Passo a passo: saiba como adaptar a sua empresa ao eSocial

esocial

O eSocial vai entrar em vigor a partir de janeiro de 2018 para as empresas que possuem faturamento maior que R$ 78 milhões. Para outros empregadores e contribuintes, a obrigatoriedade será aplicada um pouco depois, no dia 1º de julho do ano que vem.

O objetivo é que os cadastros dos empregados estejam corretos, situação que garante mais segurança na fiscalização das obrigações trabalhistas e previdenciárias.

Muitas organizações não começaram a pensar nisso, principalmente porque há empreendedores e gestores que ainda não entenderam exatamente como esse novo recurso vai impactar os negócios.

Segundo o site Contábeis, 80% das empresas não cumprem os prazos oferecidos pela legislação para que as obrigações sejam cumpridas. Essa situação é ainda mais evidente quando os processos são relativos a folha de pagamento, admissão de funcionários, atestado de saúde ocupacional (ASO) e comunicação de acidentes de trabalho (CAT).

Esse cenário precisa mudar, e é por isso que criamos este post. Vamos dar dicas práticas para você adequar a sua empresa às novas exigências trabalhistas com o passo a passo a seguir. Continue a leitura e confira!

1. Estude a sua empresa

O primeiro passo para adaptar a sua empresa às novas exigências trabalhistas e previdenciárias é estudar o seu próprio negócio, porque a adaptação pode ser mais fácil ou difícil.

Isso depende das características do seu negócio. É importante entender que o sistema eletrônico a ser implementado trará mudanças para os processos e a cultura da organização. Ou seja, a responsabilidade da adaptação é de todos os colaboradores, desde a direção até o setor produtivo.

A primeira questão que você deve observar é o tamanho da sua empresa. Ela pode ter porte pequeno, médio ou grande. Depois, você precisa fazer uma nova categorização, relacionada ao tipo do negócio e do empreendedor. Veja:

Inovador e/ou grande

É o tipo menos comum. Nesse caso, a empresa tem um departamento de Recursos Humanos (RH) interno ou contratou um escritório de contabilidade que faz os serviços de terceirização ou outsourcing.

Se o seu negócio se encaixa nesse conceito, ele tem mais vantagens, pois conta com profissionais especializados em contabilidade na sua própria estrutura interna. Isso faz com que as modificações sejam mais facilmente internalizadas.

Geralmente, o empreendedor tem uma postura inovadora e tende a informatizar os seus processos internos.

Adepto à mudança e/ou médio

Se a empresa se encaixa nessa categoria, é provável que exista certa dificuldade de se adaptar às modificações, por não contar com tantos recursos tecnológicos no dia a dia organizacional.

Apesar de haver esse obstáculo inicial, é possível se adequar às novas exigências facilmente se você contar com a ajuda de um profissional. É importante destacar que esse tipo de negócio não costuma ter problemas para fazer modificações.

Resistente à mudança e/ou pequeno

As empresas dessa categoria são a maioria e apresentam grande resistência aos processos de mudança e informatização. Costumam não dar muita atenção para avisos e ofertas de soluções mais vantajosas e que permitem a automatização dos processos.

Conseguiu perceber em quais categorias a sua companhia está enquadrada? Marque duas que estejam de acordo com a realidade do seu negócio. Por exemplo: grande e resistente às mudanças ou pequeno e inovador.

Com esses dados, podemos seguir para a próxima etapa.

2. Indique as inconformidades

O grande problema de as empresas não usarem o prazo até 2018 para se adaptarem às novas regras é que isso vai gerar problemas futuros.

De acordo com o Diário do Comércio, a Receita Federal fez uma pesquisa em que constatou que 22% dos empreendimentos têm problemas relacionados aos cadastros dos empregados.

Essas inconformidades precisam ser trabalhadas, porque o objetivo das diretrizes que entrarão em vigor é resolver problemas que são comuns atualmente. Por exemplo: trabalhadores com mais de um número de PIS ativo, funcionários que se separaram ou casaram e mudaram o sobrenome, empregados antigos que trocaram de endereço ou agregaram outros dependentes, etc.

