Ao longo dos anos o RH foi visto como um setor extremamente burocrático, porém, esse cenário mudou de um tempo para cá. Isso se deve principalmente a automação dos processos de RH.

Se antes tudo era feito manualmente, aumentando as chances de erros e retrabalhos, hoje o setor se tornou mais estratégico. Entre as mudanças feitas nessa rotina está o processo de admissão automatizado.

Com isso há maior segurança na gestão de documentos e eficácia no processo que sempre demandou muito esforço e tempo do setor responsável. E esse tipo de inovação é uma realidade no mercado atual.

A Deloitte revelou em pesquisa recente que 56% das organizações aceitariam usar algum tipo de ferramenta de automação para seus processos de RH.  

Isso se deve principalmente às inúmeras facilidades que os atuais softwares de gestão trazem a rotina da organização. Diminuindo as chances de erro, oferecendo maior segurança na proteção de dados e otimizando o tempo dos processos.

Quer saber tudo sobre o processo de admissão automatizado e quais as questões legais em torno dele? Confira nosso artigo e saiba como a tecnologia pode contribuir com os resultados da sua empresa.

O processo de admissão automatizado

Um processo de admissão é recheado de processos burocráticos, principalmente quando falamos da gestão de documentos. Muitas vezes o processo manual acumula uma inúmera pilha de papéis referente a contratações, demissões, exames, contratos, holerites e etc.

Com isso, as chances de se perder um documento são muito maiores, sem contar na dificuldade para encontrar os dados dos funcionários. Além disso, no processo manual a incidência de erros é muito grande.

Seja por um equívoco na digitação ou desatenção para preencher o dado de um colaborador. E cada erro desse não custa apenas tempo para a empresa em retrabalhos, mas pode gerar processos trabalhistas.

Portanto, o processo de admissão automatizado oferece uma gestão mais efetiva e segura, diminuindo o tempo e os esforços do setor.

Seja no arquivamento de um documento, na digitalização de uma assinatura ou no escaneamento de RGs, CPFs e dados pessoais do colaborador. Mas juridicamente isso é permitido?

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Validade jurídica do processo de admissão automatizado

A transformação digital se tornou uma realidade em boa parte das empresas no mercado. Quem não se atualiza acaba ficando para trás diante da imensa competitividade diária por bons resultados.

Por esse motivo a automação vem fazendo parte das rotinas, principalmente do RH, que sempre foi visto como um setor burocrático. Com isso, a área pôde se tornar mais estratégica, valorizando ações que focam mais na atração e retenção de talentos.

Entretanto, quais as questões legais dos documentos digitalizados? Qual a legitimidade deles? Abaixo falaremos um pouco do que diz a lei.

 

Armazenamento de documentos

O armazenamento de documentos digitalizados passou a ser uma prática legal em 2019, oferecendo maior segurança jurídica para as empresas que usam de tal prática. Facilitando assim o processo de admissão automatizado e o arquivamento de dados.

Essa resolução está prevista na LEI Nº 12.682, que sofreu alterações após a medida provisória n° 881 de abril de 2019.

Art. 2º-A. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas das demais legislações específicas e no regulamento.

 

Legitimidade dos documentos digitais

Outra questão importante que exige atenção da empresa é sobre a legitimidade dos documentos digitalizados. O inciso 2 da LEI Nº 12.682 se refere a esse tipo de documento com o mesmo valor comprobatório que o original.

Tendo até o mesmo efeito para usos jurídicos. Com isso o processo de admissão automatizado não só se torna uma prática eficaz e segura, mas legal perante a lei.

2º  O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.

Os benefícios do processo de admissão automatizado

Mas quais os verdadeiros benefícios do processo de admissão automatizado? Abaixo apresentaremos as principais vantagens da digitalização dessa rotina.  

 

Redução de custos

Um dos principais benefícios do processo de admissão automatizado é a redução de custos. No processo manual a empresa costuma ter altos gastos com cópias, impressões, além de ter que delimitar um espaço físico para guardar os documentos.

Já no processo de admissão automatizado todos os arquivos ficam guardados na nuvem e as informações e documentação são digitalizadas.

Além disso, as impressões são realizadas apenas quando houver demanda, economizando com custos de tinta, papel para impressão e manutenção de equipamentos.

 

Menor chance de erros

Um dos grandes trunfos do processo de admissão automatizado é a menor incidência de erros. Isso porque no trabalho manual uma tarefa repetitiva como o preenchimento de dados de admissão pode facilitar as falhas.

Seja em caso desatenção ou cansaço, as chances de erro são muito maiores quando tudo é feito manualmente. Acarretando em um gasto de tempo maior do que o necessário na tarefa em função de correções, diminuindo a produtividade e fazendo a empresa perder dinheiro.

Já no processo de admissão automatizado a ferramenta permite maior controle gerencial e agilidade em correções de dados. Assim os erros de digitação ou de uma informação colocada em um lugar errado podem ser evitados.

 

Agilidade nos processos

Os processos de admissão por serem uma rotina burocrática dentro das empresas costuma criar um grande volume físico de papéis. Com isso, encontrá-los na empresa, por mais organizado que o setor seja, não é tarefa fácil e demanda muito tempo em alguns casos.

Em muitas situações é até possível que o documento tenha se perdido ou sido jogado fora em alguma limpeza e etc.

No processo de admissão automatizado essa questão é sanada, pois tudo será armazenado digitalmente. E isso facilita o manuseio e a pesquisa por determinado documento. Tudo feito em poucos cliques do PC, Tablet, celular e etc.

 

Oferece maior segurança

As inúmeras documentações que fazem parte do processo admissional manual não só podem se perder, como pode acontecer algum imprevisto como enchentes, incêndios, extravios e etc. Sendo assim, dados importantes podem ser perdidos para sempre.

No processo de admissão automatizado a documentação fica digitalizada na nuvem, evitando perdas importantes e oferecendo maior segurança de armazenamento.

Sem contar que os acessos podem ser restritos onde só pessoas determinadas podem acessar, impedindo que dados sigilosos acabem vazando.

 

Padronização do processo admissional

Toda empresa deseja organizar seus processos para que eles funcionem de forma rápida e com o mesmo padrão de qualidade. Entretanto, quando há um processo manual é impossível que o fluxo de trabalho seja padronizado.

Com isso aumentam as chances de erros no preenchimento de algum dado na admissão ou a entrega de algum documento, que futuramente pode gerar um processo trabalhista.

Essa realidade é diferente no processo de admissão automatizado, já que todos os softwares possuem um padrão.

Assim fica mais fácil preencher os dados dos colaboradores, sem erros constantes de digitação, por exemplo, já que o software sinaliza possíveis erros.

Invista no processo de admissão automatizado

O processo de admissão automatizado é uma realidade e um grande facilitador de uma das maiores burocracias dentro das empresas.

Ao conseguir transformar um processo manual como esse por meio da tecnologia a empresa não ganha apenas em tempo, mas corta seus gastos e tem maior controle e segurança na gestão dos documentos.

Com isso, a burocracia funciona de forma automática e o RH pode se dedicar a questões mais estratégicas de gestão de pessoas. A automação se tornou não apenas um diferencial competitivo, mas sinônimo de bons resultados.

E para adotar esse modelo é necessário, principalmente, que a empresa entenda a realidade do mercado atual e descubra como automação impacta diretamente nos resultados.

E para isso é importante se dispor a mudar e consequentemente oferecer ferramentas para que o RH e toda a empresa sejam capacitados para usar a tecnologia de forma eficaz.  

 

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