Headcount é um termo de Recursos Humanos que significa, em tradução literal do inglês, “contagem de cabeças”. Ele representa a quantidade de colaboradores de uma empresa e é muito utilizado na hora de criar um orçamento empresarial.

Por mais curioso que possa parecer, um dos desafios da área de Recursos Humanos (RH) é alinhar as ações do RH com o planejamento estratégico e traduzir isso em números, no orçamento empresarial.

Por isso, alguns indicadores como o headcount são essenciais para tornar o RH mais estratégico, gerando mais lucro e otimização da rotina de trabalho. Neste post, saiba o que é headcount e entenda mais sobre ele nesse post!

O que é headcount?

O significado de headcount, em uma tradução literal do inglês,  significa contar cabeças, ou contagem de cabeças. O termo se refere ao acompanhamento do número de pessoas que trabalham numa determinada equipe, área, unidade de negócio ou empresa.

O headcount é um dos indicadores que fazem o trabalho realizado pelo departamento de Recursos Humanos mais eficaz. Isso porque é ele que ajuda a perceber se a força de trabalho está adequada às demandas de mercado.

Com essa métrica do RH, é possível alinhar os objetivos da empresa à quantidade de funcionários, bem como aplicar uma gestão estratégica mais adequada a esse ambiente de trabalho.

No entanto, para que ele seja realmente eficaz, é necessário que seja analisado com outras métricas ligadas ao setor de RH e à empresa de forma geral, só assim é possível ver os reais benefícios de realizar o headcount.

Qual a importância do índice de headcount?

A verdade é que não pode existir uma empresa sem seus colaboradores. No entanto, a quantidade de colaboradores dentro de um negócio, bem como a distribuição deles pelos mais diversos setores da empresa devem ser feitas de forma estratégica.

Por esse motivo o índice de headcount no RH é tão importante. Ele ajuda a delimitar a quantidade de funcionários, além de aumentar a qualidade de trabalho dos funcionários, tudo isso com o objetivo de atingir as metas do negócio.

Assim, cálculo de headcount, você saberá se a quantidade de colaboradores do seu negócio está ideal, suficiente ou exagerada, podendo assim tomar as medidas cabíveis para adequar a estrutura da sua empresa aos objetivos.

Headcount: saiba o que é, como calcular e utilizar o índice no RH!

 

Por que o RH estratégico deve medir o headcount?

Como vimos acima, o headcount é medido com um objetivo muito específico: alcançar os objetivos e metas da empresa. Isso não pode ser feito sem a ação de um RH estratégico.

Com um modelo de RH estratégico, é possível relacionar os dados desse indicador com dados de outras categorias, fazendo, assim, com que a empresa seja capaz de obter informações mais detalhadas sobre os empregados. O que é muito positivo!

Desse modo, será possível saber quais são as equipes que possuem maior representatividade no montante da folha de pagamento, quais são as áreas específicas da empresa que possuem os profissionais mais caros, quais unidades de negócio possuem as maiores equipes e comprar essas informações com a produtividade e os números do mercado.

Isso fará com que seja muito mais fácil alcançar as metas estabelecidas no planejamento estratégico da sua empresa. Já que você terá em mãos as informações sobre seu ativo mais importante: pessoas!

Como calcular o headcount?

À primeira vista, muitos podem achar que o cálculo do headcount é complexo, no entanto, ele é muito simples e rápido. Por isso, não há desculpas para o seu setor de RH não utilizar essa métrica!

Para realizar o cálculo do headcount, deve-se, literalmente contar o número de funcionários da organização. Importante destacar que não precisa ponderar sobre horário de trabalho dos profissionais, ou seja, todos os colaboradores entram nesse cálculo.

Entretanto, mesmo essa, sendo uma conta muito simples, há outras questões que envolvem os planejamentos estratégicos e orçamentários. Por isso, é necessário alguns itens de primeira necessidade a ser pensados na hora de calcular e prever o número de colaboradores: Qual é a estratégia de crescimento da empresa?

Com essa informação em mãos, ficará muito mais fácil, não só calcular a quantidade de colaboradores, o headcount, que serão necessários na empresa, mas também será possível criar novas estratégias de distribuição e otimização do trabalho dos funcionários.

Por isso, é imprescindível que o headcount esteja sempre alinhado ao orçamento de RH e, por consequência, também ao orçamento empresarial, buscando constantemente a otimização de recursos.

Conseguindo responder qual é a estratégia de crescimento do negócio, o Recursos Humanos poderá fazer a previsão de contratação de cada área dentro da empresa. Esse, é o passo inicial para que o setor de Recursos Humanos consiga iniciar a elaboração do orçamento.

