Como receber um novo colaborador, em tempos de home office e pandemia?

novo colaborador

A pandemia impactou a vida de todos em escala global. Muitas empresas se viram forçadas a modificarem seus métodos de trabalho, adotando o home office. No Brasil, 46% das organizações adotaram o regime de trabalho à distância, e a solução parece ter sido eficaz para o dia a dia. Mas e quando ocorre a necessidade de integrar um novo colaborador?

Essa dúvida passou pela cabeça de todo setor de RH e nem sempre a resposta foi encontrada facilmente.

Pensando  nisso, preparamos um guia completo para você saber mais sobre as melhores práticas de onboarding online e garantir a transição eficiente e rápida de um novo colaborador na sua empresa. Dê uma conferida no que abordaremos nos tópicos abaixo:

  • A importância do onboarding para um novo colaborador;
  • A pandemia e o processo de onboarding online.
  • Dicas para estruturar o onboarding online da empresa:
    • Deixe todo o onboarding online desenhado e planejado;
    • Prepare a chegada do novo colaborador;
    • Envie o material de trabalho para o home office do profissional;
    • Planeje o uso de ferramentas de comunicação;
    • Faça um checklist de itens fundamentais para o trabalho;
    • Treine o colaborador;
  • Reforce os valores da empresa;
  • Os benefícios de ter um onboarding estratégico.

Boa leitura!

A importância do onboarding para um novo colaborador

Por meio do onboarding online e/ou presencial, a empresa consegue alinhar ainda mais as expectativas com o novo colaborador e também aproveita para falar mais de si.

Com isso, desde as etapas iniciais de recrutamento e seleção até os primeiros dias de trabalho do profissional contratado, ocorre um alinhamento de perfis, de identificação entre ambos e também de familiarização.

E não faltam motivos para investir nesse tipo de estratégia no planejamento da empresa. O principal deles é a facilidade com a qual os recém-contratados integram-se aos colegas, aos processos e à sua própria rotina corporativa, de acordo com aos valores e a cultura organizacional do seu contratante.

Os benefícios, inclusive, se estendem à empresa. Afinal, não é só a rápida familiarização do novo colaborador que vai render bons resultados. Com o onboarding online e/ou presencial, é possível:

  • acompanhar o desenvolvimento do novo colaborador;
  • entender o que funciona e o que necessita de ajustes no onboarding, para torná-lo sempre mais eficiente;
  • avaliar o perfil comportamental, e não só o técnico, dos seus profissionais;
  • entender quais são as necessidades e oportunidades que surgem desse monitoramento e acompanhamento próximo em médio e longo prazo.

Para a organização, o onboarding é também bastante relevante e significativo, pois permite acompanhar a forma de ser e de agir de um novo membro do time. Mesmo conhecendo as competências e habilidades profissionais, os traços da personalidade que dão vazão ao comportamento, serão revelados em médio prazo.

Vale a pena saber mais sobre o assunto antes de nos aprofundarmos no tema deste artigo. Para isso, deixe salva a sua próxima leitura clicando em nosso post sobre a importância do onboarding para o RH!

A pandemia e o processo de onboarding online

É comum imaginarmos o onboarding como um modo da empresa estar ao lado do novo colaborador, sendo um processo de integração, onde ele se sentirá parte da rotina da empresa, dos colegas de trabalho e de seus novos gestores, mas como realizar essa integração à distancia?

A pandemia do coronavírus impactou esse processo, que antes acontecia quase que integralmente de forma presencial, e de uma hora para outra teve que se tornar um processo digital.

O onboarding online se tornou uma solução para um momento de crise, uma alternativa impulsionada pela pandemia, que já vinha sendo implementado na rotina e no planejamento da empresas, mas que com a necessidade do distanciamento social, se tornou uma realidade na realização de contratações.

Com uma boa dose de planejamento, as contratações podem ser feita à distância, de maneira rápida e segura, e também mais econômica, através do onboarding online, que orienta os novos colaboradores à rotina produtiva com velocidade, precisão e total acompanhamento com o auxílio de ferramentas digitais.

Por isso, vamos apresentar algumas dicas para fazer a integração de um novo colaborador em home office, garantindo que essa necessidade de trazer novos membros para o dia a dia da empresa seja tão frutífera quanto seria em um modelo convencional e presencial.

Dicas para estruturar o onboarding online da empresa

Vamos além dos cartões de boas-vindas e do manual de integração — que são importantes no contexto do onboarding, sem dúvidas — e entender como recepcionar os novos colaboradores da melhor maneira!

Deixe todo o onboarding online desenhado e planejado

Evite os improvisos e imprevistos. Mapeie todo o onboarding tradicional e transponha-o para o meio digital, avaliando como essa mudança vai impactar o novo processo com os colaboradores trabalhando em casa.

Um exemplo disso é a conversa que o setor de RH pode ter com o profissional durante o seu primeiro dia de trabalho. Em vez de uma reunião cara a cara, os aplicativos de reunião podem ser a solução.

No mais, certifique-se de que todas as etapas do onboarding online estão de acordo com os procedimentos costumeiramente realizados pessoalmente.

