produtividade no trabalho

Como aumentar a produtividade do trabalho remoto?

Quem precisou levar o escritório para dentro de casa nesta quarentena sabe que sem um bom planejamento, o rendimento pode ser completamente afetado. A necessidade de equilibrar os afazeres domésticos, a família e o trabalho em um único ambiente pode ser um desafio, comprometendo a produtividade geral de suas atividades.  

Grosso modo, produtividade, é a capacidade de realizar o máximo de trabalho possível com o mínimo de recursos necessários, e no menor tempo investido. Essa relação é o que determina a qualidade dos processos de otimização adotados na execução dessa tarefa.

E é, justamente, essa preocupação com a produtividade no trabalho remoto que vem tirando o sono de muitos empreendedores e profissionais da área de Recursos Humanos (RH). Afinal, o home office é uma prática de trabalho nova para grande parte dos trabalhadores brasileiros e que requer alguns cuidados especiais.

Mesmo diante dessas gritantes mudanças na rotina, o seu rendimento no trabalho não pode ser ofuscado. Por isso, adotar algumas práticas especiais pode te ajudar a aumentar a produtividade no trabalho remoto. Acompanhe o post e confira algumas dicas que separamos pra você! Boa leitura!

O que é produtividade?

Assim como dissemos, produtividade é a relação entre a quantidade do que é produzido e os insumos utilizados, em um intervalo específico de tempo. É a busca por aprimoramento das diversas atividades que envolvem a vida pessoal e profissional de um indivíduo. Portanto, faz parte do mindset daqueles que querem alcançar o sucesso.

A produtividade costuma estar ligada a métricas de quantidade e qualidade, isso porque o sucesso de um trabalho depende da natureza de sua atividade. Por exemplo, se o objetivo é criar uma peça inovadora, a produtividade é pautada pela qualidade. Agora, se o objetivo é vender essa peça, a quantidade passa a ser mais importante.

Além disso, em relação aos recursos, podem estar envolvidas questões como o dinheiro, materiais de escritório, insumos de produção, mão de obra disponível, espaço físico, equipamentos e máquinas, dentre outros.

Produtividade é a expressão da eficiência de qualquer negócio, por isso deve ser uma prioridade. Mais adiante vamos abordar algumas dicas de como aumentar a produtividade.

O que caracteriza uma pessoa produtiva?

Provavelmente, ao tentar responder esta questão, você está projetando em sua mente um profissional modelo que trabalha no 220v o tempo todo. Certo?

Mas é importante saber que para ser produtivo, não basta ser proativo ou ágil. A qualidade da produtividade está ligada a compreensão de que eficiência e pressa são coisas distintas.

Então, não basta correr para entregar o trabalho atual e começar o próximo o quanto antes, para ser produtivo é preciso ser capaz de otimizar as práticas de produção. 

Um bom exemplo é a criação de uma nova estruturação de tarefas que siga uma hierarquia de prioridade, disponibilidade e disposição. Desta forma, elas serão executadas de forma inteligente, respeitando os limites físicos e mentais do profissional, atendendo as demandas e exigências mais importantes do processo e assegurando sua qualidade.

Vale ressaltar que a disciplina é parte fundamental nessa estruturação, afinal os resultados estão diretamente ligados a execução das atividades. Em outras palavras, para ser produtivo é indispensável ter um bom planejamento e segui-lo com comprometimento.

Em vista disso, a produtividade pode ser alcançada em qualquer ambiente, seja no escritório ou em casa. A atual imposição do trabalho remoto, devido a pandemia do Covid-19, pode ser uma oportunidade de testar essa habilidade em um novo cenário profissional. 

O que é home office?

Para evitar a dispersão desmedida do novo coronavírus, o distanciamento social passou a ser uma regra de convivência e cuidado sanitário em todo planeta. Seguindo a ESPII (Emergência em Saúde Pública de Importância Internacional), o Ministério da Saúde do Brasil regulamentou critérios de isolamento e quarentena no país.