Como utilizar o headcount de forma inteligente?

Saber como fazer o headcount é apenas o primeiro passo para o sucesso da sua empresa. O segredo real está em analisar se ele atende às demandas que seu negócio possui.

Ou seja, é necessário analisar se o número de colaboradores é suficiente ou insuficiente para o funcionamento da sua empresa. Caso ele seja insuficiente, vale analisar se ele está excedente, sendo necessário cortes, ou reduzido demais, nesse caso, é indicado realizar um processo de recrutamento e seleção.

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Em resumo, é importante usar esse índice de forma inteligente de modo a atingir as metas estabelecidas dentro dos orçamentos previstos. Confira algumas dicas para que isso seja mais fácil.

 

Crie um organograma para seu negócio

Para saber exatamente de quantos trabalhadores você necessita em sua empresa é importante ter um organograma em mãos. Isso ajudará a entender não só a quantidade, mas os cargos a serem ocupados na empresa.

Para isso, será necessário fazer entrevistas com diversos gestores, além do mapeamento de cargos. Assim, você terá um bom panorama da sua empresa e um cálculo de headcount ainda mais preciso.

Entretanto, para ter um organograma mais detalhado, lembre-se de detalhar o número de colaboradores em cada função.

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Revise as job descriptions

Agora que você já tem os números em mãos, é necessário atentar para as funções desempenhadas por cada cargo. Este passo é importante pois ele garante que a carga de trabalho da função está dimensionada adequadamente.

Por isso, nessa hora é necessário analisar com cuidado e ver se seus colaboradores não estão sobrecarregados ou desempenhando funções simples demais que não sejam produtivas.

Fazer isso pode parecer complexo, mas apenas conversar com seus colaboradores e realizar uma pesquisa de mercado já irá prover um panorama bem detalhado que ajudará na revisão das job descriptions.

Lembre-se também que as job descriptions são úteis para contratação de novos, já que assim é mais fácil encontrar profissionais adequados para a vaga, além de reduzir os custos para seu negócio.

 

Avalie a demanda atual de cada cargo

Com essas informações em mãos já fica muito mais fácil realizar o cálculo de headcount, no entanto, um dado pode tornar sua análise ainda mais inteligente e precisa: a demanda de cada cargo de trabalho.

Conhecendo a rotina das tarefas você poderá não só melhorar suas job descriptions, como analisar se a quantidade de funcionários atual está realmente sendo satisfatória para aquele setor.

Se a demanda estiver superior à quantidade de funcionários, é hora de contratar mais pessoas ou treinar seus atuais colaboradores para melhorar os processos da empresa. Caso seja o contrário, pode ser a hora de remanejar ou demitir funcionários.

 

Defina os próximos passos

Com todo esse trabalho em mãos, é hora de se reunir com a liderança da empresa para definir as ações que deverão ser tomadas para otimizar o controle de headcount.

Vale ressaltar que otimizar o headcount e realizar a provisão para os próximos anos não é o fim do processo. É necessário criar estratégias eficazes para acompanhar a eficácia do seu trabalho.

Por isso, ao colocar em prática os seus projetos para o headcount da empresa, crie também processos de avaliação de resultados, que podem, até mesmo, serem feitos por meio da avaliação de outros índices.

Além disso, é necessário também que se estabeleçam prazos para o acompanhamento do progresso do headcount, bem como de sua mudança. Considerando, é claro, metas de curto, médio e longo prazo para uma melhor avaliação do processo.

Por que prever o Headcount para projetar o orçamento?

A relação entre orçamento e o índice de headcount é evidente, já a quantidade de funcionários vai sempre alterar o montante de dinheiro gasto dentro do orçamento.

Por isso, o primeiro passo para entender essa questão é compreender que o controle de headcount tem uma grande importância em todo o orçamento da empresa e em uma questão importantíssima que é a folha de pagamento de funcionários.

Ele deve ser muito bem calculado para que nada dê errado. Isso porque, um erro simples como deixar de provisionar um valor para demissões e dissídio, por exemplo, pode resultar em graves problemas no caixa da empresa.

A previsão de número de colaboradores permite uma projeção de custos relacionados:

  • Aos trabalhadores contratados necessários para atingir as metas da empresa, a curto, médio e longo prazo;
  • Ao desenvolvimento dos colaboradores, incluindo os processos de treinamento e aprimoramento de habilidades;
  • Ao estabelecimento e definição de salários, levando em consideração as promoções e bonificações dos funcionários.

