Por que a gestão de RH precisa de um CFO como braço direito?

Talvez você nunca tenha parado para pensar na relação entre a gestão de RH e o financeiro, mas esses dois departamentos estão intrinsecamente ligados.

Enquanto o RH é responsável pela contratação das pessoas certas para cada cargo, o financeiro tem o dever de arcar com pagamentos, recebimento de contas e outras atividades relativas às finanças.

O financeiro está a cargo de um CFO, ou seja, de um Chief Financial Officer. Também chamado de diretor financeiro, esse profissional tem o objetivo de monitorar metas, objetivos e orçamentos organizacionais. Ele também cuida dos investimentos e supervisiona o capital que a companhia possui.

Nesse contexto, trabalhar a gestão de Recursos Humanos com o apoio do CFO é a melhor forma de ter sucesso, aumentar a produtividade e alcançar os objetivos traçados. A questão é: como fazer isso?

No post de hoje, vamos responder a essa pergunta e dar dicas sobre o que você deve fazer. Os assuntos a serem abordados são:

  • o impacto do RH no financeiro da empresa;
  • o poder da integração entre RH e finanças;
  • os reflexos da automatização da folha de pagamento;
  • os segredos para unir os setores da empresa.

Quer saber sobre tudo isso? Então, acompanhe!

1. O impacto do RH no financeiro da empresa

A ideia de que o RH é um departamento que gera apenas custos já caiu por terra há muito tempo. Atualmente, esse setor é visto como estratégico e entende-se que ele traz resultados para o financeiro da empresa.

De que forma isso acontece? Existem diversos fatores que justificam essa questão. O primeiro passo é entender que o desenvolvimento sistemático do capital humano é importante para a performance do negócio.

Apesar de essa afirmação ser um consenso, ainda há muitos diretores que precisam de dados. A pesquisa realizada pelo Top Employers Institute, divulgada pela Harvard Business Review Brasil, deixa evidente a importância da gestão de pessoas para os resultados das companhias.

O levantamento obteve os seguintes dados:

  • as empresas que adotam boas práticas de RH tiveram um desempenho médio 51% maior nos preços das bolsas entre 2011 e 2015;
  • os índices que contam com a receita de empresas com um bom gerenciamento de RH ultrapassaram em 14% a média dos setores em que atuam entre 2010 e 2014;
  • as empresas que atuam com boas práticas de RH são consideradas melhores empregadoras e têm uma reputação positiva. Em plataformas de avaliação das companhias, aquelas que contam com certificação em recursos humanos atingem pelo menos meio ponto a mais que as outras.

Fica evidente, então, que adotar boas práticas de RH melhora o resultado financeiro e faz com que o valor da ação seja mais alto. Em outras palavras, percebe-se uma melhoria clara na eficiência da empresa.

1.1. A relação entre o RH e o financeiro

O desempenho financeiro da empresa é resultado das operações de comercialização, produção ou prestação de serviços. Esse trabalho, seja qual for, deve ser realizado de forma eficiente e com escala para que os resultados positivos sejam alcançados.

O que o gerenciamento de RH tem a ver com isso? A eficiência nas operações só será obtida por meio de planejamento e organização das pessoas. É preciso que os colaboradores certos estejam alocados nas funções adequadas.

Nesse momento, fica bem clara a relação entre o gestor de RH e o CFO. Quando ambos trabalham juntos e fazem uma boa alocação de recursos, consegue-se atingir o potencial máximo. É claro que isso depende do apoio dos outros colaboradores, que vão fazer a empresa efetivamente funcionar no dia a dia.

Por exemplo: de nada adianta a empresa produzir, mas ter muitos desperdícios, o que eleva os custos. Ou vender sem margem de lucro. Ou, ainda, ter um setor de finanças desorganizado e que forneça informações irrelevantes ou pouco confiáveis.

Isso significa que as pessoas devem exercer suas funções de forma eficiente e correta para poderem trazer resultados para a organização. Como garantir que isso será realizado?

1.2. Garantindo a eficiência nas funções

O primeiro passo é analisar e definir os cargos que a companhia já possui e de quais ainda precisa. Por meio desse planejamento, pode-se designar as pessoas corretas, que vão trazer mais eficiência para a função. É assim também que se pode analisar se a performance está sendo adequada.

Essa situação pode ser exemplificada da seguinte forma: define-se que determinado cargo financeiro é responsável por organizar receitas e despesas e gerar relatórios que subsidiem a tomada de decisões.

