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O que é regime de caixa e como funciona esse sistema financeiro

O que é regime de caixa? Grosso modo, é um método contábil em que as receitas e despesas de uma organização são contabilizadas quando entram ou saem de fato.

As etapas de negociação não são consideradas, por isso a empresa só é tributada pelos valores recebidos e não pelos valores emitidos em notas fiscais.

Em outras palavras, a tributação é feita conforme o fluxo de caixa da organização. Isso porque as práticas de compra e pagamento são diferentes e, consequentemente, geram encargos distintos. 

Se você quiser saber o que é fluxo de caixa e como funciona, recomendamos a leitura deste outro post com informações primordiais.

Agora, acompanhe o post e aprenda o que é regime de caixa e como ele funciona. Separamos as principais informações que vão te ajudar a identificar a validade do método para o seu negócio.

O que é regime de caixa?

Assim como dissemos, regime de caixa é um método de registro financeiro que valida lançamentos contábeis apenas quando ocorre a transação em dinheiro ou equivalente.

Desta forma, receitas, despesas, custos e outras operações financeiras são registrados no seu recebimento ou pagamento efetivo para uma análise financeira específica.  

Neste método de registro, as diferenças entre o ato de comprar e pagar por algum produto ou serviço ficam evidentes. Para ficar mais claro, considere uma compra à vista e uma parcelada.

Numa compra à vista, o regime de caixa contabiliza a transação imediatamente. Agora,  numa compra parcelada, o registro só é feito quando cada uma das parcelas for efetivamente paga.

A mesma lógica funciona para o recebimento de valores, independentemente de quando elas foram negociadas.

O regime de caixa é uma metodologia extremamente importante para a gestão da empresa, porque permite conhecer o estado da sua saúde financeira, por meio da análise de entrada e saída de capital.

Importância do regime de caixa para as empresas

Agora que você já sabe o que é regime de caixa, vamos explorar a importância do método para o seu negócio.

Independentemente do porte, perfil ou ramo empresarial, a gestão financeira e fiscal devem ser prioridades.

Esse cuidado assegura a sua sustentabilidade e permite que o pagamento de todos os tributos seja feito dentro dos prazos corretos, evitando penalidades legais.

O regime de caixa é um método de registro interessante porque é simples, facilitando a administração do setor financeiro.

É uma opção que favorece principalmente empresas que trabalham com vendas a prazo ou com datas de pagamento diferentes das de venda, porque a tributação de impostos pode gerar dúvidas. 

No caso do regime de caixa, tendo o registro de todas as atividades comerciais efetuadas, a empresa só paga o imposto após a compensação do valor da negociação.

Ou seja, evita a tributação sobre quantias que ainda não recebeu. Essa medida ainda protege a organização contra o pagamento de impostos sobre cheques sem fundo e/ou calotes.

Deste modo, o gestor tem domínio sobre o capital que entra, sai, o que vai entrar e o que vai sair, por isso o controle financeiro se torna mais simples.

Tipos de empresa que devem adotar o regime de caixa

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Micro e pequenas empresas, bem como organizações que aderem ao Lucro Presumido e o Simples Nacional, podem optar pelo regime de caixa. 

Esse método de registro tributário permite que o caixa da empresa seja menos comprometido com impostos e equivalente, já que o valor só é cobrado a cada compensação realizada.

Em outras palavras, o fornecedor se beneficia pelo controle do seu fluxo de capital.

Empresas prestadoras de serviço e que realizam vendas a prazo podem usufruir das vantagens do regime de caixa.

Vantagens e desvantagens do regime de caixa

O regime de caixa é uma método de registro simples, por isso a sua única preocupação passa a ser o momento de entrada e saída de recursos para o reconhecimento das receitas e despesas da organização. 

Sendo ideal para empreendimentos que envolvem operações simples ou que não tenham estrutura para realizar procedimentos mais complexos, o regime de caixa oferece maior controle da gestão financeira e fiscal. 

Nessa mesma lógica, em uma empresa maior com operações mais complicadas, esse controle pode não ser suficiente para assegurar uma gestão adequada. 

Por exemplo, considere o volume de transações de uma grande empresa e a necessidade de identificá-las entre à vista ou a prazo.

A quantidade é tão significativa que a sua categorização pode se tornar indissociável. Em outras palavras, a separação das formas de recebimento ou pagamento pode não ser viável.

Além disso, o resultado operacional não pode ser medido somente com os dados do regime de caixa. Os valores mensais de entrada e saída oscilam consideravelmente, invalidando uma leitura de desenvolvimento.

Cuidados ao optar pelo regime de caixa

Ao optar pelo regime de caixa, sua empresa deve tomar alguns cuidados para não acabar com problemas fiscais. 

Antes de mais nada, é preciso manter um controle rígido do seu fluxo de caixa, registrando toda receita que entrar e toda despesa que sair.

Para isso, adotar um software de gestão financeira ou contábil é uma solução inteligente.

Afinal, mesmo que todos os dados estejam preenchidos em uma planilha de Excel, o erro humano não é uma situação incomum.

Isso porque a organização para manter todos os dados em conformidade com os seus termos de contratos deve ser impecável. E o investimento para corrigir qualquer falha é significativo.

Portanto, empregue a tecnologia e mantenha o fluxo de caixa da sua empresa correto, garantindo que nenhum problema fiscal comprometa o seu negócio. 

O regime de caixa é um método de registro tributário que pode simplificar a gestão dessas áreas da sua empresa.

Por meio da análise de todos os lançamentos de entrada e saída de capital, a empresa ganha segurança fiscal, melhora o comando gerencial e otimiza sua saúde financeira.

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E aí, gostou? Conta pra gente aqui nos comentários se este método de registro tributário pode ajudar a gestão financeira da sua empresa!

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