Inscreva-se

Kanban: como essa metodologia pode ajudar nas rotinas do RH?
Dicas

Kanban: como essa metodologia pode ajudar nas rotinas do RH?

O kanban é um método de gerenciamento de tarefas que tem por objetivo principal aumentar a eficiência e a produtividade das equipes. Ele se baseia em um sistema de gestão que tem como base as referências visuais.

São utilizados post-its de cores diferentes, na maioria dos casos, que visam à otimização de execução das tarefas, realização e conclusão das atividades.

Com cores determinadas pelo gestor é possível descrever o que precisa ser feito, o que deverá ser feito e o que já foi concluído. Essa gestão visual tende a melhorar a comunicação e o trabalho em equipe.

Mas você sabe de onde veio o método kanban? Ou qual o significado dessa palavra? Abaixo falaremos mais sobre o kanban e daremos dicas sobre quais as vantagens de se adotar essa metodologia. Confira!

 

A origem da palavra “kanban”

Kanban é uma palavra de origem japonesa, que surgiu na década de 60, e tem como significados: tabuleiro, cartão ou sinalização. A metodologia kanban foi criada pelos gestores da empresa Toyota, em um momento delicado que a empresa vivia.

Baseado no livro Today and Tomorrow, de Henry Ford, eles encontraram um sistema que tomaram por base para criar o kanban.

No caso a inspiração veio de um método usado por supermercados americanos que recolocavam os produtos nas prateleiras assim que eles eram vendidos. Sendo assim, eles encontraram essa luz no fim do túnel para reverter à produção e a gestão da empresa.

Após finalizar a leitura, recomendamos que você baixe esse eBook gratuito. Nele, você aprenderá a criar um planejamento de RH eficaz! Responda o formulário e receba agora mesmo:


Qual a função do kanban nas empresas

Com o passar dos anos a metodologia kanban acabou se estendendo além das indústrias e outros setores adotaram esse sistema de gestão no seu dia a dia. Muitos RHs, por exemplo, implantaram o kanban em suas rotinas para ter maior controle sobre suas tarefas.

Através dessa proposta visual, os profissionais de RH e os próprios gestores de equipe conseguiram criar uma técnica onde podiam ter uma visão macro dos processos. Com essa ferramenta eles delegam e controlam todas as tarefas por etapa de trabalho.

Por meio disso, é possível acompanhar de perto as tarefas de cada um dos colaboradores. Como consequência, os ruídos de comunicação são diminuídos e o número de entregas no prazo são elevados.

 

A base para aplicar o kanban

O kanban se baseia em três seções para ser aplicado, seja utilizando um software que tem essa metodologia aplicada ao sistema ou até mesmo em murais, com os post-its coloridos. São elas:

  • to do (para fazer);
  • doing (fem execução);  
  • done (concluído).

Essas seções são expostas para que os profissionais de cada equipe possam visualizar cada passo do processo e o que eles precisam executar. Essa rotina é bastante utilizada e aplicada em empresas que seguem uma linha de produção.

Porém, podem ser adequadas a realidades de empresas que possuem um RH, gestores e colaboradores, onde todos podem ter uma visão ampla das atividades e de seus papéis.

Normalmente se coloca o nome da atividade, a data de início para ela começar, o prazo para o término e em muitos casos até o nome do colaborador que irá desempenhá-la.

 

As vantagens do método kanban

A metodologia kanban pode trazer inúmeros benefícios para uma gestão de RH e para o fluxo de trabalho das empresas. Desde uma visualização mais real das tarefas até influenciando no engajamento e dedicação dos profissionais para executar suas atividades.

Selecionamos algumas das vantagens que a empresa que adotar o sistema de gestão kanban terá na sua rotina. Confira!

 

Facilidade para visualizar o fluxo de trabalho

Como o kanban se utiliza de post-its coloridos, fica mais simples para que os profissionais visualizem suas responsabilidades.

 

Redução de gastos

Com uma visão clara das atividades a serem executadas, o kanban oferece maior eficiência na execução das tarefas. Consequentemente, os erros e os gastos excessivos em recursos são diminuídos.

 

Aumento da produtividade

A possibilidade de trabalhar focado em determinadas tarefas, possibilita um rendimento maior, já que é possível identificar prioridades e delegar as tarefas para as pessoas certas. Determinando prazos e formas de execução.

 

Controle sobre as atividades

O que fazer e quando fazer? A metodologia kanban direciona os gestores e colaboradores sobre o que precisa ser executado. Assim, todas as tarefas serão devidamente controladas e executadas com maior facilidade e eficácia.

 

Sinaliza possíveis tomadas de decisão

O kanban contribui também nas tomadas de decisão e mudanças de rumo dos projetos por parte dos gestores e profissionais de RH. Ao visualizar as tarefas no mural ou no método online, é possível visualizar quais estão atrasadas, qual colaborador não entregou e agir para que a execução e rumo das atividades sejam ajustados no meio do caminho.

Essa possibilidade de interferir em uma tarefa fica mais fácil quando é possível visualizar sua execução diariamente.

 

Maior engajamento dos colaboradores

Através de metas estabelecidas e com prazos determinados, o kanban contribui para que o empenho e esforços dos profissionais em relação às tarefas seja mais eficaz. Quando a equipe sabe o que precisa fazer e como, ela tende a estar mais engajada com o fluxo de trabalho e com as metas.

 

O kanban e a eficácia da gestão

Seguir uma metodologia de gerenciamento de tarefas pode trazer maior organização e produtividade nas rotinas das empresas. Um sistema como o kanban é uma alternativa que oferece inúmeros benefícios baseado em sua gestão visual.

Desta forma, se o setor de RH e os gestores tiverem claramente os papéis e as tarefas que precisam executar, fica mais simples seguir o planejamento e a execução das tarefas de forma eficaz. E não há desculpa para dizer que softwares de gestão são caros e difíceis de se implantar.

O kanban, como pudemos ver acima, segue uma metodologia fácil de ser entendida e que pode ser exposta e aplicada em murais, quadros, com simples post-its coloridos.

Um impacto pequeno financeiramente, mas que pode trazer incontáveis benefícios na comunicação entre gestores e colaboradores. Assim, contribuirá, também, para que o foco seja mantido.

 

Quer saber mais sobre conteúdos de RH e gestão? Siga a Xerpa nas redes sociais Facebook, Instagram, Twitter e LinkedIn.

Related posts

Deixe uma resposta

Required fields are marked *