A regularização deve ser feita pelo Cadastro Nacional de Informações Sociais (Cnis). Os dados incorretos (como nome, CPF, data de nascimento e PIS/NIS dos trabalhadores) devem ser retificados com o apoio de um certificado digital.

Esse é, porém, apenas o primeiro passo da indicação de inconformidades. Afinal, o novo sistema contará com mais de 2,5 mil campos para a inserção de dados dos empregados.

Ficou assustado? Não precisa. É importante apenas entender que a nova ferramenta disponibilizada pretende modificar a cultura das empresas, ou seja, mudar o jeito de executar os processos para que eles sejam padronizados.

O que você deve fazer é descobrir as inconformidades e verificar quantas vezes elas são praticadas. Algumas das situações que devem ser analisadas são:

  • cadastros incompletos;
  • admissão retroativa, já que os documentos devem ser encaminhados antes do efetivo ingresso do colaborador;
  • rescisão retroativa, porque a data de desligamento deve ser encaminhada no dia da notificação;
  • alterações contratuais retroativas, como elevação salarial, modificação do quadro de horários e alteração de funções;
  • férias em dobro não pagas, no caso de vencimento do segundo período;
  • não pagamento do Descanso Semanal Remunerado (DSR);
  • CAT fora do prazo;
  • horas extras fixas determinadas em acordo e com pagamento mensal;
  • eventos ou verbas com incidências incorretas, como no caso do pagamento de benefícios que possuem caracterização salarial, mas não têm incidência de Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), INSS e Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF);
  • cadastro incompleto dos dependentes;
  • notificações de ASO, já que modificações de setor ou função e retorno de afastamento exigem esse documento e o atestado periódico;
  • descontos indevidos na folha de pagamento do empregado e sem autorização prévia;
  • férias particionadas, com o pagamento realizado em diferentes períodos;
  • Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) com incompatibilidade de grau de instrução, ou seja, é exigido o nível superior, mas o empregado não o possui;
  • férias apenas no papel;
  • admissão incompleta;
  • controle de estágios, já que, muitas vezes, o estagiário exerce a função de um colaborador CLT e não possui o acompanhamento do agente de integração;
  • fechamentos retroativos, seja do ponto, seja das apurações realizadas em períodos diversos ao do mês-calendário;
  • alocação de mão de obra baseada exclusivamente nas notas fiscais e sem conhecimento verídico dos fatos;
  • laudos ambientais desatualizados;
  • adiantamento extrafolha, ou seja, descontos relativos a adiantamentos não comunicados na origem;
  • critérios de privilégios, o que significa que somente determinados trabalhadores recebem vantagens;
  • pagamentos extrafolha;
  • ajuda de custo de natureza salarial, isto é, os valores têm natureza salarial, mas são pagos como ajuda de custo;
  • atestados não lançados como afastamento, já que essa categoria é obrigatória para os documentos válidos de 3 a 15 dias e, em alguns casos, também para os de 1 ou 2 dias;
  • isenções tributárias, porque elas exigem que a empresa possua o processo judicial em mãos;
  • pagamento de médias, considerando que verbas variáveis e fixas se refletem em férias e 13º salário, tanto como média quanto como valor mais recente;
  • atestados retroativos;
  • trabalhadores terceirizados ou sem vínculo, cujos cadastros devem estar completos com CPF e data de nascimento;
  • pagamentos fora do prazo, ou seja, o salário foi pago no dia 30 de um mês, mas o Imposto de Renda (IR) foi calculado como sendo do mês posterior.

Vale a pena ressaltar que essas possíveis inconformidades são apenas algumas das situações a observar, pois é possível que existam outras que você deve enumerar.

3. Desenvolva um passo a passo de cada etapa

O grande objetivo, aqui, é relacionar o que está sendo feito de errado e indicar o que deve ser executado para que as inconformidades sejam solucionadas e a sua empresa esteja pronta para se adaptar às novas exigências.