Os relatórios que podem ser gerados são de fluxo de caixa, Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE), registro dos custos por itens e das receitas e comunicação com o marketing, o operacional e a direção para mostrar os resultados.

Essas são as funções de determinado colaborador na área financeira. Se algumas atividades não estiverem sendo realizadas, é preciso pensar de que forma se pode melhorar. Também é necessário questionar por que os colaboradores do financeiro não estão executando todas as suas funções.

Tome uma decisão após essa análise. Algumas opções são: conversa e exigência por mudança, investimento em treinamentos, transferência do colaborador para outro cargo ou, se nada funcionar, demissão.

Ao realizar seu trabalho e incentivar as melhorias, a empresa terá um impacto positivo em seu resultado final. O faturamento e o lucro podem ser elevados, enquanto custos e despesas são reduzidos.

Esse é o desafio do CFO em conjunto com o gestor de RH. Ambos devem ter em mente que os colaboradores são o maior ativo da empresa. Por isso, recomenda-se investir em políticas de melhoria contínua e retenção de talentos, que trarão resultados financeiros e uma integração maior entre finanças e recursos humanos.

2. O poder da integração entre RH e finanças

A integração entre o RH e o financeiro é fundamental. É com essa união que se consegue mais eficiência e outros benefícios importantes para o negócio.

Isso foi confirmado pela pesquisa da Ernst & Young, divulgada pelo Valor. O estudo indicou que o relacionamento colaborativo entre os setores de RH e financeiro leva a uma elevação mais evidente do EBITDA (sigla que, traduzida para o português, significa “lucros antes de juros, impostos, depreciação e amortização”), além de avanços nas métricas relacionadas a capital humano, como produtividade e engajamento.

O levantamento destacou que o crescimento do EBITDA foi 10% maior quando havia uma boa interação entre os dois departamentos. Também foi verificado que 44% das empresas tiveram progresso no engajamento dos colaboradores e o ganho de produtividade atingiu 43% delas.

2.1. Fatores que colaboram para a aproximação entre RH e financeiro

A mesma pesquisa da Ernst & Young identificou 4 fatores principais que auxiliam na aproximação entre os setores financeiro e de RH. São eles:

2.1.1. Escassez de talentos

A falta de mão de obra qualificada nos mais diversos setores leva as empresas a compreenderem a importância do capital humano e de sua valorização. A compreensão da relação entre custos e desempenho ocorre principalmente nas companhias que estão inseridas em mercados de rápido crescimento e maduros.

Esse fator e a própria elevação dos custos trabalhistas exigem uma abordagem mais minuciosa a respeito da gestão dos custos com capital humano.

2.1.2. Aumento da importância do RH

As empresas já começaram a entender que o RH tem um papel estratégico. Já é reconhecida a necessidade de se ter um alinhamento próximo entre os recursos humanos e a estratégia corporativa.

2.1.3. Cenário globalizado dos negócios

A globalização é outro fator relevante e que ajuda a aproximar o financeiro e o RH. Esse cenário requer a adaptação contínua das estratégias da empresa e ainda exige o lançamento contínuo de novos produtos e serviços a fim de manter a competitividade.

O envolvimento do CFO e do gestor de RH nas tomadas de decisão é uma forma de garantir que as estratégias abranjam impactos monetários e também humanos.

2.1.4. Alteração dos modelos de negócio

A modificação dos modelos de negócio e a transformação contínua de funções-chave (como finanças e RH) também são fatores de destaque. Isso ocorre porque as organizações buscam a eficiência continuamente e, portanto, desejam um modelo de serviços global e multifuncional.

O objetivo é garantir o crescimento em novas regiões, o que impacta diretamente no financeiro e no RH.

Assim, fica claro que a relação entre RH e financeiro apresenta diversos benefícios para as empresas. A redução de custos, o aumento da produtividade, a elevação do EBITDA e outros detalhes são aspectos fundamentais para os resultados cada vez melhores da companhia.

3. Os reflexos da automatização da folha de pagamento

Um dos elementos que relaciona RH e financeiro é a folha de pagamento. Afinal de contas, a contratação de um novo colaborador aumenta os valores a serem pagos, o que impacta as finanças.

A folha de pagamento é uma lista da remuneração repassada ao colaborador. Sua função é calcular quanto cada um deve receber e os valores que devem ser descontados de acordo com a legislação.

Muitas empresas ainda optam por fazer a emissão da folha utilizando métodos antigos. Além de estarem mais sujeitas a erros e falhas, essas companhias também têm mais retrabalho.

