Política de reembolso para funcionários: o que preciso saber?

A política de reembolso para funcionários é um procedimento adotado pelas empresas para controlar as despesas e mensurar os gastos de restituição com os colaboradores.

Neste artigo, abordaremos a importância da política de reembolso nas empresas que trazem benefícios na organização do fluxo de caixa e no ressarcimento dos colaboradores.

Conheça os passos para planejar uma política de reembolso para funcionários na sua empresa e mensurar os gastos diários.

A política de reembolso na rotina da empresa

A política de reembolso de uma empresa é o procedimento adotado referente a restituição de valores gastos pelo colaborador diante de atividades relacionadas ao trabalho. É como se a empresa estivesse devolvendo o valor que o colaborador gastou do próprio bolso.

Porém, se não houver organização e planejamento para uma política de reembolso eficiente, colaborador e empresa podem sair perdendo.

Quando o RH é estratégico, a empresa traça corretamente uma política de reembolso e consegue trazer benefícios não só para si própria, mas também para os seus colaboradores.

A política de reembolso para a empresa pode ser uma ferramenta de controle de gastos, podendo assim, reduzir e mensurar os gastos.

Do lado do colaborador, ele poderá, através da política de reembolso para funcionários, saber e ter a garantia de que receberá de volta o que gastou.

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Confira agora as melhores dicas para planejar e criar a política de reembolso perfeita.

Passo a passo: como criar uma política de reembolso para funcionários

1) Avalie o tamanho da sua empresa

Criar uma política de reembolso para funcionários é importante, desde que esse procedimento faça sentido para sua realidade.

Por que criar uma política de reembolso se os colaboradores não realizam viagens, nem sequer tem algum gasto com a empresa?

O primeiro passo para criar esse tipo de política é avaliar a realidade da empresa e a necessidade de se adotar um processo como esse.

2) Fique atento a lei

Fique atento aos direitos do colaborador em relação a lei da CLT para que a sua empresa não sofra com processos trabalhistas futuramente.

É necessário que os profissionais de RH conheçam os direitos da empresa e do colaborador diante de uma política de reembolso.

Gastos com a empresa como hospedagem em viagens, estacionamento e alimentação, por exemplo, são alguns casos que precisam de reembolso por parte da empresa.

3) Explique a política aos colaboradores

Um erro comum na realidade das empresas em relação à política de reembolso para funcionários é o de não comunicar os colaboradores sobre como as regras funcionam.

O setor de RH precisa apresentar o funcionamento desse processo, descrevendo cada ponto minuciosamente.

O colaborador, para cumprir a política, precisa saber qual o valor limite para ser gasto, em quanto tempo ele será reembolsado e a forma de pagamento.

Além disso, é preciso colocar no fluxo as exigências quanto a apresentação de documentos que comprovem os gastos.

Explique ao colaborador o funcionamento da política de reembolso para funcionários para evitar problemas futuros, tanto em relação aos ressarcimentos como em processos trabalhistas.

4) Automatize os processos

A política de reembolso para funcionários pode se tornar um processo muito burocrático e manual na realidade da empresa. Inserir manualmente notas, recibos e despesas nos milhares de relatórios pode aumentar as chances de erro.

Por esse motivo, muitas empresas automatizam os processos com ferramentas que oferecem todo o suporte necessário para evitar fraudes e erros.

Com a utilização de ferramentas de automatização diminuem as chances de erro humano por parte da empresa e do colaborador.

5) O adiantamento e a política de reembolso para funcionários

Muitas empresas ainda seguem um fluxo de política de reembolso que foge um pouco do planejamento necessário desse processo. Algumas ainda seguem a ideia de ceder dinheiro a um funcionário antecipadamente para o gasto em um evento externo.

Mas imagine o cenário em que você empresta R$ 80 ao colaborador e um gasto como de Uber e Táxi custa 50 reais a mais do que esse valor.

Obrigatoriamente, ele terá que tirar esse valor do próprio bolso e se você não possui uma política de reembolso ele mal saberá quando deve receber esse valor de volta.

Aliás, essa política de adiantamento de um valor raramente é precisa, pois é difícil mensurar exatamente todos os gastos em uma saída externa.

Com uma política de reembolso para funcionários bem planejada esse problema é sanado, já que todos os gastos são mensurados.

6) Aumentando a satisfação

Quando a política de reembolso para funcionários tem regras claras para o colaborador em relação aos gastos externos minimiza-se as chances de qualquer insatisfação profissional.

A política de reembolso nas empresas impõe um sentimento de tranquilidade ao colaborador.

Evitam-se momentos de constrangimento por falta de dinheiro em determinados momentos, com transporte e alimentação, por exemplo. O colaborador se sente seguro com uma política de reembolso, porque tem a segurança de que todo dinheiro será ressarcido.

7) Controle de gastos

A política de reembolso para funcionários pode também oferecer maior controle sobre os gastos da empresa em relação a viagens corporativas e etc.

Através desse processo a empresa pode limitar os gastos máximos e realizar uma previsão do que será gasto.

É também no cenário de controle, que o gestor pode planejar os gastos, cortar despesas e etc., para assim construir uma boa política de reembolso.

Adote a política de reembolso para funcionários na sua empresa

A política de reembolso para funcionários em muitas empresas é considerada como algo meramente burocrático e é deixado constantemente de lado nos planejamentos. Além disso, um erro neste processo pode acarretar insatisfações profissionais.

Reconhecer a política de reembolso como item importante no planejamento estratégico da empresa pode trazer inúmeros benefícios, como no fluxo de caixa, por exemplo. Com rotinas de controle de gastos e cortes de despesas a empresa pode evoluir mais e mais.

Além desse apoio ao controle de gastos da empresa, a política de reembolso para funcionários pode dar maior segurança aos colaboradores que estão a todo momento em eventos.

Com uma política bem organizada é possível oferecer suporte ao colaborador em relação a gastos externos e a ressarcimentos futuros.

Saber quando ele vai ser ressarcido não gera insatisfação ou saia justa em casos de falta de dinheiro para transporte, alimentação e etc.

Saiba mais sobre a importância, os tipos e como organizar uma cultura organizacional em nosso artigo.

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