Como conduzir um processo de Onboarding efetivo

As empresas gastam muito tempo e dinheiro em processos de contratação, analisam vários currículos e depois das entrevistas chegam ao candidato ideal para preencher a vaga em aberto. Porém esse processo não está completo, dentro do recrutamento e seleção de novos colaboradores está também o processo de onboarding. 

Uma boa admissão significa além de contratar a pessoa certa, garantir o seu engajamento com a empresa e garantir que esse funcionário atinja o máximo de produtividade no menor tempo possível.

Uma pesquisa realizada nos Estados Unidos pelo instituto Arbedeen Group, em que foram analisadas empresas com processos efetivos de onboarding considerados referência no mercado, foram obtidos os seguintes resultados:

  • 89% dos funcionários com menos de um ano de empresa se consideram altamente engajados;
  • Mais de 80% dos funcionários atingiram suas metas iniciais dentro de um espaço de tempo planejado;
  • 67% das pessoas receberam uma nota máxima em sua primeira avaliação feita pelos gestores.

Tendo em vista a importância desse assunto, vamos abordar como conduzir um processo de onboarding efetivo, garantindo uma melhor adaptação dos novos colaboradores.

Em gestão de pessoas, o que é onboarding?

Onboarding é o termo designado para representar o conjunto de ações e práticas para a melhor adaptação do novo profissional à empresa, melhorando sua adaptação à cultura e tarefas. O termo vem da língua inglesa e significa “embarcar” no contexto da companhia.

Muito mais que uma orientação são os planos e processos que levam o profissional a atingir seu máximo desempenho dentro da empresa, esses devem fazer que o profissional se familiarize com os objetivos organizacionais.

Iniciando o processo de onboarding

O processo de onboarding começa antes do primeiro dia de trabalho do novo colaborador, o início está na construção da marca empregadora da empresa, a employer branding, que é criada pelo empregador com o intuito de atrair os perfis ideais para trabalhar na empresa.

Especialistas recomendam que o máximo de informações possíveis sobre a empresa sejam disponibilizadas no anúncio da vaga em portais e na seção do site “trabalhe conosco”.

O objetivo é que os candidatos cheguem para a entrevista mais inteirados de como é a cultura organizacional, o ambiente de trabalho, e as obrigações que devem ser cumpridas dentro da empresa.

A etapa burocrática

A contratação de um novo profissional depende de uma série de documentos preenchidos e que são exigidos por lei, e você pode encontrá-los aqui.

Uma maneira de amenizar essa etapa burocrática e desgastante, é enviar antes do início dos trabalhos do funcionário uma proposta formal por e-mail já solicitando os documentos para admissão e o preenchimento de formulários. Uma dica é enviar junto a esse e-mail um “manual do colaborador”, assim ele terá mais informações sobre a empresa, evitando o bombardeamento de dados no primeiro dia de trabalho.

O primeiro dia do novo colaborador

Começar um novo emprego não é fácil, e também não é fácil para o gestor conduzir e orientar o novo empregado, muito tempo é gasto para que o processo de onboarding seja bem feito.

É muito importante não jogar um calhamaço de informações no novo colaborador, as informações apresentadas devem ser simples e de fácil compreensão.

Também é importante atentar-se aos seguintes itens:

Criação do e-mail do colaborador

Não espere o funcionário entrar para criar o seu e-mail. É importante repassar ao responsável pelas contas de e-mail o nome de usuário exato, caso a empresa adote o padrão nome e sobrenome é válido perguntar qual sobrenome a pessoa deseja utilizar.

Configuração, acesso aos sistemas e máquinas necessárias

O novo empregado, já no seu primeiro dia deve ter acesso aos seus equipamentos e softwares necessários para seu trabalho. A configuração de computadores e instalação de sistemas é uma das prioridades.

Caso haja sistemas que necessitam senhas para serem acessados, como CRM’s e ferramentas de marketing, um novo usuário deve ser criado.

Registros de acesso ao escritório

A empresa utiliza biometria? Catraca? Tem alguma identificação para estacionamento? Não importa como seja a entrada de pessoas no ambiente de trabalho, no processo de onboarding devem ser fornecidas as credenciais necessárias.

Salário e benefícios

A empresa deve informar ao colaborador o banco que a empresa realiza o pagamento e encaminhar ao colaborador os documentos e informações necessárias para abertura de conta.

Os benefícios oferecidos também devem ser solicitados, por exemplo, se a empresa concede o vale transporte e vale refeição, esses devem ser solicitados às empresas administradoras já no primeiro dia do novo colaborador.

Treinando o colaborador

Um dos principais desafios do onboarding é treinar o novo colaborador para que ele exerça bem suas funções dentro da organização. O treinamento pode ocorrer de várias formas diferentes e pode ser muito benéfico ao negócio, ajudando o profissional a desenvolver suas habilidades e conhecimentos.

Um programa de formação profissional bem organizado e conduzido é reconhecido por gestores de grandes empresas que lideram o mercado, como Yahoo, Google e Apple.

Existem várias formatos de treinamentos, um dos mais comuns é o EAD corporativo. Ele permite que a empresa treine à distância através de vídeo, áudio e texto.

Esse modelo proporciona um treinamento de baixo custo para a empresa, além de flexibilidade e comodidade no aprendizado.

Acompanhando os primeiros passos do colaborador

É muito comum os gestores se perguntarem como foi a efetividade do processo de onboarding. Uma das maneiras de mensurar esse processo é acompanhando os primeiros 90 dias de trabalho do colaborador.

Para que esse processo funcione metas e objetivos devem ser estabelecidos e o desempenho do profissional deve estar atrelado a esses.

O recomendado é que check points sejam feitos de 15 em 15 dias, a fim de alinhar se o funcionário tem seus objetivos claros e está desempenhando suas tarefas corretamente. É importante também cobrar que o profissional dê feedbacks sobre sua satisfação na empresa. A partir do dia 90 o processo de onboarding deve estar concluído e o trabalho sendo executado da maneira correta, se isso não acontecer, houve alguma falha no processo.

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