Você sabe o que é folha de pagamento digital? O conceito é bastante simples: é a versão automatizada do documento, que discrimina todos os dados relativos ao pagamento de um funcionário. A folha de pagamento tem função operacional, contábil e fiscal e conta com um histórico de tudo o que o funcionário tem direito a receber.

Já parou para pensar em como a tecnologia se integra às nossas rotinas? E em como a velocidade desse processo está cada vez mais rápida? Tanto que, quando nos damos conta, ela já está em uso corriqueiro. 

Contas pagas com aplicativos de celular, compras feitas em qualquer país do mundo com e-commerces, vídeo conferências com profissionais de qualquer continente. A revolução digital começou e a sua empresa precisa ficar atenta para não ser deixada para trás.

Recursos digitais estão a todo vapor também no ambiente profissional com armazenamento de arquivos em nuvem, plataformas de gestão, acesso remoto, digitalização, dentre outros. Muitos deles trazem funcionalidades que otimizam a realidade do setor de Recursos Humanos e contabilidade, como é o caso da folha de pagamento digital.

Quer entender melhor esse recurso? Continue a leitura deste post. Vamos explicar o que é folha de pagamento digital, como funciona  e tudo o que a sua empresa precisa saber para implantá-la com eficiência.

O que é a folha de pagamento digital?

A folha de pagamento digital é um documento automatizado que transforma todas as informações trabalhistas dos colaboradores em dados contábeis, tais como:

  • salário bruto (valor total sem descontos);
  • salário líquido (valor com os descontos efetuados);
  • benefícios (transporte, alimentação, saúde);
  • INSS;
  • IRRF;
  • dentre outros.

Obrigatório desde 2014, o documento visa agilizar o processo operacional e reduzir as despesas do setor de Recursos Humanos. Por meio de um sistema único e digital, a empresa administra os trâmites e lançamentos dos honorários de todo colaborador com segurança e praticidade.

A versão digital da folha de pagamento oferece diversas vantagens em relação a versão em papel, como por exemplo: 

  • dados centralizados;
  • controle sobre admissões e demissões;
  • controle da definição de cargos e categorias dos colaboradores;
  • cálculo automatizado das horas trabalhadas;
  • controle sobre os encargos e descontos;
  • controle do valor do FGTS;
  • separação do salário bruto e salário líquido.

As vantagens vão além da economia de dinheiro e tempo, a folha de pagamento digital prepara as empresas para as exigências legais do eSocial (Sistema Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas).

Esse é um programa do governo federal que unifica a prestação de contas com os órgãos oficiais, como:

  • Receita Federal;
  • Ministério do Trabalho e Emprego (MTE);
  • Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);
  • Caixa Econômica Federal (CEF).

Vamos falar do eSocial mais adiante no post. 

Benefícios de usar a folha de pagamento digital

O que é folha de pagamento digital: benefícios de usá-la na sua empresa

Como já dissemos, as vantagens de usar a folha de pagamento digital são diversas. Confira mais alguns benefícios que vão otimizar o funcionamento da sua empresa:

1. Otimização do tempo

Com a folha de pagamento digital, os dados relativos as horas trabalhadas, impostos, previdência e benefícios são organizados e apurados de forma mais rápida.

Os cálculos são feitos de forma automatizada pelo sistema adotado pela empresa, permitindo que o setor de contabilidade coloque fim as horas infinitas gastas com esse trabalho manual. 

2. Eliminação de erros

Cálculos e comparações feitos de forma manual estão suscetíveis a erros. A implementação de um software digital para a folha de pagamento permite que essa suscetibilidade seja eliminada.

Assim, essa digitalização garante que multas e entraves jurídicos, decorrentes de erros e irregularidades na folha de pagamento, também sejam extintos.

3. Controle superior da folha

A folha de pagamento digital permite que todos os ajustes e alterações feitas nos dados dos colaboradores, referentes a horas extras, salários, benefícios, impostos, descontos, décimo terceiro sejam monitorados. Assim, o setor tem maior controle da folha folha de pagamento e seu fluxo de caixa

4. Melhora na gestão de informações

A gestão de documentos se torna mais eficiente com a digitalização, já que os dados fundamentais estão centralizados, fiscalizados e registrados com segurança no sistema. Assim, o operacional é otimizado, facilitando e agilizando os processos. 

5. Cumprimento da lei

Conforme já citamos, o cadastro das informações no eSocial é uma exigência do Governo Federal, e a folha de pagamento digital é uma das obrigatoriedades desse programa. É comum que os dados estejam dispersos em diversos setores, por isso é essencial que a empresa comece a implantá-la imediatamente. 

Como funciona a folha de pagamento digital

A folha de pagamento digital foi desenvolvida inteiramente na nuvem, ou seja, sua base operacional é a internet. Diversos softwares de gestão em RH e contabilidade oferecem esse recurso inteligente.

Essa digitalização garante um armazenamento seguro dos documentos e acesso remoto a qualquer hora e lugar, bastando ter conexão com a rede e uma licença autorizada. Os setores envolvidos podem fazer quaisquer alterações em tempo real.

A folha de pagamento digital é segura?

A folha de pagamento digital oferece proteção às informações inseridas contra perdas e danos, por meio do arquivamento em nuvem, sistemas de segurança digital e constantes backups.

O acesso a folha de pagamento digital também pode ser limitado e adequado às necessidades do departamento de RH e contabilidade da sua empresa. 

Afinal, o que é o eSocial?

O eSocial é um programa do Governo Federal obrigatório, que unifica o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais de todas as empresas do país. 

Criada em 2014 e obrigatória desde 2017, o eSocial facilita o repasse de informações de colaboradores ao governo por meio da junção de obrigações acessórias definidas pelo Código Tributário Nacional. Isso inclui:

  • a folha de pagamento digital;
  • o Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados);
  • a GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social);
  • a DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte);
  • a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), dentre outros. 

Com esses dados, o governo é capaz de alinhar metas e estratégias trabalhistas, que envolvem a Previdência Social e o Ministério do Trabalho, por exemplo. O programa favorece a ação dos órgãos federais.

Por meio dessa centralização que a folha de pagamento digital oferece, o risco de perdas de informações essenciais é eliminado nas empresas, a rotinas dos seus departamentos de RH e contabilidade são otimizados e a produtividade organizacional fortalecida.

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