A ideia é desenvolver uma cartilha que possa ser consultada sempre que necessário. O documento deve descrever de forma detalhada como o processo de adaptação vai funcionar e quais prazos devem ser seguidos.

Vamos dar um exemplo para ficar bem claro. Imagine que o manual vai tratar da admissão de um novo colaborador. Situação bastante comum, não é mesmo? Veja como o manual pode ser estruturado:

Admissão de Novo Colaborador

Conceito: acordo feito entre empregador e empregado que segue as regras da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Ambas as partes se responsabilizam a cumprir seus direitos e deveres, sendo que cabe ao funcionário executar sua função com dedicação.

Documentos necessários: o colaborador deve entregar e o profissional interno precisa ter as cópias dos seguintes documentos:

  • Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
  • ficha de admissão preenchida;
  • atestado do exame médico admissional;
  • foto 3×4;
  • cópia de RG e CPF;
  • cópia do cartão de inscrição no PIS;
  • cópia do Título de Eleitor;
  • cópia da Carteira Nacional de Habilitação (CNH) para quem exercer a função de motorista;
  • cópia do certificado de reservista ou alistamento militar;
  • cópia da certidão de casamento ou nascimento;
  • cópia das certidões de nascimento dos filhos e outros dependentes, se houver;
  • cópia do cartão de vacinação dos filhos com menos de 14 anos de idade;
  • relação de dependentes segundo seu grau de parentesco, nome, idade e CPF.

Procedimentos: o funcionário interno deve se certificar de que o novo colaborador está qualificado, segundo os requisitos da Caixa Econômica Federal (CEF), da Receita Federal, do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e da Previdência Social.

Prazo de envio: 2 dias úteis antes da admissão do colaborador.

Prazo legal: entre 30 dias e 1 dia antes da admissão do colaborador.

Se o prazo não for cumprido: a empresa estará exposta às autuações previstas.

É importante destacar que esse modelo pode ter algumas informações diferentes, conforme o cargo. Ele deve conter o máximo de informações possível e contar com prazos bem claros para que os processos internos fiquem mais fáceis.

Se você usa alguma solução de integração na sua empresa, vale a pena exemplificar o processo ou trazer vídeos explicativos para sanar qualquer tipo de dúvida.

O procedimento da cartilha deve ser seguido para todos os serviços, como demissão, afastamento, férias, etc. Se o seu empreendimento já possui um documento como esse, é possível somente revisá-lo e ajustar os itens necessários.

4. Estabeleça as atribuições de cada setor

O quarto passo da adequação às novas regras tem a finalidade de estabelecer procedimentos e métodos que vão permitir que os objetivos sejam conquistados.

Existem 45 eventos previstos no sistema que entrará em vigor em 2018. Para preenchê-los, as informações devem partir de diferentes setores.

Essa integração é necessária devido à complexidade das exigências que serão cobradas a partir do ano que vem. São tantos dados e informações, que todos os departamentos da sua companhia precisam ter acesso às obrigatoriedades. Ou seja, é preciso fazer um processo de conscientização.

Isso se torna mais simples se você conhece o que será solicitado e pode fazer o levantamento dos setores envolvidos. Também é preciso identificar a forma de estruturação do negócio e em qual local e momento as informações nascem, a fim de cumprir os prazos determinados.

É claro que essas questões dependem muito da empresa e de seu porte. Por isso, vamos mostrar, a seguir, algumas áreas que devem ser consideradas, lembrando que é preciso fazer uma análise e uma adaptação ao funcionamento do seu negócio. Confira:

Departamento Pessoal (DP)

Esse setor disponibiliza a maioria das informações requeridas pelo novo sistema, o que significa que a organização das tabelas iniciais será de responsabilidade do software utilizado no DP.

Essas tabelas são relativas aos cadastros de empregados, empregador, estagiários, trabalhadores sem vínculo, quadros de horário, tabela de rubricas, tomadores de serviços, cargos etc.

