Qual o papel do departamento pessoal no dia a dia das empresas?

O departamento pessoal é o setor da empresa responsável por gerenciar todos os processos burocráticos relacionados aos colaboradores como salários, férias, 13° e etc.

Neste artigo falaremos sobre o papel do departamento pessoal dentro das empresas e quais suas principais funções. Mostraremos como esse setor é a base da estrutura organizacional dentro das empresas e que em um mercado tão competitivo, ele agiliza e gerencia as burocracias de forma eficaz.

O papel do departamento pessoal na empresa

Agilizar os processos burocráticos da empresa é o sonho dos gestores em um mercado tão competitivo, mas quais as principais responsabilidades do departamento pessoal nesse processo? Saiba mais no artigo!

O departamento pessoal é o setor da empresa responsável por gerenciar todas as tarefas relacionadas aos colaboradores. Assuntos como contratações, férias, pagamentos, horários e etc., são de responsabilidade desses profissionais que são a base da estrutura organizacional da empresa.

Esse setor tem como missão dar mais agilidade e tornar os processos burocráticos mais eficientes. Todo e qualquer questão trabalhista é tratada com mais responsabilidade quando se tem um departamento pessoal por trás.

A gestão e o planejamento por parte do departamento pessoal reduz os erros e minimiza as chances de processos trabalhistas. Para deixar claro a importância do gerenciamento, colocamos ele como uma ferramenta para resolver problemas e atingir metas, promovendo mudanças para alcançar o crescimento da empresa no mercado.

Independentemente do tamanho da organização, o gerenciamento é fundamental. A quantidade de documentação e detalhes relacionados a cada um dos colaboradores exige da empresa um departamento pessoal alinhado, organizado e disposto a gerir os processos burocráticos.

Mas mesmo sabendo o que é o departamento pessoal e qual a importância dele na realidade da empresa, é fundamental conhecer suas principais funções. Lembrando que ter um entendimento de todas as tarefas burocráticas de responsabilidade do departamento pessoal é fundamental para manter a empresa em dia com sua estrutura organizacional.

Quer evitar multas para sua empresa? Baixe o eBook 4 Dicas para Evitar Multas na sua Empresa. É só você responder o formulário. É grátis 😉

Departamento x Recursos Humanos

Antes de falar sobre as funções do departamento pessoal, precisamos explicar sobre as principais diferenças entre o departamento pessoal e o setor de recursos humanos.

Sempre há uma certa confusão sobre as diferenças entre departamento pessoal e recursos humanos. Para quem se pergunta se os dois setores não são a mesma coisa, não são. Existem diferenças entre os setores que são até mais perceptíveis em grandes empresas.

O departamento pessoal tem como função e responsabilidade cuidar mais da parte burocrática dos colaboradores. Já o setor de recursos humanos é responsável pelos processos de seleção e por prezar pelas relações humanas entre os colaboradores e a empresa.

É o setor de departamento pessoal que monta a folha de pagamento, faz as contas para os pagamentos de férias e 13°, realizando toda a parte burocrática.

Enquanto isso, o setor de recursos humanos administra processos internos e comportamentais dos colaboradores, promovendo treinamentos e se preocupa com o ambiente da empresa.

As funções do departamento pessoal

O DP tem papel fundamental em várias questões de dia a dia da empresa, e você sabe quais são eles? Preparamos uma lista com as principais responsabilidades do departamento pessoal. Confira!

O processo de admissão e o departamento pessoal

Na admissão o DP é que tem como responsabilidade reunir as documentações para efetivar a contratação. É através dele que são feitas as anotações na carteira e todo o processo de admissão junto a lei trabalhista.

Diferente do que o setor de recursos humanos faz, que é selecionar os melhores profissionais para a vaga, o departamento pessoal faz o registro do contratado.

No cenário de mercado com pequenas, médias e grandes empresas, em muitos casos o DP assume também a função do setor de recursos humanos. Nesses casos ele participa da seleção de candidatos e do recrutamento do profissional.

Esse processo pode tanto acelerar os processos e diminuir as burocracias, como sobrecarregar o departamento pessoal. Para minimizar as chances de fracasso nos planejamentos e estratégias, a maneira mais correta é dividir as responsabilidades entre os setores, pois assim cada um assume suas tarefas.

Organizando os processos trabalhistas na empresa

A grande responsabilidade do departamento pessoal é controlar e organizar todos os processos trabalhistas dos colaboradores.

Manter em dia todos os pagamentos, como férias e 13°, por exemplo, é a grande chance que a empresa tem de evitar processos trabalhistas.

Realizar o planejamento e os cálculos mensais da empresa exigem precisão do DP. Nenhum valor indevido deve interferir e atrapalhar a realidade financeira da empresa.

