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Automação de processos de RH: o que é e exemplos de processos automatizáveis

Ao longo dos últimos anos, o departamento de Recursos Humanos deixou de ser um setor estritamente burocrático para assumir uma posição estratégica nas empresas. E para dar apoio a essa mudança surgiu a necessidade de fazer a automação de processos de RH.

E entender o que é automação de processos se tornou essencial para que o setor alcance a excelência. Esse encontro da área com a tecnologia otimizou o tempo de trabalho e permitiu uma visão mais ampla sobre o fluxo de trabalho.

Admissão e demissão, gestão de ponto e pagamentos são alguns exemplos de processos automatizados pelas empresas.

Entre os benefícios estão a maior confiabilidade com a organização de dados, minimização de erros em checagem de informações e integração dos processos entre as equipes.

Continue lendo e entenda melhor o que é a automação de processos de RH e como ela pode contribuir com a rotina da sua empresa, usando a tecnologia a favor da sua organização.

O que é automação de processos?

Automatizar os processos surge como extremamente vantajoso a rotina das empresas. Mas você sabe o que é automação de processos realmente?

A automatização nada mais é do que fazer o uso de tecnologias para agilizar os processos da empresa. O RH, mesmo com sua função mais estratégica, ainda possui procedimentos muitas vezes burocráticos em seu dia a dia. Diante dessa realidade, muitas demandas foram automatizadas.

Com isso, os profissionais do setor ganharam mais tempo e diminuíram as chances de erro nos processos manuais.

Consequentemente, sobrou mais tempo para se dedicar a estratégias que ofereçam bem-estar aos colaboradores, retendo assim mais talentos.

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Vantagens da automação de processos de RH

Com a tecnologia tendo um grande impacto sobre as rotinas de RH, as vantagens foram inúmeras. Desde otimização de tempo até menor incidência de retrabalho e de erros.

Depois de sabermos o que é automação de processos, vamos conhecer agora quais são essas vantagens de fazer automação de processos de RH.

1. Otimização de tempo

Um dos principais benefícios da automação de processos de RH é a possibilidade de oferecer rapidez na execução de tarefas com a otimização do tempo.

E quando falamos em automação de processos, o tempo é um dos pontos mais cruciais. Atualmente, as empresas que conseguem otimizar seu tempo se destacam no mercado. Isso porque possuem maior controle sobre os processos e têm maior facilidade para acompanhar a execução das tarefas de perto.

E essa otimização pode ser feita na procura de um documento, com o uso de serviços de armazenamento na nuvem, como Dropbox, Google Drive e etc. Ou até com ferramentas de gestão e integração como Runrun.it ou envio de holerites como o software da Xerpa.

Cada escolha dessa otimiza o tempo do RH que pode se dedicar a questões mais estratégicas, agilizando a parte burocrática, que fica mais automatizada.

2. Menor incidência de erros

Além de conhecer maneiras de fazer a automação de processos de RH, é necessário que a empresa perceba o protagonismo da tecnologia na diminuição dos erros. Isso porque com trabalhos manuais os detalhes podem passar despercebidos.

O sistema automatizado oferece maior amplitude e controle de gestão, principalmente facilitando tarefas consideradas repetitivas. Já que quando o processo é manual e repetitivo a perda de concentração é recorrente proporcionando muitas falhas.

E esses erros causam perda de tempo, produtividade e, consequentemente, dinheiro. Por menos que o erro seja, o trabalho é afetado quando ele acontece.  Sendo assim, na automação de processos de RH, o controle é mais preciso e a operação mais eficaz.

3. Facilidade na análise de dados

A facilidade na análise de dados é um dos benefícios para as empresas que usam a automação de processos de RH no seu dia a dia.

As ferramentas tecnológicas de automação permitem um acesso mais fácil às informações e também facilita o compartilhamento de dados. Softwares de gestão abrigam as informações em um só lugar, o que torna o trabalho de análise mais fácil.

Sem contar que a automatização oferece muitas vezes um diagnóstico dos trabalhos e um mapeamento das tarefas executadas. Sejam com horas gastas na execução do trabalho, avaliações de desempenho e etc.

Oferecem ainda dados em tempo real, para que o gestor possa ter maior controle gerencial, possibilitando ajustes ao longo das tarefas e readequação dos trabalhos.

4. Redirecionamento de esforços do time

Com a possibilidade de ampliar a abrangência gerencial sobre as tarefas, os gestores têm maior controle sobre a equipe, fazendo automação de processos de RH. Assim, é possível redirecionar esforços, conforme os dados oferecidos pela automatização.

O mapeamento permite diagnosticar erros e acertos em tempo real, oferecendo possibilidades de sanar problemas ou até mesmo erradicá-los. Portanto, é fundamental saber e usar a automação de processos de RH para melhorar o desempenho da empresa.

Exemplos de processos automatizados de RH

Além das vantagens em relação ao tempo e incidência de erros, os processos também podem ser melhorados com a automatização.

