Saiba tudo sobre o Headcount: O que é, como calcular e como utilizar no RH!

Por mais curioso que possa parecer, um dos desafios da área de Recursos Humanos (RH) é provar o Retorno sobre Investimento (ROI) em pessoas, embora sejam elas que façam o negócio acontecer. Outra dificuldade é alinhar as ações do RH com o planejamento estratégico e traduzir isso em números, no orçamento empresarial. Mas, alguns indicadores são essenciais para tornar o RH mais estratégico, como por exemplo, o índice headcount. Entenda.

 

O que é headcount?

O índice de headcount, em uma tradução literal do inglês,  significa contar cabeças, ou contagem de cabeças. É o acompanhamento do número de pessoas que trabalham numa determinada equipe, área, unidade de negócio ou empresa. O headcount é um dos indicadores que fazem o trabalho realizado pelo departamento de Recursos Humanos mais eficaz.

 

Por que o RH estratégico deve medir o headcount?

Ao relacionar os dados desse indicador com dados de outras categorias, é possível obter informações mais detalhadas sobre quais são as equipes que possuem maior representatividade no montante da folha de pagamento, quais são as áreas específicas da empresa que possuem os profissionais mais caros, quais unidades de negócio possuem as maiores equipes.

 

Como calcular o headcount?

O cálculo do headcount é muito simples. Deve-se, literalmente contar o número de funcionários da organização. Importante destacar que não precisa ponderar o horário de trabalho dos profissionais, ou seja, todos os colaboradores entram nesse cálculo.

Entretanto, mesmo essa, sendo uma conta muito simples, há outras questões que envolvem os planejamentos estratégicos e orçamentários. Por isso, é necessário alguns itens de primeira necessidade a ser pensados na hora de calcular e prever o Headcount: Qual é a estratégia de crescimento da empresa?

Essa estratégia precisa ser precisa e bem definida, pois não tem como calcular a quantidade de colaboradores, o headcount, que serão necessários na empresa se o departamento de RH não souber para onde a organização pretende ir. Por isso, orçamento de RH que deve estar alinhado ao orçamento empresarial.

Conseguindo responder qual é a estratégia de crescimento do negócio, o Recursos Humanos poderá fazer a previsão de contratação de cada área dentro da empresa. Esse, é o passo inicial para que o setor de Recursos Humanos consiga iniciar a elaboração do orçamento.

 

Por que prever o Headcount para projetar o orçamento?

O primeiro passo para entender essa questão é compreender que o headcount tem uma grande importância em todo o orçamento da empresa e em uma questão importantíssima que é a folha de pagamento de funcionários. É nessa etapa que tudo pode dar errado. Deixar de provisionar um valor para demissões e dissídio, por exemplo, pode resultar em graves problemas no caixa da empresa.

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A previsão de número de colaboradores permite uma projeção de custos. Entenda:

  • À contratação da força de trabalho necessária para suportar a estratégia da empresa;
  • Ao desenvolvimento dos colaboradores (necessidades de treinamento);
  • Ao estabelecimento e definição de salários (levando em consideração as promoções).

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De acordo com o Headcount, o Departamento pessoal conseguirá fazer a projeção dos gastos com pessoal, levando em consideração os diversos encargos como o INSS, FGTS, Provisões de Férias e 13º Salário, cálculo de horas extras, comissões e outros. E ainda, a Gestão de Benefícios: Vale Transporte, Vale Refeição, Bolsa de Estudos, Previdência Privada, entre outros.

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O que levar em consideração na hora de projetar o Headcount?

Como já falamos anteriormente, o headcount é importantíssimo para o orçamento empresarial. Separamos algumas dicas fundamentais para serem seguidas na hora de projetar o headcount.

  • Dica 01: Encontre os objetivos e os desafios da empresa.

Para isso, há algumas perguntas a serem levadas em consideração. Pergunte-se: Quais os desafios enfrentados pelo nosso negócio e nossa indústria? Quais os riscos e oportunidades que esses desafios apresentam para nossa organização?

  • Dica 02: Identifique as métricas-chave necessárias para avaliar a força de trabalho.

Para isso, a sugestão é realizar avaliação de desempenho.

  • Dica 03: Avalie sua força de trabalho atual.

Algumas perguntas à considerar:

  1. Quais são as funções críticas hoje e quais serão no futuro?
  2. A mão obra atual tem capacidade para atender à estratégia ou é necessário investir em treinamentos?
  3. Existe alguma área que esteja com baixo desempenho por falta de colaboradores?
  4. É necessário realizar novas contratações?
  5. É necessário realizar treinamentos?
  6. A empresa possui colaboradores para sucessão?
  • Dica 04: Elabore um Planejamento do Orçamento de Recursos Humanos e envie-o para revisão da controladoria.

Lembre-se que nessa etapa precisa haver equilíbrio. A pergunta a ser respondida é:

O Planejamento Orçamentário de Gastos com Pessoal está alinhado aos objetivos da organização?

Para que você consiga trabalhar com o Indicador de Headcount de maneira adequada, não se esqueça de sempre levar em consideração os itens:

  1. Planejamento de Contratações
  2. Planejamento de Desligamentos
  3. Planejamento de Benefícios
  4. Orçamento de Salários, Encargos e Benefícios
  • Dica 05: Defina os próximos passos.

Ao final, você terá um material riquíssimo e precisará se reunir com a liderança da empresa para definir as ações que deverão ser tomadas para otimizar o headcount.

 

Indicador de Headcount e Projeção de Cenários

Se você está pensando em usar o indicador de headcount para fazer uma previsão, os Cenários Operacionais permitem projeções. Por exemplo, imagine que sua empresa esteja pensando em diminuir a mão de obra. Abaixo algumas questões que servem para mostrar o quão influenciador é o indicador de Headcount e como ele impacta o orçamento empresarial. A análise pode partir das perguntas:

  1. Serão dispensados os funcionários mais antigos (e caros) ou os mais recentes (mais baratos, porém menos experientes)?
  2. Temos saldo de caixa para pagar as rescisões contratuais ou precisaremos tomar um empréstimo para isto?
  3. A mão de obra que restará será suficiente (em volume, em conhecimento e em experiência) para manter a produção atual ou precisaremos reduzir o volume de vendas?
  4. Se reduzirmos o volume de vendas, o que faremos com os vendedores que ficarão ociosos?
  5. Teremos mais ociosidade em equipes de apoio resultante da redução da linha produtiva?

 

Para ter bons resultados, é muito importante trabalhar com métricas. Por isso o headcount  pode ser decisivo no processo de tomada de decisão para entender o futuro e os objetivos da empresa e não apenas garantir a quantidade ideal de pessoas dentro da corporação.

Como podemos ver, o indicador de gestão Headcount trata-se de uma solução muito assertiva e de grande relevância para um melhor direcionamento do setor de RH e da empresa como um todo. Entenda como a Xerpa pode te ajudar!

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