A automatização da folha de pagamento surge, então, como uma forma de facilitar o processo e trazer mais eficiência. Quais são os outros benefícios que podem ser conquistados?

Veja alguns deles a seguir:

3.1. Maior precisão dos dados

A folha de pagamento exige o preenchimento de diversos dados, como cargo, nome do colaborador, detalhes de pagamento, dados dos documentos de identificação, descontos (como os relativos a plano de saúde, previdência etc.), bônus, licença, cotas do salário-família e salário-maternidade (exclusivo para mulheres).

A automatização possibilita maior precisão na apresentação dos dados. Isso ocorre porque o ser humano tem maior probabilidade de cometer erros que um sistema. Portanto, um software com a função de folha de pagamento assegura que as informações serão inseridas corretamente nos campos adequados.

3.2. Mais agilidade

A rapidez no preenchimento da folha de pagamento é uma das principais vantagens da sua automatização. Os colaboradores que fazem a emissão desse documento e seu gestor tornam-se mais produtivos, porque os dados podem ser importados de outro sistema, como o ERP.

Isso significa que os dados já estão prontos e podem ser facilmente inseridos na folha de pagamento. O sistema também traz mais agilidade para o processo de admissão de um novo colaborador, transferência para um cargo de gerência, entre outras situações.

A rapidez também vale para o pagamento dos colaboradores, controle de descontos, planos de cargos e salários etc.

3.3. Maior eficácia no controle financeiro

As empresas precisam fazer o balanço de suas receitas mensalmente, bem como identificar problemas e necessidades de ajustes. Essas operações são simplificadas com a ajuda de um sistema automatizado de folha de pagamento.

O sistema online possibilita calcular automaticamente os dados do Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (Sefip) e da Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (Dirf). Isso assegura um controle maior das obrigações fiscais a serem cumpridas.

O final do ano é o momento em que essa vantagem fica mais visível. A chegada dos recessos e o pagamento do 13º salário exige uma organização maior para que o trabalho seja entregue a tempo. Esse período também facilita a identificação de falhas financeiras que podem trazer danos à empresa no futuro.

3.4. Facilidade para compartilhar informações

O sistema automatizado reúne e centraliza os dados em um só lugar, o que facilita o compartilhamento de informações. RH e financeiro, por exemplo, podem acessar o mesmo software e verificar os dados de que precisam com mais comodidade e sem prejudicar o trabalho um do outro.

Ao mesmo tempo, isso assegura uma maior organização dos documentos, já que os dados podem ser acessados sem que os arquivos precisem ser tirados de algum lugar e colocados em outro.

3.5. Mais facilidade para gerar de relatórios

O sistema automatizado da folha de pagamento armazena uma série de dados relevantes, como os lançamentos anuais, impostos pagos, ganhos per capita, entre outros. Com isso, é possível gerar relatórios mais facilmente.

Você pode, por exemplo, verificar os gastos mensais com vale-refeição e vale-transporte. O programa identificará os dados rapidamente e mostrará o resultado sem que seja necessário recorrer a diversos documentos e à realização de cálculos manuais.

3.6. Rapidez para obter o histórico dos colaboradores

As empresas precisam ter à sua disposição o histórico dos colaboradores. Esses dados são facilmente obtidos com a folha de pagamento automatizada, que reúne todas as informações necessárias.

Você pode verificar dados relativos a férias, horários, licenças, ocorrências, afastamentos, ajustes salariais etc. Tudo é feito automaticamente e se torna um recurso indispensável para as estratégias do RH e eventuais ajustes de conduta.

3.7. Mais facilidade para realizar auditorias internas e externas

As empresas podem passar por auditorias internas e externas para a análise das demonstrações contábeis. O objetivo é verificar se os dados apresentados condizem com o real patrimônio da organização.

O sistema automatizado da folha de pagamento facilita a obtenção de dados e evita a ocorrência de erros. Lembre-se de que é necessário apresentar cópias das folhas de pagamento em caso de auditoria e esse processo é menos custoso e burocrático com o apoio de um software.

4. Os segredos para unir os setores da empresa

As empresas são divididas em departamentos e é um verdadeiro desafio conseguir integrá-los na prática. Cada um tem sua parcela de responsabilidade nos resultados, mas é claro que a união entre os setores facilita a obtenção de dados mais positivos.

Quais são os segredos para unir os setores? Confira algumas dicas que vão ajudar nesse processo:

4.1. Não adie os problemas

O trabalho em equipe e a união entre os setores resultará em conflitos eventualmente. Essa situação é comum e faz parte do processo, mas é preciso saber lidar com ela para evitar problemas maiores.

