Metodologia kaizen: tudo o que você precisa saber sobre o assunto!

kaizen

De origem japonesa, o termo é pautado pela junção das palavras kai (sinônimo de mudança) e zen, palavra associada à virtude, melhoria e bondade. Portanto, a metodologia visa uma “mudança para melhor” para a empresa crescer gradualmente, e de maneira uniforme.

 

É inegável que os avanços produtivos, em uma empresa, sejam profundamente créditos às novas tecnologias.

Acontece que muitos métodos de organização já eram aplicados antes mesmo da transformação digital enraizar na sociedade. É o caso da metodologia kaizen.

De origem japonesa, a metodologia tem como objetivo o equilíbrio dos grandes pilares do desenvolvimento corporativo: produção com economia e o menor número possível de riscos e desperdícios.

Para saber o impacto positivo de sua implementação na rotina de trabalho da sua empresa, convidamos você a seguir com a leitura deste artigo.

Ao longo dos próximos tópicos vamos explorar o conceito da metodologia kaizen, os seus diferenciais e o quanto o setor de RH pode se beneficiar dela para qualificar a sua gestão. Confira!

 

O que é kaizen?

A origem do termo está pautada na união de duas palavras japonesas: kai (sinônimo de mudança) e zen, palavra associada à virtude, melhoria e bondade.

Com isso, podemos dizer que o termo kaizen remete a uma “mudança para melhor”. Para tanto, a metodologia foca na em um contínuo processo de aprimoramento — seja do indivíduo, do fluxo de trabalho e de novas tecnologias, até — para aprimorar os resultados.

O contexto de sua origem, inclusive, tinha tudo a ver com mudança e o começo de um novo ciclo. A metodologia kaizen começou a ser veiculada, no país, durante a década de 1950 — no pós-guerra, portanto, que devastou o Japão econômica e socialmente.

Para gerar uma competitividade industrial que vinha em contínua expansão os pensadores japoneses buscaram reforço em uma ideia de melhoria contínua: todos os dias, um pensamento novo para focar em mais produtividade com menos esforço e custos.

Vamos entender como isso se deu de maneira mais aprofundada?

 

Como surgiu o kaizen?

Quando a Segunda Guerra Mundial chegou ao fim, no ano de 1945, sacudir a poeira não era o suficiente para o Japão se reerguer.

Vítima de duas bombas atômicas que devastaram — simbólica e literalmente — o país, era o momento de união para recuperar os danos físicos, psicológicos e sociais.

Dessa maneira, sindicatos, produtores e diversas camadas sociais do país se uniram para incentivar a produção. Mas com foco, também, no bem-estar dos seus trabalhadores.

Com base em algumas ideias do engenheiro francês Jules Henri Fayol, os japoneses delinearam os nove mandamentos da metodologia kaizen. Questões profundamente associadas à filosofia de vida oriental, que prega, entre outros valores:

  1. A eliminação de todo tipo de desperdício;
  2. O envolvimento de todos os trabalhadores nesse contínuo processo de melhoria;
  3. O desenvolvimento da produtividade, mas não com foco em elevados investimentos, mas na redução de gastos e nos erros que geram mais trabalho;
  4. A aplicação da metodologia, de maneira viável, no mundo inteiro;
  5. transparência e objetividade na comunicação, de forma que todos participem do diálogo e compreendam os rumos que a empresa vai tomar;
  6. O enraizamento de ações e planejamentos que passem por todas as estruturas de uma empresa — da produção à gestão;
  7. O foco exclusivo no incessante aprimoramento dos processos;
  8. A prioridade também no bem-estar das pessoas, que são os responsáveis pelo afinco, dedicação e cuidado nas tarefas e atividades exercidas;
  9. A lição de que se aprende colocando as mãos na massa — unindo teoria e prática.

Esses valores não são meras palavras institucionais. Naquele Japão em busca de redenção e recuperação, o modelo kaizen tinha significado. E, além disso, total facilidade para se moldar às necessidades de outras empresas, independentemente de onde estejam localizadas.

 

Quais são os objetivos da metodologia kaizen?

Como destacado, a metodologia kaizen visa a promoção de:

  • mais qualidade no fluxo de trabalho;
  • redução de custos no processo produtivo;
  • uma satisfação do cliente em contínua evolução;
  • mais segurança no local de trabalho;
  • menos desperdício em toda a cadeia produtiva;
  • mais produtividade.