O DP também é responsável por administrar e enviar ao sistema do governo outros eventos, que podem ser periódicos ou não, como fechamentos da folha de pagamento, cálculos, alteração de dados contratuais e cadastrais, contribuição sindical patronal, desligamentos e aviso prévio.

RH

O departamento de RH deve trabalhar com outras categorias, como recrutamento e seleção, treinamentos, benefícios, cargos e salários e mais. Por essa característica, fica evidente que vários dados exigidos pelas novas diretrizes surgem a partir desse setor. Por exemplo: reintegração ou admissão de colaboradores.

Fiscal

Esse departamento tem a responsabilidade de encaminhar os dados da desoneração (PBM), que são relevantes para o fechamento das contribuições. Essa informação será utilizada pela Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF Web) no momento em que a guia for apurada.

O setor fiscal ainda deve encaminhar outros dados para a Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída (EFD-Reinf), que receberá os dados atualmente encaminhados para a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF).

Contábil

O departamento contábil possui informações relativas à distribuição de lucros e outras que são apuradas ao fim do exercício.

Financeiro

Os trabalhadores sem vínculo ou terceirizados têm seus pagamentos efetuados pelo setor financeiro, mediante a apresentação de um Recibo de Profissional Autônomo (RPA). Esse é um evento previsto, que deve contar com outros pagamentos de remuneração, pelo fato de a informação do novo sistema ser de acordo com o regime de caixa.

Saúde e Segurança do Trabalho (SST)

Esse setor tem grande contribuição, devido aos eventos relativos ao acompanhamento da saúde do empregado (ou seja, ASO), CATs, aposentadoria especial, condições ambientais e possíveis fatores de risco, afastamentos temporários e exposição a agentes nocivos.

Com o sistema que vai ser obrigatório a partir de 2018, haverá a possibilidade de criar perfis para acessar e enviar os dados pelo certificado digital.

Jurídico

As novas exigências trazem algumas novidades referentes à solicitação de informações sobre processos judiciais e administrativos nos casos em que foi autorizada a isenção de algumas contribuições. A diferença é que será necessário comprovar que a liminar ou o processo existem, assim como as suas validades.

Tecnologia da Informação (TI)

As empresas precisam investir em TI, porque haverá uma grande quantidade de dados gerados, todos os dias, sem validação. Por isso, é preciso contar com boa internet, uma infraestrutura de equipamentos adequada e softwares que colaborem com a integração dos dados.

5. Revise os documentos

O sistema que entra em vigor em 2018 não considera eventos passados. Seu foco são as ocorrências e os acontecimentos que se derem a partir de janeiro do referido ano. Mesmo assim, é preciso revisar os documentos e se assegurar de que tudo estará adequado.

Muitos pontos que serão obrigatórios não têm atenção atualmente e acabam passando despercebidos. A vantagem é que, como dissemos, apenas os dados atualizados para o período a partir de 2018 é que valem.

O processo é facilitado se o software que você utiliza no seu empreendimento oferecer a opção de inativar tabelas e cadastros desatualizados. De toda forma, os pontos a que você deve se atentar são:

Cadastros

O sistema que será implantado traz novos campos para os cadastros de empregado, dependente, empregador, tomador, autônomo e estagiário. Em vista disso, é importante verificar se você tem esses dados e, caso não tenha, aproveite para completar o formulário.

Tabelas

As tabelas de cargos, rubricas, processos e horários devem ser exportadas antes de janeiro de 2018 para que a sua empresa faça a apuração dos impostos e as movimentações necessárias. Você deve se atentar especialmente aos seguintes pontos:

  • duplicidade de registros;
  • rubricas, que devem ser incidentes sobre INSS, IRRF, FGTS, 13º salário, DSR e férias;
  • cargos, que devem contar com a descrição completa da função e apresentar o vínculo com o CBO;
  • horários de trabalho, que devem apresentar a escala completa e o total correto de horas semanais;
  • processos, com a validação e o lançamento daqueles que oferecem algum tipo de isenção para a companhia.

