A matriz de Eisenhower tem como finalidade a organização de sua rotina, aprendendo a priorizar as tarefas de acordo com seu grau de importância e urgência a partir de um quadrante fragmentado em dois eixos (vertical e horizontal). Em cada um deles, você vai:
- assinalar as tarefas que são importantes e urgentes no primeiro quadrante superior;
- assinalar as tarefas que são importantes, mas não-urgentes, no segundo quadrante superior;
- assinalar as tarefas que não são importantes, mas são urgentes, no primeiro quadrante inferior;
- assinalar as tarefas que não são importantes e nem urgentes, no segundo quadrante inferior.
A liderança que não acompanha as velozes mudanças — sociais e tecnológicas — está fadada à estagnação.
Ainda pior: corre o risco de ver uma avalanche de demandas prejudicar a sua produtividade, e aumentar o nível de estresse.
Perceba, aqui, o interessante contraste que vamos apresentar, ao longo deste artigo, para que os líderes possam tomar decisões certas, com agilidade e sem perder a produtividade: a matriz de Eisenhower.
Trata-se de um método com mais de 50 anos de aplicação mercadológica. E, antes que você nos condene por dar destaque a uma ferramenta tão antiga, e em tempos tão modernos, dê-nos um voto de confiança.
Descubra como esse modelo pode ser o diferencial para organizar o dia a dia, priorizando o que é relevante, urgente e prioritário — sem afogar-se na turbulenta rotina!
Quem é Eisenhower?
Comecemos pelo básico: Dwight Eisenhower foi uma das pessoas mais populares do mundo — e não só por ser o 34º presidente dos Estados Unidos (entre os anos de 1953 e 1961).
Além do cargo à frente da poderosa nação estadunidense, ele era bastante conhecido por ter a produtividade de sua rotina na palma da mão.
O segredo por trás disso atende pelo nome de matriz de Eisenhower. Afinal, o então presidente dos EUA já carregava um histórico de disciplina e organização.
Antes do cargo-chefe, ele foi um general do exército, serviu ao longo da Segunda Guerra Mundial e também comandou instituições de ensino, como a Universidade de Columbia.
Não é à toa, portanto, que tamanha versatilidade e dedicação necessitassem de uma ferramenta capaz de auxiliá-lo nas importantes tomadas de decisão cotidianas.
Foi assim que a matriz de Eisenhower ganhou força em sua rotina, e um apelo global para gerar produtividade, foco e disciplina na organização de tarefas.
O que é a matriz de Eisenhower?
Se você não sabe por onde começar, todas as manhãs, o seu trabalho, talvez a matriz de Eisenhower ilumine as suas ideias.
A sua implementação é muito simples, e não envolve esforço algum para colocá-la em prática. Apenas o investimento de alguns minutos para delinear as suas atividades.
Por meio da matriz de Eisenhower, você precisa montar quadro quadrantes, divididos em dois eixos. Ou seja: um quadrado maior, fragmentado em uma linha horizontal e outra vertical, conforme a ilustração abaixo:
Agora, entra a parte de nomenclaturas:
- no primeiro quadrante superior, você vai assinalar o termo “URGENTE”;
- no quadrante ao lado, você vai assinalar o termo “NÃO-URGENTE”;
- no primeiro quadrante, assinale na lateral o termo “IMPORTANTE”;
- no segundo quadrante, assinale na lateral o termo “NÃO-IMPORTANTE”.
Assim, você tem a sua matriz de Eisenhower desenhada. Falta, agora, colocá-la em uso!
Como funciona a matriz de Eisenhower?
Como adiantamos, a matriz de Eisenhower tem como principal finalidade a organização de sua rotina, aprendendo a priorizar as tarefas de acordo com seu grau de importância e urgência.
Seguindo a delimitação da figura acima destacada, você vai alinhar as suas atividades da seguinte maneira:
- no quadrante importante e urgente você anota as tarefas que não podem ser adiadas e têm prioridade;
- no quadrante importante, mas não-urgente, constam as atividades em médio ou longo prazo;
- no quadrante urgente, mas não-importante, as atividades prioritárias (como uma reunião ou o envio de e-mails) podem se enquadrar aqui;
- no quadrante que não é urgente e tampouco importante, você deixa as tarefas mais fáceis e que não exigem sua atenção imediata.
Deu para perceber como essa organização pode ajudar a visualizar a sua rotina sem que, com isso, você se atrapalhe com a prioridade e urgência de cada uma das suas atividades?
Cabe, aqui, parafrasear o 34º presidente norte-americano a respeito de sua produtividade:
“O que é importante raramente é urgente. E o que é urgente raramente é importante.” – Dwight Eisenhower.
Como organizar a matriz de Eisenhower?
Para organizar a estrutura da sua matriz de Eisenhower, comece pela base que destacamos anteriormente.
Em seguida, dedique alguns minutos para identificar quais tarefas pendentes se encaixam nos respectivos quadrantes da sua tabela.
É importante que você crie o hábito de fazer o preenchimento da matriz de Eisenhower no início da semana ou ao término de um dia de expediente.
Dessa maneira, a rotina não pega você a partir de imprevistos, pois você já sabe o que está agendado para o dia — ou a semana — seguinte.
Vale, contudo, acompanhar algumas dicas pontuais para não se atrapalhar ao planejá-la:
- caso tenha dificuldades para priorizar as tarefas escreve-as, todas, e então avalie individualmente quais delas pertencem aos respectivos quadrantes;
- aprenda a limitar uma quantidade específica de atividades para cada quadrante;
- não misture tarefas pessoais e profissionais na mesma tabela. Isso pode confundir a lógica de suas decisões;
- não permita — ou evite ao máximo — distrações ao realizar as tarefas prioritárias.
Convém dedicar um intervalo de tempo, entre as tarefas, para realizar as atividades paralelas e permitir as distrações. Isso ajuda a recuperar o fôlego para levar adiante o seu trabalho.
Quais são os obstáculos para a tomada de decisão?
Agora que você já tem em mãos a sua versão da matriz de Eisenhower, vamos invadir o lado psicológico dos problemas que interferem na nossa tomada de decisão.
Muitas vezes, estamos tomados de pressão, estresse e uma carga emocional elevada, o que nubla o raciocínio em busca de uma decisão lógica, imparcial.
Daí, a importância no que dissemos sobre ter uma matriz de Eisenhower bem definida para as questões profissionais e particulares.
Passe a respeitar os seus limites — físicos e psicológicos —, e tenha a matriz sempre à mão para organizar-se e evitar que o acúmulo de atividades roube toda a sua disposição e gere uma sobrecarga de trabalho.
E então, acha que este conteúdo ajudou você a planejar o seu cotidiano com mais disciplina, foco e produtividade? Então, compartilhe-o nas suas redes sociais e aproveite para marcar os colegas de trabalho que vão se beneficiar também do uso da matriz de Eisenhower!
