planilhas para gestão

9 planilhas para gestão essenciais para o seu negócio

Otimizar processos é fundamental para o sucesso de um negócio. E a melhor forma de fazer isso é utilizando as ferramentas adequadas, como as planilhas para gestão

Por meio delas, é possível reduzir custos, mitigar erros e medir resultados, aspectos de extrema importância no dia a dia da organização.

As planilhas podem ser usadas em praticamente todos os setores da empresa: financeiro, gestão de pessoas, estoque e vendas são apenas alguns exemplos. 

Basta elaborá-las de forma simples e fácil de usar, para que todos consigam entender seu conteúdo e extrair 100% do seu potencial.

Algumas das principais planilhas para gestão que você pode usar no seu negócio são:

  1. Controle de vendas;
  2. Fluxo de caixa;
  3. Contas a pagar e receber;
  4. Horas trabalhadas;
  5. Controle de estoque;
  6. Prospecção de clientes;
  7. Controle de produção;
  8. Formação de preços de produtos;
  9. Análise de concorrência.

A seguir, você conhecerá mais sobre cada uma delas e qual a sua importância para o sucesso da organização. Confira!

1. Controle de vendas

Esta planilha para gestão é a maior aliada do empreendedor no momento em que as vendas caem e não se sabe o motivo.

Ao observar os dados, é possível identificar quais itens têm mais ou menos saída do estoque. A partir da análise desses números, várias medidas podem ser tomadas, como promoções, liquidações ou campanhas de marketing, caso seja a melhor solução.

Sem um controle de vendas efetivo, a visualização dos números fica comprometida, o que dificulta o planejamento de ações de correção de rota.

2. Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma das planilhas para gestão mais importantes do negócio. Ele contém os registros de todas as entradas e saídas de receitas, desde a compra de materiais de escritório até a venda de um imóvel da empresa.

É o maior termômetro da saúde financeira da organização, auxiliando os gestores a tomarem as melhores decisões sobre investimentos e próximos passos a serem seguidos.

O ideal é que haja dois controles do fluxo de caixa do negócio: um diário, que permite uma visão detalhada dos ganhos e gastos; e um mensal, que oferece um panorama macro para planejamentos de longo prazo.

3. Contas a pagar e receber

O controle de contas a pagar e receber é de extrema importância para a previsibilidade financeira do negócio, já que contém todas as despesas e entradas de receita que vão acontecer no futuro.

Com isso, é possível planejar o orçamento e traçar estratégias de médio e longo prazo, como o pagamento das despesas fixas nos próximos seis meses, ou a quitação antecipada de uma dívida longa.

4. Horas trabalhadas

Uma das planilhas para gestão mais importantes para o negócio é o controle de horas trabalhadas. Isso porque ela toca em um ponto sensível e que costuma gerar custos elevados para a empresa: as horas extras.

Essa ferramenta é muito útil para calcular quanto deverá ser pago em impostos, encargos e outras obrigações decorrentes da jornada diária de cada trabalhador. 

Caso o volume de horas extras seja muito alto, será necessário tomar medidas efetivas para reduzi-lo, já que este é um péssimo indicador para a qualidade de vida dos colaboradores.

5. Controle de estoque

Um estoque desorganizado pode causar diversos problemas de logística para a empresa. Em alguns casos, itens com alta demanda se esgotam e não são repostos na velocidade necessária. Em outros, produtos que não vendem ficam encalhados por falta de planejamento dos gestores.

A planilha de controle de estoque é indispensável para descobrir qual é a quantidade correta de peças que a empresa precisa comprar de tempos em tempos. Além disso, a ferramenta é excelente para gerar insights de negócios e melhorar o relacionamento com os fornecedores.

6. Prospecção de clientes

Quantos clientes o time de vendas da sua empresa precisa prospectar para fechar um negócio? Essa pergunta pode parecer capciosa, mas com uma planilha de prospecção, fica fácil de responder. Todos os dados estarão registrados para análise, permitindo que esse e outros dados sejam extraídos em questão de segundos.

7. Controle de produção

Esta planilha para gestão serve para administrar a produção ou a compra de mercadorias por parte da empresa. 

Seus dados podem ser cruzados, por exemplo, com os da tabela de prospecção de clientes.  Desse modo, é possível saber qual devem ser o volume de produção em determinado período para atender a uma nova demanda, evitando desperdícios ou trabalho insuficiente.

8. Formação de preços e produtos

Precificar produtos é, por vezes, uma tarefa ingrata.  Um dos erros mais comuns entre os empreendedores é fazer isso sem o cuidado necessário, ignorando a pesquisa de mercado e outras etapas importantes.

O resultado é que, em muitos casos, o gestor acha que está ganhando dinheiro, mas na verdade não está.

A boa notícia é que essa missão pode se tornar muito mais simples com o auxílio de uma planilha de formação de preços.

Nela, todas as variáveis que influenciam no valor de um produto ou serviço já estão sendo levadas em conta, eliminado o risco de algo importante ser esquecido. Com isso, os preços são formatos automaticamente, com mais precisão e sem dificuldade.

9. Análise de concorrência

O bom empreendedor jamais deve ignorar ou menosprezar seus concorrentes, e sim aprender com eles. Por isso, uma das planilhas para gestão mais importantes para a empresa é a de análise de concorrência.

Nela, são cadastradas e monitoradas todas as ações de empresas do mesmo ramo com desempenho, pior, melhor ou igual ao da sua. O controle deve ser dividido em categorias como qualidade do produto, ticket médio, variedade das ofertas, atendimento, garantias ao cliente e outros aspectos importantes.

Trata-se de uma excelente ferramenta para identificar os seus pontos fortes e fracos, estabelecendo um planejamento efetivo para se diferenciar no mercado.

 

Agora que você já conhece as planilhas para gestão essenciais para o seu negócio, é hora de colocar o que aprendeu em prática. Implemente esses controles na sua empresa em documentos bem formatados e de fácil interpretação. Esse será o ponto de partida para evitar o desperdício de recursos e otimizar os processos da organização.

Gostou do artigo? Para saber mais sobre ferramentas de gestão, confira este outro post do blog e conheça as melhores alternativas para o controle financeiro da sua empresa!

 

Quer receber mais conteúdos como esse gratuitamente?

Cadastre-se para receber os nossos conteúdos por e-mail.

Email registrado com sucesso
Opa! E-mail inválido, verifique se o e-mail está correto.

Fale o que você pensa

O seu endereço de e-mail não será publicado.