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O que é backoffice? Descubra as vantagens para a gestão dos negócios

Você sabe o que é backoffice? Em tradução direta do inglês, a palavra backoffice significa “por trás do escritório”. É a gestão de processos internos da empresa, parte ligada aos departamentos que não possuem contato direto com o cliente. Por isso trata-se da retaguarda organizacional.

Isso engloba áreas como o setor de RH, a administração, o Departamento Pessoal (DP), Tecnologia da Informação (TI), jurídico, marketing, dentre outros. Essas áreas formam uma estrutura indispensável para garantir que as metas institucionais sejam alcançadas.

Uma boa gestão de backoffice está diretamente ligada a prosperidade dos resultados da empresa, já que cuida de todos os detalhes que envolvem a operacionalidade do negócio. 

Se você quiser saber mais sobre como otimizar resultados, recomendamos a leitura do artigo: 5 técnicas de gestão de pessoas para otimizar os resultados da sua equipe.

Para te ajudar a entender melhor o que é backoffice, preparamos este post com o seus principais conceitos e contribuições para a gestão do seu negócio.

O que é backoffice?

Assim como já dissemos, o sistema de backoffice é a retaguarda da empresa, a parte responsável pela gestão dos principais processos de internos que dão condições para o negócio funcionar. Grosso modo, é o suporte operacional.

Para entender melhor o que é backoffice, considere uma empresa convencional. Entre seus diversos processos existe:

  • o contato com o cliente;
  • a realização do pedido;
  • o acionamento de estoque;
  • a logística de distribuição;
  • o planejamento financeiro de novas compras.

Caso ocorra qualquer problema em uma das etapas, é o backoffice que entra em ação.

Por meio desse suporte imediato, o gestor é capaz de corrigir e prevenir desvios na operação que podem comprometer os resultados organizacionais.

O objetivo é oferecer um atendimento e um serviço ao cliente de excelência para assegurar os proveitos mais vantajosos.

Todos os processos que não estão diretamente ligados a linha de frente da empresa (front office), aquela que está em contato direto com o cliente, fazem parte do backoffice.

Entre outras palavras, os setores de essência administrativa, contábil, tecnológica, pessoal, jurídica, financeira e assim por diante. 

Tais setores não produzem diretamente, mas dão subsídios para que qualquer operação continue funcionando adequadamente, sem sobressaltos. Por isso, os setores que definem o que é backoffice são indispensáveis.

Gestão de backoffice eficiente nos negócios

Entender o que é backoffice é essencial para garantir o controle de qualidade operacional. Independentemente do porte e do perfil da empresa, a gestão interna dos setores envolvidos permite que a cadeia de processos seja cumprida com eficiência e retorno comercial.

Considere mais uma vez uma empresa convencional em que um cliente faz a compra da produção de uma mercadoria.  Como consequência, as etapas seguintes são acionadas, iniciando uma sucessão de processos internos.

Sem um bom sistema de backoffice diversos problemas podem comprometer a satisfação do cliente, tais como atrasos, erros no pedido, falhas na emissão da nota fiscal, dentre outros.

O menor dos equívocos pode acarretar prejuízos aos resultados organizacionais. É justamente por essa razão que entender o que é backoffice e qual a sua importância para a produtividade é tão necessário.

Quando os processos internos estão claros e são seguidos com critério, os profissionais da área de backoffice assumem um papel de validação para garantir que problemas sejam identificados, corrigidos e prevenidos.

Além da prontidão, uma gestão interna eficiente ainda oferece alternativas para processos falhos, certificando-se de que os resultados da empresa não sejam comprometidos. Um dica é empregar a tecnologia

Como a tecnologia qualifica o sistema de backoffice

Agora que você já entendeu o que é backoffice e conhece a sua relevância para os resultados organizacionais, confira como a tecnologia pode potencializar essa atuação.

A gestão de backoffice é importante demais para depender exclusivamente de habilidades manuais ou se limitar a competências convencionais, tais como anotações em papel ou a própria memória da sua força de trabalho.

Por isso, empregar a tecnologia é uma estratégia necessária. A gestão interna com recursos digitais de alta qualidade pode ser automatizada para garantir a:

  • eficiência de tarefas operacionais;
  • reduzir erros humanos;
  • otimizar o tempo de trabalho dos seus profissionais;
  • reduzir ruídos comunicacionais;
  • centralizar o banco de dados;
  • proteger informações confidenciais e assim por diante.

Softwares de gestão empresarial (ERP) integram diferentes áreas da empresa, permitindo que o trabalho seja feito com máxima qualidade. A tecnologia assegura um nível de eficiência superior e dá mais confiança e tranquilidade aos gestores.

Considerando o exemplo da empresa convencional, a tecnologia permite que o setor financeiro seja acionado automaticamente ao finalizar um pedido de compra.

O setor de produção também pode ser notificado quando existe a necessidade de reposição de estoque. O que o cliente receba um agradecimento virtual, entre outras coisas mais.

Vantagens de cuidar do backoffice

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Confira algumas das principais vantagens de cuidar do backoffice.

1. Integração de sistemas

A integração também justifica a importância de entender o que é backoffice. A inclusão de um sistema que conecte diversos setores correlatos é um fator diferencial para a gestão corporativa. 

Tendo um canal de comunicação claro e eficiente, os departamentos podem compartilhar informações com agilidade e segurança, usar dados universalizados, conferir o andamento de processos específicos, dentre outros. 

2. Métricas eficazes de análise

Por meio da criação de métricas e indicadores, os setores de backoffice são capazes de avaliar a qualidade das operações da empresa, seja identificando processos de alto desempenho quanto os que possuem médio ou abaixo do esperado. Assim, as correções emergenciais podem ser executadas.

Além disso, estudos de caso podem ser feitos com mais critério do que uma gestão do conhecimento é desenvolvida.

Os novos relatórios também possibilitam que os gestores analisem e comparem o desempenho dos processos internos e externos da empresa, considerando resultados e tendências.

3. Disponibilização de dados em tempo real

Outra vantagem é o fato do backoffice empresarial operar com dados praticamente em tempo real. Essa facilidade permite que informações essenciais para o negócio sejam rastreadas, coletadas e examinadas a todo momento.

Independentemente da situação, os setores do backoffice são capazes de intervir e solucionar a questão, garantindo que o restante dos processos sejam executados promissoramente. 

Tecnologia na organização financeira

Entender o que é backoffice é essencial para potencializar o desempenho das tarefas da sua empresa e integrar informações relevantes.

Uma boa gestão dos processos internos permite ampliar a vantagem competitiva no mercado e assegurar melhores resultados.

Um setor onde a tecnologia empresa seus recursos com eficiência é no setor financeiro. Benefícios que envolvem compensações e facilidades para o funcionário contribuem para aumentar a satisfação dos colaboradores.

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E aí, curtiu? Deixe um comentário sobre o artigo e conte para a gente como a sua empresa gerencia o backoffice!

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