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Confira mais detalhadamente como o headcount influencia em cada um desses gastos:

 

Projeção de gastos pessoais e benefícios

De acordo com o headcount, o Departamento Pessoal conseguirá fazer a projeção dos gastos com pessoal, levando em consideração os diversos encargos como o INSS, FGTS, Provisões de Férias e 13º Salário, cálculo de horas extras, comissões e outros.

Não só isso, mas o setor ainda será capaz de medir benefícios, adicionando-os de acordo com o cargo, necessidade e disponibilidade de verba. Neste cálculo está inclusa a Gestão de Benefícios de Vale Transporte, Vale Refeição, Bolsa de Estudos, Previdência Privada, entre outros.

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Planejamento de treinamentos

Além disso, outro ponto crucial onde um índice de headcount bem calculado pode ser benéfico ao orçamento é no quesito treinamento. Isso porque, ao medir esse índice, é possível reconhecer lacunas de funcionários que precisam ser preenchidas e compensadas por outros com treinamento.

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Ademais, é o treinamento que irá levar os seus funcionários que estão agora na empresa ao patamar que vocês desejam estar em 5 anos, sem elevar os gastos com muitas contratações especializadas.

Ou seja, saber quem são e quantos são seus funcionários ajuda a otimizar seu pessoal, com o olhar no futuro e o benefício de uma possível redução do turnover ao investir em estratégias de treinamento.

O que levar em consideração na hora de projetar o Headcount?

O controle de headcount é, sem nenhuma dúvida, uma das ferramentas mais úteis para a organização empresarial e, principalmente, para o setor de RH.

Por esse motivo, é preciso ter bastante atenção e cuidado na hora de planejar o headcount no orçamento empresarial. Principalmente quando há metas ambiciosas de médio e longo prazo.

Para ajudar você nessa tarefa complexa, separamos algumas dicas fundamentais para serem seguidas na hora de projetar o headcount.

 

Objetivos e os desafios da empresa

Para calcular o headcount no RH de forma eficaz é preciso se perguntar uma questão fundamental: onde a sua empresa deseja estar nos próximos anos e quais são os desafios que a afastam desse objetivo?

Com essas perguntas em mente, fica muito mais fácil entender os riscos e oportunidades do negócio em que você está inserido, sendo, assim, também se torna mais simples mensurar o que deve ser feito para crescer rapidamente e quantos são os funcionários necessários para tal.

Dependendo da sua área, você deverá contratar mais ou menos funcionários especializados. Por isso, esteja atento às minúcias do seu desafio e saiba sempre quão qualificados devem ser os colaboradores para poder também medir os gastos em treinamento.

 

Métricas-chave necessárias para avaliar a força de trabalho

Depois de definir os objetivos, é interessante focar na identificação de métricas-chave ou Key Performance Indicators (KPI) em inglês. Isso porque elas são capazes de indicar o andamento de seus objetivos.

Entre as principais métricas, podemos destacar algumas que se relacionam ao headcount, são elas:

Com esses índices em mente, é possível analisar, não só a quantidade de funcionários necessária para a supressão de resultados negativos, bem como a qualidade dos funcionários que já estão contratados.

Assim, é mais simples encontrar as dificuldades da sua empresa, sendo possível, até mesmo, perceber quais são os setores que necessitam de mais ou menos funcionários de maneira bem específica e também os que necessitam de treinamentos.

Outra vantagem de identificar e calcular essas métricas-chave é que os benefícios de tê-las em mão não terminam apenas na projeção de headcount, eles podem se estender para diversas áreas do RH e da empresa de modo geral.

 

Força de trabalho atual

É quase impossível fazer uma projeção de headcount adequada se você não conhece a fundo a força de trabalho de sua empresa.

Por isso, é de extrema importância que, antes de mais nada, você conheça o plantel de funcionários da sua empresa e também as funções que são desempenhadas nela, nos mais diversos níveis.

Algumas perguntas à considerar:

  • Quais são as funções críticas hoje e quais serão no futuro?;
  • A mão obra atual tem capacidade para atender à estratégia ou é necessário investir em treinamentos?;
  • Existe alguma área que esteja com baixo desempenho por falta de colaboradores?;
  • É necessário realizar novas contratações?;
  • É necessário realizar treinamentos?;
  • A empresa possui colaboradores para sucessão?.

Com isso em mente, será possível mensurar e projetar o headcount a curto, médio e até mesmo longo prazo, incluindo necessidades em treinamento para possibilitar a economia em contratações com a capacitação da força de trabalho atual.