Contratos

Os contratos de estágio, trabalho e desligamento devem seguir exatamente as cláusulas especificadas na CLT. Vale a pena revisar todo o documento e cuidar com os modelos de aviso prévio e de contrato de estágio e com as cláusulas de rescisão antecipada do contrato de experiência.

Atividades

As atividades periculosas, insalubres ou exercidas em período noturno devem estar corretamente definidas e ser válidas para todos os colaboradores que executam as suas funções nessas condições. A empresa também deve ter os laudos técnicos do ambiente de trabalho e a análise de riscos.

Pode ser necessário revisar outros dados, conforme as exigências do sistema válido a partir de 2018.

6. Execute a qualificação cadastral dos registros

Essa etapa não deve ser deixada para dezembro, apesar de ser uma das últimas. O objetivo, aqui, é verificar os dados atuais dos colaboradores para encontrar possíveis divergências em comparação com o que está descrito nos sistemas da Caixa Econômica Federal, do INSS e da Receita Federal.

A análise deve abranger nome do empregado, NIS, CPF e data de nascimento. Você vai enviar esses quatro dados, e o governo responderá se há alguma divergência ou se eles estão qualificados.

Em caso de divergência, será indicado o órgão em que a informação deve ser regularizada. Em alguns casos, a empresa pode fazer isso; em outros, é exigido que o próprio empregado vá até o local para corrigir o problema.

É importante fazer a qualificação cadastral para qualquer estagiário, empregado, autônomo ou contribuinte cujas informações constem da base de dados da sua empresa. Também vale a pena fazer esse processo para empregados inativos, já que isso pode ser necessário para o caso de ele ser encaminhado ao sistema para complementação ou retificação.

Trabalhadores que não estiverem qualificados não podem ser enviados ao novo sistema, o que significa, na prática, que não se poderá fazer os fechamentos mensais, entre outras atividades.

Existem softwares que já fazem a rotina desse processo, mas você também deve ter uma visão geral para se certificar de que tudo está correto. As divergências mais frequentes são as seguintes:

  • nome diferente do cadastro de CPF;
  • número do NIS informado ausente no cadastramento;
  • CPF suspenso;
  • data de nascimento diferente do cadastro de CPF, da Caixa, do INSS ou do Banco do Brasil;
  • número de CPF diferente ou não existente no cadastro do INSS, da Caixa, do Banco do Brasil e do INSS.

Vale a pena destacar que os caracteres especiais não são válidos para a consulta.

7. Automatize os processos para o eSocial

A última etapa se refere à automatização dos processos. Isso garante que os dados serão mais atualizados e confiáveis e poderão ser acessados rapidamente. Para a empresa, essa característica representa transparência, agilidade e instantaneidade.

Os processos serão mais facilmente automatizados se você contar com um software que integra os dados, como aqueles relativos a desligamento, admissão, folha de pagamento, etc.

O resultado é uma organização maior e a possibilidade de fazer a consulta atualizada a qualquer momento. Além disso, todos os passos anteriores estão relacionados a este. Quer ver como?

A análise e o estudo da empresa pela automatização facilitam o reconhecimento das dificuldades que serão enfrentadas para a adaptação às novas regras.

O apontamento das atuais inconformidades é identificado rapidamente e sabe-se exatamente o que precisa ser ajustado.

A elaboração de um passo a passo de cada processo pode ser disponibilizado no software.

A definição das atribuições de cada setor são especificadas no software, que pode, ainda, possibilitar a inclusão de mais usuários.

A revisão de cadastros, contratos, tabelas e atividades é mais simples, porque os dados ficam disponíveis no software, e os dados que faltam podem ser rapidamente preenchidos.

A qualificação cadastral de todos os registros é agilizada, pelo fato de o software já estar adaptado às novas regras.

Como sempre, a tecnologia deve estar a seu favor, e se você seguir este passo a passo com a adoção de um software específico para o setor de RH, tudo ficará muito mais fácil.

Agora você já sabe como adaptar a sua empresa ao eSocial. Ficou com alguma dúvida ou tem experiências para compartilhar? Deixe um comentário!

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