Com isso, grande parte das empresas enviaram suas forças de trabalho de volta para casa e adotaram o home office como medida emergencial para não fechar suas portas.

Home office é o termo usado para descrever um escritório doméstico. Essencialmente, ele pode ser estruturado de três maneiras: por um freelancer, como uma forma de trabalho remoto ou por uma empresa home based.

Nem todo profissional está acostumado a este regime ou tem, em casa, o ambiente ideal para exercer sua função. Para a maioria dos colaboradores ativos do país, trabalhar remotamente de casa é uma novidade e a falta de organização pode transformá-la em um desafio.

Para quem mora sozinho, a dificuldade de concentração e preservação do  rendimento  já é bastante significativa. Por exemplo, a maior liberdade do uso das redes sociais em horário comercial, questão da solidão, a ansiedade pela incerteza, e assim por diante. Mas para aqueles que têm filhos, fluxo de pessoas em casa, cobrança de afazeres domésticos, dentre outros, o desafio pode ser escandaloso! 

Por isso, seja qual for a sua situação, adotar algumas medidas para evitar distrações e aumentar a produtividade individual é indispensável.

Como aumentar a produtividade trabalhando em home office?

Ser produtivo é saber organizar suas responsabilidades e ter disciplina para seguir o que foi estabelecido, independentemente do ambiente. A adoção do home office pode trazer algumas dificuldades, mas com um bom planejamento, o trabalho pode ser ainda mais vantajoso de casa.

Se você quiser saber mais sobre os benefícios do home office, recomendamos a leitura deste artigo aqui.

É natural que mudanças na rotina e no ambiente de trabalho cobrem, inicialmente, uma concentração maior para realizar atividades que antes eram automáticas, e isso acabe gerando desgastes e frustrações. 

Contudo, essas intercorrências ocorrerão somente o tempo necessário para que o indivíduo se adapte ao novo espaço de trabalho. O cérebro humano é um órgão plástico capaz de produzir novas conexões e fixar hábitos inéditos para potencializar o seu desenvolvimento.

Ajustando o seu ambiente doméstico de forma adequada e organizando a sua agenda diária, em pouco tempo, o próprio local emitirá “pistas” – como a cadeira, mesa, computador, iluminação, etc. – para que o seu inconsciente entenda que é hora de trabalhar e aumentar a produtividade intelectual.

Além disso, vale ressaltar que quando você muda o foco do seu trabalho para uma nova estruturação, fica muito mais fácil enxergar as oportunidades de aprimorá-lo. Isso porque as mudanças permitem identificar soluções, que antes não eram visíveis. 

Ou seja, trabalhar em home office pode ser uma oportunidade de aumentar a produtividade, basta que você conduza esse processo com qualidade.

Quais as melhores dicas para aumentar a produtividade em home office?

Confira a seguir algumas das melhores dicas para aumentar a produtividade no trabalho remoto.

Mantenha a mesma rotina de sempre

Para aumentar a produtividade no trabalho em home office, é importante manter a mesma rotina de sempre para que o seu cérebro entenda que você está indo trabalhar, mesmo que agora o local de trabalho seja a sua sala de estar.

Portanto, siga os mesmos hábitos de quando ia ao escritório, incluindo a hora de acordar, horário de começo e fim do expediente, tempo de almoço, e assim por diante. A falta de uma padronização pode levar demandas domésticas a dominarem o seu tempo, comprometendo a entrega do seu trabalho e a sua reputação diante da empresa.

Organize o espaço de trabalho

Também é importante para aumentar a produtividade ter um espaço organizado para trabalhar. Escolha um ambiente agradável, bem iluminado e confortável, afinal é onde você passará a maior parte do seu tempo.

Limpe a mesa, separe os materiais auxiliares e evite acumular coisas dispensáveis no local. Tenha no somente o necessário para não criar distrações.