Prepare a chegada do novo colaborador

Demonstre acolhimento, empatia e comprometimento em estar por perto do novo colaborador para o que ele precisar. Se os primeiros dias de trabalho tendem a ser desafiadores por natureza, imagine integrar-se a uma rotina inteiramente nova, mas dentro de casa?

Reforce a atenção, portanto, e disponibilize todos os meios dos quais o colaborador pode fazer uso para tirar dúvidas, realizar o seu trabalho e ter o treinamento adequado para os processos cotidianos.

Envie o material de trabalho para o home office do profissional

Um bom kit home office deve constar no seu processo de onboarding online. Isso pode ir desde os itens básicos de escritório a itens mais complexos, como:

  • notebook;
  • mouse;
  • teclado extra;
  • cadeira confortável para o trabalho.

Tudo varia de acordo com as necessidades e perspectivas da empresa. Inclusive, tem organização que se encarregou de pagar a internet dos seus funcionários em home office — sendo um benefício corporativo diferenciado nesse sentido.

Lembre-se, apenas, de ter uma listagem de itens previamente estabelecida para garantir que o novo colaborador tenha todos os itens à mão assim que começar o trabalho.

Planeje o uso de ferramentas de comunicação

No onboarding, já mencionamos a importância das ferramentas de comunicação para acompanhar o novo colaborador em suas atividades. E, aqui, vamos reforçar o ponto a partir do uso estratégico de soluções tecnológicas que ofereçam totais condições de dar ao profissional tranquilidade, suporte e apoio.

E aí vão algumas das ferramentas digitais que mais fizeram sucesso ao longo da pandemia e que podem ajudar tanto no onboarding online quanto na comunicação cotidiana:

  • Zoom;
  • Google Hangouts Meet;
  • Slack;
  • Microsoft Teams.

Falando especificamente em onboarding, essas mesmas ferramentas podem ser usadas para agendar reuniões com o profissional recém-contratado.

Assim, além de deixar um meio de comunicação aberto para ele contatar seu gestor ou o RH quando necessitar, o funcionário vai ter conversas agendadas para tirar dúvidas mais amplas e se conectar com outros profissionais da equipe e de outros departamentos.

Faça um checklist de itens fundamentais para o trabalho

Estando em home office é necessário entender quais itens são fundamentais para a condução do trabalho. Como já destacamos, o kit home office é um diferencial e tanto. Só que outros acessórios e produtos podem ser requisitados e é interessante conferir se o colaborador os possui ou mesmo se tem alguma necessidade especial que precise ser atendida.

Alguns itens que podem ser necessários e que a empresa pode providenciar caso o seu profissional não os possua: telefone fixo, smartphone ou tablet. Itens de escritório (quando fundamentais para o trabalho) também devem ser considerados. Lembre-se que tudo tem a ver com proporcionar uma experiência positiva para o colaborador — e fornecer os materiais de trabalho fax parte elementar dessa equação.

Treine o colaborador

Nem todos possuem afinidade com as soluções usadas pela sua empresa. E isso vai desde o produto de e-mail ao compartilhamento na nuvem, o ERP e/ou CRM etc.

Por isso, agende treinamentos regulares com o novo colaborador para que ele se familiarize rapidamente com as ferramentas e também com os processos diários.

Reforce os valores da empresa

Por meio de manuais, de uma comunicação estratégica e também nas ações mais simples do dia a dia, faça o seguinte: reforce os valores da empresa.

Isso tudo é um meio fácil, efetivo e prático de disseminar a cultura da empresa para o novo colaborador, e fazê-lo perceber como ele próprio vai fazer as suas tarefas dali por diante.

Importante, ainda, reforçar isso por meio de conversas. Os pilares institucionais da empresa não são apenas adjetivos, mas palavras com significado e que devem repercutir a todo momento. E isso inclui boas práticas, no dia a dia, e também comportamentos esperados.

Um exemplo disso é a (in)tolerância da empresa contra bullying. São fatos que devem ser pontuados para que não ocorra qualquer tipo de confusão sobre os assuntos e que o colaborador saiba como agir e reagir diante de qualquer tipo de situação que ocorra.

Os benefícios de ter um onboarding estratégico

Seja com um onboarding online ou misto, o novo colaborador tem muito a aprender, como já dissemos, mas a empresa também sai beneficiada disso.

E para que não restem dúvidas sobre o assunto, confira abaixo quais são os principais deles:

  • redução do turnover, já que as expectativas são alinhadas desde o princípio e o grau de satisfação e motivação tendem a ser maiores nessas situações de onboarding e de cuidado com o colaborador;
  • alinhamento à cultura com mais facilidade, criando uma comunicação efetiva tanto interna quanto externamente;
  • branding fortalecido e percebido pelo mercado de trabalho e também pelo seu setor de atuação;
  • aumento do engajamento dos colaboradores.

Com isso, o trabalho da sua empresa se torna mais harmônico, produtivo, engajado e com resultados sempre mais impressionantes.

Lembre-se, então, não só de planejar o onboarding online, mas de avaliar constantemente as melhores estratégias para agregar mais à integração de um novo colaborador.

 

Agora, caso você tenha mais dicas e queira compartilhá-las conosco, ou mesmo contar sobre alguma experiência passada sobre o assunto, a hora é agora: conte-nos no campo de comentários logo abaixo! 

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