Matriz de Eisenhower: aprenda a tomar decisões mais assertivas

A matriz de Eisenhower tem como finalidade a organização de sua rotina, aprendendo a priorizar as tarefas de acordo com seu grau de importância e urgência a partir de um quadrante fragmentado em dois eixos (vertical e horizontal). Em cada um deles, você vai:

• assinalar as tarefas que são importantes e urgentes no primeiro quadrante superior;
• assinalar as tarefas que são importantes, mas não-urgentes, no segundo quadrante superior;
• assinalar as tarefas que não são importantes, mas são urgentes, no primeiro quadrante inferior;
• assinalar as tarefas que não são importantes e nem urgentes, no segundo quadrante inferior.

A liderança que não acompanha as velozes mudanças — sociais e tecnológicas — está fadada à estagnação.

Ainda pior: corre o risco de ver uma avalanche de demandas prejudicar a sua produtividade, e aumentar o nível de estresse.

Perceba, aqui, o interessante contraste que vamos apresentar, ao longo deste artigo, para que os líderes possam tomar decisões certas, com agilidade e sem perder a produtividade: a matriz de Eisenhower.

Trata-se de um método com mais de 50 anos de aplicação mercadológica. E, antes que você nos condene por dar destaque a uma ferramenta tão antiga, e em tempos tão modernos, dê-nos um voto de confiança.

Descubra como esse modelo pode ser o diferencial para organizar o dia a dia, priorizando o que é relevante, urgente e prioritário — sem afogar-se na turbulenta rotina!

Quem é Eisenhower?

Comecemos pelo básico: Dwight Eisenhower foi uma das pessoas mais populares do mundo — e não só por ter sido o 34º presidente dos Estados Unidos (entre os anos de 1953 e 1961).

Além do cargo à frente da poderosa nação americana, ele era bastante conhecido por ter a produtividade de sua rotina na palma da mão.

O segredo por trás disso atende pelo nome de matriz de Eisenhower. Afinal, o então presidente dos EUA já carregava um histórico de disciplina e organização.

Antes do cargo-chefe, ele foi um general do exército, serviu ao longo da Segunda Guerra Mundial e também comandou instituições de ensino, como a Universidade de Columbia.

Não é à toa, portanto, que tamanha versatilidade e dedicação necessitasse de uma ferramenta capaz de auxiliá-lo nas importantes tomadas de decisão cotidianas.

Foi assim que a matriz de Eisenhower ganhou força em sua rotina, e um apelo global para gerar produtividade, foco e disciplina na organização de tarefas.

O que é a matriz de Eisenhower?

Se você não sabe por onde começar todas as manhãs o seu trabalho, talvez a matriz de Eisenhower ilumine as suas ideias.

A sua implementação é muito simples, e não envolve esforço algum para colocá-la em prática. Apenas o investimento de alguns minutos para delinear as suas atividades.

Por meio da matriz de Eisenhower, você precisa montar quatro quadrantes, divididos em dois eixos. Ou seja: um quadrado maior, fragmentado em uma linha horizontal e outra vertical, conforme a ilustração abaixo:

Agora, entra a parte de nomenclaturas:

• no primeiro quadrante superior, você vai assinalar o termo “URGENTE”;
• no quadrante ao lado, você vai assinalar o termo “NÃO-URGENTE”;
• no primeiro quadrante, assinale na lateral o termo “IMPORTANTE”;
• no segundo quadrante, assinale na lateral o termo “NÃO-IMPORTANTE”.

Assim, você tem a sua matriz de Eisenhower desenhada. Falta agora colocá-la em uso!

Como funciona a matriz de Eisenhower?

Como adiantamos, a matriz de Eisenhower tem como principal finalidade a organização de sua rotina, aprendendo a priorizar as tarefas de acordo com seu grau de importância e urgência.

Seguindo a delimitação da figura acima destacada, você vai alinhar as suas atividades da seguinte maneira:

• no quadrante importante e urgente você anota as tarefas que não podem ser adiadas e têm prioridade;
• no quadrante importante, mas não-urgente, constam as atividades em médio ou longo prazo;
• no quadrante urgente, mas não-importante, as atividades prioritárias (como uma reunião ou o envio de e-mails) podem se enquadrar aqui;
• no quadrante que não é urgente e tampouco importante, você deixa as tarefas mais fáceis e que não exigem sua atenção imediata.

Deu para perceber como essa organização pode ajudar a visualizar a sua rotina sem que, com isso, você se atrapalhe a prioridade e a urgência de cada uma das suas atividades?

Cabe, aqui, parafrasear o 34º presidente norte-americano a respeito de sua produtividade:

“O que é importante raramente é urgente. E o que é urgente raramente é importante.” – Dwight Eisenhower.

Como organizar a matriz de Eisenhower?

Para organizar a estrutura da sua matriz de Eisenhower, comece pela base que destacamos anteriormente.

Em seguida, dedique alguns minutos para identificar quais tarefas pendentes se encaixam nos respectivos quadrantes da sua tabela.

É importante que você crie o hábito de fazer o preenchimento da matriz de Eisenhower no início da semana ou ao término de um dia de expediente.

Dessa maneira, a rotina não pega você a partir de imprevistos, pois você já sabe o que está agendado para o dia — ou a semana — seguinte.

Vale, contudo, acompanhar algumas dicas pontuais para não se atrapalhar ao planejá-la:

• caso tenha dificuldades para priorizar as tarefas, escreva todas e então avalie individualmente quais delas pertencem aos respectivos quadrantes;
• aprenda a limitar uma quantidade específica de atividades para cada quadrante;
• não misture tarefas pessoais e profissionais na mesma tabela. Isso pode confundir a lógica de suas decisões;
• não permita — ou evite ao máximo — distrações ao realizar as tarefas prioritárias.

Convém dedicar um intervalo de tempo, entre as tarefas, para realizar as atividades paralelas e permitir as distrações. Isso ajuda a recuperar o fôlego para levar adiante o seu trabalho.

Quais são os obstáculos para a tomada de decisão?

Agora que você já tem em mãos a sua versão da matriz de Eisenhower, vamos invadir o lado psicológico dos problemas que interferem na nossa tomada de decisão.

Muitas vezes, estamos tomados de pressão, estresse e uma carga emocional elevada, o que nubla o raciocínio em busca de uma decisão lógica imparcial.

Daí, a importância no que dissemos sobre ter uma matriz de Eisenhower bem definida para as questões profissionais e particulares.

Passe a respeitar os seus limites — físicos e psicológicos —, e tenha a matriz sempre à mão para organizar-se e evitar que o acúmulo de atividades roube toda a sua disposição e gere uma sobrecarga de trabalho.

E então, acha que a Matriz de Eisenhower vai ajudar você a planejar o seu cotidiano com mais disciplina, foco e produtividade?

Então, compartilhe-o nas suas redes sociais e aproveite para marcar os colegas de trabalho que também vão se beneficiar do uso da matriz de Eisenhower!