O principal erro cometido ao gerenciar conflitos é adiar a solução, esperando que eles se solucionem sozinhos. No entanto, ao agir assim, é bem provável que o contrário aconteça: geralmente, o problema torna-se maior e ganha uma proporção desnecessária.

Tente observar quando determinado assunto poderá se tornar um problema. Converse com as equipes e use sua percepção. Ao lidar com um conflito, sempre ouça os dois lados.

Dê espaço para as duas partes e evite que ocorra uma disputa de egos. Lembre-se de que, para evitar tais situações, é preciso agir rápido.

4.2. Busque um denominador comum

O consenso sempre deve ser buscado. Converse com todos os colaboradores dos departamentos, que devem trabalhar de forma integrada, e tome decisões quando os impasses surgirem.

Busque a melhor solução para todos os envolvidos, colocando em prática a ideia do ganha-ganha. Seu objetivo não é prejudicar um dos departamentos, mas sim influenciar a empresa e os projetos de maneira positiva.

A melhor forma de chegar ao denominador comum é encontrar um caminho composto pelas ideias de cada um dos lados. Ambos terão que ceder um pouco para chegar ao sucesso e isso fará com que o trabalho em equipe seja incentivado.

4.3. Lide com a frustração de expectativas

Os colaboradores terão expectativas e, para chegar, ao resultado será necessário que algumas delas sejam frustradas. Isso é normal, porque seu foco é conseguir o melhor para a empresa.

Para evitar que um dos lados fique chateado e comece a produzir menos, o ideal é apostar na comunicação. Explique o que motivou sua tomada de decisão e porque ela é melhor para o negócio.

Indique de que forma as ideias influenciaram a decisão e mostre que essa participação é fundamental, mesmo que nem sempre todas as colaborações sejam acatadas. Seja transparente e estabeleça um relacionamento de proximidade, pois isso vai ajudar na integração das tarefas diárias.

4.4. Automatize a folha de pagamento

A folha de pagamento automatizada assegura maior controle dos dados e facilita a integração do trabalho dos colaboradores. Isso ocorre porque cada uma das partes pode verificar as informações de que necessita com facilidade e segurança.

Em caso de erros ou ajustes, o sistema permite emitir uma nova folha de pagamento rapidamente e refazer os cálculos sem pânico, já que o software consegue armazenar e memorizar as informações por um longo período.

4.5. Aposte na comunicação

A comunicação é o elemento-chave para o trabalho em equipe. Esteja atento às reivindicações e estabeleça canais de comunicação eficazes entre os departamentos.

Faça com que todos saibam sobre as mudanças nos setores e possam opinar a fim de agregar valor à empresa. Cuide, porém, para que sua comunicação seja eficiente. Ter reuniões constantes com assuntos indefinidos, além de ser improdutivo, pode ser muito frustrante.

Tenha objetivos claros sempre que reunir os colaboradores dos departamentos e faça reuniões curtas, que tenham a finalidade de encontrar a solução para algum problema previamente especificado.

4.6. Evidencie a cultura organizacional

A cultura organizacional deve estar clara para todos os colaboradores. Ela está relacionada à missão, visão e valores da empresa e é uma ferramenta que auxilia na integração entre os departamentos.

Isso acontece porque todos trabalham em prol do mesmo resultado, que é o melhor possível. Ou seja, todos agem em sincronia e estão dispostos a atingir os objetivos e metas que foram delineados.

4.7. Realize eventos

Os colaboradores podem ter dificuldade para trabalhar em equipe. Muitas vezes, eles não atingem sua produtividade máxima porque não estabelecem um relacionamento mais próximo.

Realizar eventos e incentivar a socialização no ambiente de trabalho é uma forma de fazer com que todos se conheçam e se comuniquem. Essa atitude facilitará o trabalho diário e permitirá que todos atuem realmente em conjunto.

Assim, fica claro que a integração entre os departamentos de RH e financeiro é fundamental para o sucesso da organização. Quando CFO e gestor de recursos humanos trabalham em conjunto, os resultados são alcançados mais facilmente e a empresa tem mais equilíbrio em seus processos e operações diárias.

O objetivo é sempre ter o colaborador certo para o cargo adequado. Seguindo as dicas que repassamos neste post, sua gestão de RH será muito mais eficiente. Aposte nessas ideias e receba outras dicas práticas para aplicar no seu negócio assinando a nossa newsletter!

 

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