Uma boa comunicação interna é essencial para o dia a dia de trabalho. Para atuar com eficiência, as equipes precisam estar bem informadas sobre o que acontece de mais importante na organização. Por isso, é necessário ficar atento aos problemas de comunicação nas empresas e sempre buscar as melhores formas de resolvê-los.

Pensando nisso, listamos aqui os principais problemas de comunicação nas empresas. São eles:

  1. mensagens perdidas;
  2. falta de comunicação entre equipes;
  3. reuniões ineficazes;
  4. sobrecarga de e-mails;
  5. desorganização de projetos;
  6. falta de feedback;
  7. falta de segmentação de público-alvo.

Ao longo do artigo, você conhecerá seus impactos negativos nas organizações e as medidas mais efetivas para combatê-los. Para saber mais, continue conosco!

1. Mensagens perdidas

Devido à rotina intensa, às vezes os funcionários podem não acessar as mensagens de voz e e-mails em tempo hábil, fazendo com que muitas informações se percam pelo caminho.

Para evitar esse problema, é preciso colocar todos na mesma página, com treinamentos sobre como usar o e-mail, telefone e outros sistemas de comunicação. Dessa forma, a empresa não apenas oferece as tecnologias, mas mostra a todos como usá-las da melhor forma possível.

Estabeleça também normas internas para o tempo de resposta, tanto para colegas de trabalho quanto para clientes. Isso minimiza a chance de conversas importantes serem interrompidas por esquecimento ou perda de mensagens.

2. Falta de comunicação entre equipes

A falta de comunicação entre departamentos, escritórios ou filiais pode gerar atrasos nas entregas e cruzamento de informações. Times que trabalham à distância precisam redobrar os cuidados com esse tipo de falha, já que o sucesso dos projetos depende muito da interação da equipe.

Implemente um sistema integrado de comunicação online, com intranet e ferramentas de chat e videoconferências. Estimule também que todos se conheçam pessoalmente, por meio de reuniões presenciais e eventos sociais.

Quando os colegas conhecem os rostos e personalidades uns dos outros, fica mais fácil criar afinidade e melhorar o trabalho em equipe.

3. Reuniões ineficazes

Reuniões ineficazes são um dos maiores problemas de comunicação nas empresas. Muitas delas consomem um longo tempo de trabalho sem chegar a nenhum resultado importante. Por isso, é fundamental se organizar para realizar reuniões produtivas e que cumpram seu propósito.

Apenas agende uma reunião presencial caso seja imprescindível. Se o assunto puder ser conversado por videoconferência ou e-mail, não há necessidade de deslocar os participantes de suas funções.

Monte uma apresentação com os tópicos que serão discutidos e compartilhe antecipadamente com todos os convidados. Assim, eles chegarão mais preparados e cientes de suas dúvidas e opiniões sobre o assunto. Exibir o documento em um projetor ajudará a tornar a reunião mais dinâmica e a atrair a atenção dos presentes.

Também é interessante definir um limite de tempo para a discussão de cada tópico, para evitar que o encontro se estenda além do combinado.

Após a reunião, envie um e-mail a todos para recapitular os temas abordados e as decisões tomadas, reforçando tudo o que foi debatido no encontro.

4. Sobrecarga de e-mails

O desperdício de tempo com e-mails desnecessários é outro dos maiores problemas de comunicação nas empresas. É essencial tomar alguns cuidados para minimizar o volume de mensagens recebidas pelos funcionários, para evitar que conversas importantes se percam em meio a outras que não precisavam estar ali.

Verifique se o filtro de spam está funcionando para remover o lixo eletrônico. Apenas essa medida já é de grande ajuda para evitar a sobrecarga de e-mails.

Há, ainda, algumas regras que a empresas pode estabelecer para a troca de mensagens entre os colaboradores. Os membros dessa organização devem saber quando devem ou não usar o e-mail e para quais grupos de interesse devem repassar as mensagens. Assim, a caixa de entrada de todos fica mais limpa e funcional.

5. Desorganização de projetos

Quando há várias pessoas atuando no mesmo projeto, organizar as tarefas, arquivos e informações pode ser um desafio.

Uma boa saída para evitar falhas, recomenda-se o uso de aplicativos de gerenciamento de projetos, como o Trello. Dessa forma, todas as demandas e prazos, bem como os responsáveis por cada atividade, podem ser consultados em uma única plataforma.

Ferramentas de compartilhamento de arquivos na nuvem, como Google Drive ou Dropbox, também são muito úteis para aumentar a organização. O risco de perda de dados é muito menor, além de os funcionários contarem com a facilidade de acessar as informações de qualquer dispositivo conectado à internet.

6. Falta de feedback

Entre os diversos problemas de comunicação nas empresas, a falta de feedback é um dos mais comuns.

Todo profissional precisa saber como seu trabalho é visto por seus líderes e colegas. O feedback é a melhor oportunidade de o gestor apontar erros, acertos e mostrar aos colaboradores o que eles devem fazer para melhorar o desempenho.

Muitas empresas implementam feedbacks estruturados uma vez por ano, com acompanhamento do RH e um grande planejamento envolvido. Essa iniciativa é válida, mas não deve substituir o feedback contínuo, feito no dia a dia.

Os líderes devem expor suas críticas e elogios sempre que possível, como forma de auxiliar a evolução dos funcionários e aumentar a satisfação da equipe. Assim, o crescimento é constante e os resultados, muito melhores.

7. Falta de segmentação do público-alvo

Por mais que estejam inseridos em um mesmo contexto, evite utilizar a mesma linguagem e os mesmos canais para se comunicar com todos os funcionários.

Adapte a comunicação de acordo com o departamento e o nível hierárquico dos colaboradores. Um membro da equipe de TI provavelmente não precisa receber todas as mensagens que a equipe de marketing, por exemplo. Por isso, faça um estudo de comunicação interna e planeje bem como vai transmitir as informações dentro da organização.

 

Chegamos ao fim das nossas dicas sobre como evitar os maiores problemas de comunicação nas empresas! Agora que você está por dentro do assunto, que tal colocar o que aprendeu em prática? Faça um planejamento, mapeia os membros da organização e mãos à obra!

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