Normalmente, a implementação de um PMO (escritório de projetos) não é vista com bons olhos nas empresas. Os executivos costumam associar a iniciativa a um excesso de burocracia, documentações e validações sem propósito.

No entanto, contar com um bom PMO pode trazer diversos benefícios para a execução dos projetos e para o sucesso do negócio. Pensando nisso, reunimos neste artigo tudo o que você precisa saber sobre o trabalho desse tipo de escritório. Se interessou? Continue conosco!

O que é PMO?

A sigla PMO vem do inglês Project Management Office, que em português significa escritório de gerenciamento de projetos. Como o próprio nome já diz, esse escritório é responsável por melhorar a eficiência na execução dos mais diversos projetos que são desenvolvidos em uma organização.

 

PMO x gerente de  projetos

Muita gente confunde o papel do PMO com o do gerente de projetos, mas essas funções possuem atribuições diferentes nas organizações. Contudo, o mais correto é considerar que as duas figuras têm papéis complementares no andamento de um projeto. 

Enquanto o gestor de projetos cuida de projetos específicos, o PMO ajuda a conduzir os projetos da empresa como um todo. Veja as diferenças:

Atribuições do gerente de projetos:

  • contribuir para que os objetivos de um projeto específico sejam atingidos;
  • otimizar o uso dos recursos destinados ao projeto em que atua;
  • informar as partes interessadas sobre os resultados do projeto.

Atribuições do PMO:

  • contribuir para que a estratégia da organização seja cumprida;
  • otimizar o uso de recursos entre todos os projetos da empresa;
  • consolidar e divulgar informações a respeito dos projetos sob seu controle.

Quais são os tipos de PMO existentes?

Os PMOs podem ser divididos em três tipos, de acordo com o nível de controle que exercem sobre os projetos da empresa. A seguir, saiba mais sobre cada um deles.

 

PMO de suporte

Esse tipo de PMO tem um perfil mais consultivo.  Ele oferece recomendações e conselhos ao gerentes de projetos que atuam na empresa.  A equipe aponta vantagens e desvantagens das técnicas e ferramentas usadas por esses gestores, sugerindo o melhor caminho a ser seguido em cada caso.

Em suma, esse modelo é implementado em organizações que têm baixa maturidade na gestão de projetos. Em casos assim, um controle muito rígido apenas causaria discussões improdutivas com os executivas da empresa.

 

PMO de controle

Além de apoiar gerentes de projetos na execução de suas estratégias, o PMO de controle também avalia a conformidade desses profissionais com as regras da empresa. 

É papel desse escritório é capacitar esses líderes e cobrar que o conhecimento seja aplicado na prática, sempre respeitando as normas da organização. Isso é feito por meio de auditorias que, além de cobrar os responsáveis, também servem para revisar e melhorar os métodos de trabalho.

 

PMO diretivo

O PMO diretivo assume um controle ainda maior que os tipos anteriores, funcionando como um centro de excelência em gestão de projetos. Cabe a ele direcionar a verba da organização e decidir quais gerentes serão responsáveis por cada iniciativa.

Assim como o consultivo, o PMO diretivo faz recomendações aos gestores de projetos de acordo com as normas da empresa. E, assim como o de controle, realiza auditorias de conformidade para checar se os processos estão sendo respeitados.

Quais são as vantagens de contratar um PMO?

Por envolver uma etapa a mais de aprovações e documentações, o PMO muitas vezes é visto como uma iniciativa burocrática, que atrapalha o andamento dos projetos. No entanto, a verdade é que existem muitas vantagens em contratar um escritório de projetos. Conheça abaixo as principais.

 

Aumento da rentabilidade dos projetos

Quando bem implementado, o PMO ajuda a aumentar as taxas de sucesso dos projetos, pois eles passam a ser conduzidos de forma mais organizada e com uso mais inteligente dos recursos. Dessa forma, os resultados dos projetos são consideravelmente melhores, o que aumenta a rentabilidade do negócio.

 

Otimização do trabalho do gerente de projetos

Sem um PMO, o gerente de projetos fica sobrecarregado, pois precisa passar muito tempo acompanhando atividades, controlando recursos e monitorando informações. 

Com o PMO, esse tipo de atividade fica por conta do escritório, permitindo que os gerentes se dediquem mais à estratégia do projeto.  Sendo assim, isso garante o aumento da produtividade e faz com que as equipes tenham mais tempo para se dedicar a tarefas que agreguem valor ao produto. 

 

Qualificação dos colaboradores

O PMO torna a implementação de processos consistente e padronizada, além de exigir uma interação frequente entre diversas áreas do negócio. Para que tudo funcione perfeitamente, os colaboradores são constantemente treinados e preparados para as melhores práticas de trabalho, o que eleva o nível de qualificação da equipe como um todo.

Aprimoramento de processos

A presença de um PMO possibilita identificar processos ineficientes e os pontos exatos onde as falhas ocorrem. Assim, é possível corrigir a rota e promover melhorias, evitando o desperdício de recursos, a ocorrência de erros e a necessidade de retrabalho.

Agora que você já sabe tudo sobre PMO, que tal colocar o que aprendeu em prática? Embora algumas pessoas ainda enxerguem o escritório de projetos como uma burocracia desnecessária, muitas empresas já entenderam os benefícios que a organização dos processos pode trazer. 

Por isso, não fique para trás e adote esse método na sua empresa. Você com certeza vai colher ótimos resultados!

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