O que eu preciso saber para mudar de contador na empresa?

Para alguns, a palavra “mudança” causa arrepios. Por outro lado, pode ser algo positivo quando melhora algum aspecto da nossa vida. O mesmo acontece no mundo corporativo. Embora não seja agradável trocar de prestadores de serviços, algumas instituições veem nessa opção a saída para aprimorar as demandas internas.

Neste artigo, falaremos sobre uma mudança específica que algumas empresas precisam fazer: a do contador da empresa. Você está nessa situação? Gostaria de saber como fazer a troca desse profissional de modo correto? Então, não perca nossas dicas!

Como saber se é necessário trocar o contador da empresa?

A princípio, seria prudente que o gestor responsável pela contabilidade da empresa analisasse se é preciso romper o contrato com o contador atual, ou se por meio de uma reunião pode resolver os fatores que estão estremecendo essa relação profissional.

Contudo, se após uma conversa sobre os pontos que precisam ser melhorados o contratado não apresentar serviços mais eficientes, a empresa contratante precisa fazer uma reavaliação desse profissional.

Para isso, pergunte-se:

  • O contador atende com rapidez e eficiência as solicitações feitas pela empresa?
  • Ele cumpre com responsabilidade os prazos estipulados para os seus serviços?
  • É um profissional atualizado e sempre em busca de novos conhecimentos na área contábil?
  • Como ele é avaliado pelos seus clientes?
  • Se ainda não fez essa investigação, o profissional está registrado no Conselho Regional de Contabilidade (CRC)?

Esses questionamentos serão essenciais para tomar uma decisão correta que beneficie essa área que é tão importante para a empresa. Caso a opção seja romper o contrato atual e iniciar uma nova relação profissional, que cuidados são necessários para que essa transição seja feita corretamente? Falaremos no próximo tópico!

O que fazer com o contador atual?

Durante o processo de transição, é importante que você trate com respeito esse trabalhador que prestou serviços para sua empresa. Para isso, é preciso tomar alguns cuidados em relação ao contrato que foi assinado entre a instituição e o contador.

1. Releia o contrato de prestação de serviços

Muitas companhias não leem o contrato de prestação de serviços quando iniciam uma relação profissional, e muito menos releem esse documento quando é necessário rescindi-lo. Porque esse passo é relevante?

O contrato possui cláusulas contratuais importantes, como as que tratam de uma rescisão antecipada. Nesse item, dê atenção ao prazo do acordo, possíveis multas e a necessidade de cumprimento de um aviso prévio.

Se por acaso o fim do contrato estiver próximo, talvez seja melhor esperar que ele termine. Do contrário, sua empresa poderá arcar com custos que poderiam ser evitados.

2. Notifique a mudança

Para evitar uma surpresa que pode ser desagradável, é importante que o contador da empresa seja notificado — geralmente por e-mail — com antecedência sobre o término de sua prestação de serviço.

Nessa comunicação, é necessário:

  • agradecer pelas atividades prestadas;
  • deixar bem clara a desistência do contrato;
  • explicar o motivo da suspensão dos serviços;
  • explicitar o último mês da relação de trabalho;
  • requerer informações sobre os documentos necessários para a realização do desligamento;
  • solicitar a elaboração do distrato;
  • declarar o nome do novo profissional que assumirá a contabilidade da empresa.

3. Assine o distrato de serviços

Após a entrega da notificação de fim de contrato, o contador enviará o distrato de prestação de serviços — documento que confirma o fim da relação de trabalho. Quando recebê-lo, faça uma leitura cuidadosa.

Isso é importante, pois constarão nessa declaração informações sobre documentos que precisarão ser entregues, obrigações que ainda precisarão ser cumpridas após o fim do contrato, etc.

Esteja atento principalmente a serviços que ainda serão feitos após o término da relação contratual. Um exemplo é a Escrituração Contábil Digital (ECD) atual, que será de responsabilidade do antigo contador, pois as informações contidas nesse documento se referem ao exercício contábil do ano anterior.

Outra obrigação do contador é a confecção da Escrituração Contábil Fiscal (ECF), que contém os dados para o cálculo dos seguintes itens:

  • Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ);
  • Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
  • Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF).

Contudo, pode acontecer que apenas metade do período da escrituração seja de obrigação do contador antigo. Logo, o restante dos meses será entregue pelo novo prestador de serviços. Por isso, é preciso manter ativas as procurações do profissional rescindido durante o cumprimento dessas responsabilidades.

4. Elabore o documento de transferência de responsabilidade

O termo de transferência de responsabilidade técnica é um documento fundamental para que o novo contador da empresa não seja responsabilizado por falhas cometidas pelo anterior profissional, e vice-versa. Nesta declaração, estarão incluídas também as obrigações do antigo contador ainda vigentes após o término do contrato.

Além disso, esse documento vai ajudar o novo contador a ter conhecimento da escrituração contábil do cliente e assim exercer um bom desempenho de suas funções.

Para que o termo seja feito, o antigo contador solicitará à empresa, por escrito, os dados do novo profissional contratado (nome, endereço e o número de registro profissional). Após a entrega desse documento, haverá a formalização da rescisão do contrato.

Como lidar com o novo contador?

Entenderemos agora como você deve lidar com o novo profissional que contratou, para que inicie essa nova relação de trabalho com tranquilidade. Vamos às sugestões!

1. Preste atenção ao contrato

Esse documento é primordial para o início da convivência contratual entre a empresa e o contador. Por isso, deve ser solicitado e lido na íntegra pelo contratante e, caso não tenha concordado com algum item, esse é o momento de conversar sobre mudanças que podem ser feitas nas regras.

2. Dê as informações que o contador solicitar

Alguns dados precisam ser passados pela empresa contratante para que os serviços comecem a ser realizados. No entanto, é o novo contador da empresa que solicitará essas informações. O que será pedido?

Normalmente, é requerido pelo contratado alguns documentos da empresa, procurações e senhas, livros contábeis, processos administrativos em andamento, possíveis débitos e parcelamentos, pedidos de compensação, etc.

Para maior eficiência nesse procedimento, apresente os itens pedidos na ordem em que foram listados, e destaque um colaborador da empresa para ficar disponível para atender as solicitações do novo contador.

3. Peça um levantamento de irregularidade

Caso o antigo contador não tenha feito um levantamento de irregularidade para sua companhia, solicite-o para o profissional contratado. Esse documento é como uma radiografia da situação cadastral do seu negócio.

Nele serão apresentados — se existirem — débitos municipais, estaduais e federais da instituição. Desse modo, tanto você como o novo contador da empresa tomarão conhecimento desses dados importantes e juntos poderão tentar encontrar soluções para quitá-los.

Sendo assim, aplique as orientações dadas neste artigo para ser bem-sucedido nessa transição. Se fizer isso, com certeza terá muitos motivos para comemorar o bom andamento de seu setor contábil.

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