Escolha um espaço único na casa para trabalhar

Como consolidar um hábito exige repetição, mudar o posto de trabalho diariamente é um problema. É fundamental que o local seja sempre mesmo, justamente, para que o cérebro identifique as pistas do novo ambiente.

Assim, sua concentração pode estar focada em aumentar a produtividade nas suas atividades profissionais.

Melhore o pacote de Internet

Trabalhar remotamente exigirá uma banda larga mais eficiente, já que o volume e o peso dos arquivos serão maiores.

Desta forma, reuniões on-line, ligações via WhatsApp, envio de materiais, downloads de arquivos, dentre outros, serão facilmente realizados, mantendo o fluxo ativo de trabalho.

Tire o pijama e vista-se adequadamente

O pijama emite sinais inconscientes de relaxamento e descanso ao nosso cérebro, por isso ele deve ser trocado na hora de trabalhar. 

Mesmo que seja em casa, o home office é um trabalho oficial e exige cuidados. E em caso de uma videoconferência de emergência, você estará pronto para encontrar virtualmente outros profissionais e não prejudicará a sua imagem.

Defina uma agenda para a sua rotina profissional

Outra dica para aumentar a produtividade no trabalho remoto é criando uma agenda para a sua rotina profissional. Assim como no trabalho, tenha definido os horários para começar e terminar todas as atividades do dia.

Cumpra a agenda rigorosamente e não se esqueça de fazer pausas, elas são muito importantes para manter o equilíbrio físico e emocional.

Realize uma tarefa de cada vez

Além de ter muito bem definido os horários de cada atividade profissional do dia, é importante que você organize também a prioridade das suas atividades fora do expediente.

É comum que os afazeres do lar, por estarem escancarados ao seu redor, te pressionem a atendê-los. Por isso, tenha a tranquilidade de executar cada tarefa de uma vez. 

Crie metas realistas

Além do planejamento do dia, criar metas é uma forma interessante de aumentar a produtividade em home office. Objetivos a curto, médio e longo prazo colaboram para que você consiga sair da zona de conforto e potencializar o seu esforço.

Caso consiga cumprir as metas, busque te presentear com uma recompensa. A automotivação pode ser uma ferramenta incrível para melhorar o seu rendimento.

Notifique os seus familiares

Uma dica importante para quem não mora sozinho e tem a família em casa durante a quarentena é avisá-los sobre a sua agenda. Afinal, tê-lo em casa pode passar diversas mensagens, principalmente aos filhos.

É importante mostrar que, mesmo presente, você não estará disponível em alguns momentos do dia, porque está em horário do trabalho.

Respeite o fim do expediente

Sem as regras do escritório, é muito comum que, em casa, o profissional extrapole o tempo da sua jornada de trabalho. Além de não receber por essas horas extras, o cansaço, o estresse e o desgaste serão inevitáveis, comprometendo as suas funções cognitivas. Por isso, saiba a hora de parar.

Com o rendimento prejudicado inicialmente, é normal que a entrega dos trabalhos atrase. Procure seguir essas dicas com afinco para aumentar a produtividade do seu trabalho em casa, assim o seu rendimento e bem-estar serão restabelecidos o quanto antes.

Bloqueie as possíveis distrações

Assim como dissemos, as pausas são essenciais para manter o equilíbrio. E nestes momentos, acessar as redes sociais é um comum.

Porém, como as pausas não são fiscalizadas, a distração nessas plataformas digitais podem tomar mais tempo do que você imagina, comprometendo não só a sua agenda como também a sua reputação no trabalho. Por isso, para aumentar a produtividade, é importante bloquear essas distrações durante o expediente.

Trabalhe com regras claras

Para aumentar a produtividade no home office é essencial que uma comunicação clara e objetiva seja definida entre os seus colegas de trabalho. Mesmo que seja feita de forma remota, a troca de informações deve ser frequente. 