Ao prestar atenção nesses objetivos podemos comparar com os grandes desafios que as empresas enfrentam, atualmente. Muda, apenas, o cenário e as tecnologias à disposição.

Afinal de contas, é significativo o impacto das tendências tecnológicas na redução de custos, para uma empresa. Bem como no aumento de produtividade e na redução de riscos e erros.

O diferencial da metodologia kaizen é que muitos desses objetivos são alcançados qualitativamente por meio das ações e posturas dos próprios profissionais.

Assim, com o auxilio pontual de novas tecnologias, a empresa só tem a se beneficiar de sua implementação.

 

Quais são as vantagens da metodologia kaizen?

Com o uso estratégico desses valores e das considerações teóricas da metodologia kaizen, uma empresa pode se beneficiar grandiosamente dos resultados promovidos, como:

 

Acessibilidade

Trata-se de um investimento de baixo custo. Afinal de contas, boa parte de sua implementação condiz com uma reeducação dos processos aplicados na empresa.

Como destacado anteriormente, não se trata de investir mais, mas em estruturar o fluxo de trabalho para minimizar o tempo de produção e os custos (palpáveis e intangíveis) envolvidos.

 

Desenvolvimento humano

Com esse tipo de ação, os colaboradores são amplamente beneficiados. Isso porque o método envolve a disciplina, organização e no foco produtivo.

Sem falar, é claro, no processo de capacitação e treinamento para que toda a empresa rume os seus esforços na mesma direção.

Os resultados são divididos entre todos, o que aumenta exponencialmente a retenção de talentos, na empresa, e no nível geral de satisfação.

 

Colaboração

Como um complemento ao último tópico, a metodologia kaizen gera uma cultura colaborativa na empresa. Isso significa menos estresse, conflitos e vaidades que prejudicam o fluxo de trabalho.

Um exemplo disso: por meio de um plano de carreira bem definido, a empresa pauta todos os méritos e as jornadas de crescimento — individual e coletivo — que os profissionais podem almejar.

Assim, o caminho para o sucesso é uniforme. Todos podem desejá-lo e batalhar por ele, mas de maneira justa e imparcial — sempre com foco no desenvolvimento coletivo.

 

Como a metodologia kaizen pode ser aplicada?

Ao longo do artigo, até aqui, deve ter ficado claro que a metodologia kaizen depende, exclusivamente, de um fator-chave para o seu sucesso: os recursos humanos.

É a partir desse trabalho de conciliação de perspectivas, possibilidades, objetivos e necessidades que o kaizen se faz percebido e valioso.

Além disso, o planejamento deve considerar um desenvolvimento gradual, não apenas imediato. Por ser uma metodologia que foca na reeducação de processos, muitos deles vão sendo lentamente aprimorados.

Do contrário, a pressa pode se configurar em uma série de desafios e obstáculos que são difíceis de contornar.

Até por isso, convém o compartilhamento das ideias do dr. W. Edwards Deming, um dos principais nomes por trás da metodologia kaizen.

 

Ideias do Dr. W. Edwards Deming

Para ele, o funcionamento dessa ideia dependia de alguns fatores, como:

  • a atenção à qualidade do processo — e não, somente, a quantidade produzida;
  • a redução potencial de custos;
  • o trabalho no foco e na atenção dos profissionais, reduzindo, assim, erros e desperdícios;
  • o treinamento da mão de obra em todas as etapas do processo;
  • a presença de um líder que oriente, dialogue e delegue as atividades para o bem coletivo;
  • a consolidação de uma cultura de colaboração e participativa, com o engajamento de todos;
  • a sensação de que o sucesso — e a participação nisso — é de todos. Um reforço ao senso de dono que muitas empresas desejam de seus recursos humanos, atualmente.

 

Aplicabilidade nos setores da organização

Vale destacar, ainda, que a metodologia kaizen aborda o aumento de produtividade com menos (esforço, custos etc.). Isso significa, então, que ela pode ser aplicada em qualquer setor de uma organização corporativa, como:

  • qualidade: aplicação de boas práticas, manutenção de um ambiente de trabalho seguro e no nível de excelência aplicado às soluções da empresa;
  • custos: menos despesas, menos esforço dos profissionais, menos materiais utilizados e recursos;
  • entrega: produzi mais em menos tempo;
  • gestão: das camadas de produção, exclusivamente, à gestão, a melhoria deve ser empreendida em todos os setores;
  • segurança: totais condições de empreender o trabalho sem riscos, problemas e conflitos que impactem, física e emocionalmente, no semblante dos colaboradores.