Por isso, o papel do departamento pessoal é tão importante, para controlar e realizar todo esse controle e manutenção das obrigações trabalhistas da empresa.  

O processo de demissão e o departamento pessoal

Se é o setor de recursos humanos que tem a missão de demitir um colaborador, é o departamento pessoal que realiza o processo burocrático desse desligamento. Por que ele foi demitido? Quais os direitos trabalhistas nessa saída? O que a empresa precisa pagar?

As respostas para todos esses questionamentos são de responsabilidade do departamento pessoal. Conhecer os direitos trabalhistas do colaborador e buscar cumpri-los nos mínimos detalhes fica nas mãos dos profissionais que respondem por esse setor.

O departamento pessoal e o foco na folha de pagamento

Pagamento de salário, benefícios, 13°, férias, impostos, FGTS, INSS, contribuição sindical e muitas outras questões trabalhistas são assumidas pelo departamento pessoal. Realizar o cálculo da folha de pagamento, prevendo todo o gasto de forma correta, é fundamental para manter as obrigações trabalhistas em dia.

Estar atento a todos os detalhes das leis trabalhistas não é tarefa fácil, por isso é tão importante que o departamento pessoal realize um planejamento. A organização é fundamental para que nenhum detalhe se perca e que todos os pagamentos sejam devidamente cumpridos, conforme a lei.

Muitas empresas não possuem um departamento pessoal que realize todo esse trabalho contábil, por isso contratam um escritório de contabilidade externo.

Quando se trabalha com contabilidade externa é necessária muita atenção para repassar os dados de remuneração, benefícios e descontos de todos os colaboradores, para que não sejam cometidos erros trabalhistas.

Controlando o banco de horas

Determinar as horas cumpridas pelo colaborador no mês, horas extras e qualquer adicional a sua jornada é de responsabilidade do departamento pessoal.

Sabe aquele banco de horas, onde você fica sabendo se deve ou se tem horas extras para tirar? Quem pode te responder é o departamento pessoal.

Os profissionais desse setor precisam ter na ponta do lápis toda a frequência da equipe para posteriormente efetuar os pagamentos, conforme a gestão de horas. Essa gestão de horas do departamento pessoal evita muitos problemas trabalhistas.

Organizando as férias dos colaboradores

Quando se fala de licenças e também de planejamento de férias, o departamento pessoal é o setor responsável. Toda a administração dos prazos e períodos requer muita atenção para que todos os processos sejam cumpridos.

A obrigatoriedade das férias do colaborador perante a lei, e o cumprimento das regras evita possibilidades de erros trabalhistas. O departamento pessoal precisa ter uma visão macro sobre as obrigatoriedades da lei perante as férias, para que não hajam imprevistos.

Organize o seu departamento pessoal

Diante de tantas funções que apresentamos, de responsabilidade do departamento pessoal, é impossível descartar um setor como esse na realidade das empresas.

Em um cenário competitivo, de empresas que brigam pelo protagonismo, minimizar os erros em várias questões de dia a dia podem mudar a realidade da organização em busca de resultados.

O departamento pessoal tem esse papel, de agilizar os processos burocráticos, potencializar a produtividade da empresa e cumprir com as responsabilidades das leis trabalhistas.

Quando a empresa consegue alinhar a relação entre colaborador e empresa, a estrutura organizacional passa a funcionar melhor. Erros são transformados em acertos e a burocratização de alguns processos fluem de maneira mais natural.

O departamento pessoal é um setor fundamental na realidade das empresas, pois não sobrecarrega profissionais de outras áreas.

Muitas ainda passam responsabilidades do departamento pessoal para o setor de recursos humanos, mas como citamos acima, há uma diferença grande nas funções desses setores.

O Departamento Pessoal Ideal

O ideal é que o setor de recursos humanos assuma seu papel e funções, assim como o departamento pessoal. As empresas precisam entender a funcionalidade de cada um desses setores e não sobrecarregá-los com funções que não fazem parte do escopo de trabalho.

Saber gerenciar processos burocráticos não pode ser de responsabilidade de qualquer profissional, ele precisa estar preparado para a função.

Saber gerenciar processos burocráticos não é tarefa para qualquer um, por isso, o departamento pessoal se apresenta como solução. Organização e planejamento oferecem a estrutura organizacional necessária para as empresas se destacarem no mercado.

Prever riscos, buscando alternativas e repensando as estratégias constantemente é o que difere uma empresa e outra no mercado.

Que tal repensar hoje seus processos e organizar seus setores para aumentar a eficácia de produção e execução dos trabalhos? O que acha de buscar a partir de hoje a excelência no mercado? Entre em contato com a Xerpa!