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6 dicas para otimizar a organização no trabalho
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6 dicas para otimizar a organização no trabalho

Organização no trabalho é uma tarefa que tem como objetivo aumentar a produtividade e o rendimento da equipe diante das inúmeras demandas diárias.

 

Produtividade é a palavra-chave que gestores e profissionais de RH desejam para a rotina de suas equipes. Porém, antes de ser produtivo e executar as tarefas com sucesso, a organização no trabalho é um fator fundamental.

RH e gestores possuem uma grande influência sobre seus colaboradores para que eles não se percam e fiquem cada vez menos produtivos e sem o engajamento necessário.

Quando eles assumem o compromisso de definir prioridades, estipular prazos de entrega e acompanham de perto a execução das tarefas, a equipe tem um rumo de trabalho.

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As vantagens da organização no trabalho

Se organização é tudo, como diz o ditado, quais as vantagens que ela pode trazer?

Abaixo destacamos alguns dos inúmeros benefícios que uma empresa pode ter ao manter a organização no trabalho:

  • Potencializa a produtividade;
  • Otimiza as rotinas;
  • Oferece maior controle na gestão do tempo;
  • Preserva documentações importantes de possíveis perdas;
  • Minimiza o estresse do ambiente de trabalho;
  • Aumenta o engajamento e a motivação da equipe;
  • Oferece maiores possibilidade de resultado.

Viu como existem muitas vantagens? Agora, dá para entender como a organização no trabalho influencia o dia a dia dos profissionais e na empresa como um todo. Confira, a seguir, as principais dicas para adquirir e manter a organização no trabalho.

 

Dicas para a organização no trabalho

Com tantas demandas, se desorganizar diante das atividades do dia a dia é mais fácil do que se imagina.

Entretanto, se você consegue manter uma organização no trabalho, usando estratégias específicas no seu dia, tende a proporcionar maior produtividade e eficácia no trabalho.

Confira algumas dicas para que a sua organização no trabalho esteja em dia:

  1. Controle sua rotina;
  2. Faça uma tarefa de cada vez;
  3. Escolha o melhor método de organização para você;
  4. Evite distrações;
  5. Organize seu local de trabalho;
  6. Crie uma rotina para responder e-mails.

 

1. Controle sua rotina

Definir e anotar as prioridades do dia pode ser o primeiro passo para a organização no trabalho. É essencial que você saiba o que precisa fazer e quanto tempo precisa para executar cada uma das tarefas.

Transforme a agenda de tarefas como uma rotina obrigatória. Não importa se você vai utilizar uma agenda online ou ter uma física, o grande segredo é ter o registro de todas as atividades para que você não se perca.

Uma pesquisa feita da varejista OfficeMax mostrou que 77% das pessoas acreditam que a desorganização prejudica a sua produtividade.

Mais da metade das pessoas disseram também que seu estado mental e seus níveis de motivação são afetados quando não há organização no trabalho.

 

2. Faça uma tarefa de cada vez

É simplesmente impossível fazer mil coisas ao mesmo tempo. Concentrar-se em uma tarefa de cada vez pode ajudar a manter a organização no trabalho. Ser multitarefa pode não funcionar, de fato, na prática e pode atrapalhar sua produtividade.

Um artigo publicado pela “Harvard Business Review” mostrou que a produtividade de um profissional que tenta ser multitarefa cai cerca de 40%. Ou seja, priorizar atividades e resolvê-las por partes é o hábito ideal.

 

3. Escolha o melhor método de organização para você

Não existe um método ideal para a organização no trabalho, mas sim aquele que funciona para você. Primeiramente avalie a sua rotina. Conheça suas próprias tarefas diárias e defina o que funcionaria melhor para você não se desorganizar.

Existem inúmeras formas para manter a organização no trabalho.

Seja por meio de aplicativos como o Google Calendário, onde você pode marcar eventos, reuniões e sincronizar com o seu e-mail. Ou até através de aplicativos como Evernote, onde você tem a disposição várias funcionalidades, como criação de notas e até mesmo agenda.

Agora se você é um profissional que está a todo tempo dedicado em reuniões, que tal poupar um pouco do seu dia com deslocamento e utilizar aplicativos como Hangouts ou Skype? Eles automatizam os processos de reuniões e podem aumentar sua produtividade.

Como não existe um método ideal para organização no trabalho, mas sim o que funciona para você, é possível optar também pela velha e boa agenda para se organizar. O importante é não perder o foco e visualizar tudo que você precisa fazer todos os dias.

 

4. Evite distrações

Um grande motivo para a falta de organização no trabalho é a distração. Profissionais que ficam o dia inteiro respondendo mensagens no celular, ligados nas redes sociais ou fazendo tarefas pessoais são os amantes da procrastinação.

E essa perda de tempo com questões não relacionadas ao trabalho pode influenciar completamente na forma como você se organiza no trabalho.

Quando mais você dedica a fatores externos, como o celular, por exemplo, mais chances você tem de começar a deixar tudo para depois, para amanhã. Essa questão diminui o seu desempenho e influencia diretamente nos resultados da empresa.

 

5. Organize seu local de trabalho

Pequenas atitudes já podem colocar a organização no trabalho em dia. Que tal arrumar hoje sua mesa? Deixe tudo que você precisa por perto, para assim não perder tempo tendo que parar as tarefas a todo momento para pegar alguma coisa.

O RH, por exemplo, vive recheado de documentos como notas, holerites, contratos, e se não houver organização a bagunça toma conta do setor. Horas que podiam ser dedicadas a estratégia são perdidas para procurar coisas devido a desorganização dos profissionais.

Portanto, fica muito mais fácil se tudo estiver organizado e no seu devido lugar, para que sejam facilmente encontrados.

Para facilitar você pode escolher a nuvem como seu espaço de organização, adotando o Onedrive, GoogleDrive ou Dropbox para solucionar seus processos burocráticos. Dessa forma, você contribui com a organização no trabalho.

 

6. Crie uma rotina para responder e-mails

Manter uma rotina e um horário determinado só para responder seus e-mails diariamente pode ajudá-lo na organização no trabalho. Se você não reservar um período para os e-mails a tendência é que fique o dia todo respondendo eles sempre que receber.

Com isso, sem dúvida o foco nas demandas será perdido, diminuindo o ritmo de trabalho e a produtividade. Se um e-mail pode resolver um problema, ele também pode ser essa fonte de distração diária, então controle-o e planeje-se para que ele não tome conta da sua rotina.

 

Organização para o dia a dia

A desorganização nas empresas é de fato o principal fator que mina e atrapalha a produtividade. Se as equipes não querem ser engolidas pela rotina elas precisam colocar um processo de organização para reger o seu dia.

As crescentes demandas e, principalmente, a rapidez com que se exige a conclusão das tarefas no mercado é impossível se não houver organização do trabalho. Quanto mais o desorganizado corre, menos chances ele tem de concluir seus trabalhos de maneira correta.

Por isso a importância de o RH e os gestores estarem lado a lado com a equipe para controlar as tarefas, dando dicas, indicações e caminhos a serem adotados. Pois assim, a tendência é que todos os colaboradores se organizem mais para alcançar os objetivos.

 

Gostou do nosso post? Compartilhe ele nas suas redes sociais e ajude mais pessoas a se organizarem no trabalho.

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