, e no dia a dia de uma empresa isso é verdade. Diminuir o consumo de xerox no ambiente corporativo resulta em mais eficiência e processos intuitivos e ágeis, o que na prática significa lucro.

O tempo gasto cuidando da gestão e localização de registros físicos é um desperdício de produtividade de um funcionário que poderia estar trabalhando em questões estratégicas para o negócio. A otimização do tempo precisa ser primordial em qualquer organização que quer se manter num mercado competitivo e cada vez mais jovem e dinâmico.

No entanto, as barreiras que a documentos impressos colocam no dia a dia comprometem o cumprimento de prazos, muitas vezes gerando retrabalho e perda desnecessária de tempo. Reduzindo esse empecilho a rotina flui de forma mais orgânica e produtiva.

 

3. Redução da burocracia

Processos burocráticos são os maiores entraves na rotina de uma empresa. Muitos desses são externos à companhia, como relações com o governo ou outras instituições, mas na maioria das vezes a burocracia é criada – e alimentada – dentro da própria instituição e os funcionários podem não perceber.

O RH tradicional trabalha com exageros burocráticos com movimentos lentos e cansativos que não conferem nenhuma dinâmica à prática. Por anos, o RH se estruturou desta forma, deixando até mesmo mind set do profissional de Recursos Humanos travado em mecanismos lentos.

Mas, os profissionais com visão de mercado quebram essas barreiras, buscando meios de flexibilizar seu trabalho, adaptando-se às situações do cotidiano. Este é o RH estratégico, que busca soluções simples, rápidas e eficientes com foco em resultado e competitividade.

 

4. Banco de dados

Gerar um banco de dados confiável – e até mesmo um Big Data – é um diferencial das empresas que dominam o seu segmento de mercado, e este com certeza é o melhor investimento qualquer companhia pode fazer para o seu crescimento e inteligência.

Os bancos de dados concentram todas as informações referentes a um determinado produto ou pessoa e, se aplicada a estratégia correta, cria cruzamento de dados ricos que podem prover insights aos gestores, mostrando a situação de seus clientes, funcionários e mercado de diversos ângulos. Além disso, a facilidade para se buscar informações é infinitamente maior.

Mas, é impossível construir essa ferramenta com a inteligência e dinâmica necessárias por meio de documentos impressos.

 

5. Distribuição de informações

Outro benefício de se diminuir a quantidade de papel é a melhora na comunicação interna, uma vez que a distribuição da informação será mais eficiente. Com um software apropriado, é possível até mesmo mudar a dinâmica entre o RH e funcionários, diminuindo a quantidade de bilhetes e tornando a comunicação mais atrativa.

Além disso, ajuda na distribuição de informações até mesmo com parceiros e clientes. Com registros digitalizados ou vias eletrônicas será mais rápido o envio de uma remessa.

 

6. Facilidade de acesso

A facilidade de acesso aos arquivos também será muito maior. A tecnologia permite que documentos sejam armazenados na nuvem e compartilhados apenas com pessoas autorizadas. Nesse armazenamento também é possível criar pastas específicas e segmentar os itens bem como o acesso a eles.

 

7. Reduzir a papelada aumenta o espaço físico

As paredes com infindáveis prateleiras, grandes armários para arquivos e caixas estão em processo de extinção. Reduzir a papelada e optar pelo uso de arquivos digitalizados e um software de gestão desses itens permitirá um aumento considerável do espaço físico da empresa.

E isso também resulta em economia financeira, uma vez que se a companhia aluga salas, ela poderá usar um espaço menor e consequentemente mais barato!

 

Como vimos reduzir a papelada é um grande e importante passo para um negócio se desenvolver de forma mais inteligente e ágil e para isso existem softwares de gestão de documentos. O valor dos sistemas de gestão está no controle, segurança e simplicidade da plataforma, além, é claro, da inteligência por trás do processo.

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