Investir em uma plataforma de gestão de RH é fundamental para manter uma empresa competitiva no cenário atual. Esse tipo de software é extremamente útil para otimizar os processos do setor, o que aumenta a produtividade e facilita a tomada de decisões.

Essa agilidade reduz o tempo gasto em atividades operacionais do RH, como planilhas e cálculos que podem ser feitos automaticamente. Com isso, a equipe tem mais tempo para pensar estrategicamente, auxiliar as lideranças em seus projetos e desenvolver bons planos de cultura e clima organizacional.

Você sabe como escolher entre as dezenas de plataformas disponíveis no mercado? É preciso levar em conta muitos fatores antes de decidir qual software de gestão será o melhor para sua empresa. Pensando nisso, separamos algumas dicas para ajudar você a fazer o investimento mais adequado para suas necessidades. Quer saber mais? Acompanhe este post!

Como escolher uma plataforma de gestão?

Mapeie processos e necessidades

Antes de escolher uma plataforma de gestão de RH, entenda como funciona a rotina da equipe. Muitas empresas adquirem um sistema e depois tentam adequar seus processos a ele. Não caia nesse erro! O correto a se fazer é investir em um software que se adapte aos métodos de trabalho já existentes na organização, para que sua utilização seja mais eficiente.

Analisar as necessidades da empresa é outro ponto fundamental. Não adianta escolher um sistema que seja cheio de funcionalidades, mas não atenda a uma necessidade específica do negócio. Fique atento a esse detalhe na hora de fazer sua escolha.

Escolha um sistema fácil de implementar

O objetivo de um software de RH é dar mais agilidade à rotina dos profissionais do setor. Por isso, ele precisa ter uma instalação simples, intuitiva e ser fácil de operar. Nada de mecanismos mirabolantes, que exijam muitos filtros para ter acesso aos principais resultados. O dashboard deve mostrar ao usuário as informações mais importantes logo na página inicial.

Além disso, é essencial que o sistema possibilite a personalização e segmentação das informações. Dessa forma, o RH poderá entender os impactos de setores específicos nos resultados da empresa e planejar suas ações com base nesses dados.

Antes de contratar uma plataforma, pergunte à equipe de vendas quanto tempo leva a instalação do software e como é o treinamento dos funcionários para sua utilização. Pedir um guia de suas mecânicas de funcionamento também é uma ótima medida para verificar o nível de complexidade do sistema.

Cuide da segurança da informação

Algumas informações estratégicas da equipe de RH não podem ser compartilhadas com o restante dos funcionários da empresa. Mas isso não significa que o acesso à plataforma precise ser restrito. Basta adquirir uma ferramenta que permita a inclusão de níveis de acesso. Dessa forma, um colaborador da área de TI, por exemplo, poderá ter acesso à sua ficha e feedbacks, sem permissão para visualizar dados sigilosos do RH.

Outro cuidado importante em relação à segurança é conhecer bem o software antes de adquiri-lo. Converse com outros usuários e verifique sua reputação no mercado, para ter certeza de que os dados da sua empresa estarão bem protegidos na plataforma.

Inclua gestão de documentos e pagamentos

É fundamental que um bom sistema de RH tenha ferramentas que possibilitem a gestão de dados relativos à equipe de colaboradores. Com isso, documentações como exames médicos, contratos de trabalho, dados do ponto eletrônico e controle de férias ficam reunidas em uma única plataforma, o que garante a organização dos dados e torna a busca de informações muito mais rápida.

A gestão financeira deve ter igual importância no software de RH. Contar com o auxílio da tecnologia nesse quesito aumenta a eficiência no pagamento de salários e impostos previstos em lei. Por isso, contrate uma plataforma que automatize o fluxo dessas operações, otimizando tarefas como agendamento de pagamentos e cálculo de benefícios, por exemplo.

Tenha bons indicadores de desempenho

Uma das principais tarefas do RH é garantir o desenvolvimento profissional de todo o quadro de funcionários. Por isso, um dos requisitos fundamentais de uma plataforma de gestão é que ela ofereça indicadores analíticos completos sobre a performance dos colaboradores. Para que sejam bem aproveitadas, essas métricas precisam ser intuitivas e de fácil entendimento.

Informações sobre feedbacks, metas e produtividade dos colaboradores são essenciais para esse trabalho. Com esses dados em mãos, os gestores podem medir a evolução dos membros de suas equipes, avaliando os pontos fortes e fracos dos seus subordinados. Já o funcionário consegue saber exatamente o que é esperado dele, podendo ajustar seu desempenho para avançar no plano de carreira.

Esse sistema também facilita a vida do RH. Com o desempenho das equipes devidamente quantificado, fica mais simples definir bônus e premiações para os talentos que mais contribuíram para a empresa. Além disso, é possível montar cursos e treinamentos mais eficientes para funcionários que não estejam cumprindo suas metas como esperado.

Procure uma boa equipe de suporte

Ao investir em um sistema de tecnologia desse porte, um dos pontos mais importantes que devem ser levados em conta é a qualidade da equipe de suporte. O pós-venda precisa ser impecável. Afinal, após a instalação, podem surgir problemas, dúvidas e bugs no software, que deverão ser solucionados com precisão e agilidade. Do contrário, isso pode representar um grande prejuízo para o seu negócio.

Para saber se o suporte do sistema escolhido é confiável, faça uma pesquisa antes de fechar a compra. Procure referências e indicações sobre a qualidade do atendimento.

Uma boa dica é montar um checklist com algumas perguntas: o pós-venda é atencioso? Demora para responder? É eficiente para resolver as questões? Essas respostas, entre outras que você julgar interessantes, definirão se o suporte atenderá ou não às suas necessidades.

Essas foram as nossas dicas para você escolher a melhor plataforma de gestão de RH para sua empresa. Como vimos, são muitas as variáveis que devem ser levadas em conta, por isso não é uma decisão fácil. Mas se você seguir esse passo a passo, com certeza conseguirá fazer o melhor investimento para sua organização!

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