Passo a passo: como escolher um escritório de contabilidade para sua empresa

escritório de contabilidade

Nem todos reconhecem mas, antes de contratar um escritório de contabilidade, é fundamental analisar diversas questões.

Muito além de apenas um serviço mais econômico, é preciso procurar por profissionais sérios, altamente qualificados e capazes de oferecer um diferencial para sua empresa a partir de um trabalho eficiente em termos contábeis.

Confira neste post o que você precisa analisar para escolher o escritório de contabilidade de maneira mais fácil e com maiores chances de sucesso. Acompanhe!

1. Competência técnica do escritório de contabilidade

Como saber se o profissional que oferece serviços à sua empresa é realmente qualificado? Em primeiro lugar, é preciso procurar por indicações a respeito disso.

Converse com os atuais clientes — preferencialmente, aqueles que atuam na mesma área que você. Isso ajuda a dar segurança a respeito da atuação dos profissionais de contabilidade. Além disso, é possível também conversar diretamente com o contador ou sua equipe.

O importante é que essas pessoas tenham experiência e que estejam constantemente preocupadas em atualizar seus conhecimentos a partir da realização de cursos de aperfeiçoamento, participação em palestras e seminários, entre outros.

Além disso, é imprescindível que tal competência técnica esteja aliada à capacidade de simplificar conceitos e explicá-los.

Clientes não precisam, necessariamente, ser especialistas em temas tributários ou trabalhistas — é por isso que existe o contador. Cabe a ele, assim, simplificar conceitos e facilitar a vida do cliente no que diz respeito aos aspectos burocráticos do seu empreendimento.

2. Localização

É melhor que a localização do escritório seja próxima da empresa. Não só pela facilidade de deslocamento do cliente — algo crucial em dias de reuniões ou outros compromissos — mas também pelo fato de que muitas leis têm diferenças de uma cidade para a outra.

Em muitos casos, por exemplo, as empresas encontram dificuldades com questões como o IPTU e o ISS, além de impostos municipais, se estão em uma cidade diferente da sua.

Sendo assim, quando o escritório atua na mesma região da empresa, diminuem muito as chances de questões relativas à legislação local serem um problema.

3. Infraestrutura

O escritório de contabilidade deve, fundamentalmente, oferecer ao cliente a infraestrutura necessária para atender a sua demanda. Isso diz respeito a todo o aparato tecnológico para lidar com as exigências legais.

Novidades que, nos últimos anos, transformaram a relação entre empresas e governo — tais como o SPED — fizeram com que os principais escritórios de contabilidade do país passassem a modernizar seus espaços, contando com infraestrutura de tecnologia da informação.

Uma boa infraestrutura tecnológica garante melhores resultados e distingue escritórios modernos dos defasados. Logo, o ideal é conferir se o escritório está em dia com as ferramentas utilizadas na área, verificando se seus procedimentos estão sustentados em recursos atualizados e se estão se preparando para novos desafios de tecnologia como o eSocial.

4. Relação custo-benefício

O cliente precisa saber quais são as necessidades verdadeiras do seu empreendimento, e então buscar escritórios de contabilidade que oferecem serviços específicos para essas necessidades.

Falamos, então, em segmentação — e, nesse sentido, o escritório deve ser referência no segmento em que a empresa atua.

Isso não é algo fora do comum: cada vez mais escritórios têm se especializado em ocupar nichos específicos de mercado, ao contrário do que fazem os escritórios generalistas, que atuam em diversos ramos de atividade.

Quando um escritório se especializa em determinado segmento, ele oferece maiores possibilidades de apresentar soluções eficazes para o dia a dia. Isso se deve à profundidade de conhecimentos dos profissionais, que significa um considerável ganho por parte da empresa que conta com esse tipo de serviço.

Assim, é preciso pensar no gasto como um investimento. Fechando com um escritório que pode oferecer um retorno significativo, talvez o gasto mais elevado represente um retorno importante para a organização a longo prazo.

5. Bom atendimento

Nos últimos anos, a questão do atendimento tem se apresentado como a grande exigência dos clientes em relação às empresas. Com o surgimento e evolução das redes sociais, torna-se cada vez mais necessário investir em soluções capazes de atender às demandas e dúvidas dos clientes de maneira imediata.

Isso também se aplica a escritórios de contabilidade. Nesse sentido, uma boa escolha de escritório contábil precisa considerar questões como canais de comunicação.

É necessário analisar o sistema de comunicação oferecido pelo escritório, avaliando se a equipe é capaz de responder de maneira rápida e precisa às solicitações do cliente. Telefones, e-mails, site, redes sociais — tudo isso pode ser testado antes do negócio ser fechado.

Além disso, é preciso que a equipe esteja treinada e bem preparada para prestar um atendimento qualificado aos clientes.

6. Legalidade

É fundamental verificar se o prestador de serviço atua dentro da legalidade. Nesse ponto, é preciso avaliar se os profissionais estão inscritos em órgãos como o Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis (Sescon) e o Conselho Regional de Contabilidade (CRC).

Isso garante que o escritório não atua informalmente, além de permitir ao cliente conferir a regularidade das inscrições dos profissionais.

7. Relatórios

Contar com um escritório de contabilidade deve representar uma segurança para o cliente em termos de questões legais.

Para garantir que isso esteja sendo feito de maneira qualificada, é essencial que os profissionais contábeis ofereçam relatórios periódicos a respeito de balancetes e folhas de pagamento.

Aqui entra também a necessidade que o profissional contábil tem de simplificar termos complexos, para fazer com que a rotina do cliente em relação a esses temas seja mais tranquila.

Assim, vale a pena procurar conhecer os modelos de relatórios já oferecidos pelos escritórios com quem você conversa, para saber se podem ser interessantes para a sua atividade. Em casos de divergências, é possível conversar com o contador para tentar adaptar o documento aos interesses da organização.

8. Impostos e honorários

Quem se responsabiliza pelo pagamento de contas e tributos não é o escritório, mas sim a própria empresa. Por outro lado, cabe ao escritório de contabilidade a responsabilidade pela organização dos vencimentos e pelo encaminhamento, em dia, à empresa. Essa capacidade também pode ser conferida a partir de conversa com clientes atuais dos contadores.

Já os honorários dependem dos serviços que são oferecidos por cada escritório. Sendo assim, cabe ao cliente realizar um orçamento com diferentes escritórios para comparar o custo/benefício que cada um deles oferece.

Seguindo esses passos, as chances de você contratar um contador que trará problemas para a sua empresa diminuem muito. Vale a pena estar atento e todos esses aspectos, para garantir uma boa relação com o escritório de contabilidade e, principalmente, ter certeza que o trabalho dele será eficaz e garantirá o bom andamento dos seus negócios!

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