Se ruídos surgirem, o estresse motivado pela incerteza e demora para solucionar a questão pode comprometer o bem-estar mental de toda equipe. Por isso, é importante definir regras claras do que, como, quando e onde essa troca acontecerá.

Busque métodos alternativos de produtividade

Outra forma interessante para aumentar a produtividade é buscando métodos alternativos para gerir a sua produtividade. Uma dica é a técnica pomodoro.

A técnica se baseia na ideia de que dividindo o fluxo de trabalho em blocos de concentração intensa, o indivíduo consiga melhorar a agilidade do cérebro e estimular o seu foco. Em outras palavras, melhorar a gestão do tempo e ficar mais eficiente. 

Empregue ferramentas digitais de organização

Como dissemos, organização é parte fundamental do processo por isso adotar algumas ferramentas digitais pode facilitar e otimizar toda parte operacional. Uma dica é o uso do Trello.

Trello é uma ferramenta de colaboração que organiza seus projetos em quadros, pode ser usado individualmente ou em conjunto com a sua equipe de trabalho. De relance, ela informa o que está sendo trabalhado, quem está trabalhando em quê, qual a etapa de cada trabalho no processo e assim por diante. Além de estar visível a real situação do trabalho, ainda é uma forma de melhorar a comunicação.

Crie um fluxo de colaboração

Trabalhar de forma remota pode parecer uma experiência solitária, mas na verdade costuma envolver muita interação com a sua equipe de trabalho. Seja por meio da participação em videochamadas, na tomada de decisões estratégicas ou corriqueiras, na oferta de feedbacks, na prática de treinamentos e pesquisas, a interação é bastante frequente.

Por isso, para aumentar a produtividade de maneira geral, é importante determinar um fluxo de colaboração. Assim, mesmo a distância, o relacionamento pode ser estimulado.

Quais os principais indicadores de produtividade?

Agora que você já sabe o que é produtividade e como ela se relaciona com o home office, entenda como acompanhar essa evolução e ter certeza de que as suas estratégias estão dando certo. Conheça os principais indicadores de produtividade, que também podem ser aplicados no trabalho remoto.

Indicadores pessoais

Os indicadores pessoais avaliam os resultados baseados na expectativa e nos desejos de um indivíduo. A grande questão nesse tipo de indicador é que ele é subjetivo, pois depende exclusivamente da aprovação da pessoa.

Lucratividade

O indicador de lucratividade é mais objetivo, pois avalia resultados concretos. O lucro determina a relação entre o preço cobrado e o custo para realizar o trabalho. Quanto maior ele for, mais eficiente o projeto está sendo para o negócio.

Nível de qualidade

Esse indicador exige uma boa metodologia de controle, porque a qualidade pode ser um critério subjetivo. O ideal é que ele seja trabalhado em conjunto com o indicador de lucratividade, assim é possível determinar um balanço qualitativo e quantitativo na empresa.

Horas por projeto

Outro indicador de produtividade é o de horas por projeto, que avalia basicamente quanto tempo está demorando para realizar cada trabalho dentro da empresa. É bom lembrar que a pressa não é sinônimo de qualidade, portanto o valor analisado precisa levar em conta todo contexto.

Profissionais por projeto

A mesma lógica do indicador de horas pode ser emprego nesta outra métrica. Neste caso,  os profissionais é que são contabilizados, o tamanho da equipe necessária para realizar cada projeto é considerado. Equipes menores significam mais projetos sendo feitos ao mesmo tempo, aumentando consequentemente a produtividade.

Para que o home office seja eficiente, é indispensável que você saiba se autogerir. O processo de definição uma nova estrutura de trabalho, com um cronograma, horários fixos, metas individuais, dentre outros, só funcionará se você se comprometer.

Organização em home office é um desafio, mas com planejamento e disciplina você pode manter a qualidade do seu trabalho nessa quarentena, aumentar a produtividade e se surpreender. Seguindo essas dicas simples, mais do que resultados, você terá a satisfação de enxergar a sua evolução profissional.

 

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