Vamos colocar em prática, agora, tudo o que vimos sobre o conceito de metodologia kaizen e os seus benefícios para a estruturação da sua empresa?

 

Como aplicar o kaizen na prática?

Como toda nova metodologia, o planejamento é a palavra-chave para a ordem, organização e execução dessas ideias.

Não à toa, a metodologia kaizen deve ser pensada para que sua aplicação ocorra harmoniosamente, e não de maneira truncada ou forçada.

  • a condição atual;
  • a situação desejada;
  • o caminho para chegar à situação desejada.

Ao responder essas questões, o RH da empresa deve considerar também o percurso para alcançar os objetivos definidos.

Para tanto, os profissionais envolvidos na implementação do projeto devem levar em consideração os seus objetivos as respectivas etapas de aplicação, que são:

 

Antes da metodologia kaizen

Com os objetivos esclarecidos, e os desafios colocados diante dos envolvidos no projeto, é importante considerar os seguintes fatores:

  • quem vai liderar cada mudança;
  • qual equipe vai ser envolvida na execução da atividade;
  • quais são os objetivos para alcançar o resultado proposto (a melhoria identificada);
  • quais serão as metas;
  • o plano de ação esclarecido e compartilhado com os envolvidos;
  • as métricas de monitoramento.

 

Durante a aplicação da metodologia kaizen

  • é a execução prática das atividades consideradas no tópico anterior;
  • os testes de viabilidade das melhorias consideradas;
  • a constante discussão e o diálogo sobre o desenvolvimento do projeto;
  • a consideração dos primeiros resultados obtidos.

 

Após a realização do projeto

  • apresentação dos resultados;
  • avaliação do que foi conquistado (pontos positivos e de melhoria);
  • padronização da solução mais eficiente considerada;
  • identificação de novos pontos de execução para um novo ciclo da metodologia kaizen.

Caso todo esse processo soe familiar, para você, vale observar que o kaizen tem um processo que se assemelha muito ao PDCA (sigla para Planeje, Desenvolva, Confira, Aja).

Não se trata, portanto, de algo desconhecido dos profissionais em gestão de recursos humanos e, tampouco, aos líderes administrativos.

Por sua vez, é importante que a metodologia, os objetivos, o plano de ação e os resultados sejam do conhecimento coletivo, e não só da gestão da empresa.

Com isso, as responsabilidades — individuais e de cada equipe — são facilmente assimiladas, bem como o caminho para alcançar os resultados propostos.

 

Como o RH pode participar ativamente dessa melhoria?

Agora, para finalizar o nosso texto sobre a metodologia kaizen, reunimos algumas dicas básicas para que o RH assuma a responsabilidade dessa transição de processos.

Afinal de contas, o setor é de grande valia, para a empresa, e deve estar à frente dessas transformações que envolvem os ativos mais valiosos de uma organização: seus funcionários.

Confira, a seguir, para que isso aconteça de maneira harmônica, funcional e em constante evolução:

  • aprenda a substituir as ideias convencionais, rígidas e inflexíveis por ideias que se adaptem facilmente às mudanças;
  • construa o mesmo pensamento de transformação nos colaboradores. Capacite-os para que não ocorra resistência diante de uma nova mudança;
  • crie e estimule o pensamento crítico para que nenhuma ideia ou prática permaneça como inviolável e definitiva;
  • estabeleça um canal de comunicação aberto, convidativo ao debate e que permita as ideias, sugestões e críticas, até, para o desenvolvimento coletivo e sustentável da empresa;
  • promova o hábito de questionar e agir, não de se conformar;
  • estimule também o padrão de excelência ser seguido. A perfeição não existe, mas a busca constante por resultados melhores é o grande foco dessa aplicação.

Um setor de RH próximo ao dos colaboradores consegue engajar as equipes, auxiliar na transição e minimizar os receios e inseguranças.

Por isso, não é errado dizer que a metodologia kaizen depende, exclusivamente, do endosso que os colaboradores vão dar às mudanças propostas.

 

Quer saber, agora, como o seu RH pode assumir esse protagonismo e contar com um quadro de funcionários engajado, com elevada motivação e sempre em busca dos melhores resultados?

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