Você está por dentro da lei do eSocial? Essa resolução do governo federal determina a obrigatoriedade do uso do sistema por todas as empresas a partir de 2018.

Antes, a adesão era opcional, sendo exigida apenas para empregadores domésticos. Portanto, é preciso ficar atento para se adequar às regras e evitar problemas jurídicos.

Essa mudança vem causando um grande impacto na rotina dos profissionais de departamento pessoal. Por ser novidade, o programa ainda gera muitas dúvidas sobre seu funcionamento.

Pensando nisso, reunimos neste artigo tudo o que a sua empresa precisa saber sobre a lei do eSocial. Quer saber mais? Confira a seguir!

 

O que é o eSocial?

Instituído em 2014, o eSocial é uma plataforma online que unifica as entregas de obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias.

Por meio do programa, as empresas podem comunicar ao governo federal informações como o registro de trabalhadores, folhas de pagamento, contribuições ao FGTS e outros dados relevantes.

O projeto é uma ação conjunta de cinco órgãos públicos: Receita Federal, Ministério do Trabalho, Ministério da Previdência, INSS e Caixa Econômica.

Existem pelo menos 15 obrigações relativas a essas instituições que devem ser cumpridas por meio do eSocial. São elas:

  • GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
  • CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados;
  • RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
  • LRE – Livro de Registro de Empregados;
  • CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
  • CD – Comunicação de Dispensa;
  • CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
  • PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
  • DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte;
  • DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
  • QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
  • MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
  • Folha de pagamento;
  • GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
  • GPS – Guia da Previdência Social.

 

Impacto do eSocial no departamento pessoal

O eSocial traz muitos benefícios para a rotina do departamento pessoal. O maior deles é, sem dúvida, a desburocratização de processos.

A plataforma integrada substitui o preenchimento e entrega de formulários separados, o que simplifica o cumprimento das obrigações.

A agilidade nas entregas também aumenta. O eSocial possibilita o envio imediato de novas informações, como a contratação de um empregado ou alterações contratuais.

Dessa forma, eventuais pendências são resolvidas rapidamente, evitando dores de cabeça para o empregador.

Outra grande vantagem é a redução de erros e retrabalho. O sistema automatiza a geração de guias de recolhimento de FGTS e outros tributos, o que diminui o risco de falhas nos cálculos.

Por ser um canal único, o eSocial também evita redundâncias e garante a qualidade dos dados comunicados ao governo.

Por fim, há ainda a questão da segurança jurídica. Ter uma plataforma integrada para a entrega de obrigações legais ajuda a garantir os direitos das empresas e dos colaboradores.

Dessa forma, quem trabalha de acordo com a lei tem total suporte para enfrentar possíveis impasses.

 

O que é a lei do eSocial?

A lei do eSocial é uma decisão do governo federal que institui a obrigatoriedade de utilização do sistema por todas as empresas do país.

Segundo a Resolução do Comitê Diretivo do eSocial nº 02/2016, publicada no Diário Oficial da União, a implementação seria feita em duas etapas:

“Art. 2º: O início da obrigatoriedade de utilização do eSocial dar-se-á:

I – em 1º de janeiro de 2018, para os empregadores e contribuintes com faturamento no ano de 2016 acima de R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais); e

II – em 1º de julho de 2018, com período de adequação até janeiro de 2019.”

 

Alteração na resolução

O texto foi alterado posteriormente, com mais detalhes sobre os grupos e a inclusão de novos perfis de contribuintes.

Para empresas públicas, por exemplo, a obrigatoriedade começará apenas em janeiro de 2019, com adaptação até o mês de julho.

Na prática, as empresas terão que enviar, periodicamente, as informações exigidas por cada órgão envolvido no eSocial.

Todos os dados deverão ser consistentes, transparentes e comunicados dentro do prazo. Do contrário, a empresa estará sujeita a punições previstas em lei.

Não há cobrança de multas para empresas que não aderirem à lei do eSocial de forma imediata.

No entanto, sem o sistema, a quitação das guias e documentações com a administração federal será praticamente impossível, deixando a empresa vulnerável a prejuízos:

“Art. 5º: Os empregadores e contribuintes obrigados a utilizar o eSocial que deixarem de prestar as informações no prazo fixado ou que as apresentar com incorreções ou omissões ficarão sujeitos às penalidades previstas na legislação específica.”

Em outras palavras, não há penalização pela não adesão ao sistema, e sim pelo descumprimento de exigências que estão sendo substituídas pela ferramenta.

Por exemplo: não informar a admissão de um funcionário dentro do prazo pode gerar uma multa de, no mínimo, 3 mil reais, segundo o artigo 47 da  CLT.

 

O que fazer para se adequar à lei do eSocial?

A adequação à lei do eSocial para empresas está sendo realizada em cinco fases. As etapas têm prazos diferentes para cada tipo de organização:

  • grandes empresas, com faturamento superior a 78 milhões de reais em 2016;
  • demais empresas (incluindo MEI);
  • empresas públicas.

Em cada fase, a empresa deverá cadastrar um tipo de informação diferente, até que todos os dados estejam em ordem no sistema. Veja abaixo o cronograma detalhado do período de adaptação:

 

1. Cadastros do empregador e tabelas

  • Janeiro/2018 para grandes empresas;
  • Julho/2018 para demais empresas;
  • Janeiro/2019 para empresas públicas.

 

2. Informações sobre empregados e seus vínculos

  • Março/2018 para grandes empresas;
  • Setembro/2018 para demais empresas;
  • Março/2019 para empresas públicas.

 

3. Folhas de pagamento

  • Maio/2018 para grandes empresas;
  • Novembro/2018 para demais empresas;
  • Maio/2019 para empresas públicas.

 

4. Substituição da GFIP

  • Julho/2018 para grandes empresas;
  • Janeiro/2019 para demais empresas;
  • Julho/2019 para empresas públicas.

 

5. Dados sobre segurança e saúde dos colaboradores

  • Janeiro/2019 para grandes empresas;
  • Janeiro/2019 para demais empresas;
  • Julho/2019 para empresas públicas.

 

Agora que você já sabe tudo sobre a lei do eSocial, é hora de colocar o que aprendeu em prática.

Primeiro, verifique em qual perfil a sua empresa se encaixa, para poder definir o cronograma de adaptação ao sistema.

Depois, é só ficar atento para se adequar às novas regras e otimizar o trabalho do seu departamento pessoal.

 

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