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Planejamento do orçamento de Recursos Humanos

O planejamento do orçamento é muito mais do que uma dica, é um item indispensável para qualquer estrutura de setor de RH. Por esse motivo, é algo que deve receber bastante atenção.

Esse planejamento deve ser pensado de acordo com os objetivos da organização, para que possa ajudar a empresa a crescer e realmente prover resultados. Por isso, ao elaborar esse plano sempre siga as metas de sua empresa.

Além disso, é necessário considerar os gastos básicos que envolvem todo Departamento de Recursos Humanos, tais como:

  • Planejamento de Contratações;
  • Planejamento de Desligamentos;
  • Planejamento de Benefícios;
  • Orçamento de Salários, Encargos e Benefícios
  • e outros.

Como fazer projeção de cenários com o índice de headcount?

Uma das perguntas mais frequentes de quem utiliza o índice de headcount é se é possível utilizá-lo para realizar projeções em cenários operacionais: a resposta é sim! Não só é possível, como necessário trabalhar com o número de headcount na hora de realizar uma previsão.

No entanto, as projeções não dependem apenas de um critério, mas de uma junção de índices da empresa que podem influenciar no resultado final da projeção.

Para analisar os múltiplos critérios é preciso se fazer algumas perguntas relacionadas ao índice de headcount durante seu processo. Veja abaixo algumas questões que servem para mostrar o quão influenciador é o indicador de Headcount e como ele impacta o orçamento empresarial. A análise pode partir das perguntas:

  • Serão dispensados os funcionários mais antigos (e caros) ou os mais recentes (mais baratos, porém menos experientes)?;
  • Temos saldo de caixa para pagar as rescisões contratuais ou precisaremos tomar um empréstimo para isto?;
  • A mão de obra que restará será suficiente (em volume, em conhecimento e em experiência) para manter a produção atual ou precisaremos reduzir o volume de vendas?;
  • Se reduzirmos o volume de vendas, o que faremos com os vendedores que ficarão ociosos?;
  • Teremos mais ociosidade em equipes de apoio resultante da redução da linha produtiva?.

Mas não deve se parar por aí. Para ter bons resultados, é muito importante trabalhar com métricas. Com o uso delas, o headcount pode passar a ser realmente decisivo no processo de tomada de decisão para entender o futuro e os objetivos da empresa e não apenas garantir a quantidade ideal de pessoas dentro da corporação.

Como criar um plano de headcount?

Para colher os benefícios do planejamento da força de trabalho, as organizações devem adotar essas quatro etapas para criar seu plano de funcionários.

 

1. Identifique seus desafios de negócios

A primeira etapa para criar um plano de headcount realmente eficiente é identificar os desafios do seu negócio. É necessário refletir quais são os problemas mais comumente enfrentados na sua área e como você pode contorná-los.

Isso fará com que você, ao mesmo tempo se alinhe aos seus objetivos e metas estabelecidos como ache soluções para problemas difíceis.

Com um firme entendimento de seus objetivos de negócios, estratégias e cenário de mercado, fica fácil criar um plano de headcount!

 

2. Estabeleça métricas objetivas para os funcionários

Os funcionários são o ponto central do planejamento de headcount. No entanto, para que este seja realmente eficaz, é necessário que as métricas utilizadas sejam imparciais e objetivas.

No entanto, essas métricas não podem ser estanques. Durante o exercício de planejamento de seu quadro de pessoal, os líderes de RH e de negócios se beneficiarão das visualizações de dados que capturam essas métricas da força de trabalho em tempo real, à medida que se modificam.

 

3. Torne o headcount ágil e inclusivo

Muitas vezes, as empresas não fazem o planejamento de headcount com a frequência adequada. A maior parte das empresas o faz anualmente, o que pode ser negativo se você trabalha em um setor com muita rotatividade ou com um mercado bastante volátil.

Por isso, o ideal é que os líderes revisitem e ajustem seu plano estratégico de headcount em tempo real, usando dados atualizados. Essa estrutura permite que a empresa lide muito melhor com fatores internos e externos prejudiciais.

Essa, no entanto, não é uma tarefa fácil. Para isso, é necessário um RH comprometido com o trabalho e, se possível, processos automatizados de Recursos Humanos que podem facilitar e agilizar ainda mais todo trabalho.

 

Como podemos ver, o indicador de gestão Headcount trata-se de uma solução muito assertiva e de grande relevância para um melhor direcionamento do setor de RH e da empresa como um todo.

Por isso, é indispensável que sua empresa invista e dê bastante atenção para esse índice importante, juntamente com outras métricas que fazem parte do dia a dia do RH. Quer saber mais sobre ela? Confira nosso artigo!