Ou seja, quando se sabe o que é automação de processos de RH, os benefícios aparecem em vários aspectos. As melhorias nos processos vão desde a gestão de folha de pagamento, até a gestão de ponto, os pagamentos, entre outros.

Confira alguns exemplos de processos automatizados que podem assumir um papel decisivo nos resultados da empresa!

1. Gestão de ponto

O controle sobre o ponto pode dar à empresa uma noção maior sobre horas trabalhadas, atrasos e ausências do colaborador. Com isso é possível fazer uma gestão gerencial melhor da equipe.

E o controle de ponto passa pela importância de saber da possibilidade de automação de processos de RH. Ao se automatizar esse processo com o ponto digital o cálculo de horas trabalhadas se torna mais preciso.

Além disso, esse processo de gestão de ponto automatizado pode ser um apoio em processos trabalhistas e judiciais. Já que é responsabilidade do empregado contabilizar o horário de trabalho do profissional, em função de horas extras, adicionais noturnos e etc.

Tudo precisa necessariamente ser contabilizado e a automatização pode controlar com maior exatidão esse processo de gestão do ponto.

2. Folha de pagamento

A folha de pagamento e sua distribuição, sem dúvida, é um dos processos mais trabalhosos para o RH.

Porém, muitas empresas já optaram por automatizar esse processo para evitar erros que geram processos trabalhistas.

E as regras das folhas de pagamento, taxas, impostos e etc que devem ser calculados abre possibilidade para erros manuais. Mas a automação e os softwares de gestão contribuem com os cálculos e adequa todos os pontos conforme a legislação trabalhista.

A Xerpa entende a importância da automação de processos de RH e por isso oferece uma plataforma exclusiva, que entre os benefícios, tem a distribuição dos holerites.

Quanto tempo você leva, por exemplo, para distribuir os holerites? Com a ferramenta  da Xerpa em UM minuto você faz todo processo e envia o comprovante para os seus funcionários por e-mail e WhatsApp, de forma rápida e automatizada.

Enquanto o processo manual pode ser oneroso em tempo e em possibilidade de erros no preenchimento de dados, com a automatização tudo fica mais rápido e eficaz.

3. Dados cadastrais dos colaboradores

Toda empresa tem a necessidade de arquivar uma infinidade de dados de seus colaboradores e clientes. E o armazenamento dessas informações sempre traz um grande problema na rotina empresarial.

Contudo, a tecnologia apareceu como uma salvação nesse quesito. Atualmente existem inúmeras possibilidades seguras e eficazes que facilitam o arquivamento de dados dos colaboradores como Dropbox, Google Drive e muitos outros.

E não só isso, essa automatização facilita também o acesso a informações mais antigas e que dificilmente seriam encontradas nos arquivos físicos da empresa. Ou se fossem, demandariam muito tempo de pesquisa e procura do RH.

Com a automação de processos de RH, arquivos antigos podem ser facilmente encontrados em apenas alguns cliques. Oferecendo assim maior facilidade e rapidez nas buscas, além de segurança no arquivamento de dados importantes.

4. Processos de admissão

O perfil burocrático do RH também passa necessariamente pelos processos de admissão e demissão. Atualmente, com as novas ferramentas tecnológicas, o setor pode automatizar também esse processo.

Mas de que forma? Primeiramente na divulgação das vagas, onde inúmeros portais oferecem espaço para divulgação da vaga, facilitando a busca pelos talentos. Além disso, é possível fazer uma pré-seleção online com testes aplicados via internet.

E no sentido da entrevista, muitas empresas já adotam entrevistas online via Skype, Hangout e outros.

Essas escolhas podem diminuir os custos e o tempo gasto com o processo. Permitindo assim, que gestores e profissionais de RH se dediquem a questões mais estratégicas da empresa e menos operacionais.

Importância da automação de processos de RH

A tecnologia se tornou uma realidade no mundo empresarial e, principalmente, no RH que por muito tempo foi conhecido como um setor burocrático.

Com sua característica mais estratégica, a automação de processos de RH facilitou o trabalho do setor. Diminuindo o tempo de execução das tarefas e minimizando as chances de erro.

Desta forma, a automação de processos de recursos humanos e sua importância nos resultados da empresa agregam um diferencial competitivo no mercado.

As empresas que se rendem as tecnologias estão a frente das outras, agilizando seus processos, diminuindo seus custos e aumentando a produtividade das equipes.

A Xerpa é uma plataforma de Recursos Humanos vai ajudar sua empresa a controlar de maneira mais eficaz todos os seus processos. Com a Xerpa sua empresa terá acesso a benefícios como:

  • reduzir o tempo nos seus processos de admissão de desligamento de funcionários;
  • ter um processo mais claro e seguro;
  • evitar penalizações, multas ou qualquer risco relacionado à questões legais e gestão de informação da empresa.

Xerpa é a única que entrega uma experiência incrível e ainda resolve o problema real que o cliente tem. Fale com um especialista e descubra como reduzir 30% dos custos do seu RH.

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