A organização do Departamento Pessoal é um dos aspectos mais importantes para o crescimento de uma empresa. Se antes as demandas do setor contavam apenas com tarefas operacionais, hoje o DP assume um papel cada vez mais estratégico, auxiliando as lideranças nas tomadas de decisões para o negócio.

Portanto, é essencial que a área tenha rotinas e estruturas bem definidas. Além disso, é preciso usar a tecnologia para automatizar alguns processos, reduzindo o tempo gasto em atividades mecânicas. Desse modo, o DP consegue cumprir seu papel na gestão de pessoas e prevenir problemas como erros nos pagamentos e ações trabalhistas.

Neste post, listaremos 5 passos para ajudar você a organizar melhor o Departamento Pessoal da empresa. Continue a leitura e confira!

 

Passos para Organização do Departamento Pessoal

1. Estabeleça metas

Estabelecer metas é fundamental para o sucesso de qualquer setor — e com o Departamento Pessoal não é diferente. Afinal, diretrizes servem para medir a qualidade do trabalho: quanto mais próximo dos objetivos a equipe conseguir chegar, melhores serão os resultados obtidos.

Por isso, nenhuma tarefa deve ser desempenhada por acaso. Todas precisam ter uma razão bem definida para estarem no escopo de trabalho. Quanto mais específica for uma meta, mais fácil é sua avaliação.

Portanto, procure usar porcentagens, proporções ou números absolutos na mensuração dos objetivos. Em relação à gestão de contratos, por exemplo, uma boa meta seria criar documentos que reduzam em 10% a exposição da empresa a ações trabalhistas.

Nos processos de desligamento, outra tarefa típica do DP, também é possível criar objetivos muito úteis para a organização. Que tal um banco de dados de razões para desligamentos com percentuais objetivos? Ou promover a redução do turnover (rotatividade dos funcionários) em números absolutos? As possibilidades são inúmeras.

Vale lembrar que, apesar de os conceitos serem diferentes, as tarefas burocráticas do Departamento Pessoal se misturam com as atividades de gestão de pessoas, da área de Recursos Humanos, em muitas empresas. Nesse caso, os objetivos do setor também devem envolver otimização dos treinamentos, redução de custos nos processos seletivos e outras tarefas adicionais.

2. Comunique-se bem com outros departamentos

Por lidar com informações fundamentais para os colaboradores, o Departamento Pessoal está sempre em contato com outros setores da empresa. Por isso, é importante criar um método de comunicação que facilite o recebimento de solicitações, o atendimento de demandas e a organização de dados sobre os funcionários.

O diálogo entre departamentos envolve, geralmente, informações sigilosas ou urgentes. Por isso, o cuidado deve ser dobrado.

Ao enviar um documento físico, por exemplo, crie um sistema de assinaturas dos responsáveis pelo recebimento. Assim, é possível monitorar onde o arquivo se encontra, evitando perdas e garantindo que a papelada chegue às mãos do destinatário no tempo necessário.

Para solicitações de férias, folgas, adiantamentos e outras tarefas rotineiras do DP, procure contar com as vantagens que a tecnologia oferece. Sistemas online são excelentes ferramentas para auxiliar na execução e no controle dessas atividades, criando processos dinâmicos para encaminhamento, aprovação e atendimento das demandas.

3. Automatize processos

Ferramentas digitais não são úteis apenas na comunicação com outros setores: elas oferecem mais precisão e agilidade a todos os processos do Departamento Pessoal. Softwares como o da Xerpa, por exemplo, reúnem todos os dados dos colaboradores em uma única plataforma, facilitando a organização e a busca dessas informações.

Com esses sistemas, é possível automatizar tarefas operacionais, como o controle da folha de pagamento, o cálculo das férias e a gestão de benefícios, entre outras. Dessa forma, o profissional do DP gasta menos tempo em atividades mecânicas e consegue reservar algumas horas do dia para pensar em soluções estratégicas para o negócio.

Além disso, ter um controle informatizado de dados elimina a necessidade do manuseio de enormes pilhas de papel. Como consequência, é possível economizar tempo e dinheiro que seriam gastos com impressão e arquivamento de documentos.

Outro benefício é o uso mais inteligente do espaço físico da empresa. Isso porque os dados virtuais não precisam de grandes estruturas para armazenamento.

4. Adote o ponto eletrônico

Um dos aspectos mais importantes na organização do Departamento Pessoal é o controle de horário dos funcionários. Conferir cartões de ponto físicos é uma das tarefas que tomam mais tempo dos profissionais do setor.

Este método ainda enfrenta outros problemas práticos, como colaboradores que se esquecem de assinar o documento ou fazem as marcações incorretamente. Tudo isso reduz a precisão dos dados.

Mas tais questões podem ser solucionadas com a implementação do ponto eletrônico. Esse tipo de tecnologia automatiza a verificação de entradas, saídas e faltas de funcionários, evitando que o DP perca tempo com longas conferências.

Assim, facilita-se o cálculo da folha de pagamento e evita-se que os funcionários deixem de realizar o procedimento. Isso porque o sistema informatizado é mais difícil de ser burlado.

5. Distribua bem as funções do DP

Foi-se o tempo em que o Departamento Pessoal era composto apenas por profissionais generalistas. No cenário atual, o setor precisa contar com funcionários que tenham formações e habilidades específicas.

Isso possibilita uma maior organização das atividades, o que aumenta a qualidade das entregas e a precisão dos resultados. Atualmente, as funções do DP estão cada vez mais integradas com as atividades de gestão de pessoas tipicamente destinadas ao RH.

Portanto, além de profissionais especializados em documentações e controles operacionais, o setor precisa contar com equipes inteiras dedicadas a atividades estratégicas específicas. Entre elas, podemos citar:

  • recrutamento e seleção;
  • treinamentos e planos de carreira;
  • gestão de benefícios;
  • segurança e saúde;
  • relacionamentos;
  • compliance.

Essa divisão de tarefas facilita a avaliação de resultados dos próprios profissionais do Departamento Pessoal, já que eles acabam tendo metas bem distintas uns dos outros. Vale ressaltar que, apesar de as atividades serem distribuídas, os membros do setor devem trabalhar em conjunto e estar sempre preparados para ajudar com as demandas de seus colegas.

 

Essas foram as nossas dicas de organização do Departamento Pessoal! Agora que você já sabe como otimizar as rotinas do setor, é hora de colocar em prática o que aprendeu.

Revise este post quantas vezes forem necessárias e faça uma checklist com tudo o que você precisa fazer para conquistar seus objetivos. Temos certeza de que os resultados aparecerão rapidamente em sua equipe!

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